Accord d'entreprise "Accord Collectif relatif au télétravail" chez GRAYLING FRANCE (Siège)

Accord collectif relatif au télétravail

Grayling France

SAS au capital de 298 494 €,

Dont le Siège Social est situé 15-17 rue Marsollier – 75002 Paris,

Dont les marques commerciales sont Citigate Dewe Rogerson et Grayling,

Immatriculée au registre du commerce et des sociétés RCS Paris B 330 005 620,

Représentée par XXXXXXXXX et XXXXXXXX en leur qualité de directeurs généraux

D’une part

ET

Les membres titulaires du Comité Social économique,

D’autre part.

Il a été conclu l’accord collectif suivant :

Préambule

Le présent accord définit les règles applicables au télétravail au sein de Grayling France.

Cet accord marque la volonté de l’entreprise de permettre, par le développement du télétravail, des organisations plus performantes et améliorant la qualité de vie des salariés ; répondant ainsi à leurs aspirations personnelles et favorisant la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.

Le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de Grayling est effectué par un salarié hors de nos locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication que Grayling met à sa disposition.

En l’absence de délégués syndicaux dans l’entreprise, la Direction a souhaité engager des négociations avec le Comité Social et Economique afin de définir les modalités de mise en œuvre du télétravail au sein de Grayling France.

Les objectifs de ces négociations ont été de :

• Définir les formes de télétravail pouvant être mises en place au sein de l’entreprise ;

• Définir les modalités pratiques de télétravail ;

• Garantir le respect des droits des télétravailleurs

Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits que ceux qui effectuent leurs missions au sein des locaux de Grayling, qu’il s’agisse de droits individuels (formation, gestion de carrière, rémunération) ou collectifs (élection des représentant du personnel, fonctions syndicales, avantages collectifs, épargne salariale...).

C’est dans ce contexte que la Direction et le Comité Social et Economique ont convenu du présent accord, qui se substitue de plein droit à tout accord, usage, engagement unilatéral et pratique actuellement en vigueur ayant le même objet.

1. Cadre de l’accord

   1. Objet de l’accord et définition

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d'accès et les conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de l'entreprise.

Conformément à l'article L1222-9 du Code du Travail,

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci. »

On entend par télétravailleur toute personne salariée de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

Le télétravail sera par principe partiel (seulement certains jours par semaine), sauf exceptions liées notamment à des raisons environnementales ou sanitaires.

2. Champ d’application

Les dispositions du présent accord sont applicables aux salariés de la société Grayling France.

Le télétravail peut également être mis en œuvre dans le cadre de l’article conformément à l’article L. 1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment en cas de menace d’épidémie ou de force majeure. Dans ce cas, et conformément à l’article L. 1222-11 du Code du travail, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Enfin, le télétravail peut être mis en place de manière ponctuelle en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du code de l'environnement. Dans ce cas, le passage en télétravail peut être mis en place en urgence pour la durée de l’épisode de pollution. L’accord du salarié et de l’employeur est formalisé par écrit par tout moyen (notamment par e-mail), mais ne vaut pas contractualisation du télétravail, ni ne peut être opposé à l’une ou l’autre des parties pour le reste de la relation de travail.

Les autres formes de travail à distance ne relèvent pas de cet accord.

En effet, pouvant être exercé par les salariés avec l'accord préalable de leur manager, le travail dit nomade, est une forme de travail à distance autorisé par l'entreprise au cours de la journée de travail.

Il doit être pratiqué dans des modalités à convenir entre le salarié et son manager dans le respect de la préservation du collectif de travail. L'expression "travail nomade" regroupe principalement les situations suivantes

-: travail réalisé depuis un site distinct de celui du lieu de travail habituel du salarié

- travail réalisé depuis un site extraprofessionnel à l'occasion de missions extérieures, rendez-vous clients ou partenaires, etc.

Enfin, le télétravail mis en œuvre dans le cadre d'une recommandation de la médecine du travail ne relève pas de cet accord.

