Accord d'entreprise "UN ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL" chez HEXIS (Siège)

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNEES

• HEXIS

Société Anonyme à Conseil d’Administration,

Au capital de 10 000 000 €,

Dont le siège social est situé Z.I. Horizons Sud - 34110 FRONTIGNAN,

Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Montpellier sous le numéro 351 372 677,

Représentée par

D’une part,

Ci-après désignée « HEXIS »

et L’ORGANISATION SYNDICALE :

Délégué Syndical CFDT

D’autre part,

Ci-après désignée « L’ORGANISATION SYNDICALE »

Ci-après ensemble désignées « LES PARTIES »

Préambule

Les évolutions du travail en matière d'outils de communication à distance permettent d'envisager de nouveaux modes d'organisation du travail assurant aux salariés, qui le souhaitent, la possibilité de mieux concilier vie professionnelle et vie familiale ou de limiter leurs trajets en exerçant une partie de leur activité à domicile. Soucieuses d’améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs et de respecter leurs engagements en matière de développement durable, les parties reconnaissent notamment que le télétravail constitue un levier de performance et de motivation des salariés et contribue à limiter les risques environnementaux en réduisant les trajets et déplacements des salariés.

Les Directeurs de fonction support ont été interrogés sur l’opportunité et les modalités de la mise en place du télétravail au sein de leurs équipes respectives.

Dans ce contexte, des négociations ont été engagées pour aboutir à la conclusion du présent accord.

Le présent accord s’inscrit dans :

• le cadre de l’article L1222-9 du Code du travail

• le cadre de l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017,

• le cadre de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail,

• le cadre de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel

• le prolongement des réflexions menées dans le cadre de la mise en place de l’accord portant notamment sur la qualité de vie au travail et la situation des travailleurs handicapés en date du 27 juillet 2018.

Article 1 – Champ d’application

Les présentes dispositions sont applicables à tous les salariés de la société remplissant les conditions d’éligibilité précisées ci-après.

Article 2 - Définition du télétravail à domicile et du télétravailleur

2.1 Définition

Selon l’article L1222-9 du Code du travail :

1. « Sans préjudice de l'application, s'il y a lieu, des dispositions du présent code protégeant les travailleurs à domicile, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication. 

Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa du présent I. »

Le télétravail tel que prévu par le présent accord est, en conséquence, une possibilité d’organisation du travail, permettant au salarié l’exercice, d’une partie de son activité professionnelle, depuis son domicile.

2.2 Le télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel peut être envisagé et mis en place au cas par cas, afin de répondre à un besoin particulier, ponctuel et temporaire du salarié.

Il peut aussi être envisagé en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du code de l’environnement. Il s’agit de l’hypothèse où le préfet informe par arrêté d’un épisode de pollution nécessitant des mesures de restriction notamment en termes de déplacement.

Le télétravail occasionnel peut être également envisagé sur préconisation écrite du médecin du travail.

Enfin, il peut être envisagé par le salarié et son manager, en application de l’article L. 1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de grève des transports publics, conditions climatiques, menace d’épidémie ou en cas de force majeure (pour une journée ou quelques jours pendant une période donnée).

Ces différents cas de recours occasionnels au télétravail ne nécessiteront pas la signature d’un avenant au contrat de travail, mais se formaliseront simplement par voie d’échanges électroniques et ne seront pas régis par les présentes dispositions. Le supérieur hiérarchique devra cependant valider impérativement la demande par une réponse écrite ; cette acceptation se fera, sous réserve que le salarié puisse exercer, exceptionnellement, ses missions en situation de télétravail.

Il est également précisé que les présentes dispositions relatives au télétravail habituel n’ont pas non plus vocation à s’appliquer s’agissant des interventions réalisées par les collaborateurs, depuis leur domicile, pendant une période d’astreinte.

Article 3 – Conditions de passage en télétravail

3.1 Initiative du télétravail – principe de volontariat

Le télétravail à domicile est une démarche conjointe et revêt un caractère volontaire tant pour le salarié, que pour l'entreprise. Il n’est ni un droit, ni une obligation.

Il peut être mis en œuvre à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur.

3.2 Critères d’éligibilité au mode d’organisation en télétravail

Pour chaque demande de télétravail, une étude de faisabilité devra être préalablement réalisée.

Celle-ci conditionnera la mise en œuvre du télétravail à un certain nombre de conditions d’éligibilité cumulatives tenant :

• au poste occupé et à sa compatibilité avec l’organisation du service,

• au salarié candidat au télétravail,

• au lieu de télétravail du salarié concerné.

