Accord d'entreprise "Avenant 1 Accord Télétravail" chez SODEXO PASS FRANCE (Siège)

Entre les soussignées :

La Société Sodexo Pass France, dont le siège est situé au 19 rue Ernest Renan à 92 022 NANTERRE Cedex, immatriculée au R.C.S de Nanterre sous le numéro 340 393 065

Et

L’organisation Syndicale CFE-CGC,

L’organisation Syndicale CGT,

L’organisation Syndicale FO,

1. PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’Accord sur le Télétravail en date du 17 décembre 2021, les parties se sont rencontrées pour en envisager la révision :

1. Au vu du Bilan d’application de l’Accord effectué et de l’enquête réalisée auprès des salarié.es, managers et membres du Comité de Direction (tous deux comme prévu à l’Article 10 de l’Accord), ainsi que des échanges qui se sont tenus avec le CSE lors de la présentation de ces données ;

2. En raison du déménagement du siège de l’entreprise, fixé à partir du 1^er avril 2023, les parties étant expressément convenues lors de la signature de l’Accord de se réunir dans les plus brefs délais et à l’initiative de la direction en cas de déménagement (Article 12 de l’Accord).

Les parties se sont accordées sur le fait qu’il convenait d’apporter plus de flexibilité au dispositif existant, de prévoir un rythme de télétravail pouvant être différencié dans certaines situations, et d’adapter certaines dispositions initialement convenues aux retours d’expérience de l’année écoulée, portant notamment sur une nécessaire simplification du formalisme du télétravail.

L’Accord sur le télétravail su 17 décembre 2021 est dans ces conditions modifié comme suit.

2. DEFINITION DU TELETRAVAIL => Inchangé

2 Bis. Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles => Inchangé

3. CHAMP D’APPLICATION

L’Article 3. « CHAMP D’APPLICATION » est modifié comme suit :

Le présent Accord s’applique à l’ensemble des salarié(e)s de la Société Sodexo Pass France présent(e)s dans les différents établissements de l’entreprise sous les précisions suivantes :

• Le présent accord s’adresse aux salarié(e)s, en contrat à durée indéterminée comme en contrat à durée déterminée, ayant une ancienneté minimale de 1,5 mois dans le poste. Cette ancienneté répond à une nécessité d’accompagner une montée en compétences de tous les salarié(e)s intégrant l’entreprise ou ayant pris de nouvelles fonctions.

• Il s’applique aux salarié(e)s, à temps partiel et à temps plein sous respect du rythme prévu à l’article 7 du présent Accord. Cette condition répond à la nécessité de conserver un lien en entreprise et avec l’entreprise, et de ne pas risquer une situation d’isolement.

Les alternants sont éligibles au télétravail durant leurs périodes de présence en entreprise sous réserve, selon le rythme de leur alternance, du strict respect de la nécessaire présence en entreprise au moins 2 jours par semaine

(Ex. Alternance de 3 jours en entreprise / 2 jours en école sur une même semaine : pas plus d’1 jour de télétravail ; alternance d’1 semaine en entreprise / 1 semaine école : possibilité de 2 jours de télétravail).

Les stagiaires sous convention de stage de 6 mois et plus sont éligibles au télétravail dans les mêmes conditions qu’un salarié.

4. CONDITIONS D’ELIGIBILITE & DISPOSITIONS PARTICULIERES

L’Article 4. « CONDITIONS D’ELIGIBILITE & DISPOSITIONS PARTICULIERES » est modifié comme suit :

• Conditions générales d’éligibilité => Inchangé

• Conditions d’éligibilité ponctuelles ou occasionnelles

Le présent Accord aborde également des conditions spécifiques permettant aux salarié(e)s et à l’entreprise d’envisager le télétravail de façon occasionnelle ou temporaire :

• Les situations individuelles des collaborateurs reconnus en situation de handicap impliquant un aménagement de leur poste de travail (exemple : nombre de jours supérieurs pour un délai spécifié) sur la base d’une recommandation de la médecine du travail pourront bénéficier d’une organisation spécifique

• Les femmes enceintes doivent également pouvoir bénéficier d’une organisation spécifique en cas de besoin, sur préconisation(s) médicale.

• Les situations individuelles spécifiques impliquant un aménagement ponctuel du poste de travail pour favoriser le maintien dans l’emploi, pour des raisons de santé justifiées ou pour raison personnelle ou familiale présentant un caractère exceptionnel et impérieux (ex : enfant ou parent hospitalisé, salariés aidants familiaux,….)

