Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en œuvre d'une convention de forfait jours pour les cadres autonomes" chez HOPITAL A DOMICILE DE NANTES ET REGION (Siège)

Accord d’entreprise relatif A LA MISE EN œuvre d’UNE CONVENTION DE FORFAIT JOURS POUR LES CADRES AUTONOMES de l’HAD de NANTES ET REGION

Entre

L’Association Hôpital à domicile Nantes et région, ci-après dénommée l’entreprise, dont le siège social est situé au 1 rue Henri GUILLAUMET à ORVAULT (44), représentée par xxx agissant en qualité de Directrice,

D’une part,

Et

Madame XXX, Madame XXX, Mdame XXX, Madame XXX, Madame XXX, Madame XXX membres titulaires élus du Comité social et économique ayant recueilli la majorité des suffages exprimés lors des dernières élections en date du 07/06/2019 et représenté par xxx, Secrétaire du CSE,

D'autre part,

Préambule 

Soucieuse de concilier une organisation de travail opérationnelle et efficace, adaptée au fonctionnement et aux nécessités de service de l’Hôpital à domicile Nantes et région avec les aspirations de certains salariés cadres, la Direction souhaite mettre en place un cadre de dispositions bien défini et spécifique à l’activité de l’Association, relatif au temps de travail de ces salariés.

Les parties au présent accord ont en effet effectué le constat de la nécessité de mise en œuvre d’un mode d’organisation du temps de travail prenant en considération l’autonomie de certains cadres et le fait que la nature de leurs fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auxquels ils sont intégrés.

Elles concluent dès lors à la nécessité de pouvoir mettre en place des forfaits annuels en jours.

Les parties signataires soulignent toutefois le fait que la mise en place de tels forfaits devra s’effectuer dans le respect de la qualité des conditions d’emploi, de la santé et de la sécurité des salariés concernés.

Le présent accord a pour objet de fixer, avec les parties signataires du présent accord, le cadre d’une convention de forfait en jours sur l’année, ses limites, ainsi que les garanties offertes aux salariés concernés.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique aux cadres autonomes de l’Hôpital à domicile de Nantes et région, répondant aux deux critères cumulatifs ci-dessous :

• Professionnels de l’établissement de statut cadre qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des responsabilités, des fonctions et des missions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif de l’équipe à laquelle ils sont intégrés ;

• Professionnels de l’établissement de statut cadre dont les missions requièrent une latitude et une souplesse d’organisation relevant de leur propre initiative. Ils peuvent donc, en raison de l’autonomie dont ils disposent, dépasser ou réduire la durée conventionnelle de travail dans le cadre du respect de la législation en vigueur, sans que leur rémunération mensuelle n’en soit affectée.

La liste des postes concernés, jointe en annexe au présent accord, n’est pas exhaustive et pourra être modifiée et/ou complétée en fonction de l’évolution des fonctions et/ou de la création de nouvelles fonctions.

Article 2 – Accord du salarié

La mise en place du forfait jours fait l’objet de conventions individuelles par avenant au contrat de travail pour les cadres autonomes actuellement en poste.

La mise en place du forfait jours fera ensuite l’objet d’un article spécifique au contrat de travail, pour tout nouveau cadre autonome embauché après la signature du présent accord.

L’avenant ou l’article spécifique au contrat de travail mentionnera les éléments suivants :

• le nombre de jours travaillés sur l’année, déterminé dans le cadre du présent accord

• le respect des durées de travail maximales, du temps de repos quotidien et hebdomadaire,

• le rappel de l’entretien annuel,

• la référence au dispositif de veille et d’alerte prévu au présent accord,

• les modalités de dépassement du nombre de jours fixé initialement, par voie d’avenant à la convention individuelle et la rémunération en cas de dépassement du nombre de jours fixés par le présent accord.

Le refus de signer une convention individuelle de forfait jour sur l’année ne remet pas en cause le contrat du salarié et n’est pas constitutif d’une faute.