3. Période d’adaptation et durée de l’accord

L’exercice des fonctions en télétravail débute par une période d’adaptation de deux mois, qui permettre d’apprécier la mise en œuvre du télétravail pendant une période suffisamment importante.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si (i) le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et (ii) l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le bon fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Pendant cette période, la Direction comme le télétravailleur pourront décider, unilatéralement et sans motif, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant le respect d’un délai de prévenance d’une semaine.

A l’échéance des deux mois, les parties conviennent de se rencontrer pour faire leur retour d’expérience et envisager les suites à donner : soit les parties confirment la poursuite du télétravail dans les conditions initialement définies entre elles, soit elles envisagent une adaptation des conditions, soit elles conviennent d’y mettre fin.

4. Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu.

Cette suspension pourra intervenir notamment en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle qui n’est pas compatible avec un travail à distance ; en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur, en France ou à l'étranger.

2. Définition des modalités du télétravail

2. 1. Organisation du télétravail

Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, la direction demande que le salarié télétravailleur dispose d'au moins 3 jours de présence par semaine dans l'entreprise.

A noter qu’il sera demandé que les rendez-vous des salariés (clients, prestataires...), aient lieu tout au long de la semaine, sans distinction du jour.

Dans le respect de ce principe, les salariés peuvent demander à organiser leur rythme de télétravail en déterminant – au maximum – deux journées télétravaillées chaque semaine en moyenne. Pour la mise en œuvre au quotidien, un planning sera élaboré avec les managers selon les besoins du service. En cas d’annulation (pour diverses raisons) des journées de télétravail acceptées, le manager informera le salarié des motifs.

Si elles ne sont pas utilisées, ces journées de télétravail ne sont pas reportables sur la semaine suivante.

Ces principes d’organisation sont définis d'un commun accord entre le manager et le salarié : ils sont formalisés dans un avenant au contrat de travail (Cf ci-après article 3.3.).

2. Lieux de télétravail

Le lieu de télétravail est essentiellement la résidence principale du salarié (c'est à dire celle dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire).

Le salarié doit prévoir un espace de travail particulier dans son domicile, dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par la société.

Le télétravailleur s’engage à ce que cet espace constitue un environnement de travail respectueux de sa santé et de ses conditions de travail et propice à la bonne réalisation de sa mission.

Il s’engage en particulier à disposer :

• D’un environnement de travail tranquille (absence de personnes présentes au domicile aux heures de travail, bureau séparé, absence de distraction ou de bruit susceptibles de perturber la concentration, le travail, la santé et/ou les conditions de travail...) ;

• D’un espace suffisant pour installer un bureau et une chaise de travail assurant une position de travail ergonomique et respectueuse de sa santé ;

• D’un bureau et d’une chaise appropriés au travail et adapté à sa taille ;

• D’un éclairage suffisant et adapté (éclairage naturel suffisant, store ou rideau permettant d’éviter la réflexion sur l’écran le cas échéant, lumière électrique en complément si besoin mais pas exclusif),

• D’un accès à internet,

• D’une ligne téléphonique.

Le télétravailleur justifie de la conformité des installations électriques et de son lieu de travail en fournissant, à première demande, les justificatifs nécessaires à la société.

Le Salarié s’engage à contracter une assurance « multirisques habitation » et à fournir l’attestation d’assurance correspondante à la société.

Il s’agit de conditions essentielles de la mise en place du télétravail. A défaut de remise des justificatifs demandés, la situation de télétravail sera immédiatement remise en cause.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse, pour des raisons de sécurité.

Néanmoins, dès lors que l'entreprise offrirait la possibilité d'accéder à des tiers-lieux, le télétravail y sera également possible, notamment pour les salariés ne disposant pas d'un environnement propice au travail à leur domicile.