• Les évènements ponctuels affectant significativement la circulation des moyens de transport collectif (exemple grèves nationales impactant les transports ferroviaires, bus, RATP …)

• Pour les salariés en situation de famille « monoparentale » avec enfant(s) en bas âge, jusqu’à l’entrée en 1^ère année de maternelle (petite section), en cas de difficultés importantes rencontrées concernant leur enfant (ex. maladie, garde non assurée)

• Les circonstances professionnelles occasionnelles nécessitant un travail personnel justifiant d’une concentration particulière et pouvant être accompli à domicile. Les salarié(e)s dont la mission ne permet pas l’éligibilité peuvent, dans ces conditions, en faire la requête à leur responsable hiérarchique à qui il appartiendra d’évaluer la possibilité de le mettre en place

Dans les cas décrits ci-dessus, le recours au télétravail se fera pour une période déterminée par un échange d’accord écrit entre le salarié et son responsable. Le salarié devra justifier de sa situation sur simple demande à son responsable. Sa mise en place se fera en s’inspirant des dispositifs du présent Accord (organisation du télétravail, règles de santé/sécurité, droits des salarié(e)s etc…). S’agissant du rythme du télétravail et de la mise à disposition au/à la salarié(e) du matériel nécessaire, ils seront adaptés pour tenir compte des caractéristiques des situations individuelles spécifiques et des circonstances collectives particulières visées ci-dessus.

Hors prises en charges spécifiques qui seraient rendues nécessaires pour le maintien dans l’emploi d’un salarié handicapé, le télétravail ponctuel ou occasionnel ne donne pas lieu à prise en charge spécifique et notamment ne donne pas lieu à versement de l’allocation prévue au 8 bis du présent Accord.

• Situation particulière des salariés « itinérants » ou « nomades » => Inchangé

5. CONDITIONS DE REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL REGULIER => Inchangé

6. PERIODE D’ADAPTATION => Inchangé

7. ORGANISATION DU TELETRAVAIL

L’Article 7. « ORGANISATION DU TELETRAVAIL » est modifié comme suit :

Les dispositions ci-après peuvent être adaptées, pour les travailleurs handicapés, afin de garantir le respect du principe d’égalité de traitement à leur égard. Il en est de même pour les femmes enceintes.

Les concernant, des mesures particulières peuvent être prises, telles que précisées ci-après.

1. Conditions de travail 

Les parties insistent sur le nécessaire respect, par les salariés comme par l’entreprise, des conditions du télétravail telles que fixées par le présent Accord.

• Rythme de télétravail

A. Règle générale

Afin de maintenir le lien social avec l’entreprise et la cohésion de la communauté de travail, et de limiter l’émergence de difficultés organisationnelles, l’activité exercée en télétravail à domicile ne pourra pas excéder 2 (deux) journées complètes par semaine travaillée.

Une journée supplémentaire par semaine de télétravail peut être accordée au/à la salarié(e), à titre exceptionnel et ponctuel, pour une période définie au préalable et selon les besoins de fonctionnement de l’entreprise. Le responsable hiérarchique doit dans ce cas donner son accord par écrit, qui en fixera la durée, et en informer le service RH. Les dispositions ci-dessous restent dans ce cas applicables (présence au moins 2 jours par semaine sur site ;…). Le bénéfice d’une telle journée supplémentaire de télétravail dans ce cadre ne donne pas lieu à majoration de l’allocation forfaitaire prévue au 8 bis du présent Accord.

B. Situations particulières

Le nombre de jours de travail pouvant être exercés en télétravail régulier est porté temporairement, à compter de la date d’application de l’Accord et jusqu’au 30 septembre 2023, à 3 (trois) journées dans les situations suivantes :

□ Salarié.e âgé.e de 55 ans et plus

□ Trajet domicile / lieu de travail de 1 (une) heure et plus par trajet Aller

. Le temps de trajet pour l’application de cette disposition s’apprécie selon les modalités suivantes :

1. Pour la région parisienne et, hors région parisienne, pour les lieux de travail accessibles en transports en communs :

=> Trajet en transports en commun, qui s’inscrivent dans notre politique RSE, le site de référence pour le calcul du trajet en transport en commun étant le site de la RATP : https://www.ratp.fr/itineraires

2. Pour les lieux de travail uniquement accessibles en véhicule privé (hors commerciaux nomades) :

=> Trajet en voiture, le site de référence pour le calcul du trajet en voiture étant le site ViaMichelin

. Dans les deux cas, le temps de trajet sera calculé selon l’heure d’arrivée et non l’heure de départ du domicile.

