UES Laboratoires Expanscience Accord sur le télétravail

Entre

Les sociétés constituant l’U.E.S. « Les Laboratoires Expanscience » dont le siège est situé, 1 place des saisons, 92048 PARIS – LA DEFENSE Cedex, représentées par Monsieur […] agissant en qualité de Président du Directoire,

Ci-après dénommée « Les Laboratoires Expanscience ».

d’une part ;

Et

Les Organisations Syndicales représentatives représentées par :

• Monsieur […], agissant en qualité de Délégué Syndical Central représentant la C.G.T.,

• Madame […] agissant en qualité de Déléguée Syndicale Centrale représentant la C.F.D.T., Fédération Chimie Energie

• Monsieur […] agissant en qualité de Délégué Syndical Central représentant l’U.N.S.A.

Ci-après dénommés « les Délégués Syndicaux »

d’autre part ;

Table des matières

Chapitre 1 : Définitions 4

Article 1. Télétravail 4

Article 2. Lieu de télétravail 4

Chapitre 2 : Les différentes modalités de télétravail 5

Article 3. Le Contrat d’équipe 5

3.1 Champ d’application 5

3.2 Socle commun de jours en présentiel 6

3.3 Contrat d’équipe 6

3.5 Organisation du télétravail 7

Article 4. Le télétravail exceptionnel 8

Chapitre 3 : Eligibilité et conditions du télétravail 8

Article 5. Volontariat 8

Article 6. Eligibilité 9

Article 7. Mise en œuvre du télétravail 10

Article 8. Engagements réciproques 10

Article 9. Période d’adaptation 11

Article 10. Réversibilité du télétravail 12

Article 11. Suspension temporaire du télétravail 12

Chapitre 4 : Protection et droits du télétravailleur 12

Article 12. Vie privée 12

Article 13. Egalité de traitement 13

Article 14. Suivi du temps et de la charge de travail 14

Article 15. Allocation forfaitaire de remboursement de frais 14

Article 16. Frais de transport domicile/lieu de travail 15

16.1 Abonnement au frais de transports publics et déplacements professionnels 15

16.2 Carte SNCF (TGV,TER…) 16

16.3 Prime de transport 16

Article 17. Charte d’utilisation des systèmes d’information 16

Article 18. Equipements de travail 17

18.1 Principes généraux 17

18.2 Equipements des télétravailleurs 17

18.3 Participation aux frais d’équipement des télétravailleurs réguliers 18

Article 19. Santé et sécurité 19

Article 20. Accès renforcé au télétravail 19

Article 21. Assurances 20

Chapitre 5 : Dispositions finales 20

Article 22. Suivi de l’accord 20

Article 23. Durée et entrée en vigueur 20

Article 24. Révision 21

Article 25. Formalités de dépôt 21

Annexe 1 – Liste des postes éligibles 23

Annexe 2 – Formulaire « Critères de construction du contrat d’équipe » 24

Annexe 3 – Formulaire “Contrat d’équipe” 25

Annexe 4 – Fiche individuelle 26

PREAMBULE

Le développement du télétravail s'est accéléré au fil des années, concomitamment au développement des nouvelles technologies de l'information et de la communication et de plus fort suite à la crise sanitaire de 2020. 

C’est en ce sens que, depuis 2016, les Laboratoires Expanscience à travers leurs différents accords relatifs au télétravail ont progressivement instauré puis pérennisé le recours au télétravail en ouvrant plus largement sa pratique auprès des collaborateurs/trices éligibles et volontaires.

Les Laboratoires Expanscience sont en effet convaincus que le recours au télétravail, dès lors que sa mise en œuvre est compatible avec les objectifs de performance économique et sociale de l'entreprise ainsi que sa stratégie ImpACT, permet de favoriser un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle pour leurs collaborateurs/trices et participe à rendre plus attractive sa politique sociale Qualité de Vie et Conditions de Travail.

Le retour d’expérience mené fin 2022-début 2023 par les Laboratoires Expanscience a mis en évidence le souhait des collaborateurs/trices de bénéficier d’encore plus de souplesse dans l’organisation du télétravail.

Pour répondre aux attentes des collaborateurs/trices, les Parties se sont accordées sur la mise en œuvre du contrat d’équipe, lequel permet à chaque équipe de définir son propre cadre de télétravail, lequel se veut flexible pour le/la collaborateur/trice tout en étant compatible avec les valeurs et enjeux de l’entreprise.

Parallèlement, les Parties rappellent que l’élargissement du télétravail ne doit pas être fait au détriment de l’articulation entre le présentiel et le distanciel. Les Parties rappellent donc l’importance de préserver les fonctionnements collectifs et l’efficacité des organisations du travail afin d’éviter que le télétravail ne soit source d’une distanciation sociale accrue voire d’une perte de lien social entre des collaborateurs/trices et leur communauté de travail.

En conséquence, le présent accord repose sur les principes directeurs suivants : 

• Le télétravail permet de concilier la vie professionnelle et la vie personnelle ;

• La réduction des déplacements permet de réduire la fatigue, le stress et l’empreinte carbone ;

• Le télétravail se pratique sur la base du volontariat. Il ne pourra être imposé par l’employeur. Réciproquement, il ne pourra être imposé par le/la collaborateur/trice ;

• Les collaborateurs/trices en télétravail sont soumis aux mêmes droits et devoirs que les collaborateurs/trices travaillant dans les locaux de l’entreprise ;

• Les parties tiennent à souligner que l’un des facteurs clé de réussite de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le/la collaborateur/trice et son/sa manager ;

• Le télétravail s’effectue dans le respect du lien social et du bon fonctionnement de l’entreprise.

