ACCORD collectif

relatif à la MISE EN PLACE DU COMITE social et Economique (CSE)

AU SEIN DE LA SOCIETE sedgwick France

Entre les soussignées :

La société SEDGWICK France, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 348 220 948, dont le siège social est situé 5/6 Esplanade Charles de Gaulle – 92000 Nanterre

Représentée par son Directeur des Ressources Humaines, Monsieur disposant de tout pouvoir pour la négociation et la signature du présent accord

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

• L’organisation syndicale CFDT représentée par Monsieur en sa qualité de délégué syndical ;

• L’organisation syndicale FO représentée par Monsieur, en sa qualité de délégué syndical ;

habilitées à la négociation et à la signature du présent accord

D’autre part,

Préambule 4

Article 1. Champ d’application et périmètre de mise en place du Comité Social et Economique 5

Article 2. Composition du Comité Social et Economique 5

Article 2.1. Représentation de la Direction au sein du CSE 5

2.1.1. Le Président 5

2.1.2. Les Assistants du Président 5

Article 2.2. Représentation du personnel au sein du CSE 5

2.2.1. La délégation élue du personnel et durée des mandats 5

2.2.2. Le bureau du CSE 5

2.2.3. Le représentant syndical au CSE 6

2.2.4. Le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes 6

Article 2.3. Les commissions du CSE 6

2.3.1. La commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) 7

2.3.2. La commission économique et stratégique 8

2.3.3. La commission politique sociale : formation, aide au logement et égalité professionnelle santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) 9

2.3.4. La commission activités sociales et culturelles 9

2.3.5. Dispositions générales sur les commissions politique sociale / activités sociales et culturelles 9

2.3.6. La commission des marchés 10

Article 2.4. Les représentants de proximité 10

2.4.1. Attributions des représentants de proximité 10

2.4.2. Nombre de représentants de proximité 11

2.4.3. Modalités de désignation des représentants de proximité 11

2.4.4. Moyens des représentants de proximité 12

2.4.5. Réunions des représentants de proximité 12

2.4.6. Crédit d’heures 12

2.4.7. Durée des mandats 13

Article 3. Fonctionnement du Comité Social et Economique 13

Article 3.1. Organisation des réunions 13

3.1.1. Ordre du jour des réunions du CSE 13

3.1.2 Transmission des informations 13

3.1.3 Les membres du CSE qui siègent aux réunions et règles de suppléances 14

3.1.4 Avis et procès-verbaux des réunions du CSE 14

3.1.5 Recours à un expert 14

Article 3.2. Consultations récurrentes 15

3.2.1 Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise 15

3.2.2 Consultation sur la politique sociale de l’entreprise 15

3.2.3 Consultation sur la situation économique et financière 15

Article 4. Les moyens du Comité Social et Economique 15

Article 4.1. Les budgets du CSE 15

4.1.1. Budget de fonctionnement 15

4.1.2. Budget des activités sociales et culturelles 15

4.1.3. Transfert des excédents budgétaires 15

Article 4.2. Heures de délégation 15

4.2.1. Contingent d’heures mensuel 15

4.2.2. Déclaration des heures de délégation sur le logiciel de gestion du temps de travail 17

Article 4.3. Formation des représentants du personnel 17

Article 4.4. Moyens d’expression 17

4.4.1. Local mis à disposition 17

4.4.2. Panneau d’affichage 18

4.4.3. Adresse électronique des membres du CSE et envoi des convocations et ordre du jour par courrier électronique 18

Article 5. Valorisation des parcours professionnels des représentants du personnel 18

Article 6. Moyens des élus 18

Article 7. Dispositions finales 19

Article 7.1. Durée et entrée en vigueur de l’accord 19

Article 7.2. Modalités d’adhésion, de révision et de dénonciation 19

Article 7.3. Suivi de l’accord – clause de rendez-vous 19

Article 7.4. Dépôt de l’accord 20

* * *

Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, modifiée par l’ordonnance n° 2017-1718 du 20 décembre 2017 et la loi de ratification n° 2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le paysage des relations sociales dans l’entreprise en instituant un Comité Social et Economique (ci-après CSE) ayant vocation à remplacer le Comité d’entreprise, le CHSCT et les Délégués du Personnel dès les prochaines élections professionnelles et au plus tard le 1^er janvier 2020.

Cette ordonnance invitait les partenaires sociaux au niveau de l’entreprise à négocier la mise en place du CSE, étant précisé que les nouvelles dispositions du Code du travail s’appliquent à défaut d’accord.

Dans ce cadre, ont démarré au sein de la société SEDGWICK France, lors d’une réunion qui s’est tenue le 15 octobre 2018, des négociations pour la mise en place d’un Comité Social et Economique (CSE) à l’occasion des prochaines élections.

