Accord d'entreprise "Accord de mise en place du télétravail" chez MAXI MAXI JEUX GIRLS VANILLY NEWMERIC - BAUER MEDIA FRANCE (Siège)

Accord de mise en place du télétravail

Entre :

• La société BAUER MEDIA France SCS

Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 333 110 708

Sise 7, rue Watt 75013 Paris

Représentée par M…………………….., son Gérant,

Ci-après la société

D’une part

• La Délégation du personnel de la société Bauer Media France

au Comité Social et Economique,

plus particulièrement les Délégués titulaires,

Ci-après le CSE

D’autre part

Ensemble les Parties

INTRODUCTION

Les Parties ont évoqué ensemble l’opportunité de rendre possible au sein de la société la pratique du télétravail un ou deux jours par semaine, sur libre demande de chaque collaborateur, pérennisant ainsi le télétravail institué par la société pour ses collaborateurs dans le cadre de la crise sanitaire nationale liée à l’épidémie covid 19 sévissant depuis 2020.

Les Parties reconnaissent également que le télétravail est un mode d’organisation du travail devant constituer un avantage réciproque : au bénéfice des collaborateurs volontaires d’une part, et celui de la société d’autre part.

L’objectif du présent accord est en effet de :

• augmenter la qualité des conditions de travail et l’équilibre vie privée/vie professionnelle des collaborateurs souhaitant adopter le télétravail,

• favoriser de ce fait les performances individuelles et le bien-être au travail de ces collaborateurs, et de l’équipe à laquelle ils appartiennent, dans l’exercice de leur mission pour la société.

Plus généralement les Parties s’accordent sur l’intérêt de tester cette nouvelle forme de travail à compter de 2022, tout en limitant cette mise en place à une première période d’observation de deux ans.

En effet, au-delà des considérations techniques, les Parties sont conscientes que le succès du télétravail au sein de la société résulte de multiples indicateurs :

• la nature des missions accomplies en télétravail

• les motivations individuelles du collaborateur en télétravail

• la relation au reste de l’équipe et interservices

• son autonomie maîtrisée et sa performance en télétravail

• l’implication du responsable du collaborateur en télétravail pour l’y accompagner

• le niveau d’échange et de confiance mutuelle entre le collaborateur et la société

• l’écoute par la société des besoins exprimés par le collaborateur

qui sont chacun essentiel à la mise en œuvre du télétravail.

C’est ainsi qu’au vu des éléments rappelés ci-dessus, il est convenu ce qui suit :

Article 1 – Champs d’application

Le télétravail se définit comme l’organisation de l’exercice d’une fonction professionnelle dans laquelle une mission habituellement exécutée dans les locaux de la société est effectuée par un collaborateur hors de ces locaux, à son domicile, de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l’information.

Au sens du présent accord on entend comme « domicile » la résidence habituelle du collaborateur en semaine à partir de laquelle il se rend sur son lieu de travail.

Le présent accord exclut les situations exceptionnelles ou d’urgence, où le collaborateur exerce occasionnellement son travail à son domicile ou ailleurs avec l’accord formel et préalable de sa hiérarchie et de la société (grève des transports, dégradation climatique, menace d’épidémie, situation de pandémie). Ces situations seront traitées en conformité avec les dispositions légales et réglementaires en vigueur au moment de leur survenance.

Ne sont pas visées non plus par le présent accord les situations pour lesquelles l’organisation du télétravail résulte d’une recommandation de la médecine du travail compétente dans le cadre d’un avis d’aptitude mentionnant cette réserve.

Dans ces situations conjoncturelles, le collaborateur n’est pas considéré comme un télétravailleur à domicile au sens du présent accord et les dispositions de ce dernier ne lui sont pas applicables sauf pour ce qui concerne le respect des obligations individuelles de base en télétravail (ci-après Annexe 1).

Article 2 – Bénéficiaires

Les Parties s’accordent à considérer que le télétravail à domicile ne peut être déployé de la même façon auprès de tous les métiers, qu’il s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique, ainsi que la capacité du télétravailleur à exercer son activité à domicile.

