Accord d'entreprise "Avenant à l'accord sur l'aménagement du temps de travail" chez POLYCLINIQUE DE LA THIERACHE (Siège)

Avenant à l’accord sur l’aménagement et la réduction du temps de travail de la Polyclinique de la Thiérache

Entre :

La Polyclinique de la Thiérache dont le siège social est situé au 22, rue du Dr Edmond KORAL à WIGNEHIES (59)

Représentée par XXXXXXXXXX dûment habilité à l’effet des présentes.

Et :

Les Représentants du C.S.E. :

• XXXXXXXXX

• XXXXXXXXX

Il est préalablement rappelé ce qui suit :

Les partenaires sociaux ont conclu le 25 juin 1999 un accord sur l’aménagement et la réduction du temps de travail. Ce dernier a été remplacé par un nouvel accord le 1^er juin 2015.

Elles décident après négociation de réaliser un nouvel accord collectif conclu le 1^er juin 2022.

Les règles et dispositions qui suivent sont applicables à compter du 01 Juin 2022.

Il est donc convenu ce qui suit :

Article I : Champ d’application

• Le présent Accord s’applique à tous les salariés embauchés par la Polyclinique de la Thiérache au titre d’un contrat à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat à durée déterminée (CDD).

Article II : Période de référence et Durée annuelle du travail

• La période d’annualisation s’effectue, chaque année, sur une période courant du 1^er juin de l’année (n) au 31 mai de l’année suivante (n+1)

• La durée annuelle du temps de travail inclut la journée de solidarité et est fixée comme suit :

• Pour un temps plein à 1582 heures (1575 heures + 7 heures de journée de solidarité)

• Pour les salariés à temps partiel : au prorata de leur horaire contractuel moyen

• L’horaire appliqué annuellement est de 1582 heures pour un temps plein calculé comme suit :

• Nombre de semaines : 52 s et 1 j (jour de solidarité)

• Congés annuels légaux : 5 semaines

• Nombre de semaines travaillées : 47 s et 1 j

• Jours fériés environ : 10 j (11 jours moins un de solidarité soit 2 semaines)

• Total des semaines travaillées : 45 s et 1 j

• Nombre de heures travaillées : (45 semaines x 35 heures) + 7 heures de solidarité => 1575 + 7 = 1582 heures par an

Dans tous les cas, la durée annuelle du travail s’établira chaque année sur la base :

Du nombre de jours calendaires (année bissextile…)

Du nombre de jours de congés payés auquel le salarié a droit pendant la période de référence et donc depuis sa date d’entrée,

Des jours fériés.

• Des obligations légales

• Des modifications éventuelles du Code du Travail, la jurisprudence …

Article III : Définition de la durée du travail effectif

• Est considéré comme temps de travail effectif, le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer à ses occupations personnelles conformément aux dispositions légales.

• Temps de pause :

Le temps de pause de 30 mn ou plus qui sera consacré au repas est exclu du temps de travail effectif. Il n’est pas rémunéré sauf si le salarié est rappelé pour raisons de service ou qu’il est dans l’impossibilité de quitter son poste pour des raisons impératives de service.

Article IV : Congés payés annuels

IV.1 : Période de référence pour l’acquisition des congés payés :

• La période de référence servant de calculs des congés annuels est fixée au 1er juin de l’année (n) au 31 mai de l’année suivante (n+1)

IV.2 : Durée du congé annuel :

• La durée du congé annuel est fixée à 30 jours ouvrables par an. Les congés payés sont acquis à raison de 2.5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, quelle que soit la durée du travail des salariés. Les salariés à temps plein et à temps partiels acquièrent ainsi le même droit à congés payés.

• Les salariés qui n’auraient pas travaillé la totalité de la période de référence ont droit à un congé annuel dont la durée est calculée au prorata de leur temps de présence.

• Dans la mesure où les dates de congés sont, pour l’essentiel, laissées à l’initiative des salariés, aucun jour de congés supplémentaires (dit de fractionnement) n’est ouvert aux salariés.

IV.3 : Prise des congés annuels :

• La période de prise des congés payés est fixée sur 12 mois, du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.

