Accord d'entreprise "Un Protocole d'Accord relatif à la Mise en Place du Vote Electronique pour les Elections du Comité Sociale et Economique" chez CPAM 94 - CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE 94 (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF

A LA MISE EN PLACE

DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS

DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE

La C.P.A.M. du Val-de-Marne, dont le siège est situé 93-95 Avenue du Général de Gaulle 94 031 CRETEIL CEDEX, représentée par Monsieur XXXX, Directeur Général,

d’une part,

Et les organisations syndicales représentatives au sein de l’organisme signataires du présent accord,

d’autre part,

Il a été convenu de signer un protocole d’accord sur la mise en place du vote électronique afin de définir les modalités du processus.

ARTICLE 1 : OBJET DE L’ACCORD

L’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

La délibération n° 2019-053 du 21 juin 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 Septembre 2017 relative à « la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » et son décret d’application n°2017-1819 du 29 décembre 2017, confirme que les élections professionnelles peuvent être réalisées par vote électronique.

Ainsi, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-de-Marne pour les élections relatives au Comité Social et Economique.

Ce procédé permettra notamment de :

• faciliter la participation, qui auront un accès illimité au scrutin pendant la période prévue par le protocole d’accord préélectoral ;

• obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné ;

• garantir la confidentialité et le secret du vote ;

• alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres du bureau de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations ;

• Réaliser des économies de papiers.

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-de-Marne et les organisations syndicales discuteront dans le cadre du protocole préélectoral des modalités techniques et fonctionnelles de vote, du calendrier électoral, de la répartition des sièges et des collèges électoraux.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-de-Marne.

ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

2-1 : Principes généraux :

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de négocier un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote, les collèges électoraux et la répartition des sièges pour les élections des représentants au comité social et économique.

Les négociations de ce protocole d’accord préélectoral réuniront l’ensemble des organisations syndicales mentionnées à l’article L.2314-5 du Code du travail.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il a été décidé que les élections seront organisées par un prestataire extérieur.

2-2 : Les garanties du système :

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections des représentants au Comité Social et Economique de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-de-Marne.

Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral mais également les dispositions applicables en matière de droit du travail.

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-de-Marne s’engage à prendre toutes les mesures possibles pour vérifier que le système choisi assure :

la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux et les listes de candidats,

la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,

la confidentialité des votes,

la sécurité de l’émargement,

la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes :

les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne devront être accessibles qu’aux personnes habilitées par le prestataire chargées de la gestion et de la maintenance du système,

le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin,

les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne ».

Le traitement dénommé « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement (données cryptées) dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent comporter aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

2-3 : Modalités des élections:

2-3-1 : Paramétrage du système :

Le système sera paramétré par le prestataire choisi. Il devra mentionner le nombre de sièges à pourvoir ainsi que la répartition par collège pour les titulaires et les suppléants.

2-3-2 : Etablissement du fichier des électeurs :

A des fins de préparation des élections, la Direction Adjointe en charge des Ressources établira le fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales devront indiquer les données suivantes :

• noms et prénoms de l’électeur ;

• courriel professionnel ;

• date d’entrée dans l’Institution ;

• âge de l’électeur ;

• collège d’appartenance de l’électeur.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui sera transmis par le prestataire.

Ce moyen d’authentification permettra à l’électeur de :

• s’identifier et de prendre part au vote ;

• compléter la liste d’émargement.

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

2-3-3 : Liste de candidats et bulletins de vote :

Le prestataire assurera la mise en œuvre du site internet et notamment la présentation des listes des candidats (titulaires et suppléants) et des bulletins de vote.

La Direction Adjointe en charge des Ressources établira les listes des candidats à partir des candidatures présentées par les organisations syndicales.

La liste de candidats et les bulletins de vote devront mentionner les données suivantes :

• le collège d’appartenance ;

• les noms et prénoms des candidats dans l’ordre dans lequel ils se présentent ;

• s’il s’agit de la liste « titulaires » ou « suppléants » ;

• l’appartenance syndicale accompagnée du logo correspondant ;

• s’il s’agit du 1^er ou 2^nd tour du scrutin

Les listes de candidats et les bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran. Les professions de foi des listes seront intégrées sur le site intranet de vote.

Les listes de candidats des organisations syndicales seront présentées de manière aléatoire, si la solution de vote électronique le permet. Les candidats au sein de chaque liste seront présentés dans l’ordre d’éligibilité, tel que transmis par chaque organisation syndicale et dans le respect de la proportionnalité femmes/hommes à présentation alternée.

Les bulletins de vote blancs seront présentés en dernière position.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

2-3-4 : Scrutin :

2-3-4-1 : Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Le scrutin se déroulera sur une période délimitée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet, en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections (sur leur lieu de travail ou à distance).

Il sera également créé, sur le site intranet de l’organisme, un lien permettant d’accéder au site internet sécurisé propre aux élections.

Un bureau de vote électronique sera également mis en place le dernier jour du scrutin. L’amplitude horaire et les conditions de mise en place de ce bureau de vote seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilités à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

2-3-4-2 : Ouverture du scrutin

Le système de vote électronique aura préalablement été scellé par la commission de surveillance.

