Accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique

pour les élections des représentants du personnel au Comité social et économique

ENTRE :

La Société AVEM, société par actions simplifiée unipersonnelle, au capital social de 7 680 270 euros, dont le siège est Rue du Pré Long, ZAC du Val d’Orson – 35770 Vern-Sur-Seiche, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Rennes, sous le numéro 330 447 236,

Représentée par son Directeur des Ressources Humaines, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,

ci-après dénommée « l’Entreprise »,

d'une part,

ET :

L'Organisation Syndicale CFDT, représentée par XXXXXXXXXXXXXXX, Délégué syndical

L'Organisation Syndicale FO, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, Déléguée syndicale, et XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, Délégué syndical.

L'Organisation Syndicale UNSA, représentée par XXXXXXXXXXXXXXX, Déléguée syndicale

d'autre part,

Ensemble dénommée les « parties »,

Préambule 3

ARTICLE 1 - Principes généraux 3

ARTICLE 2 - Modalités d’organisation des opérations 3

SECTION 2.I - Protocole d’accord préélectoral 3

SECTION 2.II - Registre RGPD 3

SECTION 2.III - Formation au système de vote électronique 4

SECTION 2.IV - Vote à bulletin secret 4

SECTION 2.V - Confidentialité 4

SECTION 2.VI - Expertise indépendante 4

SECTION 2.VII - Cellule d’assistance technique 5

SECTION 2.VIII - Cahier des charges 5

ARTICLE 3 - Déroulement des opérations de vote 5

SECTION 3.I - Établissement des listes électorales et transmission 5

SECTION 3.II - Lieu et temps du scrutin 6

SECTION 3.III - Modalités d’accès au site de vote 6

SECTION 3.IV - Déroulement du vote 7

SECTION 3.V - Programmation du site 7

ARTICLE 4 - Clôture et résultats 7

SECTION 4.I - Clôture 7

SECTION 4.II - Décompte et attribution des sièges 7

SECTION 4.III - Délais de recours et destruction des données 8

ARTICLE 5 - Sécurité et confidentialité 8

SECTION 5.I - Anonymat et confidentialité des suffrages 8

SECTION 5.II - Existence et contenu des fichiers 9

SECTION 5.III - Le dispositif de secours 9

ARTICLE 6 - Application de l’accord 10

ARTICLE 7 - Révision 10

ARTICLE 8 - Dénonciation 10

ARTICLE 9 - Publicité de l’accord 10

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections, de favoriser la participation des salariés, et de s’inscrire dans une démarche de développement durable, les parties conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel au Comité social et économique (CSE), le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail relatifs aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du CSE.

Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Les coordonnées du prestataire choisi sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Principes généraux

Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité : le secret du vote.

Modalités d’organisation des opérations

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties s’engagent à négocier en vue de la signature d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires, la répartition des sièges entre les collèges, etc.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Registre RGPD

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont informées par l’employeur de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables. Celles-ci n’étant plus possibles auprès de la CNIL (depuis l’entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données), les formalités déclaratives préalables sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Formation au système de vote électronique¹

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Vote à bulletin secret

Le vote se déroulera exclusivement par voie électronique. Le vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique et vote par correspondance) est donc exclu.

Confidentialité

La mise en œuvre du système de vote électronique s’opère sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote.

Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Expertise indépendante²

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• d’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• d’autre part, des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au CSE.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données transmises, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les dispositions réglementaires en vigueur.

Ces prescriptions s’imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Cellule d’assistance technique³

L’Entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’Entreprise et, le cas échéant, des représentants du prestataire⁴.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique⁵ :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Cahier des charges⁶

Un cahier des charges décrivant la conception et la mise en place du système de vote électronique respectant les dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail est établi.

Il est tenu à la disposition des salariés au service des Ressources Humaines et consultable sur l’intranet de l’Entreprise sous l’onglet suivant : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission⁷

Les listes électorales sont établies par l’Entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’Entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁸, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de leur lieu de travail ou bien à distance, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales⁹.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote¹⁰ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’Entreprise établit ainsi une note d’information explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin¹¹.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix¹².

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification, par courrier simple envoyé à son domicile.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

La Direction s’assurera en amont que le site internet sécurisé des élections est bien accessible pour l’ensemble des salariés.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote¹³

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection des membres titulaires au CSE puis lors d’une autre connexion élection des membres suppléants au CSE).

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Clôture et résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs¹⁴.

Décompte et attribution des sièges¹⁵

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en sont détenteurs, à l’exclusion de toute autre personne.

Les deux assesseurs ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités garantissant la confidentialité.

La présence des deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours, et lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages¹⁶

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier ceux ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

Les listes sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers¹⁷

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Entreprise, date de naissance, collège électoral, site ;

• Pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, site, moyen d’authentification, coordonnées ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège électoral, site, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour les listes d’émargement : noms et prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège électoral, site ; 

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège électoral, site, destinataires. 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les résultats : électeurs, agent de contrôle de l’inspection du travail, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

Le dispositif de secours¹⁸

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur après son dépôt légal.