Un accord de méthode et de prorogation des mandats en cours a été conclu le 9 novembre 2018, lequel visait à :

• proroger les mandats des représentants du personnel jusqu’au 30 mars 2019 ;

• définir les grands thèmes de la négociation ;

• définir les grands principes devant guider les négociations ;

• fixer un calendrier de négociation jusqu’en janvier 2019 ;

• définir les moyens spécifiques devant être alloués aux Organisations Syndicales pour le bon déroulement des négociations.

Puis un avenant à cet accord de méthode a été conclu le 29 janvier 2019 afin de :

• proroger les mandats des représentants du personnel jusqu’au 30 juin 2019 ;

• fixer un calendrier de négociation pour la période postérieure à janvier 2019.

Les mandats ont ensuite été prorogés jusqu’au 31 décembre 2019.

C’est dans ce cadre que les partenaires sociaux se sont concertés lors de différentes réunions aux fins d’élaborer un système représentatif adapté aux besoins de l’Entreprise et de ses salariés.  

Les parties constatent que, conformément aux dispositions légales précitées, les stipulations des accords collectifs conclus au sein de la société SEDGWICK France, portant sur le Comité d’Entreprise, le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail et les Délégués du Personnel cessent de produire leurs effets à la date du 1^er tour des élections professionnelles.

De la même façon, les parties au présent accord conviennent que les usages et engagements unilatéraux portant sur ces instances en vigueur au sein de la société SEDGWICK France cessent de produire effet à compter de la même date.

C’est ainsi que les parties signataires sont parvenues à conclure le présent accord dont l’objet est de définir la composition, le fonctionnement ainsi que les moyens du CSE.

ceci étant précisé, il a été convenu ce qui suit :

Article 1. Champ d’application et périmètre de mise en place du Comité Social et Economique

Les dispositions du présent accord sont applicables au sein de la société SEDGWICK FRANCE.

Il sera mis en place un CSE unique au niveau de ladite société.

Article 2. Composition du Comité Social et Economique

Article 2.1. Représentation de la Direction au sein du CSE

2. 1. 1. Le Président

Le CSE est présidé par l’employeur ou tout représentant à qui il aura donné une délégation de pouvoirs à cet effet. Ainsi, la Présidence peut notamment être assurée par le Directeur des Ressources Humaines.

2. Les Assistants du Président

Lors des réunions du CSE, le Président peut être assisté de 3 Assistants qui ont voix consultative.

Article 2.2. Représentation du personnel au sein du CSE

2. 2. 1. La délégation élue du personnel et durée des mandats

Le CSE compte parmi ses membres une délégation élue du personnel dont le nombre sera défini conformément aux dispositions de l’article R. 2314-1 du Code du travail dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Compte tenu de l’évolution organisationnelle de la société entrainant des fluctuations d’effectif, pour les élections 2019, il est convenu que le CSE sera composé de 12 titulaires et 12 suppléants.

Les membres du CSE sont élus pour une durée de 4 ans, sachant qu’ils ne pourront être élus plus de trois fois successives.

La durée des mandats définie ci-dessus pourra être modifiée, le cas échéant, par le protocole d’accord préélectoral à l’occasion d’un renouvellement du CSE, sans toutefois pouvoir être inférieure à 2 ans.

2. Le bureau du CSE

Le CSE est doté d’un bureau composé de :

• un secrétaire élu parmi les titulaires ;

• un secrétaire adjoint, élu parmi les titulaires ou les suppléants;

• un trésorier élu parmi les titulaires ;

• un trésorier adjoint, élu parmi les titulaires ou les suppléants.

Les élus sont chargés de rédiger, dans le prolongement de la première réunion, un règlement intérieur déterminant le fonctionnement du CSE mais aussi de la CSSCT qui en est son prolongement.

Le secrétaire a pour mission d’établir conjointement l’ordre du jour avec le Président du CSE. Il établit les procès-verbaux des réunions dans les 15 jours suivant la tenue de la réunion, les transmet à l’employeur et aux élus dans ce même délai puis le procès-verbal est approuvé lors de la réunion suivante du CSE. Après signature par les parties, le procès-verbal est diffusé par le secrétaire.

Le secrétaire adjoint exerce les mêmes prérogatives que le secrétaire lorsqu’il est appelé à le remplacer.

Pour sa part, le trésorier a pour mission de gérer les budgets de fonctionnement, d’une part, et des œuvres sociales, d’autre part, selon les décisions prises par le CSE. Le trésorier adjoint exerce les mêmes prérogatives que le trésorier lorsqu’il est appelé à le remplacer.

3. Le représentant syndical au CSE

Compte tenu de l’effectif prévisible de la société SEDGWICK France à la date d’organisation des élections professionnelles en 2019 (plus de 300 salariés), chaque organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise pourra désigner un représentant syndical au CSE qui aura une voix consultative.

