Accord d'entreprise "Accord Télétravail" chez LIBRAIRIE ACTES SUD - ACTES SUD (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA SOCIETE ACTES SUD

(ARTICLE L. 1222-9 DU CODE DU TRAVAIL)

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

Actes Sud, société anonyme au capital de 5.008.160 euros, dont le siège social est situé 47 rue du Docteur Fanton – Passage du Méjean – 13200 Arles et dont le numéro unique d’identification est 340 883 974 R.C.S. Tarascon, prise en la personne de son représentant légal,

Représentée par xxxxxxx en sa qualité de directrice des ressources humaines

Ci-après désignée «la Société »,

D'UNE PART

ET :

Monsieur xxxxxxxxx, délégué syndicale CGT

Ci-après désignée « la Délégation syndicale »

D’AUTRE PART

S'inscrivant dans le prolongement de I'ANI du 19 juillet 2005, de I'ANI du 26 novembre 2020 et de la loi du 5 septembre 2018, et prenant en compte les technologies de l'information et de la communication qui permettent d'ouvrir de nouvelles voies d'organisation du travail, les parties au présent accord ont décidé de mettre en place un nouvel accord télétravail au sein des éditions Actes Sud.

L'expérience acquise depuis la signature du dernier accord télétravail de 2019 conforte l'opportunité d'encourager l'engagement de chacun par la confiance, l'autonomie et la responsabilisation.

Les partenaires sociaux s'engagent, par ce nouvel accord, dans le suivi pérenne d'un dispositif d'organisation du travail prenant en compte la qualité de vie au travail et un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Le télétravail à domicile s'inscrira également dans la lignée des actions de la maison en faveur du développement durable par une contribution à la diminution des émissions polluantes.

Les parties réaffirment enfin l'importance du maintien de la qualité du lien social et des interactions entre les services de l'entreprise et entre les collaborateurs. Les parties entendent, à cette fin, limiter le nombre de jours de télétravail par semaine.

Les parties se sont rencontrées au cours de l'année 2021 afin de négocier et de discuter les modalités d'exercice du télétravail.

1. Définition du télétravail

En application des dispositions de l'article L. 1222-9 du code du travail, le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Eu égard notamment à cette définition, le télétravail ne concerne pas les salariés occupés à des fonctions postées au sein des locaux de l'entreprise (logistique, accueil, services généraux…) ou ceux dont l'activité consiste à travailler, à titre principal, en dehors des locaux de l'employeur, tels les représentants ou les travailleurs à domicile.

En dehors des circonstances exceptionnelles visées à l'article 4 du présent accord, le télétravail s'appuie sur le volontariat du salarié.

Nous distinguerons quatre situations de télétravail

• Le télétravail régulier : cette formule est destinée aux salariés dont l’activité permet de s’organiser sur une base régulière de1 à 2 jours de télétravail par semaine.

• Le télétravail occasionnel : tout salarié dont le poste ne permet pas d’exercer régulièrement son activité en télétravail pourra solliciter l’autorisation de le faire pour certaines tâches ponctuelles.

• Le télétravail thérapeutique : cette forme d’organisation pourra être décidée pour raison de santé médicalement justifiée, notamment pour les salariés en situation de handicap et les femmes enceintes.

Lorsque la demande de recours au télétravail est formulée par un travailleur handicapé mentionné à l’article L 5212-13 du présent code ou un proche aidant mentionné à article L113-1-3 du code de l’action sociale et des familles, l’employeur motive, le cas échéant sa décision de refus.

• Le télétravail exceptionnel : celui-ci pourra être décidé par la direction pour répondre à des situations inhabituelles interne ou externe à la société ou à des situations d’urgence. Dans cette hypothèse le plafond de 2 jours hebdomadaires pourra être dépassé.

Les responsables et la direction des ressources humaines seront attentifs à garantir le bon fonctionnement du service et préserver le lien social et la cohésion de l’équipe.

