1. IRON MOUNTAIN France SAS

   ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

La Société IRON MOUNTAIN France SAS, au capital de 91 878 784 Euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Evry sous le numéro dont le siège social est sis au 6-12 Avenue Descartes, 91420 MORANGIS, prise en la personne de Monsieur xxxxx en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité aux fins des présentes,

(Ci-après dénommée la « Société »),

D’UNE PART,

Et :

Le Syndicat FO représenté par Mr. xxxxx et Mme xxxxx, Délégués Syndicaux ;

Le Syndicat CFE-CGC représenté par Mr. xxxxx, Délégué Syndical,

Le syndicat CFTC représenté par Mme xxxxx, Déléguée Syndicale

1. Préambule

La Direction et les Organisations Syndicales ont souhaité, dans le cadre des dispositions des articles L 1222-9 et suivants du Code du Travail, définir les conditions dans lesquelles le télétravail peut être exercé par un salarié de l’entreprise.

En effet, le développement des nouvelles technologies, les facilités de communication à distance d’une part, et la volonté de l’entreprise de mettre en place une politique visant à l’équilibre vie professionnelle/vie privée, et à moderniser ses modèles de travail d’autre part, créent un contexte particulièrement adéquat à l’instauration d’un régime de télétravail.

Rappelons que le télétravail est défini comme étant :

« Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » L 1222 -9 du code du travail

Article 1 Champs d’application de l’accord

Article 2 Critère d’éligibilité

A/ Critères relatifs au salarié

B/ Critères relatifs au poste

Article 3 Mise en place du télétravail

A/ Acte de candidature

B/ Avenant au contrat de travail

C/ Période d’adaptation et Réversibilité

D/ Changement de situation et réexamen de l’éligibilité

Article 4 Modalités du télétravail

A/ Rythme de télétravail

B/ Contrôle de la charge de travail

C/ Equipement et environnement de travail

D/ Allocation forfaitaire

E/ Droits et Obligations

Article 5 Télétravail occasionnel – Situations particulières

A/ Circonstances exceptionnelles

B/ Raisons médicales

Article 7 Durée

Article 8 Suivi

Article 9 Notification et dépôt

Annexe

Article 1 Champs d’application de l’accord

Les dispositions du présent accord s’appliquent aux salariés d’Iron Mountain France SAS

Article 2 Critères d’éligibilité

Pour être éligible, le salarié doit remplir cumulativement les critères exposés ci-dessous :

A/ Critère relatifs à la situation du salarié

Le télétravail impliquant par nature un éloignement du lieu de travail habituel, il est nécessaire que le Télétravailleur dispose d’une certaine autonomie et maitrise de sa fonction, c’est pourquoi 4 critères tenant à la situation du salarié sont définis :

• Nature de contrat :

Les salariés en CDI, CDD, en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation et les stagiaires sont éligibles.

• Ancienneté :

Sont éligibles au télétravail, les salariés justifiant d’une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise et dans le poste occupé. Ils ne doivent pas être en période d’essai ou probatoire.

• Temps de travail :

Le télétravail est accessible à tous les temps de travail existants dans l’entreprise.

Néanmoins, afin de préserver le lien social et éviter l’isolement en garantissant une présence physique sur site, les temps partiels pourront prétendre au télétravail dans les conditions définies à l’article 4 A/ « rythme de télétravail ».

• Aptitudes du Télétravailleur

L'autonomie dans le poste est un élément clé de la capacité du salarié à exercer ses fonctions en télétravail.

Le télétravailleur doit être capable d'organiser sa journée de travail, de gérer ses temps de travail et de repos de manière autonome, et ne pas nécessiter un soutien managérial rapproché.

Le télétravailleur doit par ailleurs maitriser les outils informatiques, aptitude nécessaire à ce type d'organisation du travail.

Enfin, il doit savoir faire preuve de la plus grande confidentialité sur les dossiers gérés à distance.