Le représentant syndical au CSE doit nécessairement être choisi parmi les salariés de l’entreprise remplissant les conditions d’éligibilité au CSE.

Le représentant syndical au CSE n’ayant pas de suppléant, il ne pourra être remplacé en cas d’absence.

4. Le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes

Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres et/ou tout salarié ayant compétence pour appréhender ces problématiques, sous la forme d'une résolution adoptée selon les modalités définies à l'article L. 2315-32 du Code du travail, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.

.

Article 2.3. Les commissions du CSE

Le CSE sera doté des commissions suivantes :

• une commission santé, sécurité et conditions de travail (2.3.1.) ;

• une commission économique et stratégique (2.3.2);

• une commission politique sociale qui traitera de la formation, de l’aide au logement et de l’égalité professionnelle (2.3.3.) ;

• une commission activités sociales et culturelles (2.3.4.) ;

• une commission des marchés (2.3.6.).

Au-delà des dispositions ci-dessous arrêtées, les règles de fonctionnement des différentes commissions seront définies par le règlement intérieur du CSE.

2.3.1. La commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Compte tenu de l’effectif de la Société, le CSE sera doté d’une Commission santé, sécurité et conditions de travail (ci-après CSSCT) qui se voit confier toutes les attributions du CSE relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception de la décision de recourir à un expert et au recueil d’avis, missions restant du ressort du CSE.

La décision de recourir ou non à un expert en matière de santé, sécurité et conditions de travail appartient au CSE qui s’exprime dans le cadre d’une délibération votée à la majorité de ses membres titulaires.

En cas de consultation du CSE sur une question relative à la santé, la sécurité et les conditions de travail, l’avis est rendu par la majorité des membres titulaires du CSE et non par la CSSCT.

La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant. Le président de la CSSCT peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du CSE. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.

La CSSCT comprend huit membres dont deux membres représentant, si possible, chacun des quatre métiers de la Société :

• Expertise ;

• ASC ;

• Fonctions support ;

• Sedgwick TPA.

Tous les membres sont désignés parmi les titulaires ou les suppléants au CSE, dont au moins un membre appartenant au collège des Cadres. L’un d’entre eux sera désigné en qualité de secrétaire ; il aura à charge de préparer l’ordre du jour conjointement avec la Direction, ainsi que le compte rendu de la réunion dans un délai de 15 jours. Le compte-rendu devra être transmis par le secrétaire aux membres de la CSSCT pour recueillir leurs observations avant validation avec la direction, et avant diffusion aux salariés et aux membres du CSE dans un délai de 30 jours après la tenue de la réunion.

Un membre du CSE appartenant à la CSSCT ne pourra être désigné membre que d’une seule autre commission.

La désignation des membres de la CSSCT aura lieu lors de la 1^ère réunion du CSE puis sera renouvelée au terme de 2 ans et lors de chaque renouvellement du CSE, sachant qu’un membre de la CSSCT ne pourra être désigné plus de trois fois (deux renouvellements en plus de la désignation initiale). Il s’agira d’un scrutin uninominal à un tour. Le vote se fera à bulletin secret à la majorité des membres présents.

Au terme des deux ans, les membres de la CSSCT présenteront au CSE un bilan des actions et problématiques rencontrées et solutionnées, avant une nouvelle désignation ou reconduction.

La CSSCT se réunit six (6) fois par an selon les modalités définies à l’article L. 2314-3 du Code du travail. Au cours de la 1^ère année au moins trois de ces réunions devront avoir lieu en visioconférence, ce nombre de réunion en visio sera redéfinit après avoir fait un bilan commun de l’efficience du système. Les réunions de la CSSCT remplacent les réunions du CSE sur les questions de santé, sécurité et conditions de travail, sauf lorsqu’il est question de recueillir l’avis du CSE.

Afin d’accomplir leurs missions, les membres de la CSSCT ont accès à la BDES.

En cas d’empêchement temporaire (notamment en cas d’arrêt maladie) ou définitif (notamment en cas de démission ou de perte de mandat pour quelque cause que ce soit) d’un membre de la CSSCT, le CSE pourra désigner un remplaçant parmi les élus titulaires ou suppléants.

2.3.2. La commission économique et stratégique

La commission économique et stratégique a pour mission d’étudier les documents économiques et financiers recueillis par le CSE, ainsi que toute question que ce dernier lui soumet, à l’occasion de la consultation sur les orientations économiques et stratégiques.

Elle peut demander à entendre tout cadre supérieur ou dirigeant de l'entreprise après accord de l'employeur.

Cette commission sera composée des personnes suivantes :

• Le Président du CSE

• Le Secrétaire du CSE

• Un membre désigné par le CSE au sein des élus ou un salarié ayant compétence en la matière.

• L’expert-comptable éventuellement désigné par le CSE.