Article 3 – Période de référence

La période de référence de l’organisation du temps de travail par le biais de convention de forfait en jours est l’année civile, soit du 1^er janvier au 31 décembre.

Article 4 – Nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait

4.1. Principes

Le nombre de jours travaillés par année civile est fixé à 210 jours, incluant la journée de solidarité, en tenant compte d’un droit intégral à congés payés, et quel que soit le positionnement des jours fériés (absence de récupération des jours fériés travaillés ou coïncidant avec un samedi ou un dimanche).

Dans le cadre d'une activité réduite du salarié, il pourra également être convenu, par convention individuelle, des forfaits portant sur un nombre inférieur au forfait plein de 210 jours prévu ci-dessus.

Les jours non travaillés au-delà des congés, des repos hebdomadaires et des jours fériés seront nommés « repos forfait jour ».

Ce calcul n’intègre pas les congés supplémentaires conventionnels et légaux (exemples : congé d’ancienneté, congés de maternité ou paternité…) et les jours éventuels pour événements particuliers (ex. mariage) selon la convention collective, qui viennent s’imputer sur le plafond des jours travaillés.

4.2. Détermination du nombre de jours travaillés lors d’une d’embauche en cours d’année

L'année complète s'entend du 1^er janvier au 31 décembre.

Dans le cas d'une année incomplète, le nombre de jours à effectuer est calculé en fonction de la durée en semaine restant à courir jusqu'à la fin de l'année, selon la formule suivante :

Forfait annuel : 210 jours, base annuelle de 47 semaines (52 semaines - 5 semaines de congés payés) =

Nombre de jours à travailler = 210 jours × nombre de semaines travaillées/47

Ainsi, en cas d’arrivée ou de départ en cours d’année, le salarié bénéficiera d’un nombre de jours de repos calculé sur la base de sa période d’emploi, arrondi à l’entier le plus proche.

4.3. Dépassement du forfait jours

Avec l'accord de la Direction, les salariés concernés par le forfait jours précédemment défini pourront, pour des nécessités de service, renoncer à une partie de leurs jours de repos dans la limite de 218 jours par an.

Un avenant annuel au contrat de travail indiquera le nombre de jours auxquels le salarié souhaite renoncer et formalisera la durée du forfait jours convenu.

Dans cette hypothèse, chaque journée travaillée en sus du forfait contractuel sera majorée de 10% par référence au salaire moyen journalier. Le salaire moyen journalier sera calculé en divisant le salaire annuel par le nombre de jours travaillés augmenté des congés payés et des jours fériés.

La majoration ne concerne pas les jours de repos affectés sur le plan d’épargne retraite ni sur un compte épargne temps.

Article 5 – Modalités de décompte des journées et demi-journées de travail et de repos

Le décompte du temps de travail se fait par journée ou demi-journée.

Est considérée comme une demi-journée de travail la matinée de travail se terminant au plus tard à 14 heures ou l’après-midi débutant au plus tôt à 14 heures.

Les salariés en forfait annuel jours bénéficieront des garanties suivantes :

• la durée de travail ne peut excéder 48 heures par semaine, 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives ;

• le temps de repos quotidien ne peut être inférieur à 11 heures consécutives entre deux journées de travail ;

• le temps de repos hebdomadaire est de 2 jours ; il peut être diminué exceptionnellement sans toutefois être inférieur à 35 heures consécutives.

Dans le cadre du fonctionnement de l’établissement 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, les cadres autonomes peuvent être amenés à intervenir le week-end. Ces situations ne peuvent pas avoir pour effet de diminuer le droit au repos hebdomadaire tel que fixé.

Les cadres autonomes bénéficiant d’une convention de forfait en jours s’engagent à respecter les durées maximales et les temps de repos rappelés ci-dessus.

Tous les praticiens HAD participent aux astreintes, dans le cadre de l’organisation des soins de l’Association.