• Sauf en cas de fermeture temporaire de service, le calendrier des congés est arrêté par les responsables de service sur proposition des salariés, en tenant compte des nécessités de service, de la situation de famille des salariés, de leur ancienneté au sein de la Polyclinique de la Thiérache et du roulement des années précédentes.

• En cas de fermeture temporaire de service, il est demandé aux salariés de poser des congés payés sur cette période de fermeture. La date des fermetures de service sera communiquée au plus tard 3.5 mois avant le début de celle-ci en réunion de C.S.E.

• Les demandes de congés doivent être communiquées par les salariés à leurs responsables de service dans les délais fixés afin que soit garantie, dans les meilleures conditions, la continuité du service et de la bonne qualité de prise en charge des patients.

• La règle pour le dépôt et le retour des demandes de congés répondent aux conditions suivantes :

Date maximale pour le dépôt des demandes de CP (Pour le Salarié)	Période concernée par la demande de CP	Date maximale pour la réponse aux demandes de CP (Pour le Responsable)
31 Mars (N)	1er Juin (N) au 31 Octobre (N)	30 Avril (N)
1er Septembre (N)	1er Novembre (N) au 31 Mai (N+1)	1er Octobre (N)

• L’étude des propositions des dates de congés sera réalisée lors de réunions de travail avec les responsables de service et la Direction. Pour rappel, les objectifs sont la continuité de service et la bonne prise en charge de nos patients. Le responsable de service a la possibilité sous certaines conditions de proposer d’autres dates de congés.

• Les congés payés doivent être pris régulièrement et tout au long de l’année par les salariés

• Il est demandé qu’à la date du 31 décembre (n) les salariés conservent au maximum 6 congés annuels, à prendre entre le 01 janvier et le 31 mai (n+1)

• Les salariés doivent prendre 4 semaines de congés (dont 2 consécutives) avant le 31 décembre.

• Il est rappelé qu’il est possible de poser des droits autres accolés avant des congés payés. Le décompte des congés payés sera privilégié par rapport au décompte des droits autres.

• Au 31 mai de chaque année, les salariés doivent avoir soldé l’intégralité des congés acquis sur la période précédente sauf cas particuliers ou raisons de service

IV.4 : Décompte des congés payés pris :

• Les congés payés pris sont décomptés en jours ouvrables entiers.

• Par « jour ouvrable », il convient d’entendre tous les jours de la semaine à l’exception du jour de repos hebdomadaire (théoriquement le dimanche) et des jours fériés.

• Les jours de congés annuels sont décomptés à partir du 1er jour où le salarié aurait dû travailler en fonction de son planning jusqu’au dernier jour précédent sa reprise.

• Il n’est pas décompté plus de 6 jours de congés par semaine civile.

IV.5 : Rémunération des congés payés :

• Les congés payés sont rémunérés selon la règle du maintien de salaire

Article V : Journée de solidarité

V.1 : Modalités d’accomplissement de la journée de solidarité :

• La journée de solidarité prend la forme d’une journée de travail non rémunérée pour les salariés

• A ce titre, les Parties conviennent qu’une journée de récupération ou de repos, acquise en application des dispositions du présent accord, sera travaillée.

• Dans un souci de facilité de gestion :

• 7 heures pour les salariés travaillant à temps plein et au prorata (durée quotidienne contractuelle moyenne) pour les salariés à temps partiels seront automatiquement décomptées du compteur de récupération de chaque salarié à la fin de chaque période de référence soit le 31 mai

• En cas de départ, il sera décompté du solde de tout compte et proratisé en fonction du temps de présence.

V.2 : Cas des salariés nouvellement embauchés :

• Les dispositions relatives aux modalités d’accomplissement de la journée de solidarité, telles que prévues ci-dessus, ne s’appliquent pas aux salariés nouvellement embauchés qui auraient déjà effectué la journée de solidarité chez un autre employeur durant la période de référence en cours.

• Le cas échéant, il appartient à ces salariés d’en apporter la preuve en produisant auprès du service RH tout document justificatif.

• Les salariés embauchés en cours de période de référence qui n’auraient pas accompli la journée de solidarité auprès de leur précédent employeur durant la période de référence en cours ou qui seraient dans l’impossibilité de le justifier devront s’acquitter de la journée de solidarité.