3. Horaires de travail et joignabilité

Le télétravailleur est soumis aux règles légales et conventionnelles relatives à la durée du travail qu’il s’engage à respecter strictement et notamment les règles en matière de repos quotidien et hebdomadaire.

En situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation et des règles en vigueur dans l'entreprise.

Ainsi, l'activité demandée au salarié télétravailleur est équivalente à celle des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux habituels de l’entreprise : il doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'entreprise grâce aux moyens de communication qu'elle met à sa disposition.

A ce titre, l'avenant au contrat de travail rappellera le principe de la joignabilité dont les modalités sont précisées ci-dessous.

Sauf s’il est soumis à une convention de forfait en jours, le télétravailleur déclare chaque semaine/chaque mois les heures supplémentaires qu’il a effectuées. Il accompagne cette déclaration des justificatifs nécessaires.

La déclaration d’heures supplémentaires du télétravailleur est vérifiée par son supérieur hiérarchique qui détermine si ces heures constituent ou non des heures supplémentaires.

Pour les cadres au forfait jours, au regard de la particularité de cette organisation du temps de travail - les salariés étant autonomes dans l'organisation de leur emploi du temps - il est préconisé d'appliquer la plage horaire mentionnée dans l'accord sur le temps de travail en vigueur dans l'entreprise pour s'assurer du respect de la vie privée et du droit à la déconnection des salariés en situation de télétravail et des durées maximales de travail prévues par la réglementation.

4. Contrôle de la charge de travail

La charge de travail et les délais d’exécution sont fixés de manière à permettre au télétravailleur de respecter les règles légales et conventionnelles relative à la durée du travail.

Pour ce faire, le salarié doit rendre compte à la fin de chaque semaine/lors des réunions d’équipe du travail effectué à son supérieur hiérarchique.

Un entretien annuel sera organisé avec le télétravailleur sur les conditions d’activité et sa charge de travail.

5. Réversibilité

• Réversibilité temporaire

Hors période d'adaptation, le salarié télétravailleur ou la Direction peuvent unilatéralement suspendre le télétravail pour une période déterminée en respectant un délai de prévenance d'au moins quinze jours calendaires.

En cas de suspension à l'initiative du manager, la réversibilité doit être motivée et sa durée précisée.

Cette suspension ne donne pas lieu au report des journées de télétravail.

• Réversibilité définitive

Le salarié télétravailleur peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance. Hors période d'adaptation, le manager peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d'au moins trente jours calendaires.

En cas d'annulation à l'initiative du manager, la réversibilité doit être motivée et ne peut s'inscrire dans la continuité directe d'une réversibilité temporaire

. Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet 15 jours calendaires après la réception par le salarié, de la décision de mettre fin au télétravail.

Le salarié reprendra ses fonctions selon les mêmes modalités que celle applicable antérieurement à la mise en place du télétravail ou, à défaut, selon des modalités équivalentes à celles des autres salariés occupant des fonctions comparables.

3. Accès au télétravail

3. 6. Eligibilité

La possibilité de télétravailler est ouverte à tous les salariés dont les postes et les activités sont compatibles avec cette modalité d'organisation du travail.

Ainsi, sont éligibles tous ceux qui satisfont à l'ensemble des critères suivants :

- Salarié titulaire d'un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée

- Salarié ayant terminé sa période d'essai

- Salarié dont le poste n'exige pas, par nature, d'être tenu physiquement dans les locaux de l'entreprise

- Salarié disposant de l’autonomie suffisante dans la gestion de ses missions pour exercer ses fonctions en dehors du lieu de travail et sans le contrôle permanent de son supérieur hiérarchique

- Salarié à temps plein ou à temps partiel > à 75% de façon à garantir la préservation du lien social

- Salarié disposant des conditions techniques nécessaires au télétravail ayant contracté une assurance multirisque habitation et bénéficiant d'installations électriques adaptées.

7. Formalisation

Un avenant au contrat de travail formalise la situation de chaque salarié télétravailleur.