Dès lors, il est rappelé que les 210 jours travaillés par année civile définis au présent accord incluent le temps d’intervention lié aux astreintes. Il s’agit d’une astreinte téléphonique qui doit permettre une réponse médicale à une demande émise par les personnels infirmiers coordonnateurs de l’HAD. Seuls les temps d’appels et de transmissions sont considérés comme temps d’intervention lié aux astreintes.

Ce temps d’intervention lié aux astreintes sera décompté par analogie aux dispositions de l’article R2315-3 du code du travail à savoir 4 heures d’astreinte équivalent à une demi-journée de temps de travail effectif.

La direction laissera les équipes organiser librement le planning d’astreinte mensuel. Elle veillera cependant à une répartition annuelle des journées d’astreintes en proportion du temps de travail des praticiens HAD au sein de l’établissement.

Dans le cadre d’une gestion de crise sanitaire et du plan de continuité d’activité y afférent, certains cadres de l’Association pourraient être amenés à participer à des astreintes. Les modalités de décompte seraient dans ce cas les mêmes qu’énumérées ci-dessus.

Article 6 – Evaluation et suivi de la charge de travail

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, l’association s’assurera du respect d’une charge de travail raisonnable.

6.1. Planning prévisionnel et contrôle du nombre de jours travaillés

Dans le but d'éviter les dépassements du nombre de jours travaillés, ou la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de l'année, il est convenu qu'un mécanisme d'organisation de l'activité sera mis en œuvre associant le salarié concerné et la Direction.

Les dates de prise des jours (ou des demi-journées, correspondant soit au matin soit à l’après-midi) de repos seront fixées par le salarié, 15 jours au moins avant la date envisagée, dans le respect de la continuité du service.

Ce mécanisme permettra de garantir une répartition équilibrée de la charge de travail sur l’année, une amplitude et une charge de travail raisonnables sur l’année, de manière à assurer la protection de la sécurité et de la santé des salariés.

Ce mécanisme permettra en outre d'anticiper la prise des jours (ou des demi journées) de repos, en fonction du nombre de jours travaillés depuis le début de l'année, des prévisions d'activité, des congés payés ou des absences prévisibles.

Un contrôle du nombre de jours travaillés sera effectué tous les mois.

Ce document individuel permettra un point régulier et cumulé des jours de travail et des jours de repos afin de favoriser la prise de l’ensemble des jours de repos dans le courant de l’année.

Afin de décompter le nombre de journées ou de demi-journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, il sera établi mensuellement un document de contrôle faisant apparaître :

• le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées,

• la date et la qualification des jours de repos en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, jours de repos ….

Ce document sera tenu par le service Ressources Humaines sous la responsabilité de l'employeur et transmis chaque mois à ce dernier.

Le bilan annuel sera conservé pendant trois ans (à la disposition de l’inspection du travail).

6.2. Dispositif de veille et d’alerte

Dans le souci de prévenir les effets d'une charge de travail trop importante sur la santé, un dispositif de veille et d'alerte est mis en place.

Les supérieurs hiérarchiques analysent trimestriellement le planning prévisionnel et organisent si besoin une réunion pour évoquer la charge de travail des cadres autonomes placés sous leur subordination.

S'il apparaît que la charge de travail et l'organisation du salarié révèlent une situation anormale, le supérieur hiérarchique recevra le salarié concerné lors d’un entretien, sans attendre l'entretien annuel prévu ci-après, afin d'examiner avec lui l'organisation de son travail, sa charge de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, et d'envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

Pour sa part, le salarié devra alerter sa hiérarchie par écrit s'il se trouve confronté à des difficultés auxquelles il estime ne pas arriver à faire face.

Le supérieur hiérarchique devra alors recevoir l’intéressé dans les 8 jours, procéder à une analyse de la charge de travail et formuler par écrit les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.

6.3. Entretien annuel

Un entretien sera fixé au moins une fois par an entre chaque salarié concerné par le forfait jours et son supérieur hiérarchique, avec analyse du dernier bilan annuel réalisé.