Article VI : Jours fériés

• Chaque fois que le service le permet, les jours fériés sont chômés, ce chômage n’entrainant pas de réduction de salaire.

• Lorsqu’un jour férié est travaillé, le salarié bénéficie d’un droit à récupération égal au nombre d’heures travaillées, qui doit être pris avant le terme de la période de référence.

• Lorsqu’un jour férié coïncide, selon le planning prévisionnel, avec un jour de repos, quel qu’il soit (jour non travaillé ou repos hebdomadaire – hors congé payé), le salarié bénéficie de 7 h de récupération pour les salariés à temps plein et calculé au prorata temporis pour les salariés à temps partiel. Ces 7 heures sont mises dans son compteur de récupération.

• Lorsqu’un jour férié coïncide, selon le planning prévisionnel, avec un jour normalement travaillé et qu’il est chômé, il est pris en férié et n’entraine aucune réduction de salaire. Il en est de même lorsque le jour férié précède immédiatement, suit immédiatement ou est compris dans une période de congés payés. Dans ce cas, le jour férié est pris en férié et ne s’impute pas sur les congés payés.

• Les dispositions du présent article s’appliquent sans préjudice des dispositions conventionnelles de branche, en particulier en ce qui concerne le travail du 1er mai.

Article VII : Contrôle et suivi des heures de travail

• Le contrôle du temps de travail est effectué via un système de badgeage, vérifié puis validé par l’assistant ressources humaines et les chefs de service.

• Le cumul des heures de travail effectif correspondant à la période des variables de paie sera distribué mensuellement avec le bulletin de paie des salariés concernés tous les mois.

• Tout pointage antérieur à l’horaire théorique de début de poste ne sera pas comptabilisé.

• Tout pointage postérieur à l’horaire théorique de fin de poste sera soumis à validation du responsable de service sauf demande expresse du responsable de service ou d’astreinte. Ce pointage devra être justifié et argumenté par le salarié à son responsable. Dans le cas contraire, il ne sera pas comptabilisé.

• Pour les salariés du service : Bloc Opératoire, l’heure théorique de fin de poste correspond au plus tard (au maximum) à 30 min après la sortie de salle du dernier patient de la vacation concernée et sera soumis à validation du chef de bloc.

Article VIII : Durée du travail et mise à disposition des plannings de temps de travail

• Les horaires de travail sont répartis du lundi au dimanche, et sont arrêtés par service, dans le respect des dispositions relatives aux durées maximales de travail et des repos légaux.

• La durée hebdomadaire du travail effectif est de 35 heures en moyenne sur l’année pour l’ensemble des salariés concernés par cet accord.

• Il est rappelé que :

La durée quotidienne du travail ne peut excéder 10 heures en semaines et 12 heures le week-end sauf si le salarié est dans l’obligation d’assurer une continuité des soins.

L’amplitude quotidienne du travail ne pourra donc excéder conventionnellement 13 heures le week-end.

La durée maximale du travail ne peut excéder 48 heures par semaine et 44 heures en moyenne sur 8 semaines consécutives.

Le repos quotidien entre deux périodes journalières de travail est d’une durée minimale de 11 heures.

Obligation de 2 repos hebdomadaires consécutifs sur une quinzaine

• Les plannings prévisionnels sont fixés :

• Pour une période de 4 semaines pour les services d’hospitalisation complète et unité de chirurgie ambulatoire (cycles horaires établis en accord avec les salariés)

• Pour une période de 1 semaine pour le bloc opératoire, brancardage, SSPI et stérilisation

• Pour une période de 2 semaines pour les secrétariats

• Pour une période de 4 semaines pour le service de pré admission, bureau des entrées – sorties, accueil et autres administratifs.

• Les plannings prévisionnels sont affichés dans chaque service et portés à la connaissance des salariés dès validation par les responsables de service.

Article IX : Modifications des horaires de travail

• Les horaires de travail peuvent être modifiés notamment en cas de modification des programmes opératoires, d’absence d’un ou de plusieurs salariés, médecins ou chirurgiens, fermeture temporaire exceptionnelle d’un service ou pour faire face à tout surcroît d’activité ou à tout évènement rendant nécessaire la modification des plannings afin d’assurer la continuité des soins et de la prise en charge des patients.