Ces trois membres pourront être remplacés par : d’une part un membre de la direction ayant compétence sur ces sujets, et d’autre part par un membre élu désigné par le CSE. Cette commission se réunira une fois par trimestre, en préparation des réunions du CSE.

Au cours de la 1^ère année au moins deux de ces réunions devront avoir lieu en visioconférence ce nombre de réunion en visio sera redéfinit après avoir fait un bilan commun de l’efficience du système.

Les membres de cette commission disposent de 8 heures de délégation supplémentaire par mois.

2.3.3. La commission politique sociale : formation, aide au logement et égalité professionnelle santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

La commission politique sociale est chargée de préparer les délibérations du CSE dans les domaines qui relèvent de sa compétence et a en outre pour mission de :

• étudier les moyens permettant de favoriser l'expression des salariés en matière de formation, participer à leur information dans ce domaine, étudier les problèmes spécifiques concernant l'emploi des jeunes, des seniors et des travailleurs handicapés ;

• rechercher les possibilités d'offre de logements correspondant aux besoins du personnel, notamment en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l'effort de construction ;

• informer les salariés sur leurs conditions d'accès à la propriété ou à la location d'un logement et les assister dans les démarches nécessaires pour l'obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre ;

• suivre les mesures mises en place sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

2.3.4. La commission activités sociales et culturelles

La commission activités sociales et culturelles est chargée de gérer les activités sociales et culturelles du CSE.

2.3.5. Dispositions générales sur les commissions politique sociale / activités sociales et culturelles

La désignation des membres des commissions politique sociale / activités sociales et culturelles aura lieu lors de la 1^ère réunion du CSE puis sera opérée tous les 2 ans, sachant qu’un membre de ces commissions ne pourra être désigné plus de trois mandatures succéssives au cours de sa carrière (deux renouvellements en plus de la désignation initiale). Il s’agira d’un scrutin uninominal à un tour. Le vote se fera à bulletin secret à la majorité des membres présents.

Les commissions politique sociale / activités sociales et culturelles sont présidées par l’employeur ou son représentant.

Chacune de ces deux commissions comprend quatre membres titulaires ou suppléants du CSE qui auront fait part de leur souhait d’être membres de ladite commission.

Chacune de ces deux commissions se réunit une fois par semestre, à l’initiative de l’employeur.

Les membres de chacune de ces deux commissions disposent de 4 heures de délégation supplémentaire par mois. Les heures passées en commission et les temps de trajets pour se rendre aux réunions sont considérés comme du temps de travail effectif et rémunérés comme tels lorsque les réunions interviennent sur l’initiative de la direction et que le temps de trajet excède le temps de trajet habituel. Les heures passées en commission ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation.

Afin d’accomplir leurs missions, les membres des commissions politique sociale / activités sociales et culturelles ont accès à la BDES qui sera régulièrement actualisée et conforme aux dispositions légales.

En cas d’empêchement temporaire (notamment en cas d’arrêt maladie) ou définitif (notamment en cas de démission ou de perte de mandat pour quelque cause que ce soit) d’un membre de la commission politique sociale / activités sociales et culturelles, le CSE pourra désigner un remplaçant parmi ses membres titulaires ou suppléants lors de la prochaine réunion du CSE. Un tel remplacement pourra ne pas avoir lieu si l’absence d’un membre de la commission intervient moins de 6 mois avant le renouvellement du CSE.

Conformément à l’article 6 du présent accord, pour la tenue des réunions des commissions politique sociale / activités sociales et culturelles, au cours de la 1^ère année au moins une de ces deux réunions annuelles devront avoir lieu en visioconférence. Ce nombre de réunion en visio sera redéfinit après avoir fait un bilan commun de l’efficience du système.

2.3.6. La commission des marchés

Dans la mesure où le CSE dépasse les seuils fixés par l’article D. 2315-29 du Code du travail, une commission des marchés est créée.

Pour les marchés dont le montant est supérieur à 30 000 €, le CSE détermine, sur proposition de la commission des marchés, les critères retenus pour le choix des fournisseurs et des prestataires du comité et la procédure des achats de fournitures, de services et de travaux.

La commission des marchés choisit les fournisseurs et les prestataires du comité. Elle rend compte de ces choix, au moins une fois par an, au comité, selon des modalités déterminées par le règlement intérieur du CSE.

La commission des marchés établit un rapport d'activité annuel, joint en annexe au rapport d'activité et de gestion du CSE.

Les membres de la commission des marchés sont désignés par le CSE parmi ses membres titulaires, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents.

Le règlement intérieur du CSE fixe les modalités de fonctionnement de la commission, le nombre de ses membres, les modalités de désignation de ses membres et la durée de leur mandat.

Le temps consacré par ses membres à cette commission doit être imputé sur leur crédit d'heures.