2. Conditions préalables à la mise en œuvre du télétravail

Les parties s'entendent pour adopter un dispositif donnant accès à 1 ou 2 jours de télétravail par semaine, selon les modalités ci-après. L’organisation de la rotation induite par ces dispositions sera du ressort des responsables de service.

Dans la perspective de 2 jours de télétravail réguliers/semaine ceux-ci seront fixes dans la mesure du possible afin de gérer la coactivité (bureau partagé).

Tout collaborateur en télétravail régulier deux jours par semaine devra le cas échéant partager son bureau.

A titre exceptionnel, et en raison de la nécessité de service ou à la demande ponctuelle du salarié, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront en revanche être reportées d’un jour à l’autre sur la même semaine.

L’encadrement sera attentif à ce que le nombre de salariés effectuant du télétravail, au sein d’une même équipe, soit compatible avec les nécessités de l’activité interne et les besoins des clients le cas échéant, afin de garantir le bon fonctionnement du service et de l’organisation d’une part, et de préserver le lien social et la cohésion d’équipe d’autre part.

2-1 Conditions d’éligibilité

Sont éligibles au télétravail régulier :

• Les salariés occupant des postes ou des activités compatibles, qu’ils soient en contrat à durée indéterminée ou déterminée de plus de 3 mois, à temps plein. Pour les nouveaux arrivés le responsable opérationnel peut limiter le volume de télétravail réalisé les premiers mois (3 mois au plus).

• Sous réserve que le télétravail n’entrave pas leur apprentissage et que celui-ci soit compatible avec les objectifs pédagogiques, les alternants (apprentissage, professionnalisation) et les stagiaires de plus de 6 mois sont éligibles. Pour ces derniers le calendrier de mise en œuvre du télétravail est progressif. Leur présence est organisée en lien avec la présence du manager opérationnel et du tuteur.

• Les salariés à temps partiel dans la due proportion de leur temps de travail, après accord du

responsable de service et de la direction des ressources humaines.

2-2 Situations individuelles dérogatoires

A titre dérogatoire, certains collaborateurs pourront accéder, compte tenu de leur situation personnelle particulière, à un télétravail régulier supérieur à 1 ou 2 jours par semaine s’ils en font la demande (par écrit) à la direction des ressources humaines et sous réserve de l’accord préalable de leur responsable de service.

En cas de désaccord du responsable de service, un entretien avec la DRH sera organisé.

In fine, seule la DRH sera habilitée à valider ces demandes de dérogation dans un délai de maximum 1 mois.

En cas de refus, celui-ci sera motivé par écrit.

Il s’agit de situations particulières comme :

• La recommandation de la médecine du travail ;

• Les femmes enceintes ;

• L’aidant d’un proche en situation de handicap ou de perte d’autonomie sur présentation d’une attestation sur l’honneur ou d’un certificat médical ;

• Le salarié en situation d’handicap.

3. Formalisation du Télétravail

3-1 Conditions de passage en télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire.

Dès lors, le refus du salarié de télétravailler ne sera en aucun cas un motif de sanction disciplinaire.

Lorsqu’un salarié exprime le désir d’opter pour le télétravail régulier, cette demande doit être validée en amont :

• par son responsable de service,

• par la Direction des Ressources Humaines.

Chaque session de télétravail fera l’objet d’une demande auprès du chef de service dans un délai minimal de 5 jours ouvrés précédant la session, sauf cas particuliers et télétravail régulier.

Le chef de service pourra, pour des motifs légitimes (par exemple une atteinte au bon fonctionnement du service) exprimés par écrit, refuser la demande.

L’accord des parties sur la mise en place individuelle du télétravail, que celui-ci soit occasionnel ou régulier, peut être formalisé par tout moyen, à condition que cet accord soit explicite.