Le scrutin sera ouvert automatiquement à la date et à l’heure prévue par le protocole d’accord préélectoral.

2-3-4-3 : Modalités d’accès au serveur de vote et listes d’émargement

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra des codes d’accès et l’adresse électronique permettant l’accès au site internet de vote. Le modèle utilisé sera transmis aux organisations syndicales participant à la négociation lors de l’élaboration du protocole d’accord préélectoral.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie d’un identifiant et d’un mot de passe avec un moyen d’identification supplémentaire.

La connexion au site internet de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site internet de vote.

L’identifiant et le mot de passe, seront générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-de-Marne.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi de l’identifiant et du mot de passe sera fait par deux envois séparés selon des modalités distinctes (courrier, mail, sms, etc.).

Les opérations de vote devant conduire à l’élection des représentants du Comité Social et Economique, le prestataire sera garant de la distinction des votes (titulaires et suppléants).

Une fois connecté, l’électeur devra procéder au vote. Seules les listes correspondant à son collège lui seront proposées.

Il pourra alors procéder, à son choix, de :

• choisir une liste complète ;

• raturer des candidats ;

• voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.

A tout moment, l’électeur pourra interrompre le processus de vote et le reprendre ultérieurement.

Une fois le processus de vote terminé, un accusé réception confirmera au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

La liste d’émargement enregistre les données suivantes :

• noms et prénoms des électeurs ayant voté ;

• collège d’appartenance ;

• heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux représentants de la Direction à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

2-3-4-4 : Assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Avant même l’ouverture du scrutin, une notice explicative sur le déroulement des opérations électorales sera disponible sur l’intranet de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-de-Marne.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’aide du prestataire. En cas de perte des identifiants de vote, l’électeur pourra solliciter, par appel du prestataire sur un numéro vert, le renvoi de son identifiant et de son mot de passe par SMS ou par email, selon une procédure préalablement définie et sécurisée.

Cette plateforme téléphonique sera joignable selon les conditions définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Conformément à l’article L64 du Code électoral, les électeurs qui ne seront pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’une infirmité certaine, auront le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

2-3-4-5: Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-5 du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

2-3-4-6: Clôture du scrutin

Le scrutin sera clôturé automatiquement aux dates et heures prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Le site internet de vote sera rendu inaccessible aux électeurs.

ARTICLE 3 : CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION

3-1 : Contrôle:

L’employeur met en place une commission de surveillance (dénommée « cellule d’assistance technique » à l’article R.2314-10 du Code du travail) chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le représentant du prestataire.

La composition de cette commission de surveillance sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Le représentant du prestataire est présent lors du scellement de l’urne électronique.

Cette commission de surveillance, conformément aux dispositions de l’article R.2314-15 du Code du travail :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le scellement de l’urne électronique a pour effet de :

• figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection) ;

• remettre les compteurs de l’urne à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;

• créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

3-2 : Information:

Chaque salarié, en amont des dates de scrutin, dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. Elle sera disponible sur l’intranet et adressée à l’ensemble des salariés par courriel.

3-3 : Formation:

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 4 : DECLARATION AUPRES DE LA CNIL ET EXPERTISE

Le système de vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et doit donc être soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à sa mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-9 du Code du travail.

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du Travail, les organisations syndicales représentatives au niveau de l’organisme seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la CNIL.

ARTICLE 5 : DEPOUILLEMENT ET PROCES VERBAUX

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Le descellement de l’urne s’effectuera par l’activation conjointe des clés de chiffrement dont le nombre sera déterminé dans le protocole d’accord préélectoral. Les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle de la commission de surveillance.

Le système pré remplira le procès-verbal. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

Un exemplaire de ce procès-verbal sera remis à chaque organisation syndicale.

ARTICLE 6 : CONSERVATION ET DESTRUCTION DES DONNEES

Le prestataire conserve sous scellé jusqu’à expiration du délai de recours prévu aux articles R.2314-17 du Code du travail et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

La Direction demandera au prestataire une confirmation écrite de cette opération.

ARTICLE 7 : EFFET ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à chaque nouvelle échéance électorale concernant le renouvellement des représentants du Comité Social et Economique, sans qu’il soit besoin de le renégocier, à moins qu’il ne soit dénoncé ou révisé selon les dispositions de l’article L.2261-7 du Code du travail.

ARTICLE 8 : VALIDITE DE L’ACCORD

L’accord n’aura vocation à s’appliquer à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-de-Marne que sous réserve de l’agrément prévu aux articles L.123-1 et L.123-2 du Code de la Sécurité Sociale.

ARTICLE 9 : COMMUNICATION DE L’ACCORD

L’accord signé sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

La Direction s’engage, après agrément du Ministère, à faire connaître l’existence de cet accord et l’ensemble de ses dispositions aux salariés par tous les moyens de communication dont elle dispose.

Cet accord sera disponible dans la rubrique intranet.

ARTICLE 10 : DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord est déposé dans les conditions prévues aux articles L.2231-6, D.2231-2, D.2231-4 et D.2231-7 du Code du travail, à savoir :

• sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail : WWW.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr,

• remise d’un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes.

Créteil, le 17.10.2022

Le Directeur Général

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