Au cours de cet entretien seront également évoquées :

• l'organisation et la charge de travail de l'intéressé : la charge de travail devra être revue au besoin pour rester compatible avec le respect des durées fixées à l’article 5.

• l'amplitude de ses journées d'activité. Cette amplitude et cette charge de travail devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

• les éventuelles difficultés d'articulation de l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale (sera notamment évoqué dans ce cadre le droit à la déconnexion).

• la rémunération du salarié.

Cet entretien individuel annuel avec chaque salarié permettra d'adapter, si nécessaire, le nombre de jours travaillés à la charge de travail.

Un compte-rendu de l'entretien sera établi, validé par l’employeur et le salarié, et remis en copie au salarié.

Article 7 – Droit à la déconnexion

L’organisation du travail sur la base d’un forfait jours et l’utilisation d’outils numériques ne doivent pas avoir pour effet de priver les salariés concernés des temps de repos et de congés fixés dans le présent accord.

Chaque salarié se verra remettre un exemplaire de la Charte de la déconnexion propre à l’HAD Nantes et région, et s’engagera à la respecter.

Article 8 – Rémunération

La rémunération annuelle du salarié en forfait jours est forfaitaire et rémunère l'exercice de la mission qui lui est confiée, dans la limite du nombre de jours fixés par le contrat de travail ou l’avenant au contrat de travail. La rémunération est lissée sur l’année.

8.1. Incidence des absences sur la rémunération

En cas d'absence dûment identifiée comme telle, la retenue par jour s’effectuera en divisant le salaire forfaitaire annuel par le nombre de jours fixé par l'accord, augmenté du nombre de jours de congés payés et des jours fériés chômés payés.

Sera ainsi obtenu un salaire journalier servant de base au calcul de la retenue pour absence.

Exemple : Un cadre soumis à un forfait de 210 jours bénéficie de 5 semaines de congés payés, soit 25 jours ouvrés. L'année en cours comporte 7 jours fériés tombant un jour habituellement travaillé. On divisera son salaire total annuel par 242 jours.

Compte tenu d'un salaire mensuel de 4.200,00 €, son salaire journalier est égal à (4.200,00 € × 12 mois) / 242 jours.

8.2. Incidence sur la rémunération d’une embauche au cours de la période de référence

En cas d’embauche en cours de période de référence, il y aura lieu de proratiser la rémunération annuelle convenue en fonction du nombre de jours devant être travaillés.

Le salaire annuel versé au salarié correspondant à X jours de travail, aux jours de congés payés et aux jours fériés chômés, les parties conviennent, en cas d’embauche en cours d’année, de déduire du salaire annuel ce qui correspond aux congés payés, ceux-ci obéissant à des règles de calcul différentes.

Une fois obtenue la somme correspondant au nombre de jours, il y aura lieu de déterminer la rémunération à verser au salarié en effectuant un prorata en fonction du nombre de jours qui devra être effectivement travaillé, déterminé conformément aux dispositions de l’article 4.2 du présent accord.

8.3. Incidence sur la rémunération d’une rupture du contrat de travail au cours de la période de référence

Le salaire annuel versé au salarié correspondant à X jours de travail, aux jours de congés payés et aux jours fériés chômés, les parties conviennent, en cas de départ du salarié en cours d’année, de déduire du salaire annuel ce qui correspond aux congés payés, ceux-ci obéissant à des règles de calcul différentes.

Une fois obtenue la somme correspondant au nombre de jours, il y a lieu de constater combien de jours ont été fournis et de verser la rémunération à due proportion, en déduisant les sommes déjà versées mensuellement.

Une régularisation est dès lors opérée à la date de la rupture du contrat de travail, selon les modalités suivantes :

• S'il apparaît que le salarié a accompli une durée du travail supérieure à la durée théorique correspondant au salaire lissé, il est accordé au salarié un complément de rémunération équivalent à la différence de rémunération entre celle correspondant au nombre de jours réellement travaillés et celle rémunérée.