L’accès au télétravail reste subordonné à des conditions de faisabilité technique et organisationnelle, à l’accord du responsable hiérarchique qui doit s’assurer de la bonne organisation personnelle et excellente motivation du collaborateur, ainsi que du bon fonctionnement de son service.

C’est pourquoi le présent accord s’appliquera aux collaborateurs de la société ayant la capacité et la volonté, avec l’accord de leur responsable, de travailler de manière autonome et régulière à distance,

et ne pourra s’appliquer aux :

• collaborateurs dont la présence quotidienne sur site est indispensable ;

• collaborateurs dont les conditions et environnement de travail ne peuvent être reproduits en tout ou partie à domicile (applications particulières, équipement spécifique,…) ;

• alternants (contrat d’apprentissage, de professionnalisation …) et des stagiaires puisque leur présence dans une communauté de travail constitue un élément indispensable de leur apprentissage étudiant.

Une attention particulière sera apportée aux demandes de télétravail formulées dans chaque service dans le cadre du présent accord, par les collaborateurs âgés de 55 ans et plus, aux femmes enceintes, ainsi qu’aux collaborateurs ayant un temps de transport (domicile-travail) supérieur à 2 heures A/R par jour.

La société se réserve le droit de contrôler le temps ainsi déclaré.

Toute évolution de fonction au sein d’un autre service de la société ou changement de responsable hiérarchique au sein d'un même service, met automatiquement un terme au télétravail du ou des collaborateurs.

Le collaborateur qui souhaiterait bénéficier de ce dispositif dans le cadre de son nouveau poste ou avec son nouveau responsable devra présenter une nouvelle demande, dans les conditions fixées à l’article 3 ci-après.

Article 3 – Principe du volontariat

Le télétravail à domicile revêt un caractère optionnel et volontaire. Il ne peut être imposé au collaborateur et réciproquement ne peut être obtenu par le collaborateur sans l’accord de son responsable hiérarchique.

3.1 Demande de télétravail

Le collaborateur souhaitant opter pour le télétravail adresse sa demande par écrit à son responsable hiérarchique, avec copie au Service des Ressources Humaines (rh@bauermedia.fr).

Cette première étape de demande écrite intervient en amont de l’entretien avec le responsable hiérarchique.

Dans cet écrit, le collaborateur :

• précise le ou les jour(s) souhaité(s) en télétravail et la date de prise d’effet envisagée, cette date ne pouvant, en principe, intervenir moins d’un mois après la demande, étant relevé que la mise en place des outils nécessaires au télétravail pourra, le cas échéant, en raison de difficultés techniques particulières, être plus longue. Cette date correspond toujours au 1^er jour d’un mois civil ;

• atteste disposer à son domicile d’un espace et mobilier appropriés à l’exercice de son activité professionnelle, dans le respect des conditions de sécurité, hygiène et santé au travail ;

• atteste disposer d’une ligne internet haut débit sur abonnement au moins annuel au fournisseur d’accès internet ;

• justifie de la souscription d’une assurance multirisque habitation couvrant le lieu du télétravail. A cette fin, le collaborateur fournit annuellement et/ou sur demande du Service des Ressources Humaines une attestation d’assurance multirisque habitation couvrant l’exercice de son activité professionnelle à domicile.

3.2 Examen de la demande

La demande est examinée par le responsable hiérarchique qui dispose d’un délai de réflexion préalable de quinze jours calendaires.

Un entretien tripartite est ensuite organisé par le service Ressources Humaines avisé par le responsable hiérarchique que sa réflexion est aboutie.

Cet entretien a pour objet la prise de décision en commun et si le télétravail est institué la définition du ou des deux jours hebdomadaires, ainsi que le nombre de semaines par mois, et les modalités particulières de télétravail en lien avec la fonction exercée par le collaborateur.

Si un grand nombre de demandes télétravail existent au sein d’une même équipe pouvant nuire à son bon fonctionnement global, le responsable hiérarchique pourra arbitrer l’acceptation du télétravail voire le choix du ou des jours entre les différents collaborateurs volontaires, lors de la mise en œuvre du présent accord ainsi qu’en cours d’année au fur et à mesure de l’arrivée d’éventuels nouveaux collaborateurs dans l’équipe.

