Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE TELETRAVAIL ET LE DROIT A LA DECONNEXION" chez KIABI - KIABI EUROPE (Siège)

Accord d’entreprise sur le télétravail et le droit à déconnexion

Entre :

L’UES KIABI, représentée par

XX

Agissant en qualité de représentant de l’Unité Economique et Sociale « UES KIABI »

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’UES KIABI, ci-dessous énumérées :

FEDERATION DES SYNDICATS CFTC DU COMMERCE, DES SERVICES ET DES FORCES DE VENTE

34 quai de la Loire– 75019 PARIS

représentée par M…………………………………………………………………..

FEDERATION NATIONALE DE L'ENCADREMENT DU COMMERCE ET DES SERVICES CFE – CGC

9 rue de Rocroy – 75010 PARIS

représentée par M…………………………………………………………………..

FEDERATION CGT COMMERCE DISTRIBUTION SERVICES

Case 425 – 263 rue de Paris – 93514 MONTREUIL Cedex

représentée par .....................................................................

FEDERATION DES COMMERCES ET DES SERVICES UNSA,

21 rue Jules Ferry – 93170 BAGNOLET

représentée par .....................................................................

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre des NAO 2021 et à la suite des évolutions liées au contexte sanitaire, la Direction a pris l’engagement avec les partenaires sociaux d’engager des négociations afin de définir les contours du télétravail que nous souhaitons vivre au quotidien, chez Kiabi.

En effet, la crise sanitaire de 2020 liée au Coronavirus a bousculé notre façon de travailler et nous à amener à penser notre organisation du travail autrement.

Cet accord a pour objet d’acter l’évolution du télétravail que nous avons connue depuis la crise sanitaire de 2020 et ainsi de pérenniser le télétravail au sein de Kiabi.

Le télétravail est un levier de la qualité de vie et des conditions de travail en ce qu’il s’inscrit pleinement dans la Vision 2030 et ce, par la mise en place d’une organisation de travail flexible, attractive, basée sur la confiance et facilitant pour le collaborateur.

En effet, il permet d’améliorer la qualité de vie des collaborateurs en assurant un meilleur équilibre des temps de vie (professionnelle/ personnelle) en réduisant par exemple les temps de trajets parfois significatifs entre le domicile et le lieu de travail.

Il est rappelé que les conditions de réussite du télétravail reposent sur la confiance entre l’Entreprise et les collaborateurs.

L’objet du présent accord est de définir le périmètre et les modalités de mise en œuvre du télétravail.

Préambule

Champ d’application

La présent accord a vocation à s’appliquer aux sociétés de l’UES KIABI, à savoir :

• KIABI EUROPE SAS

• KIABI LOGISTIQUE SAS

• BUNSHA SAS

Principes généraux

1. Définition du télétravail

L’article L.1222-9 du Code du travail définit le télétravail comme toute forme d'organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié de manière volontaire hors de ces locaux, de façon régulière ou occasionnelle en utilisant les technologies de l’information et des communications.

Le télétravail peut revêtir 3 formes différentes :

• Le télétravail régulier

• Le télétravail occasionnel

• Le télétravail exceptionnel

1. Les salariés concernés 

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’UES :

• en contrat à durée indéterminée après la fin de la période d’essai, hors renouvellement de celle-ci.

• en contrat à durée déterminée de plus d’un mois.

Il est entendu que ces délais pourront être raccourcis en concertation entre le Leader et le Collaborateur s’il remplit l’ensemble des conditions d’éligibilité définis ci-dessous.

Les alternants et les stagiaires des services centraux pourront prétendre au télétravail dit régulier, s’ils le souhaitent après un mois de présence avec leur Leader.

Toutefois ce mode d’organisation appliqué aux apprenants ne peut être réalisable qu’à conditions de respecter le cadre suivant :

• S’assurer que la mission soit adaptée au travail occasionnel ou partiel à distance.

