Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au télétravail" chez INGRAM MICRO (Siège)

Accord d’entreprise relatif au télétravail

Entre les soussignés,

La Société Ingram Micro, SAS au capital de 15 297 189,40 €, dont le siège est situé au 5/7 rue des Bouleaux- 59810 LESQUIN, représentée par en sa qualité de Présidente.

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical,

- CFDT représentée par

- DPDA représenté par

D’autre part

Suite aux réunions des 6 janvier, 26 janvier 2021, il est convenu :

Préambule

Lors de la négociation annuelle obligatoire d’entreprise 2017, les partenaires sociaux et la Direction ont signé un accord déconnexion dans lequel ils ont réaffirmé l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salariés.

Lors de la négociation annuelle 2018 portant sur le temps de travail, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail, la mobilité, les parties ont cherché les systèmes pouvant être mis en place afin de renforcer ces mesures déconnexions.

De plus, dans le cadre de la volonté de la société de favoriser une certaine flexibilité dans l’organisation du travail, il est apparu logique que le télétravail était un thème en droite ligne avec les dispositions de l’avenant temps de travail n°4 signé en 2017.

Enfin, au regard de la situation rencontrée lors de la pandémie de Covid 19, où le télétravail a été obligatoirement généralisé et également des évolutions législatives, notamment de l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 modifiant le cadre juridique du télétravail et la signature de l’ANI du 26 novembre 2020, cette organisation devait être mise en place et règlementée au sein de l’entreprise au sein des NAO 2021 sur le temps de travail, la qualité de vie au travail, la mobilité des salariés.

C’est dans ce contexte que le présent accord est conclu.

1. Durée de l’accord
   

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

2. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée.

Sont exclus les salariés itinérants tels que les Ingénieurs commerciaux, pour lesquels des périodes de télétravail font partie intégrante de leur poste (= travail nomade).

3. Article 2 – Définition

Le télétravail est défini par l'article L 1222-9 du Code du travail. Il désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Les différentes formes de télétravail sont :

• Le travail nomade/itinérant : mode d’organisation permettant d’exercer ses fonctions depuis n’importe quel lieu. Il concerne principalement nos commerciaux terrains.

• Le télétravail occasionnel/exceptionnel : c’est une forme d’organisation où le travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué de façon exceptionnelle et non régulière en dehors de ses locaux.

• Le télétravail permanent/régulier : c’est une forme d’organisation où le travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué de façon permanente et/ ou régulière en dehors de ses locaux.

Est qualifié de télétravailleur le salarié qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail permanent ou exceptionnel.

Le télétravail s'entend comme le travail réalisé hors des locaux de l’employeur (résidence principale, secondaire, etc..), dans un lieu déclaré auprès du service Ressources Humaines. Le télétravail est autorisé, par le présent accord, exclusivement en France.

Pour la mise en place d’un télétravail depuis l’étranger, la demande sera gérée individuellement.

Le télétravail permanent tel que défini dans le présent accord exclut le télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles (telles que les menaces d'épidémie, les intempéries ou les grèves nationales de transport par exemple) et dont la mise en œuvre est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

4. Conditions d’éligibilité au télétravail régulier

Les Parties signataires rappellent que la réussite du télétravail repose notamment sur les facteurs suivants :

• une relation de confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique ;

• une capacité du télétravailleur à exercer ses fonctions de façon autonome.

L’ANI du 26 novembre 2020 explicite clairement que : « l’organisation concrète du télétravail et notamment l’identification des activités de l’entreprise pouvant faire l’objet de télétravail, relève nécessairement de la responsabilité de l’employeur et de son pouvoir de Direction, sans préjudice des dispositions du code du travail ou conventionnelles applicables aux relations collectives de travail dans l’entreprise ».

Il sera fait application de ces dispositions.

1. Article 3.1 Conditions liées au poste

Le télétravail ne peut être ouvert qu’à des fonctions pouvant être exercées à distance, et compatibles avec le bon fonctionnement du service et le travail en équipe.

Ainsi, ne sont pas éligibles au télétravail les salariés ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise (cela concerne par exemple les activités des services généraux et du service logistique).