C’est dans ce contexte que les parties se sont réunies et ont conclu le présent accord qui remplace en toutes ses stipulations les dispositions conventionnelles précédentes en la matière.

Chapitre 1 : Définitions

1. Télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un(e) collaborateur/trice hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

2. Lieu de télétravail

Le lieu du télétravail est le domicile du/de la collaborateur/trice.

Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France (métropole), sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur régulier ou occasionnel.

Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré au/à la HRBP (RH de proximité) par le/la collaborateur/trice au moment de son entrée en télétravail qu’il soit régulier ou occasionnel.

Le/la collaborateur/trice s’engage par ailleurs à informer son/sa HRBP de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile.

Un changement de lieu de télétravail peut se produire à titre temporaire, sous réserve 1) d’obtenir au préalable l’accord exprès de son/sa manager et 2) que ce lieu privé à usage d’habitation :

• Soit situé en France métropolitaine ou, en Europe sous réserve de respecter un décalage horaire de 2 heures maximum avec la France métropolitaine ;

• Dispose d’une connexion internet à haut débit ;

• Permette de travailler dans des conditions respectant les critères de sécurité, de conditions de travail et de confidentialité ;

• Permette au collaborateur d’assister à toute réunion pour laquelle sa présence physique serait requise, y compris le lendemain de la demande du/de la manager.

Les parties signataires rappellent que l’exercice du télétravail et la liberté de choix du domicile par le/la collaborateur/trice ne peuvent préjudicier à la bonne exécution du contrat de travail et à l’atteinte des objectifs assignés.

Dans ce cadre, il est rappelé que les collaborateurs/trices en situation de télétravail peuvent être amené(e)s à se déplacer pour assister à des réunions ou procéder à des interventions en présentiel (formations, réunions clients, réunions prestataires, réunions internes...), qu’elles aient lieu dans les locaux de l’entreprise ou tout autre lieu.

Par conséquent, le changement de lieu de télétravail ne doit pas avoir pour effet de limiter la capacité du/de la collaborateur/trice à effectuer ses déplacements qui doivent pouvoir s’effectuer dans des conditions compatibles avec l’exercice normal de ses missions et la préservation de sa santé.

Chapitre 2 : Les différentes modalités de télétravail

3. Le Contrat d’équipe

3.1 Champ d’application

Le présent article s’applique à tous collaborateurs/trices des Laboratoires Expanscience :

• Titulaires d’un contrat de travail (CDD, CDI, intérimaire, temps plein, temps partiel, alternants, contrat de professionnalisation…) ou d’une convention de stage ;

• Eligibles au télétravail régulier ou occasionnel, dont le poste figure dans la liste annexée (Annexe 1) au présent accord ;

• Répondant aux critères d’éligibilité de l’article 7 du présent accord ;

• Sans condition d’ancienneté ;

• qui réalisent en partie leurs missions en télétravail dans les conditions fixées par le contrat d’équipe tel que ci-après défini.

Les Parties rappellent qu’une attention particulière doit être portée :

• Aux nouveaux embauchés durant leur période d’intégration. Le télétravail ne doit pas représenter un frein à leur bonne intégration dans l’entreprise ;

• Aux apprentis, alternants et stagiaires. Le/La tuteur/trice devra veiller à ce que ce mode d’organisation du travail d’une part, ne se fasse pas au détriment de la formation de l’apprenti, alternant ou stagiaire et, d’autre part, n’ait pas pour effet d’augmenter la charge de travail de l’apprenti, alternant ou stagiaire ou de rendre perméable la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle.

3.2 Socle commun de jours en présentiel

Le lien social étant précieux et devant être préservé, un socle de jours en présentiel applicable à l’ensemble des collaborateurs/trices éligibles au télétravail régulier est mis en place.

Pour les années 2023 et 2024, ce socle commun de jours en présentiel est fixé à 4 jours par mois.

Pour les années suivantes, le socle commun de jours en présentiel pourra être révisé par la Direction en fonction du bilan fait sur les années 2023 et 2024.

Les CSEE en seront informés.

3.3 Contrat d’équipe

Le choix du/de la collaborateur/trice de bénéficier du télétravail ne nécessite pas la conclusion d’un avenant à son contrat de travail.

Les conditions d’exercice du télétravail sont réputées acceptées par le/la collaborateur/trice dès lors que celui-ci/celle-ci formule sa demande de télétravail régulier et accepte les modalités du contrat d’équipe matérialisé par la signature du formulaire prévu à cet effet (Annexe 2).

L’organisation du télétravail est régie, au-delà du socle commun de jours en présentiel, par le « contrat d’équipe ».

Le contrat d’équipe est conclu entre le/la manager et les collaborateurs/trices placés sous sa subordination hiérarchique. Il est coconstruit par le/la manager et ses collaborateurs/trices.

Il doit :

• Être conclu loyalement, c’est-à-dire résulter d’une véritable consultation des collaborateurs/trices par le/la manager. Pour l’année 2023, le service des ressources humaines interviendra auprès des collaborateurs/trices et du/de la manager afin d’aider l’équipe à fixer le cadre du contrat d’équipe. Pour les années suivantes, le service des ressources humaines pourra intervenir à la demande des collaborateurs/trices ou du/de la manager afin d’aider l’équipe à fixer le cadre du contrat d’équipe. Les éventuels arbitrages pouvant être réalisés reviennent au manager ;

• Prendre en compte :

• Les propositions des collaborateurs/trices,

• Les contraintes nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise,

• Les spécificités métier de l’équipe,

• Les rituels et temps fort de l’équipe,

• Les interactions avec les autres Directions.

