ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

ENTRE LES SOUSSIGNES

La société INFOTEL CONSEIL, société anonyme (SA) à conseil d’administration, au capital de 20 000 000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 344 122 262, ayant son siège social 13 rue Madeleine Michelis – 92200 Neuilly-sur-Seine, représentée par …;

ci-après dénommée « l’Entreprise »

d’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’Entreprise :

La F3C CFDT (Communication, Conseil, Culture), représentée par …, en qualité de délégué syndical ;

ci-après dénommée « les Organisations Syndicales Représentatives »

d’autre part,

ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

PREAMBULE

Les Parties se sont rencontrées afin d'envisager la mise en œuvre du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles à venir au sein de l’entreprise.

Les parties sont par conséquent convenues d'encadrer le principe et les modalités du recours au vote électronique.

Les Parties sont convenues des dispositions suivantes :

Chapitre 1.- Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 1. – Objet et champ d’application de l’accord

Cet accord a pour objet de prévoir le recours au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE) au sein de l’entreprise au titre du mandat courant à compter de janvier 2023.

Cet accord sera, le cas échéant, mentionné dans le protocole d'accord préélectoral ou à défaut dans la note unilatérale de la direction.

Il est expressément convenu que le vote électronique est le seul mode de vote utilisé au titre de ces élections. Le vote à bulletin secret sous enveloppe et le vote par correspondance ne sont pas ouverts.

Article 2. – Choix du Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire (ci-après le « Prestataire ») reconnu, choisi par l'employeur, la société WeChooz, dans le respect du cahier des charges respectant les prescriptions légales et réglementaires en vigueur. Le cahier des charges est en annexe du présent accord.

Le Prestataire s’engage contractuellement à garantir le respect des principes généraux édictés à l’article 3.1 du présent accord.

Article 3. – Principes et caractéristiques généraux du système

Article 3.1. Principes généraux

Le système de vote retenu lors de l’élection doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

• la sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l'anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote.

Le système garantit :

• la confidentialité des données transmises, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification ;

• la sécurité de l'émargement ;

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 3.2. Caractéristiques du système

Le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

L’organisation du scrutin implique le traitement de données à caractère personnel, lequel doit répondre aux dispositions du Règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD). Le sujet est suivi par le Référent RGPD d’Infotel Conseil et les électeurs seront informés de leurs droits en la matière.

Article 3.3. Etablissement du fichier des électeurs

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer la liste d'émargement.

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur site du Prestataire et comprenant les mentions suivantes :

• Noms et prénoms des inscrits ;

• Date de naissance ;

• Date d’ancienneté ;

• Collège d'appartenance ;

• Etablissement d’appartenance ;

• Courriel et/ou numéro de téléphone.

Ce fichier sera chargé dans le système du Prestataire.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, le cas échéant, ou à défaut par note unilatérale de la direction.

Article 3.4. Emargement

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

La liste sont enregistrées sur un rapport distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d’un double chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Article 3.5. Urne électronique

Un fichier issu du système recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 4. – Sécurité du système

Article 4.1. Expertise du système

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus.

Le Prestataire (DEMAETER) a fourni à l'expert indépendant toutes les informations utiles au bon déroulement de sa mission.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL et de la Direction. La synthèse du rapport certifiant la sécurité du système de vote est à disposition du bureau de vote¹, de la délégation du personnel au CSE et des organisations syndicales dans l’entreprise.

Article 4.2. Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction, un représentant par organisation syndicale habilitée à présenter des candidats, un représentant par liste libre ainsi qu'un représentant du Prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

1° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;

4° Contrôler les opérations de dépouillement et leur clôture.

Article 4.3. Dispositif en cas de dysfonctionnement

Le service de vote électronique est dédoublé sur deux centres d’hébergement différents. Les connexions sont partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre prend donc le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du représentant du Prestataire et des autres membres de la cellule d’assistante technique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5. – Programmation du site

Le Prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Si les photos des candidats sont affichées sur le site de vote, les candidats devront fournir une photo.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum de 2 Mo.

Article 6. – Formations et informations

Les membres de la délégation du personnel au CSE peuvent bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique. Ils sont conviés par la Direction. Cette formation est recommandée, mais facultative.

Les membres du bureau de vote bénéficient obligatoirement de ladite formation.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée et les conditions dans lesquelles leurs données personnelles sont traitées.

Article 7. – Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de quinze jours (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports, ainsi que tout fichier papier ne devant pas être légalement conservé, seront détruits.