Les critères des nécessités de service, des situations personnelles des différents collaborateurs du service et leur temps de trajet quotidien aller/retour entreront en ligne de compte pour la décision. Cette organisation relève de la seule responsabilité du responsable hiérarchique.

3.3 Lettre-avenant à contrat de travail

Une lettre-avenant de télétravail est ensuite rédigée par le Service Ressources Humaines, adressée au collaborateur avec copie responsable hiérarchique reprenant les décisions prises, pour être signée entre le collaborateur et la société.

Cette lettre-avenant mentionne obligatoirement :

• l’adresse du lieu de travail ;

• le matériel mis à disposition du collaborateur et les conditions d’utilisation de celui-ci ;

• les modalités d’exécution du télétravail (la répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés à domicile, les plages horaires durant lesquelles le collaborateur doit pouvoir être disponible et joignable) ;

• la durée de la période d’adaptation probatoire;

• les règles et conditions de réversibilité du télétravail ;

• le rappel des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et de déontologie.

• un guide des bonnes pratiques en télétravail (Annexe 1).

Le collaborateur s’engage à aviser le Service des Ressources humaines, par écrit, de tout déménagement impliquant un changement d’adresse du lieu de télétravail.

Article 4 – Engagements réciproques

Le collaborateur en télétravail s’engage à rester impliqué dans la vie de l’entreprise, à conserver les interactions avec sa hiérarchie et ses collègues de travail et à poursuivre sa mission professionnelle avec la même implication qu’un travail en présentiel dans les locaux.

Le collaborateur en télétravail assistera aux réunions, rendez-vous clients, partenaires, fournisseurs, tiers, aux manifestations collectives (séminaires, salons professionnels…) où sa présence sera nécessaire ainsi qu’aux formations en présentiel dont il pourrait bénéficier dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle.

Afin de préserver la santé psycho-sociale du collaborateur et prévenir les risques liés à l’isolement, la société et le responsable hiérarchique veilleront de leur côté à assurer un contact régulier avec le collaborateur en télétravail, à lui communiquer les informations nécessaires à la bonne exécution de sa mission et à maintenir la bonne cohésion sociale de l’ensemble de l’équipe.

Article 5 – Conditions de mise en œuvre du télétravail à domicile

5.2 Egalité de fonctionnement distanciel/présentiel

Pour chaque collaborateur, les horaires et modalités de travail sont établis sur des bases comparables à celles d’un travail accompli en présentiel dans les locaux.

Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel, l’amplitude de travail effectif applicable en présentiel (pauses déjeuners notamment), le strict respect par le collaborateur et son responsable hiérarchique des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, et plus généralement du droit à la déconnexion.

Les résultats attendus du collaborateur en situation de télétravail sont équivalents à ceux attendus en présentiel.

La société, au regard de sa culture d’entreprise et des usages pratiqués en présentiel jusqu’à aujourd’hui décide de ne pas mettre en place des outils de contrôle et de surveillance spécifiques au télétravail.

Un point sera effectué entre le responsable hiérarchique et le collaborateur en télétravail lors de chaque entretien annuel d’évaluation afin de :

- valider que l’exercice de l’activité professionnelle du collaborateur en télétravail répond aux attentes de la société, et que,

- le suivi d’activité se déroule dans des conditions identiques à celles s’opérant sur site en présentiel.

5.3 Période d’adaptation

La période d’adaptation permet au collaborateur ainsi qu’à son responsable hiérarchique d’expérimenter cette forme d’organisation du travail et de s’assurer qu’elle correspond à leurs besoins et attentes.

Durant les trois premiers mois, le collaborateur peut par conséquent décider, sans avoir à motiver sa décision, de mettre un terme au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de quinze jours calendaires, sauf accord avec son responsable hiérarchique pour un délai plus court.

Le collaborateur souhaitant mettre un terme au télétravail au cours de la période d’adaptation en informe son responsable hiérarchique par écrit, ce peut être un message électronique, avec copie au Service des ressources humaines.

5.4 Suspension temporaire

Le collaborateur peut être confronté à des obligations impérieuses notamment personnelles qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail.