Les critères ayant servi à la construction du contrat d’équipe seront retranscrits dans le formulaire prévu à cet effet (Annexe 2) ;

• Prendre en compte la durée du travail des collaborateurs/trices : Pour les collaborateurs/trices en temps partiel, le/la manager s’assurera de la cohérence entre le contrat d’équipe et le socle commun de jours en présentiel afin de veiller au bon équilibre entre flexibilité et nécessité de maintenir le lien social ;

• Respecter le socle commun de jours en présentiels. A ce titre, il est précisé que les jours de présentiels décidés dans le cadre du contrat d’équipe ne pourront pas correspondre au socle commun de jours en présentiels ;

• Définir l’éligibilité du/de la collaborateur/trice au télétravail régulier ou occasionnel.

Le contrat d’équipe est formalisé via le formulaire annexé au présent accord (Annexe 3).

Il s’applique à l’ensemble des membres de l’équipe, avec possibilité d’individualisation entre les collaborateurs/trices d’une même équipe sous réserve qu’elle soit justifiée par des éléments objectifs d’ordre professionnel (problématique de performance, période d’intégration, impératifs liés au métier, problématique d’isolement …).

Afin d’assurer la cohérence et l’équité du contrat d’équipe arrêté par le/la manager après concertation des équipes, celui-ci est validé par le service des ressources humaines et le CODI.

Le contrat d’équipe ainsi validé sera déposé sur myplace et consultable par l’ensemble des collaborateurs/trices.

4. Télétravailleur occasionnel ou régulier dans le cadre du contrat d’équipe

Est considéré comme télétravailleur occasionnel le/la collaborateur/trice présent(e) sur site au moins 80% de son temps de travail.

Est considéré comme télétravailleur régulier le/la collaborateur/trice présent(e) sur site moins de 80% de son temps de travail.

3.5 Organisation du télétravail

Le télétravail est mis en œuvre, par principe, pour une durée indéterminée, sans préjudice de sa réversibilité.

Le télétravail peut s’effectuer par demi-journée.

Pendant les périodes de congé estival, le contrat d’équipe pourra être allégé et le télétravail renforcé sur demande du/de la collaborateur/trice et après accord exprès du/de la manager.

4. Le télétravail exceptionnel

Il pourra être recouru au télétravail à titre exceptionnel pour répondre à des situations inhabituelles et imprévues, internes ou externes aux Laboratoires Expanscience, ou à des situations d’urgence (intempéries, crises sanitaires, difficultés de transport …).

Le dispositif de travail ponctuel à distance pour des situations exceptionnelles collectives est déclenché par la Direction des Laboratoires Expanscience, qui informe l’ensemble de la ligne managériale et les collaborateurs/trices.

Sans remettre en cause le principe de volontariat attaché au télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles, le télétravail exceptionnel constitue un aménagement collectif du travail rendu nécessaire à la continuité de l’activité et/ou garantissant la protection des collaborateurs/trices.

Ce dispositif dérogatoire ne peut être mis en place que si un évènement le justifie et sera strictement limité dans le temps. Il prendra fin, au plus tard, au terme de l’évènement en cause. A l’issue de cette période, les collaborateurs/trices retrouveront leur organisation de travail habituelle.

Les conditions de recours et modalités précises de mise en œuvre du télétravail pour des situations exceptionnelles seront précisées, au cas par cas, par la Direction des Laboratoires Expanscience.

Chapitre 3 : Eligibilité et conditions du télétravail

5. Volontariat

Le télétravail repose sur le principe du volontariat, tant du/de la collaborateur/trice que des Laboratoires Expanscience.

Il ne peut en aucun cas être imposé par l’une ou l’autre des parties.

Par conséquent, les collaborateurs/trices éligibles au télétravail disposent de la faculté :

• Soit de s’inscrire dans le cadre du contrat d’équipe ;

• Soit de refuser le contrat d’équipe et d’exécuter leurs missions intégralement au sein des locaux de l’entreprise.

6. Eligibilité

Sont éligibles au télétravail les collaborateurs/trices occupant un emploi figurant sur la liste annexée au présent accord (Annexe 1). La liste est susceptible d’être mise à jour après information du CSEE.

En plus de figurer sur la liste annexée au présent accord (Annexe 1), il doit être tenu compte des éléments suivants :

• La compatibilité des missions en cours du/de la collaborateur/trice ainsi que de son niveau d’autonomie ;

• La compatibilité avec la performance du/de la collaborateur/trice sur son poste avec le télétravail ; en particulier dans le cas d’un collaborateur rencontrant des difficultés dans l’exécution de ses missions et pour qui la mise en œuvre du télétravail pourrait être un obstacle à l’amélioration des performances ;

• De la compatibilité du lieu de domicile du/de la collaborateur/trice avec les normes de sécurité ;

• De l’absence de charge de travail supplémentaire pour les collègues du fait de la situation de télétravail ;

• De la possibilité de transposer l’outil de travail au domicile ;

• De l’accessibilité à la documentation disponible ;

• De la bonne organisation du service et la continuité de l’activité ;

• Du maintien des relations et des synergies indispensables manager/collaborateurs/trices et entre collaborateurs/trices d’une même équipe ainsi qu’entre Directions ;

• De l’accès à un réseau wifi haut débit au domicile du/de la collaborateur/trice ;

• Du contrat d’équipe.

Les Parties précisent qu’un poste est considéré comme non éligible lorsque l’impossibilité du recours au télétravail est liée :

• à des règles de sécurité,

• à des contraintes techniques,

• à la nature des missions exercées ou au lieu d’exercice du télétravail du salarié.

Le télétravail pourra également être suspendu ou aménagé temporairement si les conditions pour un exercice normal du télétravail n’étaient plus remplies (domicile temporairement non compatible avec le télétravail par exemple).