Quel que soit les horaires flexibles éventuels des collaborateurs pour assurer une égalité de traitement entre tous, l’heure d’arrivée de référence est fixée à 9h

En cas de déménagement, le salarié bénéficiant de ce dispositif s’engage à en informer sans délai son responsable. Si, à la suite de son déménagement, son nouveau temps de trajet domicile / travail est inférieur à 1 heure, le salarié ne peut plus prétendre, à compter du mois suivant son déménagement, au maintien de 3 jours de télétravail.

Le bénéfice d’une telle journée supplémentaire de télétravail dans ce cadre ne donne pas lieu à majoration de l’allocation forfaitaire prévue au 8 bis du présent Accord.

C. Dispositions communes

Quel que soit son temps de travail et le nombre de jours de télétravail, la mise en place du télétravail ne saurait conduire un(e) salarié(e) à une présence de moins de 2 jours par semaine dans l’entreprise.

Afin d’assurer le maintien d’une activité régulière dans les locaux de l’entreprise et une occupation régulière et homogène des locaux, les jours de télétravail :

• Pourront être fixés sur deux journées non accolées

• Ne pourront pas être fixés le lundi si celui-ci est consécutif à une journée de télétravail le vendredi

• Le responsable hiérarchique peut définir une journée « non télétravaillée » par semaine pour l’ensemble de son équipe, de sorte de pouvoir organiser des réunions, évènements,… cette journée-là. Il définira en tout état de cause au moins 1 jour par quinzaine de présence au sein de chaque service de l’entièreté de l’équipe (pour ceux des membres de l’équipe affectés dans les locaux de l’entreprise)

Ces journées régulièrement « non télétravaillées » sont fixées selon les modalités prévues ci-dessous (« règles de gestion »)

Pour des raisons évidentes d’organisation, le télétravail ne peut s’organiser par ailleurs que par journée entière. Pour faciliter la mise en place du télétravail pour les salariés en temps partiel, le responsable hiérarchique peut cependant valider une telle organisation avec la direction des ressources humaines.

Ces dispositions s’appliquent en cas de télétravail occasionnel ou temporaire, sous réserve des particularités applicables en situation de handicap ou pour les femmes enceintes.

• Règles de gestion

. Les jours télétravaillés sont fixés et modifiés d’un commun accord entre le/la télétravailleur/euse et son responsable hiérarchique en tenant compte :

• Des impératifs liés à l’activité et au bon fonctionnement de l’entreprise

• Des besoins liés à l’organisation du service (par ex. salariés du service déjà absents certains jours de la semaine, notamment en raison de congés parentaux ou de mesures thérapeutiques)

• De la nécessité de respecter les contraintes des locaux (place)

• De la nécessité d’assurer une présence régulière et homogène (« lissée ») des membres de l’équipe dans les locaux de l’entreprise…

Sauf urgence liée à des impératifs d’activité, la fixation d’un jour non télétravaillé pour l’ensemble d’une équipe (hebdomadairement ou en tout état de cause par quinzaine) est planifiée au plus tôt, de préférence chaque mois pour le mois suivant.

. La modification ou l’annulation de certaines journées initialement prévues en télétravail doit demeurer exceptionnelle. Elle peut intervenir :

• A la demande du salarié

• A la demande du responsable hiérarchique, en cas de situation temporaire impliquant le retour dans l’entreprise

Ex : réunion d’équipe, rendez-vous client, appel d’offres, changement d’outil nécessitant une formation temporaire, … 

• En cas de déplacement professionnel et de formation

• En cas d’impossibilité d’exercer son activité en télétravail au domicile

Ex : panne ou défaillance des équipements informatiques, interruption de connexion…

La modification ou l’annulation de jours prévus en télétravail intervient moyennant un délai de prévenance raisonnable, sauf en cas de situation exceptionnelle, par exemple une panne des équipements. Dans ce cas précis le manager prendra cependant en compte le mode et temps de transport du collaborateur. Ces journées de télétravail annulées seront de ce fait effectuées dans les locaux de l’entreprise.

. En cas de désaccord, le/les jours télétravaillés sont fixés et validés par écrit par le responsable hiérarchique.

Les jours de télétravail ne sont ni cumulables ni reportables, notamment en cas d’annulation (sauf accord préalable du responsable hiérarchique), et en cas d’absence (prise de congés payés, jours de RTT ou jours de compensation).