• Doter l’apprenant de tous les outils permettant de continuer sa mission à distance (PC portable ; casque ; applications, messagerie instantanée etc…).

• S’assurer d’un suivi quotidien de l’apprenant, et ce, même lorsque l’apprenant est à distance (via les outils de messageries instantanées).

• Accompagner l’apprenant sur l’utilisation des outils de communication mis à sa disposition.

• Programmer, anticiper les missions et la charge en fonction des jours sur site ou en télétravail.

• Organiser la mission de l’apprenant en privilégiant le traitement de l’information, de recherches ou/et de rédaction durant les jours de télétravail.

• Rester disponible auprès de l’apprenant via les outils mis à disposition.

• Anticiper et expliquer à l’apprenant, les différentes obligations à respecter en matière de règles sanitaires sur le site.

• Le Tuteur prend toutes les dispositions nécessaires afin d’assurer le suivi du stagiaire qui réalise intégralement son stage en présentiel. Il doit s’assurer d’un accompagnement continu ainsi que d’une disponibilité via les outils de communication mis à disposition.

2. Les conditions d’éligibilité

Le télétravail est ouvert aux fonctions et métiers de nature à être exercés à distance.

Les collaborateurs ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée sur le lieu de travail du collaborateur notamment en raison des équipements, matériels, outils informatiques nécessaires à la réalisation du travail du collaborateur, afin de maintenir le service clients et pour assurer le bon fonctionnement du service/magasin/site logistique ne peuvent être éligibles au télétravail.

Des tests pourront être mis en place auprès de certains métiers (ex : conseillère de mode…) afin d’étudier la possibilité d’effectuer du travail à distance ponctuel pour des missions déterminées, des activités ou des périodes permettant le travail à distance (formation en e-learning,…).

Sont ainsi éligibles :

• Les collaborateurs ayant un métier pouvant être exercé à distance.

• Les équipes et/ou les services et/ou périmètre (magasin/site logistique/services centraux) dont la configuration et le fonctionnement le permettent.

• Les collaborateurs disposant d’une expérience métier et autonomie permettant le télétravail.

L’autonomie s’entend comme la connaissance des outils informatiques, logiciel et processus de l’entreprise, la connaissance suffisante de l’organisation et des méthodes d’organisation du travail. Il peut être entendu également qu’un certain niveau d’expérience (au sein de l’entreprise mais également en dehors) sur un métier soit requis.

En cas de doute sur l'éligibilité au télétravail régulier ou occasionnel du métier et/ou des missions du collaborateur, le leader se rapprochera de son RRH pour garantir un accès équitable au télétravail au sein de l’entreprise.

• Particularité des métiers dit « pénuriques »

Kiabi est actuellement confronté à un marché du travail fortement concurrentiel sur certains périmètres des services centraux, notamment l’IT/DSI. Ainsi, ces métiers identifiés, et dont nous avons des difficultés à recruter pourraient se voir appliquer des modalités organisationnelles particulières, à savoir par exemple une augmentation des jours de télétravail, au-delà des 2 jours par semaine.

3. Le lieu et environnement du télétravail.

Le lieu de télétravail est par défaut défini comme le domicile du salarié à savoir celui qui est déclaré par le collaborateur dans SmartRH.

Il est entendu que le collaborateur a la possibilité de télétravailler d’un autre lieu que son domicile du moment en respectant deux conditions cumulatives : que celui-ci se situe en France Métropolitaine et sous réserve d’en avoir informé son Leader au préalable.

Cet autre lieu peut s’entendre, de manière non exhaustive, comme une résidence secondaire, un magasin, l’entrepôt ou encore un espace de co-working.

Il est de la responsabilité du collaborateur de s’assurer qu’il dispose d’une connexion internet suffisante et qu’il puisse respecter les obligations de discrétion/protection des données lorsqu’il télétravaille.