7. Mise en œuvre du télétravail

Le/la manager présente le contrat d’équipe et propose le télétravail au/à la collaborateur/trice, dès lors que ce(tte) dernier(e) occupe un poste figurant sur la liste annexée au présent accord (Annexe 1) et qu’il/elle est éligible au sens de l’article 6 du présent accord.

Le/la collaborateur/trice est libre d’accepter ou de refuser la proposition de mise en œuvre du télétravail.

En cas de télétravail régulier, l’accord du/de la collaborateur/trice est recueilli par le biais de la signature de la fiche individuelle prévue à cet effet (Annexe 4). Le contrat d’équipe est annexé à la fiche individuelle.

En cas de télétravail occasionnel, le/la collaborateur/trice formule sa demande de journée ou de demi-journée télétravaillée par mail auprès de son/sa manager dans un délai raisonnable. En cas de refus du/de la manager, celui-ci doit être motivé.

Réciproquement, le/la collaborateur/trice peut initier la demande de télétravail. Il/Elle formule sa demande par écrit auprès de son/sa manager, lequel/laquelle dispose d’un délai d’un mois pour lui faire part de son acceptation ou refus. En cas de refus du/de la manager, celui-ci doit être motivé.

8. Engagements réciproques

Les Laboratoires Expanscience rappellent que la relation entre le/la manager et le télétravailleur doit être fondée sur la confiance, le dialogue et la transparence. La réussite du télétravail repose sur un engagement de chacun : collaborateur(trice), manager et équipe.

Pour des raisons évidentes de coordination et de communication, le lien entre l’employeur et le/la collaborateur/trice doit être maintenu. En conséquence, il ne peut être dérogé au socle commun de jours en présentiels.

Le management s’assurera des modalités de vie collective des équipes en intégrant tous les collaborateurs/trices en télétravail.

A ce titre, il est précisé que le/la manager peut demander au collaborateur d’être présent un jour normalement télétravaillé dès lors que cette demande est justifiée par l’intérêt de l’entreprise et son bon fonctionnement. Dans ce cas, le/la collaborateur/trice devra en être informé(e) au minimum la veille.

Le/la manager veillera à assurer un contact régulier avec les membres de son équipe et à la communication des informations nécessaires à l’exécution de sa mission. Il/Elle fera un point régulier avec chaque télétravailleur sur la bonne exécution de sa mission et l’atteinte de ses objectifs.

Le/la manager détermine les modalités d’organisation du télétravail au sein de son département, en tenant compte des impératifs liés au bon fonctionnement du service et des souhaits des collaborateurs/trices.

Notamment, le/la manager fixe les plages de disponibilité pendant lesquelles le/la collaborateur/trice doit demeurer joignable. Ces plages peuvent être modifiées sur une journée avec l’accord du/de la manager en amont et en cas de circonstances exceptionnelles.

En l’absence de formalisation, les plages de disponibilités devront respecter l’horaire collectif de travail en vigueur au sein de l’établissement de rattachement conformément à nos accords collectifs.

Le télétravail est subordonné à l’atteinte des mêmes niveaux de performance et de productivité que le travail sur site. En conséquence, le/la collaborateur/trice veille à maintenir le même niveau de performance et de productivité que lorsqu’il/elle travaille sur site.

En cas de changement de fonction, la situation de télétravail pourra être amenée à évoluer afin de tenir compte du contrat de l’équipe intégrée par le/la collaborateur/trice.

En cas de changement de manager, les conditions de télétravail pourront être aménagées, notamment pour tenir compte d’un éventuel nouveau contrat d’équipe, dans le respect des dispositions du présent accord, sans que le principe même du télétravail puisse être remis en cause.

9. Période d’adaptation

Les Parties précise que le télétravailleur sera soumis à une période dite d’adaptation d’une durée de 2 mois à compter :

• De la date de mise en œuvre du télétravail dans le cadre d’un recrutement ;

• En cas de mobilité interne, de la date de mobilité effective.

Cette période d'adaptation est une période durant laquelle :

• Chacune des parties peut mettre un terme au télétravail en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires ;

• Le télétravailleur s’assure que les modalités de travail définies par le contrat d’équipe lui conviennent ;

• Le/la manager s’assure que le passage en télétravail du/de la collaborateur/trice n’a pas d’impact négatif sur le bon fonctionnement de l’entreprise, de l’équipe ou encore de la performance du/de la collaborateur/trice.

A l’issue de cette période, un entretien est réalisé entre le/la collaborateur/trice et son/sa manager pour que les parties décident conjointement de la poursuite ou non du télétravail.

A défaut de poursuite du télétravail, le télétravailleur retrouve ses modalités d’organisation de travail initiales.

10. Réversibilité du télétravail

Le télétravail a un caractère réversible et il peut y être mis fin, à tout moment, à l’initiative du/de la collaborateur/trice ou du/de la manager notamment lorsque les conditions d’éligibilité ne sont plus remplies.

Ainsi, à la demande de l’une ou l’autre des parties, formalisée par écrit (courriel ou lettre simple ou recommandée), l’organisation en télétravail peut s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de 15 jours.

La réversibilité implique un retour du salarié sur son poste de travail dans les locaux de l’entreprise, sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail.

11. Suspension temporaire du télétravail

Le/la manager pourra suspendre le télétravail, sur une période définie, totalement ou partiellement (1 ou plusieurs jours par semaine), au motif de la non-compatibilité d’une mission à venir du/de la collaborateur/trice ; cette mission ne pouvant s’effectuer totalement ou partiellement en télétravail.

La décision de suspension devra faire l’objet d’une notification par mail au minimum 7 jours avant sa prise d’effet. En cas de situation urgente, le/la collaborateur/trice en sera informé au plus tard la veille. La notification devra faire mention de la durée de ladite suspension.

