ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE :

La société GRESHAM Banque, Société Anonyme au capital de 8 997 634 euros, dont le siège social est situé 20 rue de la Baume- 75008 PARIS, immatriculée au RSC de Paris sous le n°341 911 576, et représentée par en sa qualité de Directeur Général,

D’une part,

Ci-après dénommée « l’entreprise »

ET

Les organisations syndicales représentatives

- L’organisation syndicale SNB représentée par , en sa qualité de Délégué Syndical

- L’organisation syndicale UNSA représentée par , en sa qualité de Délégué Syndical

D’autre part,

Dénommées ensemble « les parties »

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Les parties signataires, qui se sont réunies le 14 décembre 2021 sont convenus de la mise en place d’un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique de la société GRESHAM Banque.

SOMMAIRE

SOMMAIRE 2

PREAMBULE 3

Article 1 – Champs d’application 4

Article 2 – Recours à un prestataire 4

Article 3 – Respect de la loi informatique et libertés 4

Article 4 – Modalités de vote 5

Article 5 – Communication des listes électorales et des listes de candidats 5

Article 6 – Bulletins de vote 5

Article 7 - Déroulement des opérations de vote 5

Article 8 - Modalités d'accès au serveur de vote 6

Article 9 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 6

Article 10 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats 7

Article 11 – Suivi de la mise en œuvre de l’accord 7

Article 12 - Dispositions finales 7

PREAMBULE

Étant donné l’existence de deux sites distincts, l’un à Caluire-et-Cuire, et l’autre à Paris, ainsi que du développement du télétravail, les parties ont souhaité faciliter l’élection des représentants des salariés par la mise en place d’un accord collectif sur le vote électronique. Ce système offre les meilleures conditions de participation à un scrutin relatif à la désignation des représentants du personnel.

Ce système permet également de sécuriser l’organisation du processus électoral et d’obtenir des résultats fiables et rapides.

Comme le propose la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour l’ensemble des élections professionnelles de la société GRESHAM Banque, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral en vertu des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

Le présent accord collectif a pour objet de fixer le principe, de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définiront ensuite, dans le protocole d'accord préélectoral notamment, les modalités techniques et fonctionnelles de vote dont la constitution des bureaux de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 – Champs d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société GRESHAM Banque ayant la qualité d’électeur lors du premier tour du scrutin des élections professionnelles.

Article 2 – Recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du Code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le prestataire retenu.

Article 3 – Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Les organisations syndicales de l'entreprise seront informées de ces formalités.

Le prestataire sera tenu à la confidentialité des données transmises.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit être en conformité avec les règles édictées par la Commission Informatique et Liberté, et notamment avec la Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique

Article 4 – Modalités de vote

Les modalités de vote (date, heure, période d’ouverture du vote électronique, terminaux de vote) seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral en corrélation avec le prestataire retenu.

Article 5 – Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF dont le poids maximum sera donné par le prestataire retenu et précisé dans le protocole d’accord préélectoral. Ce fichier ne devra pas contenir de lien hypertexte et ne comporter qu’une ou deux pages maximum.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum qui sera précisé par le prestataire retenu et indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 6 – Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.

Article 7 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu (test, scellement et dépouillement). L’organisation et la réalisation de cette formation seront prises en charge, à distance par le prestataire.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») s’organisera avec le ou les représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de procéder, avant que le scrutin ne soit ouvert :

- par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 8 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique pourra être doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, le prestataire lui adressera de nouveaux codes.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Article 9 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 10 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées par les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 11 – Suivi de la mise en œuvre de l’accord

Les parties sont convenues que le suivi de l’application du présent accord sera effectué lors d’une réunion entre la Direction et les Organisations syndicales signataires six mois avant l’échéance des mandats des représentants du personnel. Cette réunion aura lieu sur demande de la partie la plus diligente.

Article 12 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l’ensemble des établissements de l’entreprise GRESHAM Banque pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée indéterminée et sera applicable pour toute élection.

Il entrera en vigueur le 20 décembre 2021.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Il sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du même code.

Un exemplaire de l’accord sera également remis au greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris et fera l’objet d’un affichage sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Paris, le 15 décembre 2021.