Par ailleurs, le salarié doit attester de bonne foi que son domicile permet l'exercice de sa fonction en télétravail, (notamment un espace adapté à cette organisation, une installation électrique conforme et une connexion à internet) et produire une assurance habitation couvrant une activité professionnelle en télétravail.

B/ Critères relatifs au poste

La réussite du télétravail exige une étude des critères suivants :

• Les salariés éligibles occupent un poste dont l’exécution en télétravail ne nuit pas au

bon fonctionnement du service et à la configuration de l'équipe à laquelle il appartient.

Par exemple les fonctions managériales terrain, ou impliquant un contrôle quotidien des activités de son équipe, et l’accueil clientèle (téléphonique et ou physique) sont par nature exclues.

• Les tâches ou missions réalisées par le salarié dans le cadre de son poste peuvent

être exécutées techniquement à distance dans le respect des mesures de sécurité ou de confidentialité qui s’imposent

• La validation de passage en télétravail dépend de la capacité du service ou de

l’équipe à adapter son organisation à cette évolution. Les relations de travail doivent être maintenues entre le télétravailleur, sa hiérarchie, son équipe, et ses interlocuteurs réguliers.

En cas de candidatures multiples au sein d’un même service :

• Pour le même jour de télétravail ne pouvant être validé, l’alternance sera la solution

étudiée en priorité par le manager et les salariés concernés. En cas de désaccord persistant, l’ancienneté dans l’entreprise sera le critère déterminant.

• Pour des jours de télétravail différents dans la semaine mais qui aboutissent à ce que

l’équipe n’est jamais réunie, le manager, en se basant sur des critères objectifs et de nécessité de travail, fixe le(s) jour(s) de télétravail possible(s) dans la semaine.

Article 3 Mise en place du télétravail

A/ Acte de candidature

Le salarié peut solliciter la possibilité de télétravailler à tout moment au cours de son parcours professionnel dans l’entreprise.

Le Salarié qui sollicite la possibilité de télétravailler doit en faire la demande par courrier AR, ou par courrier remis en mains propres ou par email à son manager, copie la direction des ressources humaines.

Le courrier doit mentionner les éléments suivants ;

• Date de mise en œuvre souhaitée (2 mois après la remise du courrier au plus tôt)

• Jour(s) de télétravail souhaité(s)

• L’attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques de son domicile

• Une copie de son assurance d’habitation domicile mentionnant la couverture télétravail

Le salarié sera reçu en entretien par son manager dans les 2 semaines au plus tard qui suivent afin d’examiner sa demande.

Après échange entre le manager et la Direction des Ressources Humaines, celle-ci donnera sa réponse par écrit sous un délai maximum de deux mois à partir de la demande du salarié.

Si la réponse est négative, celle-ci devra être motivée sur la base des critères d'éligibilité énoncés ci-dessus.

B/ Avenant au contrat de travail

L’acceptation du télétravail sera formalisée par la remise d’un avenant au contrat de travail par les RH au salarié.

L’avenant sera d’une durée déterminée d’une année maximum, et pourra être renouvelé à la demande du salarié, avec l’accord de son responsable hiérarchique (selon des modalités simplifiées, un accord par email du responsable hiérarchique sera suffisant).

Cet avenant précisera les éléments suivants :

• La date de début de mise en œuvre du télétravail

• Le(s) jour(s) de télétravail choisi(s) par le salarié et validé par le manager

• Le lieu d’exécution du télétravail (le domicile principal du salarié)

• Les horaires pendant lesquels le salarié sera joignable sur le lieu de télétravail (dans le cadre des horaires collectifs du site ou du service de rattachement du salarié)

• Les équipements de travail spécifiques mis à disposition par l’employeur dans le cadre du télétravail et leurs conditions d’utilisation

• Les conditions de réversibilité

• La période d’adaptation

C/ Période d’adaptation et réversibilité

Période d’adaptation

Pendant une période de 2 mois, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation de télétravail, sans délai pour le salarié et moyennant un préavis d’une semaine pour le manager. Cette période permet de s’assurer que les modalités de fonctionnement sont compatibles avec les intérêts de chacune des parties.