Chapitre 4 : Protection et droits du télétravailleur

12. Vie privée

Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée.

Pour cela, il/elle ne pourra être contacté(e), sauf urgence ou situation exceptionnelle, en dehors du cadre fixé par le/la manager après discussion avec le/la collaborateur/trice tel que rappelé à l’article 8 du présent accord.

Le télétravailleur doit être informé personnellement des moyens de contrôle ou de surveillance qui pourraient être mis en place, après consultation des instances représentatives du personnel.

13. Egalité de traitement

L’activité demandée au télétravailleur est équivalente à celle des collaborateurs/trices en situation comparable travaillant dans les locaux des Laboratoires Expanscience. A ce titre, il/elle doit être joignable et en mesure de répondre dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise, y compris en cas d’urgence, tout en prenant en compte les souplesses d’organisation que permet le télétravail.

L’UES Laboratoires Expanscience s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement d’appartenance du/de la collaborateur/trice.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont identiques à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’entreprise.

Il est également entendu que, pendant les suspensions de contrat (maladie, congés…), le/la collaborateur/trice habituellement en télétravail ne pourra pas travailler de son domicile.

Le télétravailleur, lorsqu’il/elle se rend ponctuellement dans les locaux de l’entreprise, dispose des mêmes droits et se voit appliquer les mêmes règles que les autres collaborateurs/trices exerçant la même activité. A ce titre, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que les collaborateurs/trices présents sur site en matière de prise en charge des frais de restauration.

Le télétravailleur dispose également des mêmes droits collectifs que les collaborateurs/trices qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne leurs relations avec les représentants du personnel, l’accès aux informations syndicales, les intranets syndicaux… Il/Elle bénéficie des mêmes droits d’éligibilité et de participation aux élections des représentants du personnel.

Le télétravailleur doit bénéficier d’une information équivalente à celle des collaborateurs/trices travaillant dans les locaux de l’employeur. A ce titre, les Laboratoires Expanscience rappellent que les collaborateurs/trices, par le biais de l’intranet, ont accès à l’ensemble des documents faisant l’objet d’une obligation d’information, aux accords collectifs applicables ainsi qu’aux informations relatives aux différentes instances représentatives du personnel.

Il est également précisé que les collaborateurs/trices à temps partiel bénéficient des mêmes droits que les collaborateurs/trices à temps plein concernant les conditions d’accès, d’exercice et d’indemnisation du télétravail.

14. Suivi du temps et de la charge de travail

Il est rappelé que le/la collaborateur/trice en télétravail est soumis aux dispositions conventionnelles applicables dans l’entreprise, et notamment aux accords collectifs relatif au temps de travail.

Le télétravail ne modifie pas la durée du travail des collaborateurs/trices, qui demeure définie par les dispositions applicables au sein de chaque établissement ainsi que par le contrat de travail.

Il est rappelé que l’ensemble des télétravailleurs devra en toutes circonstances respecter les temps de repos légaux obligatoires suivant :

• 11 heures par jour ;

• 35 heures consécutives par semaine.

En outre les télétravailleurs soumis au décompte horaire de leur temps de travail devront respecter les durées maximales légales suivantes :

• 10 heures de travail effectif par jour ;

• 48 heures de travail effectif par semaine ;

• 44 heures de travail effectif sur une période de 12 semaines.

Le télétravailleur est par ailleurs sensibilisé sur le droit à la déconnexion tel que mentionné dans l’accord QVCT signé le 28 juillet 2023.

Les Laboratoires Expanscience rappellent que le travail à distance ne doit pas avoir pour effet d’augmenter la charge de travail habituelle du/de la collaborateur/trice ou de compromettre la bonne exécution du travail.

Le/la collaborateur/trice et son/sa manager veilleront tous deux à communiquer régulièrement sur la charge de travail, notamment lors des one-to-one et lors de l’entretien annuel de performance.

Le/la collaborateur/trice, devra, en outre, contacter son supérieur hiérarchique sans délai en cas de difficulté de réalisation des travaux qui lui sont confiés, afin d’identifier avec son/sa manager les moyens de les résoudre.

En cas de constat par le/la manager ou le/la collaborateur/trice d’une charge de travail conséquente, un plan d’action sera mis en œuvre par le/la manager avec le soutien, sur demande et si nécessaire, du HRBP (RH de proximité) afin d’aider le/la collaborateur/trice dans la réalisation de ses missions.

15. Allocation forfaitaire de remboursement de frais

Afin de compenser les dépenses liées à la réalisation du travail à distance, une allocation forfaitaire mensuelle est versée aux télétravailleurs dans les conditions et limites suivantes :

• 2,60 euros par jour télétravaillé ;

• Dans la limite de 10 euros par mois.

Il est expressément convenu entre les Parties que cette allocation intègre la prise en charge des frais fixes et variables engagés par le/la collaborateur/trice dans le cadre du télétravail.

Cette allocation n’entrera pas dans l’assiette de calcul de la rémunération variable.

Tous les collaborateurs/trices en situation de télétravail, régulier ou occasionnel, sont bénéficiaires de cette allocation.

Pour pouvoir en bénéficier, les collaborateurs/trices sont tenus de rentrer les journées ou demi-journées télétravaillées dans l’outil (E-RH).

Les montants respectant les tolérances fixées par l’URSSAF, l’allocation forfaitaire sera intégralement exonérée de charges sociales. Elle est également exonérée d’impôt sur le revenu.

Le montant de l’allocation forfaitaire mensuelle prévu au présent article est identique que le/la collaborateur/trice soit à temps plein ou à temps partiel et ne dépend que du nombre de jours de télétravail dans le mois ainsi que de la déclaration par le/la collaborateur/trice de sa journée ou demi-journée télétravaillée dans l’outil.

