Protocole d’accord préélectoral relatif à l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique

Entre

La Société AIMV, dont le siège social est situé 180 rue Guillaume Leblanc, 33 000 BORDEAUX, représentée par , agissant en qualité de gérant,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales intéressées suivantes :

SNJ, représentée par ;

D’autre part.

(Ci-après dénommées ensemble « les parties »)

Préambule :

Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur, et a pour objectif de fixer les modalités particulières des élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique au sein de la société AIMV, convenues entre les parties.

1. Dates et lieux des élections

La date des élections est fixée pour le premier tour de scrutin du lundi 23 octobre 2023 (ouverture du scrutin à 9h00) au mardi 24 octobre 2023 (fermeture du scrutin à 17h00).

Au cas où un second tour serait nécessaire (carence totale ou partielle au premier tour ou quorum non-atteint), il aura lieu du lundi 06 novembre 2023 (ouverture du scrutin à 9h00) au mardi 07 novembre 2023 (fermeture du scrutin à 17h00) dans les mêmes conditions.

Les opérations électorales se dérouleront uniquement par vote électronique pour l’ensemble du personnel concerné, selon l’accord collectif d’entreprise conclu le 04 septembre 2023.

2. Répartition et nombre de sièges – collèges électoraux 

Compte tenu de l’effectif actuel de AIMV, à savoir 44 salariés, le nombre de sièges à pourvoir est fixé à 2 titulaires et 2 suppléants.

Les sièges seront répartis entre les catégories professionnelles et collèges électoraux suivants :

• Collège unique (Cadres, Journalistes et Intermittents) : 2 sièges de membre titulaire et 2 sièges de membre suppléant.

Le pourcentage de femmes et d’hommes dans le collège unique est le suivant :

• 45 % de femmes et 55 % d’hommes.

3. Personnel électeur et éligible – Listes électorales

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les dispositions légales.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l’employeur.

Le nom des électeurs remplissant les conditions d’éligibilité est suivi de la mention « E ».  

Les listes électorales seront arrêtées à la date du premier tour des élections et elles seront affichées le lundi 02 octobre 2023 à 10h00.

Les éléments nécessaires à la vérification éventuelle des conditions d’électorat et d’éligibilité pourront être consultés au sein de la Direction.

4. Information du personnel – appel et dépôt des candidatures

Le personnel a été informé le 07 septembre 2023, par voie d’affichage et par mail, du déroulement des élections.

Les organisations syndicales intéressées ont été invitées, par affichage et par courrier recommandé en date du 07 septembre 2023 à communiquer les listes de leurs candidats pour le premier tour et à venir négocier le présent protocole d’accord préélectoral.

5. Liste des candidats

Les listes de candidats devront être communiquées à la Direction avant le lundi 9 octobre 2023, à 12 heures pour le 1^er tour.

Si un 2^nd tour était nécessaire, les listes de candidats devront être communiquées à la Direction avant le lundi 30 octobre 2023 à 12 heures.

Les listes seront communiquées par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre récépissé à la Direction de la société ou par mail.

Les listes des candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura eu connaissance et, au plus tard, le lundi 9 octobre 2023 après-midi, pour le premier tour et, au plus tard, le lundi 30 octobre 2023 après-midi, si un second tour était nécessaire.

6. Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour rappel, conformément aux dispositions de l’article L.2314-30 du Code du travail, les organisations syndicales s’engagent à rechercher les voies et moyens d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidats.

Ainsi, pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats devront être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

Les listes devront être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Dans l’hypothèse où le nombre de candidats à désigner pour chacun des deux sexes n’aboutirait pas à un nombre entier, il sera procédé à l’arrondi suivant :

• arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Enfin, dans l’hypothèse où l’application de ces règles conduirait à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté.

Toutefois, ce candidat ne pourra être en première position sur la liste.

La proportion de femmes et d’hommes est déterminée sur la base des effectifs de la liste électorale.

A cet égard, la proportion de femmes et d’hommes du collège unique est la suivante : 55 % d’hommes et 45% de femmes.

7. Le vote électronique :

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 04 septembre 2023 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de la société AIMV procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOSTE.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Dans l’hypothèse où des salariés souhaiteraient voter hors de leur bureau habituel (openspace par exemple) ou pour les salariés n’ayant pas d’ordinateur ou de connexion internet, la société mettra à disposition une salle équipée d’un ordinateur au Siège, sur toute la durée du scrutin. Il sera également accordé aux salariés un créneau de 20 minutes pour exprimer leur vote.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

8. Bureau de vote :

Il sera établi un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Economique, pour les deux tours.

Ce bureau de vote sera composé d’un président et de deux assesseurs, désignés par la direction parmi les électeurs volontaires.

A défaut de volontaires, il sera constitué des deux électeurs les plus âgés présents à l’ouverture du scrutin, et de l’électeur le plus jeune.

Le prestataire formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

9. Matériel de vote :

Le prestataire adressera à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par e-mail sur l’adresse e-mail connue de l’employeur.

Le matériel envoyé contiendra l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens personnels d’authentification utilisés au 1er tour resteront valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne feront pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

10. Assistance électeurs :

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique au 05.67.31.53.06 (ligne ouverte 24h/24,7J/7).

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale – 2 chiffres)

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

11. Déroulement du vote électronique :

La connexion aura lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis par mail auprès de l’électeur.

Le déroulement sera le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,

• après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale, date de naissance), l’électeur sera invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via serveur vocal son mot de passe. Après saisie conforme, le système affichera les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• les listes seront affichées selon l’ordre alphabétique.