Chapitre 2. - Modalités d’organisation des opérations électorales

Article 8. – Durée et modalités du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période à définir dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les électeurs ne disposant pas depuis leur poste de travail d’un accès au site de vote de manière confidentielle ont la possibilité de venir voter via un ordinateur disponible sur le site Infotel dans les conditions qui seront définies par le protocole d’accord préélectoral.

Article 9. – Déroulement du scrutin

Article 9.1. Scellement des urnes

Les clés seront transmises individuellement par le Prestataire aux membres du bureau de vote de manière confidentielle.

Le scellement des urnes interviendra à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pendant la durée du scrutin.

Article 9.2. Consultation du nombre de votants

Pendant la période du scrutin, les membres du bureau de vote, les électeurs, la Direction ainsi que les candidats pourront consulter à tout moment le taux de participation.

Article 9.3. Liste d’émargement

La liste d'émargement, actualisée, sera accessible à tout moment aux seuls membres du bureau de vote.

Une fois les résultats des élections prononcés, la liste d’émargement est conservée par le président du bureau de vote jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de quinze jours (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours).

Article 9.4. Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement est effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs, nominativement identifiés, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 10. – Durée de l’accord, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour les élections professionnelles du CSE au titre du mandat courant à compter de janvier 2023. Il est aussi valable pour toute éventuelle élection partielle découlant des élections de janvier 2023. Le présent accord prend fin à l’échéance des mandats de l’élection pour laquelle il a été conclu.

Pendant sa durée d’application, le présent accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur. Il ne peut être unilatéralement dénoncé pendant sa durée d’application. Une dénonciation unanime par l’ensemble des signataires est toutefois possible.

Le présent accord sera notifié par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ainsi qu’au CSE.

Il sera ensuite déposé par la Direction de l’entreprise sur la plateforme « Téléaccords » et remis au greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.

A ce dépôt, sera jointe une version anonymisée de l'accord aux fins de publication sur le site Légifrance.

L’accord sera adressé par courriel à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI), pour enregistrement et conservation, par l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective.

Enfin, il sera porté à la connaissance du personnel de l’entreprise par voie d’affichage sur les panneaux à cet effet sur site Infotel et sera disponible sur le SharePoint Infotel Conseil.

Fait à Neuilly-sur-Seine, le 7 octobre 2022, en cinq exemplaires.

Pour les Organisations Syndicales Représentatives F3C CFDT … , Délégué syndical

Pour Infotel Conseil … , Directrice des ressources humaines

ANNEXE 1 – CAHIER DES CHARGES DES ELECTIONS CSE

Préambule

Dans le cadre de l’élection du CSE, la société Infotel Conseil souhaite recourir au vote électronique afin de faciliter l’organisation du processus électoral, ainsi que le vote en lui-même pour les électeurs.

Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, Infotel Conseil souhaite être accompagnée par le Prestataire spécialisée dans le vote électronique, mandaté par la Direction.

Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :

• les fonctionnalités attendues du système électronique (couvrant l’organisation de l’élection dans la phase pré-électorale, le vote électronique, les opérations post-électorales incluant le dépouillement et la production des documents requis) ;

• les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique et notamment des dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

Fonctionnalités attendues du système électronique

Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :

• la phase pré-électorale ;

• la phase électorale incluant le vote électronique en tant que tel ;

• les opérations post-électorales incluant le dépouillement, la restitution des résultats et la production des documents requis par la loi (CERFA) ;

• la communication des résultats à l’inspection du travail.

  1. Phase pré-électorale

Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de son élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de paramétrer son élection, de la guider et de contrôler les informations intégrées.

Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter (potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents) et de disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage et de la vision des éventuelles anomalies identifiées durant les contrôles.

Le système doit donc permettre :

• La gestion du calendrier électoral :

  • Définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du premier tour (depuis l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales jusqu’au dépouillement du second tour de l’élection si applicable) ;

  • Proposition de dates pour chacun des jalons ;

  • Contrôle du respect des durées de chaque étape, des durées entre étapes, de la cohérence de l’ordre des étapes.

• Le paramétrage des éléments clés de l’élection et notamment :

  • Une gestion multisites ;

  • Une gestion multi-collèges ;

  • La définition du nombre de sièges minimal légal par collège, avec la possibilité de modifier ces chiffres.

• La réalisation d’un Protocole d’Accord Pré-électoral :

  • Proposition d’un modèle de PAP tenant compte des spécificités de l’entreprise ;

  • Mise à jour automatique du PAP des éléments de paramétrage (liste des établissements, liste des collèges, nombre de sièges, existence de sièges réservés, ordre d’affichage des listes, dates clés de l’élection, syndicats signataires).

