Accord d'entreprise "Un accord portant sur la mise à disposition d'une messagerie électronique d'entreprise aux membres du CSE" chez PARCHIMY SAS - PARFUMERIE ET CHIMIE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE A DISPOSITION D’UNE MESSAGERIE ELECTRONIQUE D’ENTREPRISE AUX MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Le présent accord a été négocié entre les soussignés :

• La Société PARCHIMY S.A.S., société par actions simplifiée au capital de 1 350 000 euros, ayant son siège social 12, rue Maurice Hollande CS 80004, 51682 Reims Cedex 2, immatriculée à Reims sous le N°336 280 409 dûment représentée par sa Directrice, Madame XXXXXX

D’une part,

ET

• Les organisations syndicales représentatives au sein de Parchimy :

• C.F.T.C représentée par Monsieur XXXXXX délégué syndical,

• CFE-CGC représentée par Madame XXXXXX déléguée syndicale,

D’autre part,

Préambule - Objet de l’accord

Les membres du Comité Social et Economique (CSE) souhaitent simplifier la communication envers les salariés de la société PARCHIMY sur leurs activités au sein du CSE. Pour cela, ils souhaitent bénéficier d’une messagerie électronique d’entreprise qui pourra être consultée et utilisée par l’ensemble des membres. Quant aux salariés, en cas de question, ils pourront directement leur adresser un email de façon générique.

En conséquence, il a été convenu entre les parties le présent accord.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble des membres du CSE de PARCHIMY, les titulaires comme les suppléants an cas d’absence des titulaires, dont le mandat est en cours.

ARTICLE 2 – UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE D’ENTREPRISE

A compter de l’entrée en vigueur du présent accord, les membres du CSE pourront utiliser cette messagerie électronique d’entreprise pour :

• Communiquer auprès des salariés sur les activités sociales et culturelles du CSE (diffusion des informations vers les salariés) ;

• Inviter les nouveaux salariés sur un rendez-vous afin de présenter le CSE.

• Réceptionner les questions, demandes d’information et demandes de rendez-vous des salariés et y répondre.

Ainsi, via cette messagerie électronique d’entreprise il est interdit pour les membres du CSE :

-De diffuser des informations syndicales ;

-De diffuser des informations confidentielles et personnelles sur l’entreprise et/ou sur les salariés ;

-D’avoir des correspondances à caractère privé.

L'utilisation par les membres du CSE de la messagerie électronique d’entreprise mis à leur disposition est soumise au respect des conditions suivantes :

• La prise d’heures de délégation :

Lors de l’utilisation de cette messagerie électronique d’entreprise, les membres du CSE devront prendre des heures de délégation selon la procédure en vigueur.

• Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise :

La société Parchimy ne tolère pas les correspondances qui peuvent avoir un caractère privé dans la mesure où la messagerie électronique est commune à l’ensemble des membres du CSE.

Les utilisateurs doivent se conformer aux règles d’usage définies par le service informatique pour la volumétrie de la messagerie et la gestion de l’archivage de la messagerie en se référant au Règlement Intérieur en vigueur.

Pour garantir le bon fonctionnement du réseau informatique notamment afin d’éviter une saturation de celui-ci, il est interdit d’envoyer ou de faire suivre des fichiers dont les contenus ne seraient pas professionnels ou qui pourraient nuire à l’image de la société Parchimy.

De plus, pour optimiser les ressources informatiques, il est recommandé de supprimer les pièces jointes – inutiles ou trop volumineuses – et dont l’envoi, par courriel, n’est pas indispensable.

Pour libérer de la place sur la messagerie, il est souhaitable que les utilisateurs effectuent, de manière régulière, le tri des messages électroniques volumineux et dont la sauvegarde n’est pas impérative.

• Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise :

Lors des communications avec les salariés, les partenaires, les prestataires extérieurs, les membres du CSE doivent respecter l’image de la société, le secret professionnel ainsi que la confidentialité des informations présentées comme telles par l’employeur au CSE, ou les informations confidentielles par nature.