16. Frais de transport domicile/lieu de travail

16.1 Abonnement au frais de transports publics et déplacements professionnels

Les collaborateurs/trices bénéficient, pendant les jours durant lesquels ils se déplacent au sein des locaux des Laboratoires Expanscience, du même régime de prise en charge des frais de transports en commun que celui accordé aux collaborateurs/trices qui se déplacent tous les jours au sein de ces mêmes locaux.

Ils bénéficient donc de la prise en charge de leur abonnement aux transports en commun dans des conditions identiques à tous les collaborateurs/trices des Laboratoires Expanscience.

Les déplacements professionnels restent indemnisés suivant les conditions définies par la politique de l’entreprise.

Les Laboratoires Expanscience précisent que, lorsque le télétravail à partir d’un lieu différent du domicile habituel au sens de l’article 2 du présent accord a été autorisé par le/la manager, les frais lieu de télétravail autorisé/locaux de l’entreprise occasionnés par une demande du/de la manager de revenir sur site aux fins de réalisation d’une mission nécessitant la présence du/de la collaborateur/trice sont à la charge des Laboratoires Expanscience.

16.2 Carte SNCF (TGV,TER…)

La prise en charge de 50 % des frais d’abonnement à un transport collectif de voyageurs est une obligation de l’employeur permettant la prise en charge de 50 % des frais de déplacement entre le lieu de résidence habituelle du salarié et son lieu de travail. Cette prise en charge vise à financer le trajet quotidien réalisé par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail depuis sa résidence habituelle.

Les Laboratoires Expanscience rappellent que la notion de résidence habituelle doit s’entendre du lieu où le salarié réside pendant les jours travaillés.

Les Laboratoires Expanscience entendent toutefois rappeler leur attachement inconditionnel :

• au principe d’égalité permettant de traiter de la même manière les salariés placés dans la même situation ;

• au libre, choix de fixation du domicile des salariés de l’entreprise.

Dès lors, les salariés sont tous placés dans une même situation au regard des obligations imposées par l’entreprise, ils peuvent tous choisir le lieu où il réside.

Dans ces conditions, compte tenu du principe d’égalité de traitement rappelé, le choix personnel d’un salarié d’établir son domicile ne saurait permettre d’imposer à l’entreprise des obligations différentes ou un traitement plus favorable résultant des seuls choix individuels faits par les salariés.

C’est pourquoi l’entreprise prend en charge les frais de déplacement domicile travail sur la base des cartes SNCF. La prise en charge est alors suffisamment importante pour permettre à chacun de fixer son domicile en toute liberté tout en assurant effectivement l'égalité de traitement entre chaque salarié.

16.3 Prime de transport

Les jours de télétravail n’entrainant pas de transport ne donnent pas droit à la prime de transport hormis en cas d’abonnement de transport en commun.

17. Charte d’utilisation des systèmes d’information

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles fixées par la Charte d’utilisation des systèmes d’information de mars 2022 et notamment les 10 points clés suivants :

• Protéger ses données professionnelles : Stocker ses données professionnelles sur le réseau ou le OneDrive de l’entreprise ;

• Verrouiller sa session : Ne jamais laisser sa session ouverte sans surveillance (quel que soit le lieu, même pour quelques minutes) et éteindre son poste de travail chaque soir ;

• Protéger ses mots de passe : Utiliser des mots de passe complexes, les changer régulièrement et les garder secrets (ne pas les noter) ;

• Être vigilant(e) vis-à-vis des mails reçus : Bien vérifier l’émetteur et ne pas ouvrir les pièces jointes ni les liens reçus de l’extérieur quand l’émetteur du mail est inconnu ou suspect ;

• Protéger ses équipements professionnels : Ne pas prêter les équipements confiés par l’entreprise ni modifier leur configuration ;

• Protéger les systèmes d’information de l’entreprise : Ne pas connecter ni utiliser d’équipements non fournis par l’entreprise (ex. : PC / téléphone personnel, clé USB) pour accéder aux systèmes d’information de l’entreprise sans autorisation de la DSI ;

• Utiliser Internet de manière responsable : Avoir une utilisation responsable d’Internet (sites de confiance, utilisation raisonnable de la bande passante) ;

• Informer de son absence : Mettre en place un message d’absence en cas de congé ou indisponibilité ;

• Alerter la DSI : Contacter la DSI en cas de problème / question / perte ou vol (équipements / identifiants) ;

• Droit à la déconnexion : avoir le droit de ne pas être connecté et de ne pas être sollicité pendant les temps de repos et de congés.

La Charte est accessible par le biais de l’intranet.

Au-delà, le télétravailleur s’engage à adopter les 8 gestes clés pour un usage responsable du numérique visant à :

• Prolonger la durée de vie des équipements ;

• Limiter la consommation électrique ;

• Rationaliser l’usage des e-mails ;

• Choisir le bon mode de connexion ;

• Surfer responsable ;

• Limiter et optimiser les impressions ;

• Faire du ménage dans les données ;

• Favoriser l’éco-conception.

Le Guide est accessible par le biais de l’intranet.

18. Equipements de travail

18.1 Principes généraux

Le télétravailleur assure la conformité des installations électriques de son domicile et de son lieu de travail et certifie ladite conformité auprès de son/sa HRBP.

18.2 Equipements des télétravailleurs

Le matériel et les équipements listés ci-dessous sont fournis par l’entreprise, sous réserve de la conformité des installations électriques et des accès à distance du lieu de télétravail du salarié :

• Un ordinateur portable comportant la configuration minimale (logiciels…). L’entreprise fournira un portable dans l’hypothèse où le/la salarié(e) n’en serait pas déjà équipé(e) dans les locaux de l’entreprise,

• Accès à distance via le VPN.