• Dans le cas d’une modification des horaires planifiés, il sera possible d’ajouter manuellement une heure de récupération aux compteurs des agents concernés par les Chefs de Service. Les conditions nécessaires à ce geste sont :

1. Être à l’initiative de l’employeur

2. Acceptation de la modification proposée dans un délai de 24 heures avant la prise de poste

3. Sont exclus des conditions les modifications portant sur (dans ces cas, aucune heure de récupération seront comptabilisées) :

1. Les absences à l’initiative du salarié ou de l’employeur (Récupération et tous types de congés ou absences divers)

2. Le décalage ou le glissement du couple Horaire de début / Horaire de fin dans la limite de 2 heures en amont ou aval de l’horaire initialement programmée.

• Le principe de la continuité des soins nécessite que la modification des horaires de travail puisse en cas d’urgence être portée à la connaissance du salarié concerné verbalement et acté le plus rapidement possible par écrit sur le planning collectif des salariés par le responsable de service.

• Ce dernier sera considéré comme ayant accepté cette modification du seul fait qu’il aura pris son service.

• Une demande de remplacement est soumise au délai de prévenance de 7 jours, hors situation d’urgence.

• La demande de remplacement sera en priorité proposée aux salariés en compteur théorique négatif avant de faire la proposition aux salariés en compteur théorique positif.

• Les salariés en compteur négatif ne pourront pas refuser si la demande est dans le délai de prévenance sauf sur justification (rendez-vous médical pour soi ou son enfant ect…). Toutefois, il est admis un droit de refus qui ne sera pas à justifier 2 fois/an sur traçabilité écrite du salarié (mail ou courrier). Tout non-respect entrainera une sanction disciplinaire éventuelle.

• Les salariés en compteur théorique positif peuvent accepter ou refuser un remplacement.

• Le temps partiel sera respecté sur le cycle de travail sauf si le salarié en est d’accord pour augmenter son temps de travail.

Article X : Annualisation du temps de travail

• Compte tenu de la spécificité de l’activité de la Clinique directement liée à celle des praticiens, les parties aux présentes considèrent que l’annualisation du temps de travail est le mode d’aménagement du temps de travail le plus adapté.

• Cette annualisation est applicable à l’ensemble des salariés concernés par le champ d’application de l’accord quelle que soit leur durée de travail :

• Toute modification durable de la durée du travail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail,

• La durée du travail est décomptée à la semaine du lundi à la prise de poste théorique ou réelle du matin au lundi suivant à la sortie du poste pour l’équipe de nuit. Toute heure travaillée est comptabilisée dans un compteur individuel.

• Dans les 10 jours suivant l’expiration de la période annuelle de référence, chaque salarié est informé du nombre d’heures effectuées.

Il a le choix entre :

Le paiement de la moitié des heures au maximum au taux majoré

Le report des heures sur l’année suivante

Le paiement au taux majoré et le report par moitié

• Le salarié fait part de son choix en remettant le courrier dûment renseigné à la date maximale fixée au service de ressources humaines.

• La Direction conserve le droit de limiter le paiement des heures effectuées selon la situation financière de l’établissement.

• Il est expressément stipulé que l’absence de réponse dans le délai fixé vaut report.

• Le paiement des heures majorées est porté sur le bulletin de paie de juin.

En cours de période de référence, il est offert au salarié la possibilité de solliciter le paiement de quelques heures, demande écrite envoyée à la direction, qui se réserve le droit d’accepter tout ou partie de celle-ci.

Article XI : Compteur de récupération

• Les heures de récupération sont prises à l’initiative du responsable de service et/ou du salarié, sous réserve d’un délai de prévenance, en fonction des plannings et de l’accord du responsable de service.

• Elles sont décomptées à hauteur de l’horaire de travail qui aurait dû être effectué selon le planning prévisionnel.

• Le salarié peut solliciter l’employeur pour poser ses heures de récupération. Il devra faire sa demande dans un délai minimum de 7 jours. En fonction de l’organisation des plannings de travail, l’employeur pourra refuser la demande.