Article 2.4. Les représentants de proximité

2.4.1. Attributions des représentants de proximité

Compte tenu de l’implantation géographique de la Société, les parties signataires conviennent d’instituer des représentants de proximité qui ont pour mission, dans le champ géographique de leur désignation, de gérer si possible localement en lien avec la direction RH et de répondre à toutes les réclamations individuelles ou collectives des salariés relatives aux salaires, à l'application du Code du travail et aux autres dispositions légales concernant la protection sociale, la santé, la sécurité et les conditions de travail, ainsi que les conventions et accords applicables dans l’entreprise.

Les salariés pourront communiquer aux représentants de proximité les questions, les réclamations individuelles ou le partage de situations, en rapport avec leur environnement professionnel. A cette fin, chaque salarié sera informé du ou des représentants de proximité au(x)quel(s) il peut référer.

Les représentants de proximité contribueront localement au déploiement des règles relatives à l’amélioration des conditions de travail et de la qualité de vie au travail.

Ils seront les interlocuteurs locaux des relais SST de l’entreprise ainsi que du responsable sécurité de l’entreprise.

Ils pourront intervenir afin de prévenir les situations de harcèlement moral ou sexuel, les risques psychosociaux dans l’entreprise ou dans le cadre d’enquêtes rendues nécessaires par des situations déclarées d’accident du travail, de maladie professionnelle ou de constat de danger grave ou imminent.

Afin d’accomplir leurs missions, les représentants de proximité ont accès à la BDES et pourront se déplacer sur leur zone de rattachement.

2.4.2. Nombre de représentants de proximité

Le nombre de représentants de proximité est déterminé en fonction du besoin de représentation du personnel au sein des pôles géographiques.

Le nombre de représentants de proximité pourra atteindre 13 (treize) selon la répartition suivante :

• un pour le pôle de Lille ;

• un pour le pôle de Nancy ;

• un pour le pôle de Lyon ;

• un pour Clermont Ferrand ;

• un pour le pôle de Nice ;

• un pour le pôle de Marseille ; 

• un pour le pôle de Toulouse ;

• un pour le pôle de Bordeaux ;

• un pour le pôle de Nanterre ;

• un pour le pôle de Clichy ;

• un pour le pôle Nantes (BU direct et entreprise) ;

• un pour ASC Nantes et Lyon ;

• un pour Rennes.

2.4.3. Modalités de désignation des représentants de proximité

Les représentants de proximité sont désignés parmi les membres du CSE (titulaires ou suppléants). Dans la mesure du possible, ils seront des salariés déjà rattachés au pôle géographique pour lequel ils exerceront cette mission.

Si un ou plusieurs des treize pôles géographiques précités ne dispose d’aucun membre élu titulaire ou suppléant du CSE, un représentant de proximité pourra être désigné par le CSE parmi tout salarié de l’entreprise rattaché à ce pôle qui aura fait part de sa candidature.

Le processus de désignation sera engagé dans les 15 jours suivant la 1^ère réunion du CSE par l’envoi d’une note d’information à destination des salariés des Pôles où il n’y a aucun membre du CSE afin d’appeler à candidature les représentants de proximité sur ces sites.

Si aucun candidat ne se manifeste sur l’un des pôles cités ci-avant, alors aucun représentant de proximité ne sera désigné sur le pôle concerné. Dans ce cas, les salariés dépendront du représentant de proximité d’un autre Pôle afin de s’assurer que tous les salariés auront un représentant de proximité à qui ils pourront faire part de leurs réclamations.

La désignation se tiendra dans le mois suivant la diffusion de la note d’information susmentionnée. Il s’agira d’un scrutin uninominal à un tour. Le vote se fera à bulletin secret.

2.4.4. Moyens des représentants de proximité

Conformément à l’article 6 du présent accord, les représentants de proximité privilégieront l’utilisation du téléphone et de la visio-conférence pour exercer leurs missions.

2.4.5. Réunions des représentants de proximité

L’ensemble des représentants de proximité se réuniront une fois par trimestre, à l’initiative de l’employeur aux mêmes dates que celles fixées pour la tenue des réunions du CSE.

Le responsable sécurité de l’entreprise participera à toutes les réunions des représentants de proximité.

Ces réunions seront présidées par un membre de la Direction des ressources humaines qui sera chargé d’établir l’ordre du jour ainsi qu’un compte rendu des réunions.

Conformément à l’article 6 du présent accord, pour la tenue des réunions, compte tenu des divers sites d’implantation de la Société, il pourra être recouru à la visio-conférence.

En cas de déplacement en dehors des réunions trimestrielles, le temps de trajet s’imputera sur le crédit d’heures de délégation.

En cas de déplacement des représentants de proximité en dehors des réunions trimestrielles, les déplacements ne seront pris en charge par l’employeur que sur le pôle de rattachement.

2.4.6. Crédit d’heures

Le temps passé en réunion trimestrielle est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.