De même, des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire la société ou le responsable hiérarchique à requérir la présence du collaborateur dans les locaux de la société.

Dans ce cas, le collaborateur en télétravail ou le responsable hiérarchique peuvent mettre en place une suspension temporaire de la situation de télétravail.

Pour ce faire, la partie qui sollicite cette suspension en informe par courrier électronique l’autre partie, avec en copie le Service des ressources humaines (rh@bauermedia.fr), au moins 5 jours ouvrés avant la date de mise en œuvre de la suspension.

5.5 Suppression ponctuelle

En cas de besoin, les jours télétravaillés pourront être supprimés ponctuellement, à la demande du collaborateur avec l’accord de son responsable hiérarchique ou à la demande de ce dernier pour tenir compte des nécessités du service.

En cas d’impossibilité technique de se connecter sur son poste de travail constatée au commencement de sa journée de télétravail à domicile, le collaborateur sera tenu soit de poser une journée de RTT ou de congé payé, soit de venir en présentiel sans tarder afin d’y exercer son activité professionnelle, après en avoir informé préalablement son responsable hiérarchique par tout moyen (téléphone, mail …).

5.6 Réversibilité

En dehors de la période d’adaptation probatoire, conformément au principe de réversibilité, le collaborateur ou le responsable hiérarchique peuvent décider de mettre fin au télétravail de façon unilatérale, à tout moment et par écrit, moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord entre eux pour un délai plus court.

Le collaborateur devra exposer les motifs qui justifient sa décision (exemples : évolution des missions, modification de la situation familiale, déménagement du domicile, nécessités opérationnelles, respect des engagements spécifiques du télétravail …).

Si la demande émane du responsable hiérarchique, ce dernier reçoit le collaborateur en télétravail pour lui en exposer les motifs en présence du Service des ressources humaines.

Si, après analyse des arguments avancés, ce choix est définitivement validé, la décision sera confirmée au collaborateur par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge valant résiliation de la Lettre-avenant de télétravail précédemment signée.

Article 6 – Maintien de droits individuels et collectifs

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en mission comparable travaillant de façon permanente dans les locaux de l’entreprise. Hormis la Lettre-avenant de mise en place du télétravail, les autres conditions de son contrat de travail avec la société demeurent inchangées.

Le collaborateur en télétravail bénéficie notamment des mêmes règles applicables en matière de rémunération, d’entretiens professionnels, d’évaluations annuelles, de développement de carrière, d’accès à la formation professionnelle, d’accès à la délégation du personnel en CSE et au activités sociales et culturelles proposées par ce dernier.

Article 7 – Formation et assistance du collaborateur en télétravail

7.1 Communication et sensibilisation

Le Service RH s’engage à réfléchir à la mise en place d’actions de communication et de sensibilisation à destination des responsable hiérarchiques et des collaborateurs pour comprendre les enjeux et les atouts du télétravail sous forme d’un exposé des « bonnes pratiques ».

L’objectif est l’aide à l’intégration du télétravail dans la relation quotidienne entre le collaborateur, son responsable hiérarchique, le reste de l’équipe et les collègues en présentiel.

L’action de sensibilisation devra permettre l’appropriation d’outils et de méthodes afin :

• d’aider le collaborateur en télétravail à gérer son temps, planifier, délimiter un cadre de travail et respecter les délais, organiser sa charge de travail, travailler seul à distance mais « savoir rendre compte », définir des modalités d’échanges pertinents et efficaces en lien avec son responsable hiérarchique…

• d’aider le responsable hiérarchique à gérer une équipe à distance, assurer le suivi individuel du collaborateur en télétravail et communiquer avec les outils technologiques adéquats.

7.2 Support Informatique

Le collaborateur volontaire s’engage, préalablement à son passage en télétravail, et à tout moment, à suivre une formation interne technique (connectivité, gestion des document dématérialisés, sauvegardes, communication téléphonique, résolution d’incident etc …) pour l’utilisation des solutions informatiques et de téléphonie, et de façon générale à respecter les consignes du Service Informatique de la société.