3.2.1 Eligibilité du poste et compatibilité avec l’organisation du service

Les signataires conviennent que tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

L’analyse de la compatibilité du poste et de l’organisation du travail avec le télétravail est menée au regard notamment de la possibilité pour le salarié d’effectuer tout ou partie de ses activités depuis son domicile et notamment :

• de la nature du travail qui peut être ou non réalisé en télétravail dans le respect des impératifs de sécurité et de confidentialité et des contraintes de l’organisation de l’équipe,

de la nécessité d’une présence dans les locaux de l’entreprise pour tenir le poste (ou de la possibilité d’exercer les missions à distance (notamment par rapport à l’accès à des équipements informatiques ou autres, à des documents non numérisés, à la présence impérative à des réunions habituelles ou de la nécessité d’une présence physique par exemple pour l’accueil physique des clients ou du personnel),

• de l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise,

• de l’organisation du service, de la configuration de l’équipe et notamment du nombre de salarié travaillant à temps partiel au sein du service.

Le télétravail ne pourra être envisagé que si le travail et l’activité en télétravail ne gênent pas le fonctionnement et ne génèrent aucun dysfonctionnement de l’équipe, d’autres services ou de l’entreprise et ne nécessitent pas un soutien managérial rapproché.

En cas de demandes simultanées au sein d’un service, le temps et les conditions de trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail peuvent être des critères considérés par le responsable de service pour départager les candidats au télétravail.

3.2.2 Eligibilité du salarié candidat au télétravail

a. Nature du contrat - ancienneté

Les parties conviennent d’ouvrir le télétravail aux collaborateurs remplissant les conditions d’éligibilité cumulatives suivantes, et ce, quelle que soit leur catégorie professionnelle :

- être titulaire d’un contrat à durée indéterminée

- justifier d’au moins une année d’ancienneté, afin de garantir une bonne intégration préalable chez HEXIS,

- être salarié à temps plein ou à temps partiel avec une durée hebdomadaire de travail minimum de 30 heures par semaine afin de préserver le lien social.

Ne seront dès lors pas éligibles au télétravail à domicile :

- les collaborateurs en CDD et les intérimaires,

- les alternants (apprentis et contrats de professionnalisation) ou les stagiaires conventionnés,

leur présence dans une communauté de travail au sein des locaux de l’entreprise étant un élément indispensable à leur formation et à leur insertion professionnelle.

b. Autonomie

Le salarié qui sollicite le télétravail doit, au jour où il formule sa demande, avoir tenu son poste durant 12 mois, cette durée pouvant être réduite avec accord de la hiérarchie sans être inférieure à 3 mois.

Les salariés pour lesquels le télétravail est envisagé doivent réunir les critères d’éligibilités suivants :

• une autonomie suffisante ;

• la maîtrise des compétences à exercer ;

• la rigueur, la fiabilité et la réactivité ;

• la capacité à partager les informations avec ses interlocuteurs de manière adaptée.

Les parties reconnaissent que le télétravail est fondé sur la relation de confiance manager-salarié et sur la performance du salarié dans son poste.

Le salarié doit dans son dernier entretien comprendre une appréciation positive. En effet, il n’est pas dans l’intérêt des salariés, bénéficiant d’appréciations différentes et nécessitant un soutien managérial rapproché, d’être éloigné de ses collègues de travail et de son supérieur hiérarchique.

Dans le cadre de ses engagements pour l’égalité et la diversité, HEXIS sera particulièrement attentive (dans le respect des autres critères énoncés) aux demandes :

• des salariés en situation de handicap,

• des femmes enceintes, ou de retour de congé maternité ou d’adoption,

• des salariés en reprise de travail en temps partiel thérapeutique,

• des séniors.

Les parties conviennent que le télétravail est incompatible avec la garde à domicile.

3.2.3 Eligibilité du lieu de télétravail

a. Définition du domicile lorsqu’il s’agit du lieu de télétravail

Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France, sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Sont ainsi concernées la résidence du salarié et/ou une seconde résidence, dès lors qu’elles sont habituelles. La ou les adresse(s) devront être déclarées à l’administration du personnel et figureront dans l’avenant au contrat de travail du télétravailleur.

Tout changement d’adresse choisie pour l’exercice du télétravail est signalé à l’administration du personnel, et fait l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail.