L’avenant précise les modalités spécifiques du télétravail :

• Les modalités d’organisation du télétravail et, le cas échéant, la répartition entre périodes de travail dans les locaux de l’entreprise et période de télétravail,

• Le rattachement hiérarchique du télétravailleur,

• Les modalités d’évaluation de la charge de travail du télétravailleur,

• Les modalités de compte rendu et de liaison avec l’entreprise,

• Les modalités d’équipement,

• Les modalités d’assurance,

• L’établissement auquel le télétravailleur est rattaché pour l’exercice de ses droits collectifs,

• Les dispositions légales et les règles propres à l’entreprise relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles,

• Les restrictions à l’usage des équipements ou outils informatiques comme Internet et, en particulier, l’interdiction de rassembler et de diffuser des matériels illicites via Internet,

Les sanctions encourues en cas de non-respect des règles relatives à l’utilisation des équipements et outils informatiques fixées par la loi ou par l’employeur

4. Organisation du télétravail

4. 1. Moyens et équipement mis à disposition

L'entreprise met à disposition du salarié télétravailleur qui n'en est pas déjà doté les équipements et solutions nécessaires au télétravail.

Cet équipement est composé :

• d'un ordinateur portable, d'une souris, une alimentation, complétés d'une base et de son alimentation, ainsi que d'un écran qui reste au bureau.

• des solutions de messagerie électronique, de messagerie instantanée et de web-conférence

• d'une solution de téléphonie intégrée permettant de passer et recevoir des appels

• d'un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l'entreprise

Considérant que le télétravail est l'expression de la digitalisation du travail et de la mobilité croissante des salariés, il ne sera pas fourni d'autre équipement aux salariés télétravailleurs, En particulier, il ne sera pas fourni d'imprimante ni de second écran au domicile du salarié. Il est rappelé que ces équipements sont mis à disposition au bureau du salarié.

2. Modalités de mise à disposition

L'entreprise reste propriétaire de l'ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur, qui s'engage à le maintenir en état et éventuellement à le restituer à l'issue de la période de télétravail. Si le matériel nécessite de la maintenance, celle-ci est réalisée par l'entreprise.

Le télétravailleur doit prendre soin des équipements qui lui sont confiés et prendre les mesures nécessaires afin de garantir le matériel mis à disposition contre tout risque de détérioration, vol, utilisation par les tiers, divulgations des informations qu’ils contiennent, etc. Le télétravailleur doit entretenir avec soin le matériel qui lui est confié.

En cas de détérioration, perte ou vol du matériel, l'événement doit être déclaré à l'entreprise dans les plus brefs délais.

Il doit respecter les règles d’utilisation, d’entretien et de mise à jour fixées par l’employeur.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l’entreprise. Un service approprié d’appui technique est mis à la disposition des télétravailleurs.

En cas de manquement aux obligations exposées ci-dessus, le Salarié s’expose à une sanction.

3. Règles d’utilisation

Le salarié télétravailleur s’engage à préserver la confidentialité des accès et des données et à éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements et solutions mis à sa disposition.

Avant le démarrage du télétravail, il est rappelé au salarié les règles en vigueur concernant l'utilisation du matériel et la sécurité des données.

Le télétravailleur s’engage expressément à ne pas utiliser pour un usage autre que professionnel les équipements mis à sa disposition par la Société.

Les équipements mis à sa disposition par l’employeur ne peuvent en aucun cas être utilisés pour créer, rassembler ou diffuser des contenus illicites via Internet.

L’utilisation du matériel n’est pas autorisée pendant les temps de suspension du contrat de travail qu’ils résultent d’une maladie, d’une prise de congés payés ou de toute autre cause.

En cas de manquement aux obligations exposées ci-dessus, le Salarié s’expose à une sanction.

4. Assistance technique

En cas de problème dans l'installation ou le fonctionnement des équipements et solutions mis à disposition par l'entreprise, le salarié en télétravail bénéficie de l'assistance normalement disponible au bureau.