• La gestion de la liste électorale :

  • Intégration par saisie et import de la liste électorale ;

  • Contrôle de la liste électorale (durée de présence dans l’entreprise, âge minimum) ;

  • Contrôle du rattachement de chaque électeur à un collège et à un établissement ;

  • Intégration des éléments d’identification qui seront requis pour la connexion au vote (numéro de téléphone mobile et / ou adresse courriel et / ou adresse physique).

• La gestion des listes de candidats :

  • Saisie des listes de candidats en y intégrant le cas échéant le logo de la liste, les photos des candidats, les professions de foi ;

  • Contrôle de cohérence entre les collèges et établissements des candidats et ceux de la liste ;

  • Contrôle de la capacité du salarié à être candidat (date d’ancienneté et âge au 1er tour) ;

  • Gestion de listes communes entre plusieurs syndicats ;

  • Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et de leurs positions dans le dépouillement ;

  • Contrôle de non-présence dans plusieurs listes de titulaires ou plusieurs listes de suppléants, tout en autorisant à être présent à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants. 

• La gestion du ou des bureaux :

  • Définition de la granularité des bureaux par rapport aux urnes (allant d’un bureau unique à un bureau par triptyque : établissement, collège, titulaire / suppléant) ;

  • Déclaration des membres du bureau et désignation du président ;

  • Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique ;

  • Contrôle que les membres des bureaux sont dans la liste électorale et que le Président du Bureau ne soit pas candidat.

  2. Phase électorale incluant le vote électronique en tant que tel

Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :

• Contrôle des listes électorales par les électeurs :

  • Chaque membre de la liste électorale recevra un courriel préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction des RH en cas d’anomalie ;

  • En complément de cet accès pour contrôle, le Prestataire fournira la liste électorale complète à la société pour affichage. Ce document ne fera pas apparaitre les éléments personnels tels que courriel, numéro de téléphone ou adresse personnelle.

• Connexion sécurisée des membres de la liste électorale :

  • Le système doit proposer une gestion sécurisée des accès permettant d’éviter le vol des identifiants ;

  • A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un code à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par courriel, au choix de l’électeur au moment de la connexion ;

  • En cas d’absence de SMS ou de courriel pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier (et seront alors valables de manière durable) ;

  • Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones. Le site de vote doit être « responsive ».

• Information et relance des électeurs sur les étapes de l’élection :

• L’envoi par courrier (identifiant) et courriel (mot de passe) des éléments permettant aux électeurs de se connecter à la solution ;

  • Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages aux membres de la liste électorale rappelant les dates des élections, l’ouverture du vote et que le vote est ouvert.

• Scellement des urnes et déscellement par les membres du bureau :

  • Préalablement au vote, les urnes sont scellées par les membres du bureau (a minima deux membres). Il en est de même au terme du vote ;

  • L’heure de scellement des urnes est précisée dans le paramétrage de l’élection ;

  • Le vote ne peut commencer tant que l’urne n’est pas scellée ;

  • Au moment du scellement, chaque membre du bureau doit pouvoir vérifier que l’urne est vide et le système doit lui fournir une clé permettant de confirmer qu’il n’y a pas eu de modification sur la base de l’élection durant le vote ;

  • Le système proposé doit permettre d’envoyer aux membres du bureau des messages de rappel de leurs responsabilités : scellement, dépouillement et établissement des documents légaux.

• Accès aux listes de candidats et aux professions de foi avant et pendant le vote :

  • Les listes de candidats sont accessibles préalablement au vote (une fois déposée par la Direction des RH dans l’interface de paramétrage) faisant apparaitre le cas échéant les logos des listes, les photos des candidats, un ou plusieurs documents de profession de foi ;

  • L’ordre des listes sera déterminé dans le PAP et être au choix alphabétique, aléatoire à chaque connexion ou selon accord entre les syndicats (ceux-ci pouvant fixer l’ordre selon un tirage au sort qui leur est propre et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;

  • Durant le vote, les électeurs doivent pouvoir :

    • Accéder aux documents des listes de candidats ;

    • Voter pour une liste titulaire et / ou une liste suppléant ;

    • Ne sélectionner qu’une seule liste ou déclarer voter blanc ;

    • Au sein d’une liste, rayer certains membres.

  • Durant la période de vote, l’électeur peut se connecter à tout moment et voir le taux de participation :

• Le vote n’est confirmé qu’après confirmation par l’électeur (deux étapes) ;

• La validation est effectuée urne par urne. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, le candidat peut se reconnecter pour poursuivre son vote ;

• Le vote peut s’effectuer sur toute la période retenue et paramétrée. Celui-ci ne peut être réalisé avant le début prévu du vote et avant scellement des urnes ni après l’heure de fin prévue de l’élection. Un électeur connecté avant l’heure de fin doit disposer du temps nécessaire pour terminer son vote même si celui-ci dépasse l’heure de fin prévue.