Les jours de travail font l’objet d’un suivi des jours télétravaillés / de présence dans les locaux de l’entreprise soit via un outil dédié (gestion d’occupation des locaux par exemple) ou spécifique (un outil autre comme Outlook ou un logiciel de gestion des temps...), soit via la planification pour les services concernés (via des plannings hebdo / mensuels (SRC par ex) ou via les échanges entre le télétravailleur et le manager fixant les jours télétravaillés.

• Suivi du temps de travail et de la charge de travail => Inchangé

• Maintien du lien avec l’entreprise => Inchangé

  2. Devoirs du télétravailleur

• Conformité du lieu de télétravail et mise en œuvre du Télétravail

L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail.

Le salarié doit certifier par ailleurs la conformité de l’installation électrique de son domicile à la règlementation en vigueur auprès de l’entreprise, par la remise d’une attestation de conformité (déclaration sur l’honneur). Cette conformité des installations est une condition préalable indispensable pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité.

En cas de déménagement ou lorsque le télétravailleur est amené exceptionnellement à solliciter de pouvoir télétravailler hors de son domicile, en « tiers-lieux », il s’engage à s’en être préalablement assuré également.

Le télétravailleur s’engage à disposer d’un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.

L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Le salarié doit bénéficier de bonnes conditions techniques.

L’accès au télétravail nécessite notamment un réseau internet de qualité suffisante pour permettre une bonne utilisation des outils de communication (visioconférence avec débit suffisant par ex.). Le télétravailleur s’engage à signaler à son responsable hiérarchique tout problème technique, notamment lié à une défaillance de réseau.

En cas de défaillance technique ou d’interruption de connexion, le télétravailleur s’engage à en informer sans délai son responsable hiérarchique. Le responsable hiérarchique pourra être alors amené à solliciter le retour dans les locaux de l’entreprise, ce à quoi s’oblige le/la télétravailleur.

Le télétravailleur doit rester connecté et joignable, notamment sur Teams, pendant les plages horaires ou selon ses plannings fixés.

• Protection des données et confidentialité, RGPD => Inchangé

• Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile, tenant compte de l’exercice d’une partie de son activité à domicile.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires au service RH. Il en est de même en cas de déménagement ou de changement du lieu de télétravail.

A tout moment et sur simple demande, le télétravailleur devra remettre à l’employeur une attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

3. Devoirs de l’employeur => Inchangé

• Santé & sécurité, droit à la déconnexion

• Mise à disposition de l’équipement, maintenance et restitution

7. DROITS DU/ DE LA SALARIE(E) => Inchangé

• Droits collectifs

• Droits individuels

• Actions d’accompagnement, de formation et de communication

8 bis. ALLOCATION FORFAITAIRE

L’Article 8 bis. « ALLOCATION FORFAITAIRE » est modifié comme suit :

Une allocation forfaitaire est attribuée (hors situation exceptionnelle régie par les dispositions mentionnées au paragraphe 2Bis : TELETRAVAIL EN CAS DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES) au télétravailleur en télétravail régulier, destinée à couvrir l’ensemble des frais engendrés par le télétravail, d’un montant de :

10,00 Euros net mensuels pour 1 journée de télétravail régulier

20,00 Euros net mensuels pour 2 journées et plus de télétravail régulier

Pour les salariés à temps partiel, selon le nombre de jours de télétravail régulier effectué l’allocation sera calculée au prorata (si le nombre de jours n’est pas 1 jour entier).

Le montant de cette allocation est fixé conformément aux barèmes réglementaires forfaitaires d’exonération actuellement en vigueur. Elle est exonérée, dans les limites de ces barèmes, de cotisations et contributions sociales. Elle suivra le régime fiscal applicable.

Le montant mensuel de l’allocation devra dans tous les cas être fixé de sorte de respecter en tout état de cause la limite d’exonération annuelle en vigueur.

En cas d’absence notamment, l’allocation ne peut être versée que si le salarié travaille effectivement au moins 1 semaine (avec télétravail) dans le mois.

L’allocation est due à compter du 1^er jour du mois au cours duquel le passage en télétravail est confirmé par écrit par l’entreprise, sans rétroactivité.

Elle apparait, mensuellement, sur les fiches de paye des salariés.

8. PROCESSUS DE CANDIDATURE ET D’ACCEPTATION

L’Article 9. « PROCESSUS DE CANDIDATURE ET D’ACCEPTATION » est modifié comme suit :

• En cas de télétravail régulier

Les étapes suivantes de la procédure de candidature sont faites une seule fois lors de la mise en place.