3-2 Période d’adaptation et conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Le salarié bénéficie d'une période d'adaptation au télétravail, fixée à 2 mois. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraine une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

La période d’adaptation a pour objet de permettre à chacune des parties de vérifier l’adéquation du télétravail à l’exécution du contrat de travail.

Au cours de cette période l’employeur ou le salarié peuvent décider unilatéralement de mettre fin à la situation de télétravail.

S’il est mis fin à la situation de télétravail le salarié retrouve un espace de travail dans les locaux de l’entreprise et restitue l’ensemble du matériel spécifique mis à sa disposition par la société pour les besoins du télétravail.

A l’issue de la période d’adaptation, les parties pourront mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 1 mois. La motivation (qu’elle émane de l’employeur ou du salarié) se fera par écrit.

En cas de changement de service ou de fonction un réexamen de sa situation de télétravailleur sera fait avec le responsable hiérarchique.

4. Organisation du télétravail

4-1 Rythme du télétravail

Le télétravail pourra être organisé par journée.

Les jours de télétravail non pris ne sont ni cumulables ni reportables d’une semaine ou d’un mois sur l’autre.

La régularité et les créneaux de télétravail feront l’objet d’un accord entre le chef de service et le salarié qui sera formalisé par un déclaratif obligatoire dans le logiciel Eurecia.

Il est expressément précisé qu’en cas d’arrêt de travail pour maladie ou accident, le salarié ne devra exercer aucune activité professionnelle.

4-2 Lieu de télétravail 

Le télétravail doit s’exercer au domicile du salarié et s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré à la Direction des ressources humaines par le salarié au moment de son entrée en télétravail.

Un changement de lieu de télétravail peut se produire à titre exceptionnel et temporaire à condition que le manager en ait été informé par écrit au préalable.

4-3 Sante et sécurité du télétravailleur

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur déclare que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

A ce titre il déclare qu’il dispose d’un espace approprié au télétravail ainsi que des équipements disponibles lui permettant de se consacrer à son activité lors du temps de travail.

Si un accident survient sur le lieu d’exécution du télétravail et pendant les plages horaires de travail, celui-ci bénéficie d’une présomption de caractère professionnel.

Le salarié doit prévenir dans les plus brefs délais son responsable et la direction des ressources humaines de la survenance de cet accident.

Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au titulaire de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.

Le salarié fournira une attestation d’assurance garantissant les risques liés au télétravail applicable au lieu où celui-ci sera exécuté.

4-4 Temps de travail 

Sauf accord contraire expressément validé entre le salarié et le chef de service, les horaires seront identiques aux horaires de présence dans l’entreprise

Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni l’horaire habituel ni l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise.

Le télétravail ne doit pas non plus avoir pour effet d’entrainer un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de repos.

Par ailleurs le salarié devra se rendre aux convocations auprès du service de médecine du travail ou tout autre convocations professionnelles, même si celles-ci tombent sur un jour de télétravail.

Il est également rappelé que le télétravail ne doit pas se substituer à la garde d’enfant.

4-5 Charge de travail

Le responsable hiérarchique et le salarié veilleront à ce qu’un équilibre proportionné au temps de télétravail soit assuré entre la charge de travail en entreprise et celle en télétravail.

A ce titre, il n’y a pas lieu d’observer des heures supplémentaires en dehors d’un accord préalable du responsable de service.

Le salarié qui du fait du télétravail rencontre des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail doit alerter sa hiérarchie en transmettant des éléments factuels et circonstanciels sur la situation invoquée.

Un entretien spécifique sera alors organisé dans un délai maximum d’un mois pour que la situation soit analysée afin d’envisager le cas échéant toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

En outre, le télétravail doit s’articuler avec le principe de respect de la vie privée du salarié.

4-6 Maintien du lien avec l’entreprise 

La société s’engage à mettre à la disposition du salarié les outils lui permettant d’assurer ses fonctions et tâches (ordinateur, logiciel, transfert de ligne, accès messagerie et bases de données propres à l’entreprise) sous réserve de préserver la confidentialité des données. La société assure la maintenance du matériel et met en place un appui technique.