  3. Les opérations post-électorales incluant le dépouillement et la production des documents requis

• Dépouillement et génération des documents requis :

  • Le dépouillement est effectué automatiquement après déscellement de l’urne par les membres du bureau ;

  • Le dépouillement appliquera la règle du quotient électoral à plus forte moyenne ;

  • Seront ainsi calculés :

    • Le quorum de participation (permettant de valider ou non les résultats du 1er tour) ;

    • La détermination des membres élus (en tenant compte des éventuels sièges réservés) ;

    • Le nombre de sièges restant à pourvoir au second tour (le cas échéant) ;

    • Le calcul de la représentativité des syndicats (1er tour uniquement) et des candidats (2eme tour).

  • Une fois dépouillé, le système propose automatiquement les résultats ainsi que les documents suivants :

    • Liste d’émargement ;

    • CERFA des résultats qui seront vérifiés et signés par les membres du bureau. Ces documents devront faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote.

• Accès aux résultats :

  • Les résultats sont accessibles aux électeurs et aux membres du ou des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;

  • L’ensemble des résultats (de l’ensemble des urnes) est accessible à la Direction des RH via l’interface de paramétrage.

• Initialisation du second tour si nécessaire :

  • Le second tour est automatiquement initialisé dans les cas suivants :

    • Absence de quorum sur une urne au 1er tour ;

    • Sièges restant à pourvoir.

  • Les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus sont automatiquement reportées dans les listes du second tour, sauf indication contraire des organisations syndicales intéressées.

  4. Communication des résultats à l’inspection du travail

• Option 1 : télétransmission des CERFA au Centre de traitement des élections professionnelles (CTEP)

  • Une fois les résultats définitifs proclamés, l’employeur peut télétransmettre les résultats de l’élection via la plateforme WeChooz :

    • Grâce à un lien direct vers le site du CTEP ;

    • La transmission des résultats (1er et 2nd tour) est automatique : suite à la télétransmission, le CTEP envoie par courriel une confirmation de bonne réception des résultats. Celui-ci contient un lien de téléversement pour y déposer les CERFA signés sous format PDF.

• Option 2 : impression et envoi papier des CERFA

  • Une fois imprimés et signés manuellement par les membres du bureau, envoi manuel de tous les CERFA :

    • En double exemplaire à la DREETS ;

    • En un exemplaire au CTEP (Adresse : CTEP - TSA 79104 - 76934 ROUEN Cedex 9).

Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique

Le système de vote doit respecter l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.

Confidentialité et sécurité des données

En premier lieu, le système de vote doit respecter la confidentialité et la sécurité des données. A ce titre, il doit assurer la :

• confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir la liste électorale des collèges ;

• sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• sécurité de l’émargement ;

• sécurité de l’enregistrement ;

• sécurité du dépouillement des votes.

  6. Obligations concernant les traitements informatiques

Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

• Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale

• La feuille d’émargement est issue du fichier des électeurs ou de la liste électorale

• Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé.

• L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données de ce fichier font l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de quinze jours (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

Contrôle de conformité du système par un expert indépendant

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système tel que définie par la délibération 2010-371 du 21 octobre 2010 de la CNIL, ainsi que les prescriptions des textes constitutionnels, législatifs et réglementaires en vigueur. 

L’expert réalisant la certification doit être un expert indépendant reconnu, doit être agréé devant une cour de justice et doit nécessairement avoir suivi la formation dispensée par la CNIL. Il s’agit du cabinet DEMAETER.

L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). 

L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites dans la présente délibération et notamment sur : 

• Le code source du logiciel y compris dans le cas de l’utilisation d’un logiciel libre ;

• Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler, et notamment le fait que le scrutin se dérouler sur un système isolé ; 

• Les échanges réseau ;

• Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote sur le poste de l’électeur.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Les personnes habilitées à recevoir ledit rapport et/ou sa synthèse sont précisées dans l’accord.

4. Documentation et assistance

   8. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que les urnes électroniques sont vides, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du représentant du Prestataire et des autres membres de la cellule d’assistante technique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Documentation

Chaque salarié a accès à une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les modalités de formation à l’outil sont précisées dans l’accord.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

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1. Le nombre, la composition du ou des bureaux de vote sera précisée par le protocole d’accord préélectoral ou à défaut par la note unilatérale de la Direction.↩