2. Conditions liées au salarié

Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié de travailler à distance et en autonomie, de gérer son temps de travail et de maîtriser les outils et applications informatiques. Ce dispositif implique également que le salarié puisse exercer sa fonction ou ses activités sans nécessiter un soutien managérial physique rapproché.

Par conséquent, le télétravail est ouvert aux salariés ayant une ancienneté minimale de 6 mois, et ce afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié dans l'entreprise.

Les stagiaires et alternants (contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation) ne sont pas éligibles au télétravail, leur présence dans la communauté de travail au sein des locaux de l'entreprise étant un élément indispensable à leur apprentissage.

Les salariés travaillant à temps partiel ou en AMTT sont éligibles au télétravail, sous réserve que leur temps de travail ne soit pas inférieur à 80 % de la durée légale ou conventionnelle de travail applicable dans l’entreprise, et ce afin de préserver le lien avec la collectivité de travail et prévenir tout isolement professionnel.

3. Conditions liées au lieu d’exercice

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit disposer d’une ligne internet haut débit lui permettant d’utiliser sans restriction tous les outils collaboratifs de l’entreprise, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

De même, le salarié doit justifier de la conformité du lieu d’exercice aux normes de sécurité en vigueur, notamment l’installation électrique, et d’une assurance couvrant le télétravail à domicile.

En conséquence, le salarié transmettra au service Ressources Humaines les documents suivants :

• Une attestation d’assurance couvrant le télétravail au lieu d’exercice ;

• Une attestation sur l’honneur précisant que ce lieu d’exercice a une installation technique (internet haut débit et électrique conforme.

En l'absence de ces documents, l'entreprise se réserve le droit de refuser le recours au télétravail.

4. Accès des salariés en situation de handicap au télétravail

Sous réserves des dispositions du présent article 4, les salariés en situation de handicap ont accès au télétravail conformément aux dispositions de l’article L.5213-6 du Code du travail.

Des mesures adaptées permettent de favoriser l’accès des travailleurs handicapés au télétravail. Ces mesures sont examinées au regard de l’activité exercée par la personne en situation de handicap et après étude de l’organisation du travail avec le manager, le salarié et son Responsable des Ressources Humaines, en cohérence avec les recommandations du médecin du travail.

5. Mise en œuvre du télétravail

Article 5.1- Demande

Le télétravail est aussi fondé sur le volontariat à la fois du salarié et de l’employeur. Il sera mis en œuvre d’un commun accord entre le manager et le salarié. Par conséquent, aucun salarié ne peut être contraint d’accepter le télétravail, ni de l’imposer à la direction (sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure).

Dès lors qu’un salarié informe l’employeur de sa volonté de passer au télétravail, l’employeur peut, après examen de cette demande, accepter ou refuser.

Le salarié qui souhaite bénéficier d’une journée ou demi-journée de télétravail doit en faire la demande écrite (via notre logiciel de gestion des temps) auprès de son manager :

• au minimum 48H à l’avance sauf circonstances exceptionnelles,

• et pour le mois à venir au maximum.

Le manager procède à un examen détaillé de la demande au regard des critères d’accès au télétravail. Il s’assure également que cette modalité d’organisation du travail est compatible avec le bon fonctionnement et l’organisation du service.

A ce titre, sont notamment pris en considération la simultanéité des demandes de jours ou demi-journée en télétravail au sein d’une même équipe, la nature de l’activité, les conditions d’accessibilité aux données, les impératifs de sécurité et le seuil de présence dans l’équipe.

En effet, il est expressément convenu que les responsables doivent obligatoirement avoir en permanence 50% de leur effectif en présentiel sur le site. Concernant ce seuil, des règles spécifiques seront précisées par la Direction pour juillet et août.

En cas de réponse négative, le manager informera le salarié par écrit (via le logiciel de gestion des temps) des motifs de ce refus.

Tant que le manager n’a pas expressément validé la journée ou demi-journée de télétravail, celle-ci ne peut être considérée comme acceptée.

Si le manager valide la demande du salarié, le passage en télétravail est acté par écrit (via le logiciel de gestion des temps).

Article 5.2 Suspension du télétravail

Le salarié peut être confronté à des obligations impérieuses de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions à distance et légitimer une suspension temporaire du télétravail.

De même, des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence permanente du salarié sur site.