XI.1 : Prise des heures de récupération :

• L’employeur peut fixer unilatéralement les dates de prise des heures de récupération, selon les modalités suivantes :

  • La prise des heures de récupération est imposée au salarié sous réserve d’un délai de 3 jours

  • Le salarié est informé de son obligation de prise des heures de récupération par la voie du planning affiché dans le service ou en cas d’urgence par toute autre voie possible (SMS, oral, mail)

  • Toutefois, l’employeur pourra reporter la date prévue initialement sauf celles posées par le salarié (dans un délai de 3 jours)

  • Les heures de récupération doivent être prises dans la période de référence

  • A l’issue de la période de référence, à la demande du salarié et avec l’accord de l’employeur, les heures supplémentaires peuvent être reportées pour la période de référence suivante

Article XII : Heures supplémentaires 

• Constituent des heures supplémentaires les heures correspondant à du temps de travail effectif et réalisées par les salariés au-delà de la durée annuelle de temps de travail appréciées sur la période d’annualisation, déduction faite des heures supplémentaires récupérées ou payées au cours de l’année de référence.

• Les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu’à la demande expresse de chaque responsable de service, son représentant identifié ou l’astreinte de direction.

• Les heures supplémentaires donnent lieu à des majorations prévues par les dispositions légales en vigueur.

• Le contingent annuel d’heures supplémentaires sera de 140h00

Article XIII : Entrée ou sortie des effectifs

• Lorsque le collaborateur n’aura pas accompli la totalité de la période de variation des horaires, du fait de son entrée ou de sa sortie des effectifs, sa rémunération sera régularisée sur la base du temps de travail réellement effectué au cours de la période par rapport à l’horaire moyen hebdomadaire.

• En cas de rupture du contrat à durée indéterminée, la dernière rémunération contiendra, en annexe, un récapitulatif des heures de travail effectuées au cours de la période.

• En conséquence, le solde de tout compte inclura, éventuellement, un rappel ou une retenue équivalente à la stricte différence entre les rémunérations correspondant aux heures effectivement travaillées et la durée moyenne de travail sur l’année.

• Le calcul de l’indemnité de licenciement ou de départ à la retraite se fera sur la base de la rémunération moyenne des 12 derniers mois, ou 3 derniers mois (hors prime) si plus avantageux.

• Absences :

• Les absences rémunérées, de toute nature, seront payées sur la base du salaire mensuel lissé.

• La valeur d’une journée complète d’absence est égale à 1/30ème de mois.

Article XIV : Mise à disposition

• Sur la base du volontariat, le personnel soignant pourra être mis à la disposition de toute structure à laquelle la Clinique pourrait adhérer.

• Tout refus ne pourra faire l’objet d’aucune sanction disciplinaire.

• Cette demande sera acceptée sous réserve que les conditions du service auquel appartient le salarié le permettent.

• Un contrat tripartite de mise à disposition sera obligatoirement conclu entre la Polyclinique de la Thiérache, le salarié concerné et la structure d’accueil.

Article XV : Dispositions diverses

• Le présent accord est conclu conformément aux dispositions légales en vigueur à la date de sa signature.

• Dans l’hypothèse où les textes ultérieurs viendraient à modifier l’économie du présent accord, les parties s’engagent à le renégocier et éventuellement à le rendre conforme aux dispositions légales.

Article XVI : Durée de l’accord – dénonciation – révision

• Le présent accord prend effet à compter du 1^er juin 2022, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires selon les modalités suivantes :

• - La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des parties signataires.

Article XVII : Publicité et dépôt de l’accord

L'accord sera remis à chaque partie signataire et un exemplaire sera remis au Comité Social et Economique préalablement consulté.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords. Il sera ensuite automatiquement transmis à la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (Dreets, ex-Direccte) géographiquement compétente.

Un exemplaire sera en outre déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes d’Avesnes sur Helpe.

En outre, un exemplaire sera affiché dans chacun des établissements présents et à venir, aux emplacements réservés aux communications destinées au Personnel.

Fait à Wignehies le 1^ER juin 2022

Pour la Polyclinique de la Thiérache Pour la Délégation Du C.S.E.

XXXXXXXXXX XXXXXXXXX