A l’issue des élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué par la direction pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Révision

Le présent accord pourra être modifié à tout moment selon les modalités prévues à l’article
L. 2261-7-1 du Code du travail. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par les parties dans les conditions prévues à l’article L. 2261-9 du Code du travail.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Publicité de l’accord

Une copie du présent accord sera notifiée dès sa signature aux Organisations Syndicales Représentatives de l’Entreprise.

Cet accord sera également :

• publié sur l’intranet de l’Entreprise ;

• affiché sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.

Le présent accord sera déposé :

• en ligne sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail TéléAccords en deux (2) exemplaires, soit une version signée des parties et une version publiable anonymisée. Les parties conviennent de la publication intégrale du présent accord ;

• en nombre suffisant auprès du greffe du Conseil des Prud'hommes de LYON (1 exemplaire papier en lettre recommandée avec accusé de réception).

Fait à Lyon, le ______________________ 2019

En 6 exemplaires originaux

Pour la Société AVEM, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines

Pour l'Organisation Syndicale CFDT, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXX, délégué syndical.

Pour l'Organisation Syndicale FO, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, déléguée syndical et XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, Délégué syndical. 

Pour l'Organisation Syndicale UNSA, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXX, déléguée syndicale.

Vote par voie électronique

pour l'élection des membres des

instances représentatives du personnel

CAHIER DES CHARGES

En application de l'article R.2314-5 du Code du Travail

Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

A ces conditions obligatoires de mise en œuvre, ont été ajoutées quelques précisions et conditions supplémentaires considérées comme indispensables par la société E-VOTEZ pour apporter de véritables garanties quant à la confidentialité et la sécurité du système de vote.

Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

« Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

- pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5 ».

E-votez

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.

Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

« Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge ».

E-votez

Conformément aux recommandations de la CNIL, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.

Voir également les modalités de conservation de la preuve.

Confidentialité et sécurité des données

Article R. 2314-6 du Code du Travail

« La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ».

Article R. 2314-7 du Code du Travail

« Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R. 2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)

« La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R. 2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin ».

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

« Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote ».

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)

« Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions ».

E-votez

Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel.

L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par courrier à l'adresse personnelle ou, exceptionnellement, à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel. L'usage du courriel ne peut être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve que seul l'électeur est en capacité d'en prendre connaissance.

Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible.

L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également
dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.

Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.

Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.

Expertise

Article R. 2314-9 du Code du Travail

« Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique ».

E-votez

L'expertise n'ayant de valeur que si elle porte sur la version exacte et authentique des logiciels utilisés, elle doit donc être actualisée après toute modification, la plus infime soit elle, du système de vote.

Le rapport tenu à la disposition de la CNIL doit ainsi être établi au nom de l'entreprise, et signé par un expert indépendant et reconnu.

Cellule d'assistance technique

Article R. 2314-10 du Code du Travail

« L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire ».

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)

« La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus ».

E-votez

La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)

« Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote ».

E-votez

Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.

Protocole d'accord préélectoral

Article R. 2314-13 du Code du Travail

« Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales ».

E-votez

Le prestataire doit fournir un modèle de protocole adapté à sa solution et précisant en détails toutes ses modalités de mise en œuvre.

Déclaration préalable à la CNIL

Article R. 2314-11 du Code du Travail

« L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ».

E-votez

Cet article du Code du Travail est obsolète depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données.

Conformément à ce Règlement, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.

Information et formation

Article R. 2314-12 du Code du Travail

« Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu ».

E-votez

Les modalités de diffusion et d'accès aux modes d'emploi, notice ou site de tests et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord préélectoral.

Scellement et descellement du système

Article R. 2314-8 du Code du Travail

« Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ».

Article R. 2314-15 du Code du Travail

« En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ».

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)

« Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne
électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés ».

E-votez

En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.

Durée du vote

Article R. 2314-14 du Code du Travail

« Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée ».

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)

« Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales ».

E-votez

Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin.

Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)

« Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification ».

E-votez

Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié.

Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)

« Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal ».

E-votez

Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès-verbaux intégralement renseignés.

Conservation de la preuve

Article R. 2314-17 du Code du Travail

« L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports ».

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)

« Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs ».

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)

« Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau ».

E-votez

La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est confiée à l'expert indépendant qui possède son propre environnement sécurisé sur le serveur de vote, et en reprend le contenu sur un support externe qu'il stocke jusqu'à 6 mois après le dernier tour des élections.

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1. Article R. 2314-12 du Code du travail.↩

2. Article R. 2314-9 du Code du travail.↩

3. Article R. 2314-10 et R. 2314-15 du Code du travail.↩

4. Article R. 2314-10 du Code du travail.↩

5. Article R. 2314-15 du Code du travail.↩

6. Articles R. 2314-5 et R. 2314-6 du Code du travail.↩

7. Articles 2, 3 et 4 de l’arrêté du 25 avril 2007.↩

8. Article R. 2314-14 du Code du travail.↩

9. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007.↩

10. Article R. 2314-8 du Code du travail.↩

11. Article R. 2314-12 du Code du travail.↩

12. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007.↩

13. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007.↩

14. Article R. 2314-8 du Code du travail et article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007.↩

15. Article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007.↩

16. Article R. 2314-7 du Code du travail et article 2 de l’arrêté du 25 avril 2007.↩

17. Articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007.↩

18. Article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007.↩