Dans ces cas, le salarié ou le manager peuvent solliciter la suspension temporaire du télétravail. Pour ce faire, la partie sollicitant cette suspension en informe l’autre partie par écrit (par courriel ou par courrier). Dans ce cas, la suspension interviendra au terme d’un délai de prévenance de 48H et ne pourra excéder 3 mois.

Si la demande émane du manager, cette suspension peut concerner toute ou partie de son équipe.

En cas de problèmes informatiques, l’article 7 est applicable.

L’activation du télétravail sous l’égide de la mise en œuvre de l’article de l’article L1222-11 du code du travail, suspend les présentes dispositions sur le télétravail régulier sans délai.

Article 5.3 Impossibilité de report du(des) jour(s) de télétravail

Les jours ou demi-journées de télétravail non effectués par le salarié d’une semaine sur l’autre, ne pourront donner lieu à un crédit cumulé ou être reportés ultérieurement.

Article 5.4 Réversibilité du télétravail

Le salarié peut renoncer unilatéralement à bénéficier du télétravail.

Le télétravail étant lié et octroyé en fonction de l’activité exercée, un examen de la situation du salarié en télétravail est systématiquement organisé en cas de changement des conditions de travail (par exemple en cas d’évolution ou de changement de fonction) et de modification du contrat de travail (notamment en cas de mobilité géographique ou fonctionnelle), et pourra donner lieu à la cessation immédiate du télétravail.

De même, un examen de la situation aura lieu en cas de changement de lieu d’exercice. Si les modalités d’organisation du télétravail ne sont plus respectées, il pourra donner lieu à la cessation immédiate du télétravail.

Afin de suivre son activité, le collaborateur doit utiliser tous les outils professionnels mis à sa disposition (par exemple jabber, CRM, Teams, Impulse, etc) et appliquer toutes les procédures internes. En l’absence d’utilisation de ces outils ou d’irrespect de nos procédures, l’entreprise pourra mettre immédiatement fin au télétravail.

L’entreprise se réserve le droit de mettre fin au télétravail, moyennant le respect d’un délai de prévenance 3 jours, dans le cas où le salarié ne remplit pas ses fonctions de manière équivalente à celle où il travaillait dans les locaux de l’entreprise.

6. Organisation du télétravail

Afin de préserver le lien social avec l'entreprise et de prévenir les situations d’isolement professionnel, le télétravail est limité à 2 jours par semaine pour un salarié à temps plein. Pour les salariés en temps partiel ou en AMTT, ces 2 jours sont proratisés en fonction de leur temps de travail réellement effectué.

Ainsi pour exemple :

• Pour un temps de travail de 90% = 1,5 jour

• Pour un temps de travail de 80% = 1 jour

A titre exceptionnel, des dérogations pourront être accordées par la Direction pour les collaborateurs en situation de handicap ou dont la situation médicale le justifierait.

Le télétravail ne peut s'effectuer que par demi-journée ou journée entière.

Cette demi-journée ou journée de télétravail est choisie d'un commun accord entre le collaborateur et son manager.

Il est expressément convenu que le salarié (même en AMTT ou à temps partiel) doit être présent physiquement sur site au moins 3 jours entiers dans la semaine, notamment lors de pose de jours d’absences (congés, RTT, absences maladie…).

Ces demi-journées ou journées ne sont pas obligatoirement des jours ou demi-journées fixes. Il est explicitement précisé que si un salarié a bénéficié du même jour (ou demi-journée) de télétravail pendant une certaine période, cette journée (ou demi-journée) ne devient pas un acquis pour lui. Ainsi, à tout moment, le manager pourra autoriser une autre personne de son équipe à télétravailler sur ce créneau.

Le collaborateur s’oblige à assister aux réunions, rendez-vous clients/fournisseurs et manifestations collectives (par exemple les séminaires et salons professionnels) où sa présence sera nécessaire ainsi qu’aux formations en salle dont il pourrait bénéficier dans le cadre de son activité professionnelle.

Article 6.1 Les horaires

Durant les jours ou demi-journées de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son travail sous réserve de respecter les dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise relatives à la durée du travail, et notamment ses plages horaires de travail habituelles durant lesquelles il doit être possible de le joindre.