Ce dispositif ne fournit toutefois pas d'assistance pour les problèmes de connexion internet relevant du fournisseur d'accès choisi par le salarié.

En cas de dysfonctionnement, le salarié doit prévenir son manager. Au terme de leur échange, il sera défini si le salarié est en mesure de poursuivre son activité sur son lieu de télétravail ; sinon un retour au bureau sera priorisé.

5. Prise en charge financière

Dès lors que le télétravail s'exerce sur la base du volontariat et que l'entreprise fournit aux salariés télétravailleurs les équipements et solutions définis ci-avant, l'entreprise ne prend pas à sa charge les frais éventuels d'aménagements et de mise en conformité du domicile, ni de mobilier.

Néanmoins, quel que soit le nombre de jours télétravaillés dans le mois, une indemnisation forfaitaire de 15€ est versée mensuellement pour compenser les frais engagés par le salarié télétravailleur.

5. Santé et sécurité

5. 6. Accidents du travail

Le salarié victime d'un accident du travail en situation de télétravail doit informer l'entreprise par tous moyens. Le traitement de la déclaration d'accident du travail se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l'entreprise.

7. Formation et évolution professionnelle

Le salarié télétravailleur continue de bénéficier des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Le salarié télétravailleur bénéficie des mêmes droits d'accès à la formation et aux opportunités de carrière.

8. Conditions de travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au salarié en télétravail.

La politique de prévention en matière de sécurité et de santé au travail mise en place par l'entreprise s'applique également en situation de télétravail.

6. Statut du télétravailleur

   1. Egalité de traitement

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise ou sur les sites clients de l’entreprise.

Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise ou sur les sites clients de l’entreprise.

Ils bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel.

Ils font partie des effectifs de l’entreprise pris en compte pour la détermination des seuils.

2. Accès au télétravail des travailleurs en situation de handicap

Les salariés en situation de handicap ont accès au télétravail dans les mêmes conditions que les autres salariés.

L’environnement de travail doit être adapté au travail et à la situation de handicap, de manière à préserver la santé, la sécurité et les conditions de travail du télétravailleur en situation de handicap.

L’employeur prend en charge les éventuels outils de travail spécifiques au handicap, dans les mêmes conditions que sur le lieu de travail.

3. Respect de la vie privée du télétravailleur

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur.

A cet effet, sauf astreinte ou urgence, le télétravailleur pourra être habituellement contacté par sa hiérarchie et toute personne de la Direction aux horaires de travail et dans le respect de principe de déconnexion les jours habituels de travail du salarié.

7. Accompagnement de la mise en œuvre du télétravail

Afin que le déploiement du télétravail soit réalisé dans les meilleures conditions, l'accompagnement portera sur les thèmes complémentaires de l'organisation du travail et du respect des principes fondateurs du télétravail qui sont :

• la préservation du lien social

• le respect de la vie privée

• la réversibilité

• l'absence de toute différence de traitement pour les salariés télétravailleurs, notamment en termes de répartition des missions et d'évaluation professionnelle.

8. Modalités d’application de l’accord

8.1 Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 20 Janvier 2021.

8.2 Modalités de révision et d’évolution de l’accord

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités légales et réglementaires en vigueur.

Toutes les modifications d'origine légale ou réglementaire postérieures à la signature du présent accord s'appliqueront de plein droit.

8.3 Modalité de dénonciation de l’accord

Le présent accord peut être dénoncé par ses signataires, selon les dispositions légales en vigueur.

La dénonciation doit obligatoirement être globale.

La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires et doit donner lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

8.4 Dépôt et publicité

L'accord est déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi, de la région Ile-de-France en deux exemplaires, signées par les parties et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud'hommes de Paris dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

Fait à Paris, en 6 exemplaires,

Le 20 janvier 2021,

Pour le Comité Social Economique Pour Grayling France,

Co-directrice générale