Après échange entre le salarié et le Responsable, ce processus se fera de façon simple via un workflow en suivant les étapes suivantes :

• (1) Le/la salarié(e) qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande auprès du service RH, le responsable hiérarchique en copie, en précisant le nombre de jours de télétravail souhaité et, le cas échéant, la situation justifiant une demande de 3 jours de télétravail

• (2) Le service RH, sous un délai maximum d’un mois, valide la demande du collaborateur après s’être assuré du respect des conditions de mise en œuvre du télétravail : éligibilité, conformité du lieu de télétravail et assurance notamment ; ainsi que de la remise, par le salarié, des justificatifs et attestations nécessaires qu’il transmet au service RH

La réponse à la demande de télétravail est effectuée par écrit. Elle confirme le nombre de jours de télétravail mis en place. Tout refus doit être motivé. En cas de désaccord, le/la salarié(e) ne pourra exécuter son activité en télétravail.

• (3) En cas d’accord pour la mise en œuvre du télétravail, le responsable en fixe les modalités avec le salarié : mode de fixation des jours télétravaillés, suivi, missions ou tâches à effectuer, gestion du temps et de la charge de travail, organisation de la journée de télétravail, plages de disponibilité etc.

Il l’informe également des contraintes découlant de la nécessaire adéquation du télétravail avec l’organisation du service et de l’équipe, des dispositions particulières applicables en télétravail. Il lui remet notamment un guide contenant l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail et aux règles de bon fonctionnement).

• (4) La mise en place du télétravail s’effectue dans le mois suivant l’accord donné et sous réserve que le salarié s’engage en signant une attestation sur l’honneur à respecter scrupuleusement les dispositions de l’Accord dans la mise en œuvre et l’organisation du télétravail. A défaut, le télétravail ne peut être envisagé.

Les formations relatives au passage en télétravail sont assurées dans le mois également.

Lorsqu’un salarié entre dans une situation pouvant justifier le bénéfice de 3 journées de télétravail alors qu’il télétravaille déjà, seules les étapes (1) et (2) s’appliquent.

• En cas de télétravail occasionnel / ponctuel (hors circonstances exceptionnelles)

Le télétravail occasionnel / ponctuel intervient pour une période déterminée, fixée préalablement entre les parties.

Les étapes de la procédure de mise en œuvre d’une mesure de télétravail occasionnel / ponctuel sont similaires exception faite des délais applicables : le service RH doit valider ou non la demande du salarié dans un délai raisonnable, nécessaire à la mise en place des moyens techniques pour effectuer le travail exactement dans les mêmes conditions à distance. La mise en place du télétravail s’effectue au plus tôt une fois l’accord donné.

Les dispositions de l’Accord relatives au SUIVI (10.), à sa MISE EN ŒUVRE (11.) et à sa DUREE (12.) demeurent inchangées.

DISPOSITIONS DIVERSES DE TRANSITION, SUIVI PARTICULIER ET APPLICATION

Le présent Avenant est conclu pour une durée indéterminée à l’instar de l’Accord du 17 décembre 2021 qu’il révise.

Il s’appliquera à compter du 1^er avril 2023, et en tout état de cause après accomplissement des formalités administratives de dépôt qui seront assurées à la diligence de la Direction (après notification à chaque organisation syndicale représentative de l’entreprise, dépôt auprès de la DRIEETS et du Conseil des Prud’hommes).

Pour les salariés actuellement en télétravail qui entreront dans les situations particulières permettant le bénéfice de 3 jours de télétravail à compter du 1^er avril 2023 et dans un premier temps jusqu’au 30 septembre 2023, s’ils souhaitent en bénéficier ils devront impérativement suivre les formalités prévues à l’Article 9 : nécessité de formuler une demande auprès du service RH, de passage à 3 jours de télétravail, avec les justificatifs et/ou attestations nécessaires.

Il est expressément convenu par ailleurs d’une clause de Rendez-vous au mois de septembre 2023 afin de faire le point sur l’adéquation du dispositif de télétravail ainsi applicable dans l’entreprise après le déménagement effectif du siège et plus particulièrement sur les dispositions « Rythme de télétravail / situations particulières ».

L’accord du 17 décembre 2021 sera repris en y intégrant directement, pour plus de lisibilité, les modifications apportées par le présent Avenant à l’Accord. Il sera transmis aux signataires.

Fait à Nanterre le 23 février 2023 En 7 exemplaires