Exemple : Un cadre doit travailler, sur une année complète, 210 jours. Il quitte l'entreprise à fin juin alors qu'il a déjà effectué 132 jours de travail (au lieu des 105 jours correspondant à la moitié de 210).

Ce cadre perçoit une rémunération annuelle de 36 300 €, soit 32 550 € au titre de 210 jours travaillés par an et 3 750 € au titre des congés payés (salaire reconstitué pour 25 jours de travail).

Or l'intéressé, à fin juin, a perçu 18 150 € qui correspondent, en théorie, à 105 jours de travail, alors qu'en réalité, il a travaillé 132 jours.

L'entreprise lui doit donc encore 2 310 € (32 550 € / 210 × 132 – 18 150 €), auxquels doit être ajoutée l'indemnité de congés payés, déduction faite, le cas échéant, des congés déjà pris.

• Si les sommes versées sont supérieures à celles correspondant au nombre de jours réellement accomplis, une régularisation est faite entre les sommes dues par l'employeur et cet excédent, sur la dernière paie en cas de rupture.

Exemple : Un autre cadre, au contraire, part à fin juin alors qu'il n'a effectué que 90 jours de travail. L'entreprise ne lui doit que 90/210^e de son salaire annuel de travail. Or, par le jeu des échéances mensuelles de la paye, il a perçu plus que son dû. Une compensation sera donc effectuée sur le solde de tout compte.

Article 9 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 10 – Clause de revoyure

La direction et les membres élus titulaires du CSE conviennent de se revoir sur cet accord en janvier 2024 afin de faire un bilan de l’application du forfait jours aux catégories de salariés concernés et de la possibilité de l’ouvrir à d’autres salariés.

Article 11 – Révision - Dénonciation

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues à l’article L.2232-25 du Code du travail.

Il pourra par ailleurs être dénoncé conformément aux dispositions des articles L2232-25 et L.2261-9 du Code du travail.

Article 12 – Suivi de l’accord

L’application du présent accord sera suivie par une commission constituée à cet effet, et sera constituée de la Direction, du Responsable des ressources Humaines et des représentants titulaires du personnel.

Elle sera réunie une fois par an, à l’initiative de la Direction.

La commission aura pour mission :

• de réaliser chaque année un bilan de l’application de l’accord,

• de proposer des mesures d’ajustement au vu des difficultés le cas échéant rencontrées et/ou d’adaptation aux éventuelles évolutions législatives et conventionnelles.

Le bilan établi par la commission fera l’objet d’une information auprès du personnel par voie d’affichage.

Article 13 – Publicité et date d’entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entrera en application le 01/01/2023, après son dépôt sur la plateforme de téléprocédure en application des conditions légales et réglementaires en vigueur.

Le présent accord est également déposé au greffe du conseil de prud’hommes de Nantes (44).

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction.

Fait à Orvault, le 23 novembre 2022

En 4 exemplaires originaux

Madame XXX POUR L’ASSOCIATION

Membre Titulaire du CSE La Directrice

Madame XXX Madame XXX

Membre Titulaire du CSE Membre Titulaire du CSE

Madame XXX Madame XXX

Membre Titulaire du CSE Membre Titulaire du CSE

Madame XXX

Membre Titulaire du CSE

ANNEXE 1 – Postes considérés comme relevant du statut de cadre autonome

Ci-dessous la liste des postes de cadres autonomes identifiés au jour de la signature du présent accord. Il s’agit essentiellement de la Direction, des responsables de service ainsi que des médecins.

Cette liste pourra être amenée à évoluer par la suite.

• Directeur

• Responsable financier

• Pharmacien

• Responsable Ressources Humaines

• Responsable des systèmes d’information

• Responsable du développement et des activités paramédicales et psychosociales

• Responsable qualité et soins

• Responsable Logistique

• Responsable médical

• Praticiens HAD