Par ailleurs, il est alloué aux représentants de proximité un crédit d’heures de délégation de 20 heures par mois afin d’accomplir leur mission.

Ce temps de délégation ne sera pas amputé par des temps de déplacement dûment justifiés dès lors qu’ils sont supérieurs à 2h10 (temps de route maximal augmenté de 10 minutes de pause) par trajet.

Les représentants de proximité pourront recourir à la visio-conférence pendant leurs heures de délégation afin de faciliter le contact.

2.4.7. Durée des mandats

La durée des mandats des représentants de proximité est fixée à 2 ans, renouvelable sur initiative personnelle du représentant de proximité et/ou du CSE.

Au terme des deux ans, les représentants de proximité présenteront au CSE un bilan des actions et problématiques rencontrées et solutionnées, avant une nouvelle désignation ou reconduction.

Article 3. Fonctionnement du Comité Social et Economique

Article 3.1. Organisation des réunions

Le CSE se réunira 1 fois par mois sauf en août, dans le cadre de réunions ordinaires et autant de fois que nécessaire dans le cadre de réunions extraordinaires, selon les modalités définies par la Loi. Au cours de la 1^ère année au cinq (5) de ces réunions devront avoir lieu en visioconférence ce nombre de réunion en visio sera redéfinit après avoir fait un bilan commun de l’efficience du système.

3. 1. 1. Ordre du jour des réunions du CSE

L’ordre du jour des réunions du CSE, ordinaires ou extraordinaires, est établi conjointement par le président et le secrétaire du CSE.

L’ordre du jour est établi unilatéralement par le président ou le secrétaire pour les points qui portent sur une consultation de l’instance prévue par les dispositions légales ou réglementaires, ou par les dispositions d’une convention ou un accord collectif, comme c’est le cas par exemple de l’une des trois consultations obligatoires (orientations stratégiques, politique sociale et situation économique et financière).

Une fois établi, l’ordre du jour est transmis aux autres membres du CSE (titulaires et suppléants) au moins cinq (5) jours ouvrés avant la tenue de la réunion.

3.1.2 Transmission des informations

Toutes les informations nécessaires à la tenue de la réunion sont transmises à l’ensemble des membres du CSE, y compris les membres suppléants, au moins 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion.

Cette transmission peut se faire sur support papier, par courriel ou via la base de données économiques et sociales (BDES), avec information préalable des élus.

Dans certains cas, les informations peuvent être transmises en séance, étant rappelé que les délais de consultation du CSE ne commencent à courir qu’à compter de la transmission de l’information.

3.1.3 Les membres du CSE qui siègent aux réunions et règles de suppléances

Conformément aux dispositions légales, seuls les membres titulaires siègent aux réunions du CSE.

Les suppléants ne siègent que pour remplacer un titulaire absent.

Dans ce cas, le titulaire absent est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale, priorité étant donnée au suppléant élu de la même catégorie.

En l’absence de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation. Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix. S’il n’y avait pas de suppléant disponible dans la même catégorie, un suppléant d’une autre catégorie pourra assurer le remplacement selon les mêmes règles qu’énoncées précédemment.

3.1.4 Avis et procès-verbaux des réunions du CSE

Lorsqu’il sera consulté, sauf dispositions légales spécifiques, le CSE rendra son avis dans un délai de 15 jours suivant chaque réunion, à condition que les documents correspondant à la consultation aient bien été transmis et qu’un délai d’analyse et d’étude de 5 jours minimum lui soit laissé après réception. A défaut, son avis sera réputé négatif.

Le vote des membres du CSE est exprimé à main levée, sauf dispositions légales nécessitant un vote à bulletin secret ou si les membres du CSE en décident autrement par un vote majoritaire des présents.

3.1.5 Recours à un expert

Les membres du CSE peuvent décider de recourir à un expert-comptable ou un expert habilité dans les cas prévus par la loi.

Les honoraires de l’expert seront pris en charge par l’employeur et/ou le CSE conformément aux dispositions légales.

Article 3.2. Consultations récurrentes

3.2.1 Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

Il est convenu que le CSE sera informé et consulté tous les ans sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

3.2.2 Consultation sur la politique sociale de l’entreprise

Il est convenu que le CSE sera informé et consulté tous les ans sur la politique sociale de l’entreprise.

3.2.3 Consultation sur la situation économique et financière

Il est convenu que le CSE sera informé et consulté tous les ans sur la situation économique et financière de l’entreprise.

Article 4. Les moyens du Comité Social et Economique

Article 4.1. Les budgets du CSE

4. 1. 1. Budget de fonctionnement

Pour les besoins de son fonctionnement, le CSE dispose d’un budget égal à 0,20 % de la masse salariale brute telle que définie à l’article L. 2315-61 du Code du travail.