Réversibilité

Au-delà de la période d’adaptation, le salarié et le responsable hiérarchique peuvent l’un et l’autre mettre fin de manière unilatérale au télétravail.

Le salarié remettra un courrier ou un email à son responsable hiérarchique et les RH pour les informer de son souhait de mettre fin à cette modalité d’organisation de son travail. Un préavis d’un mois au maximum pourra être sollicité par le salarié, à sa convenance.

Le responsable hiérarchique qui souhaite mettre fin à la modalité de télétravail de l’un de ses collaborateurs devra le recevoir en entretien et lui exposer les motivations de sa décision. Le salarié bénéficiera d’un préavis de 2 mois maximum s’il le souhaite.

En cas de désaccord, le salarié pourra saisir les RH afin de solliciter un ré examen de sa situation de télétravailleur.

Lorsqu'il sera mis fin au télétravail, le salarié effectuera à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l'entreprise et restituera le matériel mis, le cas échéant, à sa disposition en lien avec sa situation de télétravailleur.

D/ Changement de situation et réexamen de l’éligibilité

En cas de changement de fonction et/ou de service du salarié, les critères d'éligibilité seront réexaminés avec le nouveau responsable hiérarchique afin de vérifier que les caractéristiques du nouveau poste ou la configuration de l'équipe n'empêche pas la poursuite du télétravail.

Si le nouveau responsable hiérarchique estime que les conditions d'éligibilité ne sont plus remplies, le télétravail du salarié prendra fin sous un délai de 2 mois maximum (délai qui peut être réduit avec l’accord du salarié).

Dans le cas où le salarié changerait de domicile, la transmission par celui-ci au département RH des attestations sur l’honneur de conformité de l’installation électrique et d’assurance habitation à jour est une condition de poursuite de son activité en télétravail.

Une copie de l’assurance habitation devra être transmise tous les ans au département RH par le salarié en télétravail.

Article 4 Modalités du télétravail

A/ Rythme de télétravail

Afin de conserver un lien social entre le télétravailleur et son collectif de travail, le nombre de jour de télétravail est :

• De 1 à 2 par semaine pour les salariés à temps plein,

• De 1 jour par semaine pour les salariés à temps partiel. Les salariés dont le temps de travail est inférieur à 50% ne sont en principe éligibles au télétravail, sauf accord dérogatoire du manager.

Le(s) jour(s) de télétravail est fixé dans l’avenant au contrat de travail. Il pourra être exceptionnellement modifié à la demande du salarié ou du manager, par écrit, pour des raisons de service, sous réserve du respect d’un délai de prévenance d’une semaine.

Le ou les jours de télétravail définit dans l’avenant au contrat qui n’aurait pas été effectivement télétravaillé par le salarié, ni reporté un autre jour de la même semaine, ne sera pas reporté ultérieurement.

Pendant le ou les jours de télétravail :

• Le télétravailleur invité à participer à une réunion physique doit, dans la mesure du possible, se voir proposer un accès à cette réunion via une connexion téléphonique ou internet

• Le temps de travail effectif du télétravailleur correspond à celui effectué habituellement lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.

A ce titre, il est également rappelé que le télétravailleur bénéficie des temps de repos légaux et s’engage à respecter :

• Le repos quotidien d'une durée légale de 11 heures consécutives

• Le repos hebdomadaire d'une durée de 35h consécutives (24 heures + 11 heures)

• Les durées maximales de travail.

Le télétravail ne pourra générer aucune heure complémentaire ou supplémentaire, hors demande expresse et préalable de la hiérarchie par écrit.