L’entreprise s’interdit, directement ou indirectement, de solliciter le salarié en dehors des plages horaires de travail sauf cas d’extrême urgence.

Pour les salariés au forfait jours, l’entreprise s’interdit de les contacter, sauf cas d’urgence, en dehors de la plage horaire comprise entre 8 heures 30 et 19 heures.

Il est rappelé que durant ces plages horaires, le salarié en télétravail doit être disponible à tout moment et ne peut pas vaquer à ses occupations personnelles.

L’employeur est tenu de contrôler et de décompter le temps de travail de ses salariés ainsi que de contrôler le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos. Afin de respecter ses obligations, l’entreprise a mis en place un système de décompte quotidien sous forme d’un badgeage électronique. Le système de badgeage est accessible à distance. En conséquence, le salarié en situation de télétravail est tenu de badger via le logiciel dédié comme à son habitude.

Il est rappelé qu’ont le caractère d’heures supplémentaires, et sont rémunérées en tant que telles, les seules heures effectuées à la demande de la Direction.

Ces dispositions complètent celles de l’accord déconnexion du 24 mai 2017, toujours en vigueur dans notre entreprise.

Article 6.2 La Charge de travail

Le télétravail n'a pas pour effet de modifier la charge de travail et les délais d'exécution qui s'apprécient de la même manière que pour le travail réalisé dans les locaux de l'entreprise. Les résultats attendus en situation de télétravail sont donc équivalents à ceux qui sont attendus des salariés travaillant au sein de l’entreprise à temps complet.

Chaque année, un entretien sera organisé au cours duquel le collaborateur et son manager aborderont les questions relatives aux conditions d'activité du salarié ainsi que sa charge de travail.

7. L’équipement de télétravail

Les salariés admis au télétravail sont équipés d’un ordinateur portable fourni et entretenu par INGRAM MICRO. Ce matériel est uniquement à usage professionnel et reste la propriété de l’entreprise.

Le collaborateur prend soin des équipements qui lui sont confiés. A ce titre, il s'engage à prévenir immédiatement son manager et les services compétents de l'entreprise en cas de panne, de mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition. Si pour l’une de ces raisons l'exercice du télétravail n’est plus possible, le manager peut demander sans délai que le travail soit effectué dans les locaux de l'entreprise le temps que l'incident soit résolu.

L’entreprise assure la protection technologique du matériel et des données utilisées par le salarié lors du télétravail ainsi que le transit internet et sur le réseau de l’entreprise.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d’utilisation du matériel conformément à la charte informatique de l’entreprise et/ou des règles légales. Toute infraction pourra être sanctionnée conformément aux dispositions du règlement intérieur ainsi que par le retrait de tout recours au télétravail temporaire ou permanent.

La mise en œuvre du télétravail ne doit pas mettre à la charge de l’entreprise, des frais supplémentaires.

Le coût du matériel, des logiciels, et de la maintenance sont pris en charge par la société. En conséquence, aucun frais supplémentaire n’étant normalement nécessaire pour la réalisation du télétravail, aucun frais professionnel ne sera pris en charge par l’entreprise pour la mise en œuvre du télétravail.

Toutefois, si le salarié devait engager, avec l’accord expresse de son manager, des frais professionnels exceptionnels dans le cadre périodes de télétravail, le remboursement s’effectuerait sur frais réels sur présentation de justificatifs, conformément aux prescriptions de notre procédure interne.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié en situation de télétravail devra en aviser son responsable hiérarchique et contacter le service informatique dans les plus brefs délais.

Si les dysfonctionnements constatés ne permettent plus l'exercice du télétravail, le responsable hiérarchique peut demander que le travail soit effectué dans les locaux de l'entreprise le temps que l'incident soit résolu sans délai.

8. Flexibilité des bureaux sur site

Le télétravail ayant pour conséquence que les équipes ne seront que très exceptionnellement au complet, il est mis en place une flexibilité des bureaux sur les sites.

En conséquence, les bureaux ne seront plus attitrés. Les salariés pourront se placer, chaque jour, sur les bureaux disponibles au sein de la zone réservée à leur équipe.

9. Fin du télétravail

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, quel que soit le motif, le salarié effectue son activité à nouveau et en totalité sur son site de rattachement, selon les conditions antérieurement applicables, et s’engage à restituer le matériel, le cas échéant, mis à disposition dans le cadre du télétravail.