Le collaborateur en télétravail bénéficie d’un service d’appui technique, auprès du Service Informatique, tant pour l’installation des outils sur le poste de travail que pour l’utilisation des systèmes mis à sa disposition.

Le collaborateur en télétravail s’engage à utiliser en priorité l’adresse mail support_info@bauermedia.fr pour échanger avec le Service Informatique et à demeurer disponible pendant le télétravail pour toute demande de sa part.

7.3 Guide de bonnes pratiques du télétravail

Il est remis au collaborateur, à l’occasion de son passage en télétravail et signature de la Lettre-avenant à son contrat de travail un guide (Annexe 1), contenant notamment des recommandations et informations sur :

• la définition du télétravail à domicile,

• l’environnement du télétravail,

• l’organisation du travail,

• l’ergonomie du poste de travail (travail sur écran, gestes et postures…),

• la sécurité des données,

• les modes d’emploi des différents outils de communication,

et plus généralement toutes les préconisations requises par la loi et/ou la société qui demeure en toutes circonstances seule décisionnaire de ces bonnes pratiques par les collaborateurs.

Article 8 – Santé et sécurité

8.1 Accident du travail

Les collaborateurs en télétravail bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs.

En cas d’accident du travail, la société doit être immédiatement informée et recevoir dans les délais légaux (24h) tous les éléments d’information nécessaires à la constitution du dossier de déclaration d’accident de travail auprès de la CPAM.

8.2 Relations avec le Médecin du travail

Le collaborateur déclare sa situation de télétravail lors des visites médicales.

En outre, la société fournira annuellement au Médecin du travail la liste des collaborateurs en télétravail de façon récurrente afin que puisse être vérifié, le cas échéant, l’impact éventuel lié à la situation de télétravail (prévention contre l’isolement, troubles visuels, musculo squelettiques, …).

Les préconisations du Médecin du travail pourront dans certains cas inciter la société à ne pas accorder de possibilité de télétravail, temporairement ou définitivement à certains collaborateurs.

Article 9 – Suivi du télétravail

Un bilan annuel du télétravail dans l’entreprise sera préparé par le Service ressources humaines et présenté pour information et échange au plus tard le 30 septembre de chaque année en réunion de CSE.

Les principaux indicateurs qui seront examinés sont :

• le nombre de collaborateurs en télétravail,

• le nombre de demandes acceptées/refusées pour la période écoulée,

• les difficultés éventuelles relevées par le Service ressources humaines ou signalées par les collaborateurs et/ou responsables hiérarchiques de façon globale,

• les actions intéressantes en télétravail relevées par le Service ressources humaines ou signalées par les collaborateurs et/ou responsables hiérarchiques de façon globale.

Ces bilans et indicateurs seront insérés à la BDES de la société.

De plus, en cas de difficulté, un point sur le télétravail pourra être mis à l’ordre du jour d’une réunion du CSE sur simple demande du Secrétaire ou de la Direction de la société.

Article 10 – Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée de deux ans jusqu’au 31 décembre 2023.

Il entrera en vigueur en janvier 2022 sous réserve d'accomplissement des formalités prévues à l'article 12 ci-dessous, sans préjudice des mesures sanitaires d’ordre public qui pourraient prévaloir sur son entrée en vigueur effective à cette date.

Dans l’hypothèse où des modifications législatives ou réglementaire conduiraient à des aménagements ou à des difficultés d’application du présent accord, les Parties signataires se rencontreront pour examiner l’incidence des nouvelles dispositions sur le contenu de l’accord.

Article 11 – Révision

Les Parties effectuerons et examineront ensemble toute demande de révision éventuelle du présent accord dans le respect des dispositions légales en vigueur au moment de ladite demande.

Article 12 – Dépôt légal et publicité

Le présent accord établi en quatre originaux fera l’objet des communications et dépôts conformément aux dispositions légales en vigueur.

Fait à Paris, le 6 janvier 2022, et signé par :

Madame ……………………. Madame ………………………………

Secrétaire du CSE, Membre titulaire Président du CSE sur délégation

Madame ……………………………. Madame ……………………………….

Trésorière du CSE, Membre titulaire Membre titulaire

Madame …………………………………………………

Membre suppléant missionnée aux dossiers HSCT