L’entreprise ne financera pas d’installation spécifique puisqu’il s’agit d’un prérequis.

Le matériel fourni par l’entreprise restera l’entière propriété des Laboratoires Expanscience.

Par ailleurs, tout/te collaborateur/trice en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise et leur confidentialité.

Le/la collaborateur/trice s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés par les Laboratoires Expanscience.

En cas de problèmes techniques, relatifs aux ordinateurs ou aux logiciels informatiques installés par l’entreprise, les collaborateurs/trices contactent le Helpdesk au 02 37 20 36 36 ou par mail helpdesk@expanscience.com, du lundi au vendredi de 8h30 à 19h30, pour toute demande d’Assistant(e) technique.

18.3 Participation aux frais d’équipement des télétravailleurs réguliers

Une participation aux frais d’acquisition de matériel contribuant à de meilleures conditions de télétravail est attribuée aux collaborateurs/trices ayant une pratique régulière de télétravail.

Pour pouvoir en bénéficier, il est nécessaire d’être en contrat à durée indéterminée et de ne pas être en période d’essai ou en préavis de rupture de son contrat.

Cette participation financière est mobilisable tous les 3 ans. Son montant, au réel plafonné est de :

• 200 euros TTC; 

• 300 euros TTC pour les collaborateurs/trices en situation de handicap (RQTH).

Le budget ainsi alloué permet d’acheter un écran d’ordinateur, une chaise ou encore du matériel ergonomique (clavier, souris, tapis de souris, repose-pied…).

Le remboursement du matériel se fera sur transmission du justificatif afférent (facture) dans NOTILUS.

Les consommables (cartouche d’encre, papier, fournitures diverses – stylo, cahier, Stabilo…) sont exclus du budget. Ils sont à prendre directement au sein des bureaux des Laboratoires Expanscience concernant les petites fournitures.

19. Santé et sécurité

Conformément aux dispositions de l’article L.4122-1 du Code du Travail et au même titre que les collaborateurs/trices qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, le télétravailleur est tenu de prendre soin de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail.

Le télétravailleur atteste de la fiabilité des circuits électriques et la conformité aux normes de sécurité des installations et de l’équipement de son poste de travail à domicile. A ce titre, il devra fournir à son/sa HRBP une attestation sur l’honneur.

Conformément à la législation en vigueur, l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Le/la manager veillera à assurer un contact régulier avec chaque collaborateur/trice en situation de travail à distance, qui ne doit pas constituer un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions. Les moments conviviaux et informels avec les équipes travaillant à distance étant primordiaux pour la préservation du collectif, la création de liens, la lutte contre l’isolement et plus largement la prévention des risques psychosociaux.

Le/la collaborateur/trice, également acteur/trice de son intégration, devra veiller à ne pas s’isoler et à garder le lien avec les membres de son équipe.

Une attention particulière sera apportée aux conditions de travail des collaborateurs/trices en situation de handicap réalisant leurs missions en télétravail. A ce titre, il est prévu qu’un entretien annuel avec le référent handicap puisse se tenir à la demande du/de la collaborateur/trice afin notamment de prévenir les risques liés à l’isolement et faire le point sur la compatibilité de la situation de handicap avec les conditions de travail.

En cas d’épisode de pollution tel que mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement, le télétravail pourra être aménagé sur demande du / de la collaborateur et acceptation du/de la manager.

20. Accès renforcé au télétravail

Les collaborateurs/trices :

• Présentant un handicap (RQTH) ;

• En état de grossesse ;

• Aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche gravement malade ou présentant un handicap ;

Bénéficient de modalités d’accès renforcées au télétravail.

Les collaborateurs/trices se trouvant dans l’une des situations susvisées peut formuler une demande de télétravail renforcée auprès de son/sa manager ainsi que de son/sa HRBP.

La demande doit être accompagnée de tout justificatif permettant au/à la manager ainsi qu’au/à la HRBP de se prononcer sur la demande du/de la collaborateur/trice.

L’ensemble des Parties prenantes s’accorderont sur les modalités du télétravail (rythme de télétravail, nombre de jours de présence sur site, durée de la mesure, etc.) lesquelles pourront donc être différentes de celles initialement fixées par le contrat d’équipe.

Le refus de faire droit à la demande du/de la collaborateur/trice doit être motivé.

Les aménagements de poste et d’organisation du travail peuvent également résulter d’une préconisation du médecin du travail.

21. Assurances

Le télétravailleur s’engage d’une part, à informer son assureur de l’exercice de ses fonctions à domicile et d’autre part, à fournir à son/sa HRBP une copie de l’attestation de souscription d’une assurance Multi risques habitation incluant la responsabilité civile.

Les Laboratoires Expanscience ont souscrit des polices d’assurance incluant les garanties suivantes :

• Dommages aux biens : couverture des dommages accidentels qui pourraient toucher le matériel mis à disposition des collaborateurs/trices, en cas d’incendie, d’inondation, de bris ou de vol ;

• Responsabilité civile générale et professionnelle : couvrant les conséquences pécuniaires de la responsabilité que le/la collaborateur/trice peut encourir dans le cadre des activités de bureau en télétravail, dans le cas où celle-ci viendrait à être recherchée du fait de dommages corporels, matériels ou immatériels causés à des tiers.

Chapitre 5 : Dispositions finales

22. Suivi de l’accord

Le suivi de l’accord sur le télétravail sera réalisé au niveau de l’UES Laboratoires Expanscience en CCSE.

23. Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur sous réserve de l’accomplissement des modalités de dépôt prévues ci-après, à compter de sa date de signature.