Il est également rappelé que la surface et le lieu réservé à l’activité doit être propice au travail et à la concentration.

Enfin, le télétravail à l’étranger n’est pas admis.

• Les collaborateurs frontaliers et le télétravail

Il est rappelé que les collaborateurs frontaliers doivent s’informer sur les dispositions sociales et fiscales applicables à leur situation.

Les collaborateurs frontaliers, qui habitent dans un pays qui n’est pas la France, ne pourront effectuer du télétravail à leur domicile qu’au hauteur de 25 % de leur temps de travail, à savoir 1 journée par semaine pour un temps complet et ce, en application des accords bilatéraux sur la fiscalité.

En effet, en cas de non-respect de ces règles, le collaborateur comme Kiabi s’expose à des sanctions financières et une demande expresse de régularisation de la part de l’Administration française mais également de la part de l’Administration du pays de résidence :

- en termes d’imposition ;

- en termes sociaux, en étant considéré comme un salarié de son pays de résidence avec les conséquences qui en découlent (notamment le régime retraite par exemple).

Il est précisé que ces règles avaient fait l’objet d’une suspension pendant la période de crise sanitaire liée au Covid-19.

Le télétravail régulier

1. Les activités concernées.

Les collaborateurs qui seront éligibles au télétravail régulier auront une activité professionnelle de nature à pouvoir être exécutée à distance, de manière habituelle.

Cela s’entend par principe comme l’ensemble des métiers des services centraux Bunsha, des services centraux Kiabi et de Kiabi Logistique Etablissement de Hem ainsi que les postes administratifs de Kiabi Logistique Lauwin Planque et les Responsables d’Exploitation.

Néanmoins, les collaborateurs ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée sur le lieu de travail du collaborateur notamment en raison des équipements, matériels, outils informatiques nécessaires à la réalisation du travail du collaborateur, afin de maintenir le service clients et pour assurer le bon fonctionnement du service/magasin/site logistique ne peuvent être éligibles au télétravail.

1. L’organisation du télétravail

Il est rappelé que le collaborateur est à l’initiative du télétravail et que celui-ci ne peut pas lui être imposé.

• Le nombre de jours de télétravail :

Le télétravail régulier s’inscrit dans notre volonté de maintenir un équilibre vie privée – vie professionnelle mais également de préserver le lien social et le bon fonctionnement des équipes.

Le télétravail régulier correspond à une alternance entre le présentiel et le télétravail.

Les collaborateurs devront être présents 3 jours sur site minimum par semaine : les collaborateurs pourront donc travailler à distance maximum 2 jours par semaine.

Les collaborateurs en temps partiel doivent également être présents 3 jours par semaine.

Par exemple : un collaborateur à temps partiel 80 % aura la possibilité de télétravailler une journée par semaine.

Occasionnellement, à la demande du collaborateur et sous réserve de l’acceptation du Leader, il pourra être prévue des journées de télétravail supplémentaires et ce, dans la limite de 10 jours par an.

La période de référence pour la détermination de ces journées de télétravail supplémentaire sera la période de congés payés, à savoir du 1^er Juin de l’année N au 31 Mai de l’année N+1.

Les journées de télétravail peuvent être prises par demi-journées ou en journée entière.

Il est rappelé qu’il n’y a pas de forfait annuel de jours de télétravail : les journées de télétravail s’entendant à la semaine.

• L’organisation du télétravail dans les équipes :

Chaque périmètre aura la responsabilité d’organiser le télétravail en bonne intelligence et suffisamment par la mise en place d’un planning collectif qui aura pour but de :

• Prévoir les éventuelles journées pour lesquelles la présence des collaborateurs sur site sera obligatoire, comme par exemple lors de formations, séminaires, rituels managériaux.

• Dans un souci de bonne communication et organisation de l’équipe, informer des journées de télétravail et des journées de présence sur site.