10. Télétravail exceptionnel

A titre exceptionnel, conformément aux dispositions de l’article L1222-11 du code du travail, le télétravail pourra être ouvert à la discrétion de l’employeur pour pallier certaines difficultés comme par exemple :

• Lors de périodes d’intempéries

• Lors de périodes de perturbations des transports

• pandémie

• Pour certaines situations médicalement constatées où le salarié est dans l’impossibilité de se déplacer (exemple : grossesse, invalidité temporaire, …) mais est en capacité de travailler.

Comme évoqué précédemment, le télétravail lié à de circonstances exceptionnelles est considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et/ou de garantir la protection des salariés.

A cette occasion, une information officielle sera faite par e-mail envoyé par la Direction aux collaborateurs.

11. Protection de la vie privée et égalité de traitement

L’entreprise ne communiquera à l’extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie privée du collaborateur notamment son adresse personnelle et son numéro de téléphone personnel.

L’entreprise prend toutes les mesures nécessaires afin de respecter les normes RGPD sur la protection des données.

Le passage en télétravail est sans incidence sur la situation du salarié qui continue de bénéficier des mêmes droits individuels et collectifs que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

12. Accidents du travail

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu au télétravailleur à son lieu d’activité pendant les périodes de télétravail et durant la plage horaire de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail.

Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajets dès lors qu'il se déplace pour se rendre dans les locaux de l'entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu'il est amené à faire dans l'exercice de ses missions.

Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de la survenue de l'accident dans les 24 heures et transmettre tous les éléments d'informations nécessaires à l'élaboration d’une déclaration d'accident du travail.

13. Formation

Le télétravailleur comme le manager bénéficient d’une formation appropriée à cette nouvelle forme d’organisation du travail. Cette formation a pour principal objectif d’aider l’intégration du télétravail dans la relation quotidienne entre le salarié, son manager et les membres de son équipe.

Il est remis au salarié, à l’occasion de son passage en télétravail, un guide contenant notamment des recommandations et informations sur l’organisation du télétravail, l’ergonomie du poste de travail, la sécurité des données, les modes d’emploi des outils de communication, l’assistance informatique et l’offre de formation au télétravail.

Il est rappelé que le présent accord et la charte informatique sont publiés sur l’intranet de la société et peuvent être consulté librement et à tout moment par les salariés.

14. Entrée en vigueur
    

L'accord entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du lendemain de son dépôt.

15. Clause revoyure et évaluation

A l’issue de la première année suivant l’entrée en vigueur du présent accord, les parties signataires pourront se rencontrer dans le but de procéder à une évaluation des conditions d’application du présent accord, des conditions et des différentes situations de recours au télétravail.

Les mesures et engagements pris par l'entreprise dans le présent accord sont susceptibles d'évolution pour tenir compte des demandes et besoins des salariés.

La société a une obligation de résultat en termes de santé et de sécurité de ses salariés. En conséquence, si Ingram Micro constate l’apparition de risques pour la santé des salariés ou des difficultés, l'entreprise s'engage à mettre en œuvre toutes les actions préventives et/ou correctives propres à faire cesser ce risque et lever ces difficultés.

La médecine du travail sera informée de cet accord et pourra échanger avec les salariés bénéficiaires notamment sur les risques du télétravail et l’ergonomie.

16. Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application par avenant entre les parties signataires.

Après chaque nouvelle élection professionnelle, la procédure de révision sera ouverte à tous les syndicats représentatifs mêmes ceux non-signataires conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou courrier remis en main propre contre récépissé adressée aux autres parties. Cette demande devra être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser. La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les trois mois suivant réception de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.

17. Notification
    

Conformément à l'article  du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

L’accord sera affiché sur tous les sites de l’entreprise.

18. Publicité
    

Cet accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » et remis au greffe du conseil de prud'hommes dans le ressort duquel il a été conclu.

Fait à Lesquin, le 22 février 2021

Pour la direction d’INGRAM MICRO S.A.S.

Présidente

Pour les organisations syndicales représentatives

Confédération Française Démocratique du travail

Déléguée syndicale

Droit de Penser, Devoir d’Agir

Délégué syndical