Les Parties conviennent que la mise en place du contrat d’équipe se fera progressivement, équipe par équipe sur l’année 2023 et le premier semestre 2024.

Dans l’attente de la mise en place du contrat d’équipe, les collaborateurs/trices demeuront soumis aux modalités de télétravail telles que prévues par l’accord collectif télétravail du 29 octobre 2021.

Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision, à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5 et L 2261-7-1 du Code du travail.

Formalités de dépôt

Dans le cadre de la démarche environnementale et de la digitalisation des processus de l’UES, les parties conviennent de procéder à la signature du présent avenant par voie électronique (Docusign). Il est rappelé que la signature électronique confère la même valeur légale que la signature manuscrite et procure ainsi force obligatoire au présent accord.

Le présent accord, signé des Parties, fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme teleaccords.travail-gouv.fr.

Une version anonymisée sera transmise selon les mêmes modalités en vue de sa publication sur Légifrance.

Un exemplaire signé sera également adressé au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Chaque organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise recevra, sans délai et par remise en main propre contre décharge.

Le présent accord est diffusé sur l’intranet pour sa communication avec le personnel.

Fait à Courbevoie, le 28 juillet 2023

En 7 exemplaires.

Pour l’UES Laboratoires EXPANSCIENCE

Le Président du Directoire

[…]

Pour la C.G.T. Pour la C.F.D.T.

[…] […]

Pour l’U.N.S.A.

[…]

Annexe 1 – Liste des postes éligibles

Les postes figurant dans le tableau ci-dessous sont considérés comme non éligibles au télétravail :

Direction	Direction Niv. 2	Direction Niv. 3	Libellé emploi contractuel
DGRD	DNV FRANCE	- -	DIR REGIONAL
DGRD	DNV FRANCE	DIR APM R1	ATTACHE PROMOTION MEDICALE
DGRD	DNV FRANCE	DIR DDFM R1	DELEGUE DVPT FORMATION MERCH
DGRD	DNV FRANCE	DIR DP R1	DELEGUE PHARMACEUTIQUE

Les postes ne figurant pas dans le tableau ci-dessus sont considérés comme éligibles au télétravail.

Annexe 2 – Formulaire « Critères de construction du contrat d’équipe »

Annexe 3 – Formulaire “Contrat d’équipe”

Annexe 4 – Fiche individuelle

FICHE INDIVIDUELLE “TELETRAVAIL”

PERSONNE CONCERNEE
Nom et Prénom
Fonction
Direction
Manager N+1
Manager N+2

MODALITÉ DE TÉLÉTRAVAIL1
Télétravail régulier :	Télétravail occasionnel :
Lieu du Télétravail :
ENGAGEMENTS ET ATTESTATION SUR L’HONNEUR2

Le/la collaborateur(trice) atteste sur l’honneur disposer :

• D’une assurance multirisque habitation couvrant l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail ;

• D’une connexion internet à haut débit ;

• D’un lieu de télétravail ergonomique équipé d’installations électriques conformes à la réglementation en vigueur et lui permettant d’exercer son activité dans des conditions respectueuses de sa santé et de sa sécurité ;

Le/la collaborateur(trice) s’engage à :

• Utiliser le matériel informatique qui lui est confié dans le respect des règles de sécurité informatique en vigueur, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise et leur confidentialité ;

  • En particulier, à ne pas transmettre à des tiers les fichiers informatiques réalisés ou qui lui sont communiqués dans le cadre de son travail et à ne pas conserver au domicile des documents professionnels à caractère confidentiel ;

  • Plus globalement, à respecter la Charte Informatique en vigueur.

• Demeurer disponible sur les plages horaires convenues avec son/sa manager

• Respecter, de manière générale, les temps de travail autorisés et le droit à la déconnexion.
  

MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Date de réception de la demande :
Etude de faisabilité (N+1/N+2) Date :	Acceptée
	Refusée	Renseigner les motifs de refus ci-dessous
Motifs de refus En cas de refus de la demande de télétravail, préciser les motifs : N’appartient pas à une catégorie éligible au télétravail Nécessite une utilisation d’équipements qui ne peuvent être installés sur le lieu de télétravail ou qui ne sont pas pris en charge par l’entreprise Nécessite une présence physique (y/c. transfert de charge de travail et la synergie) Le travail s’effectue sur des documents papier ou des bases de données sécurisées dont l’accès n’est pas possible à distance pour des raisons de confidentialité et de sécurité Poste nécessitant des règles de sécurité ou des contraintes techniques liées au lieu de télétravail du salarié L’autonomie du salarié est insuffisante Autres (à préciser) :

SIGNATURE

Les parties confirment avoir pris connaissance et s’engagent à respecter :

• L’ensemble des engagements réciproques inhérents au télétravail, contenus dans le présent document ainsi que dans l’accord collectif relatif au télétravail en vigueur au sein de l’entreprise ;

• Le contrat d’équipe annexé à la présente fiche individuelle 

Collaborateur Nom / date / signature : ________________	N+1 Nom / date / signature : ________________
N+2 Nom / date / signature : ________________	RH en charge du dossier Nom / date / signature : ________________

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1. Avant tout passage en télétravail, le/la collaborateur(trice) et le/la manager ont vérifié que le poste est éligible au télétravail au sens de l’accord télétravail. Le télétravail a un caractère réversible. Il peut y être mis fin, à tout moment, à l’initiative des parties.↩

2. Pièce à fournir (A joindre à la présente demande) :

   Attestation d’assurance habitation faisant apparaître une clause particulière prenant en compte l’activité de télétravail au domicile indiqué dans le présent formulaire 

   Epernon : attestation d’abonnement aux transports en commun (mensuelle ou annuelle)↩