Il est rappelé que des périodes pendant lesquelles le télétravail n’est pas possible pourront être identifiées. Ces périodes seront définies en lien avec l’activité du service.

Les parties souhaitent également rappeler que si le télétravail permet d’aborder l’équilibre vie professionnelle, vie personnelle, les collaborateurs ne doivent pas caler une organisation personnelle durable qui empêcherait de venir sur site en cas de nécessité pour le service.

2. Le principe de volontariat et de réversibilité

Le télétravail peut être effectué au seul volontariat du collaborateur : le Leader ne peut imposer au collaborateur de faire du télétravail. (Sauf contexte réglementaire)

Il est rappelé que compte tenu du principe de volontariat et du principe de réversibilité du présent accord, et qui sera détaillé ci-après, il n’y a pas de principe d’adaptation.

Le pratique du télétravail a un caractère doublement réversible :

• le collaborateur a la possibilité d’effectuer ou non du télétravail, et ce, sans délai.

• le leader a la possibilité de mettre fin au télétravail de l’un de ses collaborateurs.

Le leader a la possibilité de mettre de mettre fin au télétravail de l’un de ses collaborateurs s’il ne respecte pas les conditions du télétravail à savoir par exemple et sans que cela ne soit exhaustif, un non-respect des modalités de fonctionnement du télétravail (joignabilité, connexion etc.) ou des difficultés à gérer à distance ses échéances ou encore des difficultés dans la tenue de ses missions, inférieure à ce qui est attendu habituellement.

Un entretien sera obligatoirement organisé par le Leader afin d’expliquer les raisons qui motivent cette suspension du télétravail pour le collaborateur.

Il est rappelé que la suspension du télétravail n’est pas définitive.

3. Le suivi du télétravail régulier

Le télétravail régulier fera l’objet d’un suivi à minima trimestriel, dans le cadre de l’ED ON GOING, et ce afin d’évoquer les conditions de travail sur site, en télétravail mais également la charge de travail du collaborateur.

4. Les équipements matériels

Les collaborateurs éligibles au télétravail dit régulier bénéficieront de la dotation de matériel informatique standard à savoir : un ordinateur portable et un casque.

Il sera mis à disposition des collaborateurs dont le métier le nécessite d’un double écran.

Il est précisé que le matériel fourni est la propriété de Kiabi.

Il ne sera pas fourni d’imprimante aux collaborateurs, cet équipement étant à disposition sur le site.

Enfin, dans le cadre de la pérennisation du télétravail dit régulier il est demandé à chaque collaborateur de préciser à son assurance personnelle que le télétravail à domicile est possible.

Le télétravail occasionnel

2. Les activités concernées.

Le télétravail occasionnel sera ouvert aux collaborateurs dont les missions ne permettent pas d’accéder au télétravail régulier visé au chapitre précédant :

• Les coordinateurs Logistiques ;

• Les co-leaders et Leaders Magasins,

• Les Leaders régionaux ;

• Les collaborateurs des services centraux dont les missions ne permettent pas de télétravailler ;

• Les collaborateurs à temps partiel ou en forfaits jours réduits inférieurs à 3 jours de travail par semaine sur les services centraux.

Les collaborateurs auront la possibilité de télétravailler de manière occasionnelle pour la réalisation d’activités spécifiques et ponctuelles.

Il s’agira par exemple d’une possibilité pour préparer une réunion, un entretien ou toute autre tâche nécessitant calme et concentration (budgets, roadbook, formation).

3. L’organisation du télétravail

Le télétravail occasionnel est soumis au principe du double volontariat : le collaborateur qui souhaite bénéficier du télétravail occasionnel doit en faire la demande et le leader doit expressément accepter cette demande.

Cette acceptation doit se faire par un mail à destination du collaborateur précisant que la demande est acceptée et en reprenant le jour de télétravail demandé.

Le télétravail occasionnel est possible à hauteur de 10 jours maximum par an, et ce, en fonction du métier et de la nature du poste.

