Accord d'entreprise "Accord portant sur le recours au vote électronique pour les élections professionnelles" chez SOFTWARE AG FRANCE

ACCORD D’ENTREPRISE

PORTANT SUR LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE :

• La société SOFTWARE AG FRANCE, société par actions simplifiée, dont le siège social est sis Tour Alto, 4 Place des Saisons, 92400 Courbevoie, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 327992319, prise en la personne de son représentant qualifié, Responsable des Ressources Humaines,

Ci-après désignée la « Société »,

D’UNE PART,

ET :

• L’organisation syndicale SNEPSSI-CFE-CGC, représentée par sa Déléguée syndicale, salariée de la Société ;

• L’organisation syndicale SICSTI-CFTC, représentée par son Délégué syndical, salarié de la Société,

Ci-après désignées les « Organisations Syndicales »,

D’AUTRE PART,

Ci-après ensemble désignées les « Parties »,

PRÉAMBULE

Le présent accord se substitue à l’accord du 24 février 2023 portant sur le même objet. Il poursuit les mêmes objectifs de :

• Faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections du comité social et économique lequel sera mis en place au niveau de l’entreprise ;

• Réduire l'abstention des salariés pour ce vote et, ainsi, accroître la légitimité des élus au comité.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• Les modalités de mise en œuvre du vote électronique ;

• Les caractéristiques du système ;

• Le prestataire retenu.

LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

1. Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des membres du CSE de Software AG France pour son renouvellement.

2. Modalités de mise en œuvre

2.1. Conformité légale du système de vote électronique

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu'à la délibération no 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil).

Le prestataire doit également garantir la conformité aux règles relatives à la protection dispositions des données personnelles (Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)).

En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être prise en compte.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, laquelle est destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.

Les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités effectuées pour par le prestataire et la Société Software AG France pour respecter cet engagement de conformité.

2.2. Caractéristiques techniques et fonctionnelles du système de vote électronique

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de la Société.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Elle sera également consultable par les observateurs.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

2.3. Caractéristiques du matériel de vote

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié. Cependant, ces professions de foi devront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. En conséquence, les professions de foi seront limitées à deux pages A4 couleur. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité conseillé à 2Mo. Les professions de foi seront stockées sur le même serveur informatique, afin d'éviter des dysfonctionnements d'affichage entre l'une ou l'autre des professions de foi.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de nom des candidats dans l'ordre où elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des ressources humaines avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront, dans la mesure du possible, présentées sur une seule et même page, en respectant l’ordre alphabétique des organisations syndicales nationales.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture en Ko pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockés sur le même serveur informatique, afin d'éviter des dysfonctionnements d'affichage entre l'un ou l'autre logo.

Ces logos seront fournis par les listes de candidats et la norme de lecture sera définie dans le protocole d'accord préélectoral.

La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera intégrée dans le moyen de vote électronique. En cas de rature de nom de candidat, celle-ci sera visible à l'écran.

2.4. Formation des membres du bureau de vote et des observateurs

Les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Les membres du Comité social et économique et les observateurs désignés par les organisations syndicales pourront également être formés au système de vote électronique retenu.

2.5. Information du personnel

Chaque salarié dispose de l’équipement informatique lui permettant de voter à distance.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’ensemble des électeurs.

Chaque salarié pourra prendre connaissance d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, qui sera consultable sur l’espace de vote électronique.

Cette notice indiquera notamment les dates d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote.

2.6. Déroulement des opérations de vote

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Ainsi, afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par courriel son identifiant personnel et confidentiel. Celui-ci sera généré aléatoirement par le système de vote.

L’électeur pourra alors se connecter au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire.

La saisie de son identifiant et de son mot de passe permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral et d’exprimer son vote dans des conditions assurant sa confidentialité.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

2.7. Dépouillement des bulletins de vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôleront le scellement du système.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les résultats seront proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

2.8. Cellule d'assistance technique et de sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Chaque organisation syndicale pourra désigner un observateur qui assistera et surveillera ce qui est fait par la cellule d'assistance technique afin de garantir la transparence du déroulement des élections.

La cellule d'assistance technique aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;

• Informer les organisations syndicales signataires de l'accord et les membres du bureau de vote de tout incident en décrivant l'origine de l'incident et les corrections pouvant être apportées.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une attaque virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider, avec l'accord des organisations syndicales signataires de l'accord, de la suspension des opérations de vote.

2.9. Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu à l'article L. 2314-6 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.

2.10. Absence de vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

La Société met à disposition des salariés un ordinateur avec une connexion internet sécurisée dans un espace confidentiel dédié dans les locaux de l’entreprise.

3. Entrée en vigueur et dépôt légal

3.1. Entrée en vigueur de l'accord

Le présent accord prend effet le 6 juin 2023 et est à durée indéterminée.

3.2. Portée de l'accord

Le présent accord constitue un accord d’entreprise au sens de l'article L. 2232-16 ou des articles L. 2232-30 et suivants du Code du travail.

3.3. Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Dreets.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

3.4. Suivi de l'accord

Un suivi de l'accord est réalisé par l'entreprise et les organisations syndicales signataires de l'accord dans les six mois suivant la tenue des dernières élections professionnelles.

3.5. Révision de l'accord

L'accord pourra être révisé au terme d'un délai de 6 mois suivant sa prise d'effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l'une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

3.6. Dépôt légal

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l'employeur, sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords ».

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes de Nanterre.

Fait à Paris La Défense, le 20 avril 2023

En 3 exemplaires originaux

Pour la Société :

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

SNEPSSI / CFE-CGC

SICSTI-CFTC