Situation spécifique des salariés rattachés aux Ventes et à l’informatique

Pour ce qui concerne les salariés rattachés au département des Ventes : Au regard de la nature même de leurs fonctions et de ce qu’elles requièrent en terme de souplesse d’organisation (planning rendez-vous clients…), et de la pratique en place depuis de nombreuses années, il est convenu entre les parties que cette population bénéficiera par principe de 3 jours de télétravail maximum par semaine, pouvant être pris par demi-journée.

Ainsi, deux jours de présence sur site est requis (ou 4 demis journée) par semaine.

Pour ce qui concerne les salariés rattachés au département Informatique : Au regard de la pratique en place depuis plusieurs années, il est convenu entre les parties que cette population bénéficiera par principe de 3 jours de télétravail maximum par semaine, pouvant être pris par demi-journée.

Ainsi, deux jours de présence sur site est requis (ou 4 demis journée) par semaine.

B/ Contrôle de la charge de travail

La charge de travail demandée et les délais dans la réalisation du travail sont les mêmes que lorsque le salarié exerce son activité dans les locaux de l’entreprise.

Les résultats attendus sont équivalents à ceux des salariés en situation comparable et travaillant en présentiel. Ils seront évalués suivant les mêmes méthodes.

La charge de travail et plus généralement les conditions d’activité du salarié en télétravail font l’objet d’échanges réguliers entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Un point spécifique est réalisé lors de l’entretien annuel ou à tout autre moment de l’année si le collaborateur ou le manager en manifeste le besoin.

En tout état de cause, le responsable hiérarchique reste en lien étroit avec le télétravailleur et suit l’accomplissement de son travail à distance. Il s’assure de la faisabilité des objectifs fixés au regard de la charge de travail du salarié.

C/ Equipement et environnement de travail

Equipements

L’entreprise fournira au salarié le matériel nécessaire à l’exercice de son activité dans le cadre du télétravail, soit un PC portable et le dispositif d’accès à distance au réseau de l’entreprise.

Si la demande de télétravail émane de l’entreprise, les dispositions légales relatives à la prise en charge de frais de fonctionnement s’appliqueront.

En cas de panne ou de disfonctionnement des équipements de travail fournis par la Société, les salariés devront en aviser immédiatement leur responsable hiérarchique.

Le salarié pourra contacter le service support IT de l'entreprise qui fera le nécessaire pour le dépanner.

En cas d'impossibilité de dépannage à distance, le salarié s'engage à informer sans délai son supérieur hiérarchique de la situation, pour convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail sur la journée de télétravail en cours.

L'utilisation du matériel mis à disposition par la Société aux salariés est limitée à l'exercice de leur activité professionnelle et au respect des dispositions de la charte informatique et du règlement intérieur. Ceux-ci s'engagent à prendre soin des équipements qui leur sont confiés et à ne pas en permettre l’utilisation par une personne extérieure à l’entreprise.

En aucun cas le salarié ne devra exercer son activité dans le cadre du télétravail en utilisant son propre équipement informatique personnel.

Les salariés s'engagent à restituer sans délai le matériel mis à leur disposition par l'entreprise à leur domicile sur demande de l'entreprise, lors de leur départ de la Société ou, le cas échéant, de la cessation de leur activité de télétravail.

Environnement de travail

Lors du passage en télétravail, une documentation relative à la bonne ergonomie du poste de travail sera remise au salarié

D/ Allocation forfaitaire de télétravail

Le salarié en situation de télétravail dans le cadre du présent accord bénéficiera d’une allocation annuelle forfaitaire destinée à couvrir les frais inhérents au télétravail (électricité, internet, etc.).

Le montant de cette allocation s’élève à 90€ par an, quel que soit le nombre de jours télétravaillés par le salarié.

Cette allocation sera versée prorata temporis en fonction de la durée d’exercice de la modalité de télétravail sur l’année civile considérée.

