ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

Société CLARINS, société par actions simplifiée au capital social de 154 552 188,00 euros, immatriculée au RCS de NANTERRE sous le numéro 330 589 755, dont le siège social se situe 9, rue du Commandant Pilot – 92200 NEUILLY-SUR-SEINE et représentée par en sa qualité de Chief People & Culture Officer.

Société dominante du groupe

Société CLARINS FRANCE, société par actions simplifiée au capital social de 8 216 500,00 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 390 669 778, dont le siège social se situe 12, avenue de la Porte des Ternes – 75017 PARIS et représentée par, représentant permanent de la société Clarins, elle-même Président de la société Clarins France.

Société LABORATOIRES CLARINS, société par actions simplifiée unipersonnel au capital social de 30 000 000,00 euros immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 420 851 651, dont le siège social se situe 12 avenue de la Porte des Ternes – 75017 PARIS et représentée par, représentante permanente de la société Clarins, elle-même Président de la société Laboratoires Clarins.

Société CLARINS LOGISTIQUE, société par actions simplifiée au capital social de 1 500 000,00 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 421 310 277, dont le siège social se situe 12, avenue de la Porte des Ternes – 75017 PARIS et représentée par, représentante permanente de la société Clarins, elle-même Président de la société Clarins Logistique.

Ci-après dénommée « La Société »

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein du groupe CLARINS :

L’organisation syndicale CFTC, représentée par

L’organisation syndicale CFDT, représentée par

L’organisation syndicale CGT, représentée par

Ci-après dénommée « Les organisations syndicales »

D’autre part,

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique (n°2004-575 du 21 juin 2004), les parties signataires conviennent d'aménager le processus des opérations de vote pour les élections professionnelles en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles du vote ainsi que le calendrier électoral et la répartition des sièges.

En application de l’article L. 2253-5 du Code du travail, les stipulations des accords de groupe se substitueront à celles ayant le même objet, prévues dans les accords collectifs de niveau inférieur conclus antérieurement dans les entreprises appartenant au groupe qui cesseront donc de s’appliquer.

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique aux sociétés listées ci-dessous, ainsi qu’à l’ensemble de leurs établissements :

• La société CLARINS, société par action simplifiée, enregistrée sous le numéro 330 589 755 et dont le siège social est situé 9 rue du Commandant Pilot - 92200 Neuilly-sur-Seine ;

• La société CLARINS FRANCE, société par action simplifiée, enregistrée sous le numéro
  390 669 778 et dont le siège social est situé 12 avenue de la Porte des Ternes - 75017 Paris ;

• La société CLARINS LOGISTIQUE, société par action simplifiée, enregistrée sous le numéro 421 310 277 et dont le siège social est situé 12 avenue de la Porte des Ternes - 75017 Paris ;

• La société LABORATOIRE CLARINS, société par action simplifiée, enregistrée sous le numéro 420 851 651 et dont le siège social est situé 12 avenue de la Porte des Ternes - 75017 Paris.

Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le prestataire qui sera retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre de manière sécurisée au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Les organisations syndicales sont également informées qu’un accord de protection des données personnelles a été conclu avec le prestataire, permettant d’assurer que les opérations de traitement des données à caractère personnel réalisées dans le cadre des élections professionnelles par vote électronique respecteront le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD ») ainsi que de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur. Le prestataire met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées dans le cadre de ses prestations, afin de garantir un niveau de protection des données à caractère personnel adéquat, incluant la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données.

De plus, l’ensemble du personnel de l’entreprise a été informé, via une notice d’information sur la protection des données personnelles dans le Livret d’accueil, de la possibilité pour l’entreprise d’utiliser les données à caractère personnel collectées dans le cadre du contrat de travail et pendant la période d’emploi, à des fins de gestion des élections professionnelles, notamment par voie électronique.

Enfin, l’entreprise garantit le respect de ses obligations au regard de la réglementation applicable, notamment le recensement des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre et la création d’un registre, ainsi que la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique pour le premier tour et, le cas échéant, le second tour des élections professionnelles.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Dans les sociétés du groupe où une partie des salariés n’aurait pas de matériel informatique mis à leur disposition, l’entreprise mettra à disposition, pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire pour les électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs par tout moyen et suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

MODALITES D'ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra son identifiant personnel et confidentiel généré aléatoirement par le système de vote sur son adresse mail professionnelle (par défaut) ou par courrier postal à son domicile.

Conformément à la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 applicable au jour de la signature du présent accord, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (ville de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation des votes vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

DEPOUILLEMENT - PROCES-VERBAUX - RESULTATS

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

DISPOSITIONS FINALES

Article 11.1. Durée, entrée en vigueur et effet du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des administrations.

Les stipulations du présent accord se substituent aux stipulations ayant le même objet des conventions ou accords conclus antérieurement ou postérieurement dans les entreprises ou les établissements compris dans son périmètre, ainsi qu’aux usages et engagements unilatéraux ayant le même objet.

Article 11.2. Révision de l’accord

Pendant sa durée d’application, les parties pourront se réunir pour examiner les modalités d’application du présent accord.

En outre, le présent accord peut faire, à tout moment, l’objet d’une procédure de révision, soit pour résoudre d’éventuelles difficultés concernant l’application de l’accord, soit en cas de modifications légales, règlementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord.

La procédure de révision devra être réalisée dans les conditions et modalités prévues par le Code du travail.

Article 11.3. Dépôt et publicité de l’accord

Les formalités de dépôt et de publicité sont réalisées dans les conditions et modalités prévues par le Code du travail en vigueur au jour de signature du présent accord.

Ainsi, le présent accord est déposé par la société représentante du groupe Clarins auprès de la DREETS sur la plateforme en ligne TéléAccords, accompagné des pièces justificatives utiles.

Un exemplaire du présent accord est également remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Il fera en outre l’objet d’une publication dans la base de données nationale, accessible au grand public, étant précisé que, pour des raisons de confidentialité, certaines dispositions du présent accord peuvent être occultées lors de sa publication.

Le cas échéant, un acte sera signé en ce sens entre les parties signataires et transmis à l’Administration.

Enfin, le présent accord sera tenu à la disposition de l’ensemble des salariés, qui pourront en prendre connaissance par les voies habituelles de diffusion, et sera notifié à chacune des organisations syndicales disposant d’une section syndicale.

Fait à Paris le 27 février 2023

En 1 exemplaire signé par signature électronique DocuSign et adressé à l’ensemble des parties signataires

Pour la société CLARINS, société dominante du groupe

, Chief People & culture officer

Pour l’organisation syndicale CFTC

, en sa qualité de déléguée syndicale mandatée par la CFTC

Pour l’organisation syndicale CFDT

, en sa qualité de délégué syndical mandaté par la CFDT

Pour l’organisation syndicale CGT

, en sa qualité de délégué syndical mandaté par la CGT