• l’électeur choisira une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne seront plus sélectionnables,

• le service affichera les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur pourra :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc.

• le choix de l’électeur lui sera rappelé et il pourra le modifier,

• l’électeur confirmera son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,

• un accusé de réception lui confirmera l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué. L’électeur pourra à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.

• à tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur pourra interrompre le processus et le reprendre.

En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur sera invité à saisir des données à caractère personnel (nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, clé NIR du numéro de Sécurité Sociale) avec renvoi sur l’adresse email de son choix.

12. Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1^er tour le mardi 24 octobre 2023 à partir de 17h00. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour il se tiendra le mardi 07 novembre 2023 à partir de 17h00.

Les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• impression et signature des procès-verbaux,

• proclamation des résultats.

Pour chacune des élections des titulaires ou des suppléants, les résultats du vote ne seront valables que si le quorum est atteint, c’est-à-dire si le nombre de suffrages valablement exprimés est au moins égal à la moitié des électeurs inscrits.

Si le quorum n’est pas atteint, un procès-verbal de carence est dressé. Dans ce cas, un second tour aura lieu du lundi 06 novembre 2023 (ouverture du scrutin à 9h00) au mardi 07 novembre 2023 (fermeture du scrutin à 17h00).

13. Procès-verbaux :

Un procès-verbal sera établi permettant de faire état des résultats du scrutin.

Trois exemplaires originaux seront signés le jour même du dépouillement par les membres du bureau de vote et se verront apposer le cachet de l’employeur.

Une copie des procès-verbaux sera envoyée dans les meilleurs délais et par tout moyen, aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés, ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

A partir du mardi 24 octobre 2023, vers 17h30, les résultats du 1er tour seront également affichés sur le tableau d’affichage réservé à cet usage, dans les locaux situés au 180 rue Guillaume Leblanc - 33000 Bordeaux et en cas de second tour, à partir du mardi 07 novembre 2023, vers 17h30.

Les résultats du vote seront télétransmis via le dispositif du prestataire au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Une fois l’action réalisée, après réception de l’accusé de réception correspondant, l’employeur devra procéder au téléversement de la version scannée des procès-verbaux établis dans les quinze jours suivant la tenue des élections 

14. Durée des mandats :

Les membres du CSE sont élus pour une durée de quatre (4) ans.

15. Dispositions diverses

Le présent protocole est conclu pour les seules élections des membres de la délégation du personnel du CSE dont le premier tour est fixé du lundi 23 octobre 2023 (ouverture du scrutin à 9h00) au mardi 24 octobre 2023 (fermeture du scrutin à 17h00) et le second tour éventuel du lundi 06 novembre 2023 (ouverture du scrutin à 9h00) au mardi 07 novembre 2023 (fermeture du scrutin à 17h00).

Le présent protocole fera l’objet d’un affichage sur le tableau d’affichage dédié à cet usage dans les locaux situés au 180, rue Guillaume Leblanc 33000 BORDEAUX, dès sa signature.

Fait à Bordeaux, le jeudi 21 septembre 2023

En trois exemplaires, un pour chaque partie, et trois pour les formalités de dépôt.

Pour la Société AIMV

Pour le syndicat SNJ, représentée par (*),

(*) Signer et parapher chaque page

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Recommandations CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

ANNEXE 2 – Calendrier des élections CSE 2023

RETRO PLANNING ELECTIONS CSE 2023	Date envisagée
Mandats du 8 novembre 2019 au 7 novembre 2023
Information du personnel	07/09/2023
Invitation des syndicats à négocier le PAP	07/09/2023
Réunion de négociation du PAP	21/09/2023, à 14h (Bdx)
Affichage des listes électorales	02/10/2023 à 10h
Date limite de dépôt des listes de candidatures pour le1er tour	09/10/2023 à 12h
Affichage des candidatures	09/10/2023 à 13h
Dépôt des fichiers (candidats, électeurs, Etablissement, profession de foi, logo...) sur VOXALY DOCAPOST (plateforme vote électronique)	09/10/2023 à 13h
Formation du bureau de vote	16/10/2023 à 10h30
Envoi un mail de prévenance aux électeurs (lien du site de vote, clé de N° sécu, N° de tel support téléphonique, notices de connexion et de vote…)	17/10/2023
Envoi par mail des codes de connexion aux électeurs (valides pour les deux tours)	entre le 19 & 20/10/23
Date du 1er tour (vote électronique) + affichage des résultats	du 23/10/23 (9h) au 24/10/23 (17h)
Information du personnel d’un 2nd tour	24/10/2023 (17h30)
Appel aux candidatures pour le 2nd tour
Date limite de dépôt des listes de candidatures pour le 2nd tour + affichage des candidatures	30/10/2023 à 12h
Dépôt du fichier des candidats à MAEVA (plateforme vote electronique)	30/10/2023 à 12h
Date du 2nd tour (vote électronique) + affichage des résultats	du 06/11/23 (9h) au 07/11/23 (17h)
Transmission de la copie du PV  aux OS/IT/CTEP	entre le
	7/11 et le 21/11/23

ANNEXE 3 – Liste électorale élections CSE 2023

Élection des membres de la délégation du personnel du CSE

Collège unique [Journalistes, Intermittents, Cadres et assimilés]

Premier tour

	Nombre	Taux
TOTAL ELECTEURS	84
Hommes	46	55%
Femmes	38	45%
TOTAL ELIGIBLES	64
Hommes	37	58%
Femmes	27	42%

Remarque :

• Le nom des électeurs remplissant les conditions d’éligibilité est suivi de la mention « E » ;