Elle sera versée sur le mois de décembre de chaque année au titre de l’année écoulée.

E/ Droits et Obligations

• Au même titre que les autres salariés, l’employeur veille à la sécurité et à la santé

des télétravailleurs.

Les dispositions légales, conventionnelles et les règles de l’entreprise relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Lors d'une journée en télétravail, le domicile du salarié est considéré comme son lieu de travail. Ainsi, il bénéficiera du régime relatif à l’accident du travail en cas d’accident à son domicile durant ses heures de travail.

La situation de télétravail ne vient pas modifier les droits des salariés de l’entreprise, leurs droits demeurent identiques à ceux des salariés occupant des fonctions comparables.

• Protection des données

Le salarié s’engage à respecter les règles de confidentialité informatique (charte informatique) et à prendre toutes les précautions nécessaires à la protection des données de l’entreprise et leur confidentialité.

Le salarié devra signaler au plus vite toute perte ou vol de son ordinateur portable professionnel auprès de son responsable hiérarchique.

Le salarié s’engage ainsi à ne pas retirer les applications informatiques nécessaires à la protection des données.

Les codes d'accès à l’ordinateur portable doivent rester strictement personnels, et ne pas être divulgués.

• Assurance

Le salarié s'engage à porter à la connaissance de son assureur l'utilisation de son domicile dans le cadre de l'exercice de son activité professionnelle, et à s'assurer que ladite activité n'est pas exclusive de la garantie de son assureur.

De plus, le salarié s'engage à remettre à la Société, au plus tard lors de la signature de l'avenant, une attestation d'Assurance Multirisques Habitation et une attestation d'Assurance Responsabilité Civile. La situation de télétravail ne saurait être mise en œuvre avant la fourniture par le salarié de ces documents.

En cas de changement de résidence d'exercice du télétravail, le salarié s'engage à prévenir la Société sans délai en lui indiquant sa nouvelle adresse et à accomplir les mêmes démarches et formalités que celles réalisées préalablement à son passage en télétravail en matière de couverture assurance.

Article 5 Télétravail occasionnel – Situations particulières

A/ Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances particulières, le salarié qui dispose déjà de tous les outils nécessaires à l’exercice normal de sa fonction en télétravail pourra solliciter la possibilité de télétravailler auprès de son manager et des RH (demande par email ou téléphone).

Par exemple en cas de :

• Problème de transport (grève, intempéries…)

• Catastrophe naturelle

• Pic de pollution

• Epidémie

• Permanences ou astreintes ne nécessitant pas une présence physique sur site

B/ Raisons médicales

Le télétravail pourra être mis en place à la demande du médecin du travail, dans le cadre des dispositions du présent accord.

Article 7 Durée

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, s'applique à compter du 1er décembre 2021.

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions légales.

Article 8 Suivi

Un bilan sera présenté annuellement au CSE faisant état du nombre de demande exprimée, du nombre de mise en œuvre du télétravail, du nombre de refus.

Article 9 Notification et dépôt

Le présent accord est déposé sur le portail Téléaccord du ministère du travail ainsi qu’au greffe du conseil des prud’hommes.

Un exemplaire signé est remis à chaque organisation syndicale.

Fait à Morangis, le 24 novembre 2021

Pour Iron Mountain :

Monsieur xxxxx, directeur général

Pour les organisations syndicales :

Pour FO

Monsieur xxxxx

Madame xxxxx

Pour la CFE CGC

Monsieur xxxxx

Pour la CFTC

Madame xxxxx

Annexe 1 Attestation sur l’honneur de la conformité de l’installation électrique du logement

Je soussigné(e)………………………………………………………………………, employé(e) au poste de …………………………………………………………………, atteste que mon logement, lieu d’exercice de mes activités professionnelles en télétravail, dispose d’installations électrique conformes aux règlementations en vigueur.

Fait le ………………………, à …………………………….

Signature