Les membres du CSE devront mentionner leur nom à la fin de chaque message lorsqu’ils communiqueront des informations auprès des salariés sur les activités sociales et culturelles du CSE et/ou répondront aux demandes des salariés sur les activités sociales et culturelles du CSE.

• Obligation de confidentialité :

Toute mesure de sécurité doit être prise afin d’assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les membres du CSE.

Ainsi, en cas de communication avec un salarié sur un sujet qui lui est propre, aucun autre salarié ne doit être en copie des messages électroniques. Ces derniers ne doivent pas non plus faire l’objet de transfert vers une tierce personne.

Les membres du CSE doivent également respecter la vie privée des salariés et s’interdire la diffusion des informations concernant un salarié, sans avoir obtenu au préalable son accord par écrit.

• Préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message :

Les salariés peuvent refuser les messages en provenance de cette messagerie électronique sur leur messagerie professionnelle.

Ce droit de refus devra être systématiquement rappelé dans tout message ultérieur, afin que les salariés puissent, à tout moment, manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages en provenance de cette messagerie électronique.

Si un salarié ne souhaite pas recevoir ces messages, il devra en informer le CSE par voie de message électronique en réponse à cette messagerie électronique.

A la réception du refus du salarié, le CSE devra s’assurer que ce salarié ne figure plus à la liste des destinataires.

Le caractère du message devra systématiquement être mentionné en objet du message électronique adressé, de façon à informer clairement les salariés quant à l’origine et à la nature du message.

• La qualité des communications :

Les membres du CSE ne doivent pas porter atteinte aux droits des personnes en utilisant des propos injurieux ou diffamatoires dans leurs messages électroniques.

Les membres du CSE et les salariés doivent communiquer en utilisant des propos mesurés, qui ne seront pas de nature à troubler l’ordre public.

Ces communications ne doivent avoir aucun caractère vindicatif ou de nature à troubler l’ordre au sein de la société.

Il est strictement interdit d’utiliser la messagerie pour véhiculer ou échanger des propos discriminants, xénophobes, sexistes, homophobes, racistes et pédophiles.

ARTICLE 3 – REFERENT

Dès la signature du présent accord, les membres du CSE devront désigner un référent qui aura à sa charge la gestion de cette adresse messagerie électronique d’entreprise notamment la responsabilité de retrait du ou des salarié(s) ne souhaitant plus faire partie de la liste de diffusion de la messagerie électronique et/ou d’ajout d’un ou de nouveau(x) salarié(s).

Ce référent devra également s’assurer de la bonne application du présent accord.

A défaut d’une désignation, le secrétaire du CSE sera désigné comme tel.

ARTICLE 4 – SANCTIONS

Tout membre du CSE qui viole les termes du présent accord pourra faire l’objet d’une sanction pour l’ensemble des membres.

Une interdiction d’utilisation de la messagerie, par tous les membres du CSE, pendant un délai de 30 jours pourra être envisagée.

ARTICLE 5 – MESSAGERIE ELECTRONIQUE D’ENTREPRISE

La messagerie électronique d’entreprise est la suivante : cse.parchimy@eugeneperma.fr

ARTICLE 6 – DATE D’EFFET – DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée venant à échéance au 31 décembre 2023, soit à la date d’échéance du mandat des membres du CSE.

Il entrera en vigueur une fois que les formalités de dépôt seront accomplies et s’il est signé par les deux organisations syndicales représentatives au sein de la société PARCHIMY.

Les parties se réuniront à l’initiative de l’une ou de l’autre, dès lors qu’une difficulté d’interprétation, d’application et la nécessité de révision se présentera. Le présent accord pourra en effet être révisé dans les conditions légales, le Comité Social et Economique sera informé préalablement.

ARTICLE 7 – DEPOT

Conformément aux dispositions légales et réglementaires, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise.

L'Entreprise procèdera auprès de la DREETS au dépôt dématérialisé de l’accord, par le biais de la plateforme en ligne « www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ».

Un exemplaire papier du présent accord sera également déposé au Secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Reims.

Fait en 5 exemplaires originaux à Reims, le 21 juillet 2022.

Signature des parties :

Pour la CFTC :

Pour la CFE-CGC :

Pour la Société Parchimy