Accord collectif relatif au vote électronique en vue de l'élection des membres du CSE

Entre les instituts IRFA représentés par Philippe SCELIN et les organisations syndicales représentative

Entre les soussignés :

d'une part, Et:

D'autre part,

Préambule

Conformément à la loi pour la confiance dans l'Economie Numérique n°2004-575 du 12 juin 2004 et à ses décrets et arrêtés d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Ces dispositions légales, mises à jour par les dernières lois et notamment les ordonnances Macron, conditionnent toutefois leur mise en œuvres à la signature d'un accord collectif, ou à défaut, d'une décision unilatérale de l'employeur, nécessairement préalable et indépendante du protocole d'accord préélectorale.

Compte tenu de l'organisation du travail en vigueur dans les instituts IRFA et de l'existence d'un grand nombre de situations où les salariés, pendant leur temps de travail, interviennent, en totalité ou en partie, hors des locaux desdites sociétés, il apparait aux parties signataires du présent accord que la mise en place d'un système de vote électronique offre, notamment aux salariés précités, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des membres du CSE.

Par conséquent, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du procédé

du vote électronique lors de l' élection des membres du CSE, laquelle doit se dérouler au sein des

entités IRFA au cours de l'année. -

Dès lors, les objectifs du présent accord sont de :

• donner un cadre légal au vote électronique pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel ,

• simplifier et sécuriser l'organisation des élections des représentants du personnel,

• favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

• supprimer les votes nuls, qui ne constituent pas des suffrages valablement exprimés,

• sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

• participer à une démarche de développement durable,

• mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections conformément aux dispositions du Code du travail.

Ce système de vote électronique comporte des garanties et des modalités spécifiques dont :

• Anonymat et secret du vote : impossibilité d' établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particuliers;

• Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l'électeur et bulletin enregistré dans l'urne électronique, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

• Unicité du vote, impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin;

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Intervention d'un prestataire extérieur chargé de l'organiser comportant un cahier des charges;

• Soumission du cahier des charges;

• Information par voie de notice à l'ensemble des salariés;

• Edition de clés de chiffrement à destination des membres du bureau de vote.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote électronique font en particulier l'objet d'un cahier des charges et d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

Article 1- Champ d'application du présent accord

Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de l'institut IRFA ayant la qualité d'électeurs à

la date du premier tour de scrutin de l'élection des membres du CSE lors de l'année 2019.

Article 2 - Portée du présent accord

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

L' ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la convention collective des organismes de formation consacrées aux élections des membres du CSE.

Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la convention collective précitée viendraient être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient

immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent

accord

Article 3 - Modalités de mise en œuvre

Article 3.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire MAILEVA-DOCAPOST choisi par les instituts IRFA, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Article 3.2 - Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les instituts IRFA s'engagent à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargemen.t

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur .

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande des instituts IRFA.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 3.3 - Contrôle Information et formation

L'employeur met en place un bureau de vote chargé de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

• il procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• il contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives ainsi que les représentants du personnel sont tenus informés par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables. Ceci implique, depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, l'alimentation par le prestataire de son registre RGPD prévu à cet effet.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Il sera rappelé sur la notice le caractère confidentiel et personnel du vote et la nécessité pour chaque électeur de voter lui-même et de ne transmettre sous aucun prétexte ses moyens d'authentification à un tiers.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3.4 - Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l'aide de l'adresse communiquée dans un courrier nominatif .

Le déroulement est le suivant :

• l'électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• l' électeur recevra ses codes de connexion personnels par courrier,

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l' électeur est autorisé à participer,

• l'électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l'élection choisie et pour le collège de l'électeur,

• l'électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc

• le choix de l'électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l'électeur confirme son vote,

• un accusé de réception lui confirme l'enregistrement définitif de son vote,

• à tout moment, l'électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Maileva met à la disposition des électeurs une assistance téléphonique, disponible 24h/24 et 7j/7 sur les heures d' ouver ture du scrutin.

Article 3.5 - Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des représentants du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1er tour le mercredi 13 novembre 2019 à partir de 10h00 jusqu'au jeudi 14 novembre 2019 17h00.

Dans l'éventualité d'un 2nd tour il se tiendra le jeudi 28 novembre 2019 à partir de 10h00 jusqu'au vendredi 29 novembre 17h00.

Les opérations de dépouillement sont réaliséessous le contrôle des membres du bureau de vote. Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l'aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d'émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d'établissement de la représentativité.

Article 3.6 - Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral défini par le Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour la mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu (cahier des charges) et du déroulement des opérations électorales.

Article 3.7 - Conservations des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports .

Article 4 - Entrée en vigueur et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et applicable seulement pour la durée des mandats des membres du Comité social économique dont l'élection se tiendra en novembre 2019.

Le Personnel sera informé du présent engagement par voie d'affichage ou par tout autre moyen de communication habituellement utilisé au sein de la Société.

Un protocole d'accord préélectoral réglant, pour l'année 2019, le détail des modalités d'organisation de l'élection des membres du CSE de l'entité IRFA dont celles du vote électronique sera proposé à la signature des organisations syndicales représentatives dans l'entité IRFA au cours du processus d'organisation des élections des représentants du personnel.

Article 5 - Durée du présent accord et éventuel renouvellement 5.1- Durée

Il est conclu dans le but d'être appliqué à la seule élection des membres du CSE de l'année 2019, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral, soit une durée d'au plus trois mois.

Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l'échéance du terme, soit au 29 novembre 2019.

5.2 - Renouvellement éventuel

Le présent accord pourra faire l'objet d'un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles générales ou partielles, au sein des entités IRFA. Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir.

Ce renouvellement sera formalisé par :

D'une part: une proposition de renouvellement diligentée par l'entité IRFA et notifiée à l'ensemble des autres signataires du présent accord dans le mois précédent le démarrage du futur processus électoral à venir;

D'autre part: un avenant de renouvellement signé par l'ensemble des signataires du présent accord avant le démarrage du futur processus électoral à venir.

Article 6 - Adhésion au présent accord

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet sous réserve:

De sa rédaction sous forme d'acte écrit et signé par le représentant légal de l'organisation syndicale désireuse d'adhérer;

Du dépôt de cet acte au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes compétent ainsi qu'à la

DIRECCTE;

De la notification, dans un délai de huit jours, de cet acte aux parties déjà signataires.

Article 7 - Révision de l'accord

Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant.

La demande de révision devra être notifiée à l'ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou par les membres élus du CSE ou une organisation syndicale, qui n'est pas signataire du présent accord, en application des dispositions du code du travail.

Toute demande de révision qui n'aurait pas abouti à un accord dans un délai de 6 mois à compter de la première réunion sera réputée caduque. Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord, ou à défaut, seront maintenues jusqu'à l'issue de la période d'application du présent accord.

Article 8 - Dépôt de l'accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt :

sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords »;

et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes d'Alençon.

Fait à Damigny, le 12 septembre 2019