La période de référence pour la détermination de ces journées de télétravail occasionnel sera la période de congés payés, à savoir du 1^er Juin de l’année N au 31 Mai de l’année N+1.

Lorsque des jours de télétravail seront posés, la présence sur site du collaborateur sera de 3 jours par semaine minimum (sauf pour les temps partiels pour lesquels cette condition ne sera pas possible).

Ces journées peuvent être prises en journée ou en demi-journées.

Il est demandé au collaborateur qui souhaite prendre une journée de télétravail occasionnel de :

• Anticiper la pose de ces jours et en échanger au préalable avec son Leader, afin de s’assurer que le télétravail est possible et est en adéquation avec l’activité du service, du site ou du magasin.

• Pour les magasins, les leaders et co-leaders n’auront pas la possibilité de télétravailler en même temps

• Les journées de télétravail seront inscrites sur le planning du service, du site ou du magasin afin que l’ensemble des collaborateurs soit informé.

Le télétravail exceptionnel

Le travail à distance peut également répondre à certaines situations exceptionnelles qui ne sont pas liées à la mission.

Des dérogations exceptionnelles aux dispositions du présent accord (par exemple nombre de jours de télétravail,) seront possibles dans les situations suivantes sous réserve que le poste soit éligible au télétravail.

L’objectif est de favoriser le télétravail dans la mesure du possible et selon la nature des postes occupés lorsque des situations particulières se présentent.

Il est rappelé que ces aménagements temporaires se feront avec l’accord ou le volontariat du collaborateur et l’appui de la Médecine du travail si cela s’avérait nécessaire.

1. Le télétravail et le handicap

Une attention particulière sera portée aux demandes de télétravail émanant de collaborateur en situation en handicap : des aménagements organisationnels portant sur le télétravail pourront être mis en place, et ce, en collaboration avec la médecine du travail.

Il est rappelé que ces aménagements seront temporaires et qu’un temps minimum de présence pourra être déterminée, toujours en lien avec la médecine du travail, afin de maintenir le lien du collaborateur avec le collectif.

2. Le télétravail pour raisons médicales 

Le télétravail pourra être envisagé sur préconisations du médecin du travail, dans le cadre d’un maintien ou d’un retour à l’emploi, dans le cadre d'une durée limitée définie. 

3. Le télétravail et les collaboratrices en situation de grossesse

Conformément à notre accord portant sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes signé le 1^er septembre 2021, les collaboratrices dont le poste et les missions le permettent pourront bénéficier à compter du 6^e mois de grossesse de 100 % de télétravail.

4. Le télétravail en cas d’épisodes de pollution

Conformément à l’article L 223-1 du code de l'environnement, en cas de pic de pollution associé à des consignes des services de l’Etat visant à limiter les déplacements, il sera possible, avec accord préalable du leader, d’être en télétravail au-delà du volume hebdomadaire prévu pour la durée imposée par ces événements et dans la mesure où cela est compatible avec l’exercice des missions du collaborateur.

5. Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

Conformément aux dispositions de l’article L1222-11 du code du travail, sont visées ici des circonstances exceptionnelles telles que menace d’épidémie, conditions climatiques ou cas de force majeure, pour lesquelles la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée par l'entreprise pour permettre la continuité de l’activité et la protection de la santé et sécurité des salariés.

6. Le télétravail et les représentants du personnel

Les représentants du personnel auront la possibilité de télétravailler lorsque les réunions organisées par la Direction, notamment les CSE, les réunions de négociation ou encore les différentes commissions sont organisées en distanciel.

Mise en place d’un test – Le travail à distance ponctuel

Dans le cadre de la mise en place d’un test, les parties souhaitent offrir la possibilité aux métiers magasins et logistiques non concernées par le télétravail régulier ou occasionnel de travailler à distance de manière ponctuelles.