Le télétravail ne doit aucunement se substituer entièrement au travail dans les locaux de l’entreprise.

4-7 Equipements professionnels

L’employeur fournira, lorsque cela est possible, un ordinateur portable ainsi que l’accès aux logiciels professionnels adaptés. Pour un meilleur confort, l’usage d’un écran, d’un clavier et d’une souris personnels est toléré. Pour autant, l’usage d’un ordinateur et de logiciels personnels est proscrit

Le salarié en télétravail devra prendre soin des équipements qui lui sont confiés et en assurer la bonne conservation. Il est responsable de l’intégrité du matériel mis à sa disposition par l’entreprise.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements, le salarié en télétravail devra en informer immédiatement le service informatique.

Le salarié atteste également disposer d’une connexion internet performante, prise en charge par lui, condition indispensable à la mise en œuvre du télétravail.

4-8 Prise en charge des frais liés au télétravail

Dès la signature du présent accord, le télétravailleur à domicile bénéficiera, dès le premier jour de télétravail, d’une indemnisation globale et forfaitaire compensant la mise à disposition de son domicile à titre professionnel et intégrant une participation forfaitaire de l’employeur destinée à couvrir partiellement les frais pouvant être occasionnés par le télétravail.

Le montant de l’indemnité versée mensuellement au télétravailleur sera fonction du nombre de jours de télétravail effectivement réalisés et déclarés dans le logiciel EURECIA. Il sera calculé sur la base d’un montant de 2 € par jour de télétravail déclaré. Toute situation de télétravail non déclarée dans l’outil ne sera pas indemnisée et la rétroactivité des déclarations ne sera pas indemnisée une fois le mois écoulé.

Cette allocation sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales conformément à la position de l’administration en la matière.

4-9 Protection des données, confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la « Charte informatique » en vigueur dans l’entreprise.

5. Télétravail occasionnel ou exceptionnel

5-1 Recours au télétravail occasionnel

Un salarié qui ne bénéficie pas de dispositions du télétravail régulier peut solliciter une ou plusieurs journées de télétravail à titre occasionnel avec l’accord exprès de son responsable.

Le télétravail est alors formalisé par tout moyen et notamment par un simple échange de mails entre le responsable hiérarchique et le salarié.

5-2 Recours au télétravail exceptionnel

Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure peuvent rendre le télétravail nécessaire afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction de l’entreprise pour la seule durée des évènements exceptionnels. Le télétravail exceptionnel sera considéré comme un aménagement du poste de travail, sans implication sur le contrat de travail et ses avenants.

Dans de telles circonstances, le CSE sera informé préalablement au déploiement du dispositif.

6. Recours au télétravail thérapeutique

Le médecin du travail pourra déterminer les modalités de la mise en œuvre du télétravail pour raisons de santé médicalement justifiées.

A ce titre des formules de télétravail non prévues par le présent accord pourront être mises en œuvre.

7. Révision de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales de salariés signataires du présent accord.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres contre décharge à chacune des parties signataires.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai d’1 mois à partir de l’envoi ou de la remise de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

Cet avenant est soumis aux mêmes règles de validité et de publicité que le présent accord.

8. Date, effet et suivi de l’accord

Le présent accord sur le télétravail est conclu pour une durée de 2 ans et pourra être reconduit par tacite reconduction à chaque date d’anniversaire, il prendra effet à compter de la signature.

Un suivi annuel sera opéré dans le cadre d’une commission composée paritairement de membres de la délégation représentative du personnel (3 personnes) et de la direction (2 personnes).

9. Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises d’Aix en Provence et auprès du greffe du Conseil de prud’hommes d’Arles.

Fait à Arles en quatre exemplaires originaux, le 2 juin 2022.

Pour la société Pour la délégation syndicale