Accord d'entreprise "ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS 2023 DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE ORANO TEMIS" chez ORANO TEMIS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS 2023 DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE ORANO TEMIS

Entre les soussignées

La société Orano TEMIS, dont le siège est situé Route de la Bergerie – ZA d’Armanville, 50700 VALOGNES, représentée par , agissant en qualité de Directeur Général,

Ci-après désignée « la Société »,

D’une part,

Et

Les Organisations Syndicales Représentatives d’Orano Temis représentées par leurs délégués syndicaux

• La CGT, représentée par

• La CFDT, représentée par

• La CFE-CGC, représentée par

• FO, représentée par

D’autre part,

Ci-après dénommées les Parties

Il est convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

PREAMBULE 2

ARTICLE 1 – VoTE ELECTRONIQUE 2

ARTICLE 2 - DUREE DE L’ACCORD 2

ARTICLE 3 - REVISION DE L’ACCORD 2

ARTICLE 4 - DENONCIATION DE L’ACCORD 2

ARTICLE 5 - DEPOT DE L'ACCORD 2

ANNEXE 1 : Cahier des charges vote électronique 4

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique dans le cadre des élections professionnelles 2023 d’Orano Temis, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

ARTICLE 1 – VoTE ELECTRONIQUE

Les parties au présent accord conviennent que l’organisation du scrutin sera effectuée via des moyens électroniques dans les conditions légales et dans les conditions figurant dans le cahier des charges annexé au présent accord (Annexe 1).

Cette modalité de vote est exclusive de tout autre mode de participation au scrutin.

Les modalités pratiques d’organisation du scrutin seront fixées dans un protocole d’accord préélectoral.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

ARTICLE 2 - DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prendra effet à sa date de signature. Il prendra fin à la date de proclamation des résultats des élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique Orano Temis et au plus tard au 15 mars 2023.

ARTICLE 3 - REVISION DE L’ACCORD

Le présent accord peut être révisé selon les modalités des articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 4 - DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord peut être dénoncé par les parties signataires selon les modalités et effets prévus par les articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 5 - DEPOT DE L'ACCORD

Conformément au Code du travail, le texte du présent accord sera déposé à la diligence de la Direction auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) compétente en ligne sur la plateforme de télé-procédure : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné de l’ensemble des pièces nécessaires à la validité dudit dépôt sous format PDF.

Un exemplaire original sera déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

De plus, conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

En outre un exemplaire original sera remis à chaque signataire.

Fait à Valognes, en 6 exemplaires originaux, le 24 novembre 2022

Pour Orano TEMIS, en qualité de Directeur Général,

Pour les Organisations syndicales représentatives au sein d’Orano TEMIS,

• La CGT, représentée par

• La CFDT, représentée par

• La CFE-CGC, représentée par

• FO, représentée par

ANNEXE 1 : Cahier des charges vote électronique

1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

1.1 - Fonctionnalités générales

1.1.1 - Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il est rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

1.1.2 - Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

1.1.3 - Nature des élections.

Les élections à organiser sont les élections professionnelles au Comité Social et Economique.

1.1.4 - Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007), ainsi qu’à celles du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement (sous forme de phrases secrètes) et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

• Le prestataire met en place les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des salariés Orano Temis

Par ailleurs, le prestataire fournit à Orano Temis les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

1.2 - Scénario de vote

1.2.1 - Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant et un mot de passe,

• Une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »,

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• La confirmation par l’électeur du choix effectué après avoir saisi sa date de naissance,

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

1.2.2 - Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

1.2.3 - Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés (sous forme de phrases secrètes) en possession des seuls membres du bureau de vote.

1.3 - Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’Orano Temis.

Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• Le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

1.4 - Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’Orano Temis.

Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site,

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

1.5 - Dépouillement des urnes électroniques

Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

1.6 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

• Le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

1.7 - Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les personnes habilitées de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

1.8 - Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

1.9 - Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2. Autres prestations à fournir

2.1 - Préparation de l’élection

2.1.1 - Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par Orano Temis. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Orano Temis, par Etablissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Orano Temis et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (Etablissement),

• Le collège de l’électeur,

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres).

2.1.2 - Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• Contrôler les accès au système de vote électronique,

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• Éditer les listes d’émargement.

2.1.3 - Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur une plate-forme d’échanges de données sécurisées afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Orano Temis et lui-même.

2.1.4 - Confidentialité du « fichier électeurs »

En application du Règlement Général sur la Protection des données 2016/679 du 16 avril 2016, le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données à caractère personnel qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens techniques et organisationnels nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données. Il adressera à cette occasion un Procès-Verbal de destruction au DPO Orano ( @orano.group).

2.1.5 - Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

2.1.6 Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• D’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• D’un code secret qu’il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

2.1.7 - Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non-réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique ou par l’assistance en ligne, permettant un auto-renvoie par l’électeur soit par SMS au numéro de téléphone indiqué soit sur une adresse mail personnelle indiquée par l’électeur. Dans tous les cas, une vérification de l’identité de l’électeur est effectuée (demande de clé du numéro de sécurité sociale).

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

2.1.8 - Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par Orano Temis, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à Orano Temis, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

2.1.9 - Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines d’Orano Temis au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations syndicales au sein d’Orano Temis ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège),

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

2.1.10 - Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines d’Orano Temis un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

2.1.11 - Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à Orano Temis, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

2.2 - Phase de test et de recette du système de vote électronique

2.2.1 - Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs. Le bureau de vote génère trois clés de déchiffrement sous la forme de phases secrètes (une pour chaque membre du bureau de vote). Au moins deux des trois clés seront nécessaires pour lancer le dépouillement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

2.2.2 - Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• Réalisation de plusieurs votes,

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• Validation du dispositif de vote,

• Scellement de l’application de vote électronique.

2.3 - Prestation de Conseil et d’Assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• La déclaration du DPO Orano dans son registre,

• L’éventuelle analyse d’impact sur les risques vie privée nécessaire pour ce traitement de données à caractère personnel

• La rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• La rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,

• La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• La présentation du système aux partenaires sociaux.

2.3.1 - Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à Orano Temis sur support numérique à l’issue de l’élection.

2.3.2 - Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote, les mandataires de listes et les délégués syndicaux centraux auront accès à ces résultats « en ligne ».

2.3.3 - Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction d’Orano Temis les procès-verbaux modèle CERFA préremplis au format PDF.

2.4 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique

2.4.1 - Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

1. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application jusqu’à la clôture du scrutin.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

2. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports et adresse un PV de destruction au DPO Orano ( @orano.group).