Sans que cela soit exhaustif et pour répondre aux évolutions organisationnelles, le travail à distance ponctuel pourrait être envisagé pour par exemple, la réalisation de formation d’une durée minimale ou encore la réalisation de missions annexes qui pourraient être travaillables à distance.

Les modalités organisationnelles seront définies lors de la mise en place du test.

Les conditions d’exercice du télétravail

Il est rappelé que le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages que s’il travaillait dans les locaux de Kiabi.

Le collaborateur s’engage à respecter les règles en vigueur dans l’entreprise relatives à la protection des données, de la confidentialité et de la sécurité informatique lorsqu’il est en télétravail – de la même manière que s’il travaillait sur site. L’ensemble de ces règles est à retrouver dans la Charte des outils informatiques.

Le collaborateur devra respecter les contraintes opérationnelles de son équipe et de l’activité.

Ainsi, le collaborateur devra être joignable sur les plages définies au sein du service : ces plages sont définies en fonction des contraintes métiers de l’équipe.

Comme évoqué précédemment, le collaborateur pourra également adapter ses jours de télétravail aux contraintes de présence physique de l’équipe.

Principes de santé et de sécurité

Les dispositions relatives à la santé et la sécurité du collaborateur sont applicables lorsqu’il est en télétravail.

Ainsi, le collaborateur en télétravail bénéficie de l’ensemble de la couverture relative à l’accident, la maladie, le décès ou la prévoyance.

Lorsque le collaborateur est victime d’un accident, il doit en informer le Leader dans les mêmes conditions et les mêmes délais que s’il était sur site.

Enfin, dans un souci de prévention et d’accompagnement des collaborateurs, il sera développé des outils liés aux bonnes pratiques du télétravail et à sa mise en place.

Le droit à la déconnexion

Les parties signataires rappellent l’importance du droit à la déconnexion tel qu’évoqué dans l’accord qualité de vie et conditions de travail signé le 1er Septembre 2022.

Suivi du présent accord

Commission de suivi

Une commission de suivi se réunira une fois par an afin de faire un bilan d’application de la mise en œuvre de l’accord.

La commission de suivi sera composée des représentants de la DRH UES KIABI et de 3 membres de chaque organisation syndicale signataire du présent accord.

Formalités légales applicables à l’accord

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé par l’UES KIABI et tout ou partie des organisations syndicales signataires du présent accord, sous réserve du respect des conditions générales de validité des accords collectifs prévues par la législation en vigueur.

Toute demande de révision émanant de l’une ou l’autre des parties signataires devra donner lieu à la communication d’une demande de révision adressée à l’ensemble des parties signataires.

Une réunion de négociation devra intervenir dans un délai maximum de deux mois à compter de la demande de révision. A défaut d’accord au terme de cette négociation, l’accord continuera à s’appliquer dans les conditions initiales jusqu’au terme initialement prévu.

Notification et dépôt de l’accord

La Direction notifiera, sans délai, par courrier recommandé avec accusé de réception (ou par remise en main propre contre décharge) auprès du délégué syndical, le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

A l’expiration du délai d’opposition, il fera l’objet d’un certain nombre de publicités à la diligence de l’entreprise : un exemplaire papier et un exemplaire électronique sera déposé auprès de la DIRECCTE de Lille, un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lannoy. Enfin, cet accord sera affiché sur les panneaux de la Direction sur tous les sites de l’UES KIABI.

Fait à Lys lez Lannoy en 7 exemplaires, le

Pour la FEDERATION DES SYNDICATS CFTC DU COMMERCE, DES SERVICES ET DES FORCES DE VENTE,

Pour la FEDERATION NATIONALE DE L'ENCADREMENT DU COMMERCE ET DES SERVICES CFE - CGC,

Pour la FEDERATION CGT COMMERCE DISTRIBUTION SERVICES,

Pour la FEDERATION DES COMMERCES ET DES SERVICES UNSA,

Pour l’UES KIABI