2. Budget des activités sociales et culturelles

Pour les besoins des activités sociales et culturelles, le CSE dispose d’un budget égal à 0,30% de la masse salariale brute telle que définie à l’article L. 2312-83 du Code du travail, sans toutefois pouvoir être inférieur à la moyenne des 3 dernières années.

3. Transfert des excédents budgétaires

Par délibération, le CSE peut décider de transférer une partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles, et vice-versa dans la limite de 10 % de l’excédent annuel.

Article 4.2. Heures de délégation

4. 2. 1. Contingent d’heures mensuel

• Heures de délégation pour les membres du CSE (hors commission)

Les membres titulaires du CSE bénéficient d’un contingent individuel d’heures de délégation défini conformément aux dispositions de l’article R. 2314-1 du Code du travail, étant précisé que pour les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journée (une demi-journée correspond à 4h).

Pour les membres titulaires du CSE élus en 2019, le crédit d’heures sera de 32 heures par mois.

Un crédit d’heures supplémentaires de 12 heures de délégation sera alloué au secrétaire du CSE et un crédit d’heure de 4 heures supplémentaires de délégation sera alloué au trésorier du CSE.

8 heures supplémentaires seront attribuées pour le secrétaire lors de sa prise de fonction au sein de la commission des marchés.

Un crédit de 4 heure mensuel est attribué aux élus suppléants, temps nécessaire à la prise de connaissance permanente des informations traitées au sein du CSE et sujets en cours de traitement, leur permettant ainsi de suppléer en parfaite connaissance de cause les titulaires absents.

• Heures de délégation au titre du mandat de représentant syndical au CSE

Les représentants syndicaux au CSE bénéficient d'un crédit d'heures pour l'exercice de leur fonction de 18 heures par mois.

• Heures de délégation au titre de la CSSCT

Les membres de la CSSCT disposent de 16 heures par mois afin d’accomplir leur mission en lien avec la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Un crédit d’heures supplémentaires de 12 heures de délégation sera alloué au secrétaire de la CSSCT.

Il convient de rappeler que conformément aux dispositions de l’article R 2315-5 du code du travail, les crédits d’heures mensuels peuvent se cumuler dans la limite de douze mois.

Toutefois, et en tout état de cause, cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

2. Déclaration des heures de délégation sur le logiciel de gestion du temps de travail

Les élus devront déclarer leurs heures de délégation sur l’outil de gestion des temps dénommé Bodet et, si l’outil ne le permet pas, sur leur agenda ou à défaut par un système de bons de délégation déclarés au moins 3 jours ouvrés à l’avance.

Le bon de délégation, qui sera disponible sur la base RH, devra être remis dûment rempli et signé par l’élu à son manager afin que celui-ci puisse prévoir l’absence de l’élu à son poste de travail et organiser le travail en conséquence.

Le but de cette déclaration est de faciliter le suivi de l’activité du service pendant que les élus sont en délégation et de permettre l’aménagement de la charge de travail de l’élu. Cela est purement informatif.

Article 4.3. Formation des représentants du personnel

Les membres du CSE ainsi que les membres de la CSSCT bénéficient d’une formation pour l’exercice de leur mandat.

S’agissant des membres du CSE, il s’agit de la formation économique prévue par les dispositions de l’article L. 2315-63 du Code du travail, d’une durée maximale de 5 jours.

Par ailleurs, tous les membres du CSE qui le souhaitent et les membres de la CSSCT bénéficient d’une formation hygiène et sécurité, d’une durée maximale de 5 jours, dans les conditions prévues par le Code du travail.

Les représentants de proximité seront formés aux risques psychosociaux et recevront une sensibilisation RH qui leur donnera les bases des règles du droit du travail, des accords en vigueur et des points importants de la convention collective applicable.

Article 4.4. Moyens d’expression

4.4.1. Local mis à disposition

Pour les besoins de sa mission, le CSE bénéficie d’un local mis gratuitement à sa disposition par l’employeur sur le site de Nanterre, lui permettant de réaliser ses missions, en particulier la gestion des activités sociales et culturelles d’une capacité correspondant à ce qui est défini par la loi.

A titre provisoire et pour une durée maximale d’une mandature, ce local sera partagé avec les Organisations Syndicales.

Le local alloué sera une salle de réunion de type Garonne - capacité 6/8 personnes.

4.4.2. Réunions en Présentielle

Dans le cadre de l'organisation de ses réunions en présentielle, le CSE aura la priorité quant à la réservation de la salle Amazone, salle située au 5ème étage du site de Nanterre.

Il appartiendra au CSE de réserver cette salle en amont (au moins quinze (15) jours calendaires avant la réunion) afin d'avoir une visibilité quant à la mise à disposition de cette salle à d'autres fin par défaut.

