ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DE SALARIES

AU SEIN DES ETABLISSEMENTS DE L’UES

Entre d’une part,

• les sociétés et groupement de l’Unité Economique et Sociale, constituée entre Groupama Assurances Mutuelles, Gan Assurances, Groupama Gan Vie, Gan Prévoyance, Gan Patrimoine et le GIE Groupama Supports et Services, représentés par …………………., Directeur Relations Sociales Groupe et Rémunération, dûment mandaté à cet effet,

Et d’autre part,

• La CFDT, représentée par le Délégué Syndical Central,………………………………..

• La CFE-CGC, représentée par le Délégué Syndical Central,………………………….

• La CGT, représentée par le Délégué Syndical Central, ……………………………….

Considérant notamment les dispositions suivantes :

• l’accord cadre relatif à l’organisation d’un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 26 juillet 2018 ;

• les dispositions légales applicables en matière de nouvelles technologies de l’information et de la communication, telles que celles relatives au respect de la vie privée, au respect de la loi sur la presse et la loi dite « Informatique et libertés »
  n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ;

• les avis et délibérations CNIL (dont la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, et n°2013-91 du 11 avril 2013 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique) ;

• les articles L2314-26, L2232-12, L2315-4, R2314-5 et suivants du code du travail issus de l'ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.

Les signataires du présent accord conviennent des dispositions ci-après :

PREAMBULE

Souhaitant s’inscrire pleinement dans les évolutions légales, réglementaires et technologiques tout en participant à la préservation de l’environnement, l’UES et ses établissements souhaitent favoriser l’utilisation du vote électronique.

Ce dispositif permet de renforcer et de faciliter la participation des salariés, y compris ceux en télétravail, de simplifier l’organisation du scrutin, d’en réduire les coûts financiers et la lourdeur logistique.

article 1 – PRINCIPES GENERAUX

Par le présent accord, les parties conviennent que soient organisées par voie électronique les élections des membres des Comités sociaux et économiques des établissements et les élections des représentants salariés aux Conseils d’administration, par une société prestataire, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé au présent accord.

Chaque établissement devra utiliser le vote électronique à l’occasion des élections prévues par le présent accord.

La société prestataire offre une plateforme technique respectant les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

- l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

- l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis par un électeur ;

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- la confidentialité : préservation du secret du vote électronique.

Les modalités d’organisation des élections des membres des Comités sociaux et économiques d’établissement, et notamment le nombre de collèges, le nombre de sièges à pourvoir, la répartition des sièges dans les collèges, le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote font l’objet par ailleurs au sein de chaque établissement d’un protocole d'accord préélectoral ; étant entendu que ledit protocole d’accord préélectoral ne pourra pas remettre en cause les dispositions du présent accord.

Le vote électronique peut avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

article 2 – modalités d’organisation des opérations électorales

Les parties conviennent que les élections par voie électronique seront confiées à une société prestataire liée par un contrat avec le Groupe Groupama.

Les parties conviennent que le vote électronique, pour tous les établissements, est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 2.1 - Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales, les parties conviennent que le Groupe choisira le prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, après appel d’offres, conformément au cahier des charges annexé au présent accord.

Chaque établissement organisera une rencontre entre le prestataire et les organisations syndicales afin qu’elles puissent l’interroger sur les modalités et le fonctionnement du système de vote mis en place.

Le protocole d’accord préélectoral des établissements de l’UES mentionnera la conclusion du présent accord et s’il est connu, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.2 - Modalités d’organisation des élections

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le 1^er tour, que pour un éventuel 2^nd tour de scrutin, que les élections auront lieu sur un ou plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les salariés auront la faculté de voter pendant leur temps de travail depuis leur poste de travail ou, le cas échéant du poste garantissant la confidentialité qui pourrait être mis à disposition au sein de l’établissement dans les conditions prévues par le protocole d’accord préélectoral, ou à distance pendant la totalité de l’ouverture du scrutin à partir d’un poste informatique connecté à Internet, que ce soit de leur lieu de déplacement, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter pendant le temps de travail.

Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par une personne de son choix, salariée si le vote a lieu dans les locaux de l’entreprise.

Article 2.3 - Professions de foi

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et de leur profession de foi.

Les parties conviennent que les professions de foi de chaque organisation syndicale seront affichées sur l’intranet de chaque établissement (ou le Forum pour Groupama Supports et Services) dans les conditions prévues par les protocoles d’accords préélectoraux, ainsi que sur la plateforme de vote électronique.

article 3 – contrôle du système de vote électronique

Article 3.1 – Expertise indépendante

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système.

Article 3.2 - Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :

• les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• l'émargement ;

• l'enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Les membres de chacun des bureaux de vote constitués, pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à des codes d’accès, la liste d’émargement par bureau de vote.

Article 3.3 - Contenu des fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, périmètre de représentation de proximité, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;

• listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, périmètre de représentation de proximité.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant, les salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines ;

• pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines ;

• pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Article 3.4 – Mise en place d'une cellule d'assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• est destinataire, avec le bureau de vote, des relevés d’incidents générés par le prestataire ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 3.5 – Contrôle par le prestataire

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants du prestataire mettant en place le vote.

Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Article 3.6 – Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence (après avis des représentants du prestataire mettant en place le vote) pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote électronique.

En cas d’altération du système perdurant au-delà d’un tiers de la durée du scrutin, les organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral et la Direction des Ressources Humaines conviennent de se réunir dans le jour ouvré qui suit, à l’initiative de l’employeur, pour déterminer les modalités de report des élections par voie électronique ou de recours au vote par bulletin papier.

Article 4 – DEROULEMENT DES VOTES

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

A cet effet, la Direction des Ressources Humaines établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote par Internet, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs au moins dix jours calendaires avant l’ouverture du 1^er tour de scrutin. Cette note sera mise à disposition des salariés sur l’intranet de chaque établissement.

Article 4.1 – Bulletins de vote électronique

La société prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

La présentation des listes de candidats sera effectuée de manière aléatoire sur la plateforme de vote dans les conditions prévues par le prestataire.

La société prestataire reproduira alors sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par les candidats ou leurs représentants dûment mandatés. Elles pourront apparaître simultanément sur l’écran avec le sigle de l’organisation syndicale si elles le souhaitent. Les listes de candidats seront transmises par la Direction des Ressources Humaines au prestataire.

Par ailleurs, dans un souci de stricte neutralité, le prestataire retenu s’assurera que la taille des logos, les caractères et la police utilisée soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Article 4.2 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le 1er tour et selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, les moyens d’authentification lui permettant de voter en toute confidentialité sur le site sécurisé mis en place par le prestataire, créé pour l’occasion par la société retenue ; lesquels moyens resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un 2nd tour devrait être organisé.

L’adressage de ces moyens d’authentification devra être effectué de façon à garantir leur confidentialité et leur sécurité.

Ces moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité du vote. Toute personne non reconnue se verra refuser l’accès au serveur de vote.

Une assistance technique sera mise en place par le prestataire en cas de perte ou de non-réception des moyens d’authentification par le salarié.

Dès réception du vote, chaque saisie des moyens d’authentification vaut signature de la liste d’émargement.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. La validation rend définitif le vote et empêche toute modification.

Un représentant désigné par organisation syndicale et la Direction des Ressources Humaines pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, suivre l’évolution de la participation.

Article 4.3 – Formation des membres des bureaux de vote et représentants du personnel

Trois représentants par organisation syndicale ayant présenté des candidats au premier tour des élections professionnelles et les membres du bureau de vote de chaque établissement bénéficient d’une formation sur le système de vote par Internet retenu, organisée au sein de chaque établissement.

Ces formations sont prises en charge par les établissements de l’UES. Le temps qui y est consacré ne peut s’imputer sur les crédits d’heures légaux et conventionnels résultant des mandats.

Article 4.4 – Dépouillement des bulletins de vote électronique

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les informations nécessaires à un éventuel contrôle a posteriori sont également recueillies lors de cette phase. Ces éléments sont enregistrés sur un support scellé, non réinscriptible et probant.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux des trois clés de chiffrement générées avant l’ouverture du scrutin (codes permettant d’accéder au système et de procéder au dépouillement) par les membres du bureau de vote.

Les deux assesseurs nominativement identifiés, (à défaut d'accord, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs), ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun, selon des modalités garantissant la confidentialité, une clé de dépouillement distincte, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé “contenu de l'urne électronique”. La présence d’au moins deux des trois titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.

Article 4.5 – Résultats

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est bloqué immédiatement après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La publication des résultats est réalisée conformément aux dispositions prévues par le protocole préélectoral de chaque établissement.

Par ailleurs, sous réserve de la faisabilité technique, le prestataire mettra à disposition les résultats par périmètre de représentation de proximité tels que prévus par les accords de dialogue social. Les parties conviennent que ces résultats n’ont aucune valeur juridique et sont destinés à permettre aux organisations syndicales de disposer d’informations utiles à la désignation des représentants de proximité par le comité social et économique d’établissement.

article 5 – dispositions générales

5.1. - Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

5.2. - Dispositions antérieures

L’ensemble des dispositions envisagées dans le présent accord, annule et remplace l’ensemble des dispositions résultant d’accords collectifs, d’engagements unilatéraux, usages ou de toute autre pratique ayant le même objet, antérieurement applicables aux salariés issus d’une entité de l’UES.

5.3. - Révision/dénonciation

Le présent accord pourra être révisé à tout moment par avenant entre la direction et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives répondant aux conditions et modalités de révision fixées à l’article L2261-7-1 du Code du travail.

Il pourra être dénoncé selon les dispositions légales en vigueur.

5.4. - Formalités de dépôt

En application de l’article L2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié, après signature de la direction et d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, par la direction aux organisations syndicales représentatives par l’intermédiaire des délégués syndicaux centraux.

Puis, conformément aux articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail, il sera déposé par les soins de la direction sur la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du travail, et en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le 8 novembre 2018

Pour les Sociétés et Groupement de l’UES concernés par le présent accord, représentés par ……………………………….., Directeur Relations Sociales Groupe et Rémunération :

Pour la CFDT,

Pour la CFE/CGC,

Pour la CGT,