4.4.3. Panneau d’affichage

Le CSE a la possibilité d’afficher sur les tableaux d’affichage les renseignements qu’il a pour rôle de porter à la connaissance des salariés de l’entreprise.

Un espace dédié aux communications du CSE sera mis à disposition sur l’Intranet dès lors que ce dernier sera disponible.

4.4.4. Adresse électronique des membres du CSE et envoi des convocations et ordre du jour par courrier électronique

Une adresse électronique sera attribuée à chaque membre du CSE.

Ainsi, les parties signataires conviennent de la possibilité de convoquer les membres du CSE aux réunions ordinaires et extraordinaires et de leur adresser l’ordre du jour de la réunion par courrier électronique.

En cas de réunion en visio-conférence, cela sera spécifié dans la convocation.

Article 5. Valorisation des parcours professionnels des représentants du personnel

Conscient de l’investissement personnel que constitue la représentation du personnel, les parties au présent accord conviennent que les membres titulaires du CSE, de la CSSCT, des autres commissions, les représentants de proximité, les délégués syndicaux et tout autre titulaire d’un mandat syndical (représentant syndical au CSE) bénéficient d’un entretien en début et en fin de mandat, dans les conditions définies ci-après.

Cet entretien sera automatiquement organisé par la Direction des ressources humaines pour les élus dont c’est le 1^er mandat. Il appartiendra aux élus réélus de faire la demande de cet entretien à la direction des ressources humaines. Cet entretien de début de mandat a pour objet de définir les modalités pratiques d’exercice du mandat au regard de l’emploi occupé. Cet entretien sera également l’occasion de sensibiliser les représentants du personnel aux questions de discrimination pouvant naître de l’exercice de leur mandat et que la société ne saurait accepter.

En fin de mandat, la Direction des ressources humaines organisera un entretien avec les représentants du personnel visés au premier alinéa du présent article dont le mandat représente au moins 30% de la durée du travail. Cet entretien de fin de mandat permet de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise.

Article 6. Moyens des élus

Les élus disposeront des moyens suivants afin de pouvoir exercer leurs missions : téléphone et ordinateur portable disposant d’un accès internet et relié à une imprimante. L’utilisation du matériel de l’entreprise devra être raisonnable.

Les élus auront accès à tous les systèmes digitaux mise à disposition par l’entreprise, notamment le système de visioconférence de l’entreprise (et à webex) pour la tenue des réunions, pour des entretiens avec les salariés et autres consultations ou contacts nécessaires à l’accomplissement de leurs missions.

Pour la première année d’exercice, au moins la moitié des réunions de chaque commission sera faite en visioconférence, un bilan sur l’efficacité et l’adaptabilité de l’outil quant à l’animation de ces réunions sera fait et un ajustement du nombre de ces réunions tenus en visioconférence sera établi par la suite.

Article 7. Dispositions finales

Article 7.1. Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entre en vigueur pour une durée indéterminée après que les formalités de publicité aient été accomplies par la partie la plus diligente.

Trois mois avant le renouvellement du CSE, la Direction présentera un bilan du présent accord aux représentants du personnel et une négociation sera ouverte afin d’adapter, si nécessaire, les dispositions du présent accord.

Article 7.2. Modalités d’adhésion, de révision et de dénonciation

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

Chaque partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Le plus rapidement possible et dans un délai de deux (2) mois maximum à compter de la réception de cette lettre, les Parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion d’un avenant de révision.

L’avenant de révision fera l’objet des mêmes procédures de consultation et de dépôt que le présent accord.

Le présent accord ne pourra être dénoncé que par l’ensemble des parties signataires. La dénonciation devra se faire par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des Parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois et devra être déposée auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) d’Ile de France ainsi qu’auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

En cas de dénonciation, une nouvelle négociation devra s’engager dans les trois mois suivant la date de la dénonciation.

Article 7.3. Suivi de l’accord – clause de rendez-vous

En cas de modification de dispositions légales ou conventionnelles ayant une incidence sur le présent accord, les parties signataires se réuniront à l’initiative de la partie la plus diligente, dans un délai de 3 mois à compter de la date d’entrée en vigueur des nouvelles dispositions légales ou conventionnelles, afin d’examiner les aménagements à apporter au présent accord.

Article 7.4. Dépôt de l’accord

Après signature, le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives, en application de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Puis, conformément aux nouvelles modalités de dépôt et de publicité des accords collectifs d’entreprise, le texte du présent accord fera l’objet d’un dépôt électronique par l’employeur sur la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du travail.

Un exemplaire, sur support papier, sera en outre adressé :

• à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) d’Ile de France au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Un exemplaire de l’accord sera remis à chacune des parties signataires.

Fait à Nanterre, le 7 octobre 2019

Pour les Organisations Syndicales Pour la société SEDGWICK France

Représentatives

Délégué syndical CFDT Directeur des ressources humaines

Délégué syndical FO