Le présent accord exclut de son champ d’application toute forme de travail à distance hors des locaux de l’entreprise et qui ne s’effectuerait pas au domicile du salarié.

b. Conditions liées au lieu de télétravail

Le lieu de télétravail devra disposer :

• d’un environnement propice au travail, à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité ;

• d’une couverture par le réseau de téléphonie fixe ou mobile et permettre des conversations confidentielles ;

• d’une connexion internet haut-débit permettant d’accéder aux outils de la société dans des conditions satisfaisantes (débit de connexion suffisant depuis le domicile ou lieu susivisé) ;

• des outils numériques permettant le travail à distance à savoir : un ordinateur portable, des solutions de messagerie électronique (Outlook 365), de messagerie instantanée et de web-conférence (Skype for Business), et un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l’entreprise ;

• d’une installation électrique adaptée et conforme pour l’exercice du télétravail.

En outre, lorsqu’il s’agit du domicile, le contrat d’assurance multirisque habitation du salarié et, le cas échéant, le bail d’habitation ne devront faire l’objet d’aucune restriction concernant le télétravail.

Le salarié qui sollicitera le télétravail à domicile attestera de l’ensemble des conditions précitées et fournira :

• une attestation délivrée par un professionnel relative à la conformité de l’installation électrique utilisée pour le télétravail ;

• une attestation de son assureur indiquant que ce dernier a pris acte du fait qu’il exerce, à son domicile, une activité professionnelle de bureau sans accueil de public à raison d’une ou deux journées par semaine afin de s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Article 4 – Mise en œuvre du télétravail

4.1 Demande et examen

L’employeur ne peut imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne peut donc être, par définition, un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.

Le salarié qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande écrite (par courrier recommandé avec avis de réception ou par courrier remis en main propre contre décharge) auprès de la Direction des Ressources Humaines et/ou de son responsable hiérarchique.

Un entretien doit avoir lieu afin que le responsable hiérarchique prenne la décision d’accéder ou non à la demande, en accord avec la Direction des Ressources Humaines.

Après que l’étude de faisabilité ait été réalisée, quelle que soit la position prise, une réponse écrite sera faite au salarié par le responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines, au plus tard dans les 3 mois suivant sa demande.

- En cas d’acceptation le responsable hiérarchique fournira au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail, y compris les informations spécifiques à la pratique du télétravail, telles que le rattachement hiérarchique, les modalités d'évaluation de la charge de travail, les modalités de compte rendu et de liaison avec l'entreprise, ainsi que celles relatives aux équipements, à leurs règles d'utilisation, à leur coût et aux assurances.

- En cas de réponse négative, conformément à l’article L.1222-9 du Code du Travail, les motifs de la décision seront portés à la connaissance du salarié lors d’un entretien (réponse détaillée et objective sur les critères d’éligibilités définis à l’article 3 ci-dessus).

Ainsi, les principaux motifs de refus de passage en télétravail pourront être motivés par:

• l’organisation du service ;

• des raisons d’impossibilité techniques ;

• des raisons de confidentialité des informations et données traitées ;

• une désorganisation réelle de l’activité ;

• une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé ;

• un domicile ne présentant pas les conditions favorables à la mise en place du télétravail ;

• l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise ;

• le nombre de salariés travaillant à temps partiel au sein du service ;

• la non-maîtrise du poste occupé…

En tout état de cause, une confirmation écrite des motifs avancés lors de l’entretien devra être apportée au salarié dans un délai de 15 jours.

4.2 Formalisme

L’instauration du télétravail est obligatoirement formalisée par la signature d’un avenant au contrat de travail du salarié établissant les règles et modalités spécifiques pour le poste concerné et permettant de s’assurer de l’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail.

Cet avenant précis sera rédigé sur la base des modalités définies avec le responsable hiérarchique.

Il précisera notamment :

• l’adresse du lieu où s’exercera le télétravail, la répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés à domicile (nombre et fixation des jours),

• le matériel mis à disposition,

• la période d’adaptation,

• la durée de la mise en place du télétravail,

• les conditions de suspension ou de réversibilité du télétravail.

Pour toutes les conditions de mise en œuvre du télétravail non évoquées dans l’avenant, il sera renvoyé au présent accord.

En cas de modification du nombre ou de la répartition des jours travaillés à domicile, cette modification fera l'objet d'un nouvel avenant au contrat.

4.3 Les phases de mise en place du télétravail

4.3.1. La période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail d’une durée de 3 mois est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou, si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Un bilan sur les avantages et les contraintes que chacun tire de ce mode d’organisation devra être fait pendant la période d’adaptation, afin d’apprécier notamment les conditions de travail du collaborateur et sa charge de travail.

Durant cette période d’adaptation, l’employé ou le manager pourront demander la suspension, voir l’arrêt du télétravail sans raison nécessairement motivée moyennant un délai de prévenance réciproque de 15 jours ouvrés, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

En cas de demande de suspension à l’initiative du manager, il devra indiquer les motifs par écrit à la Direction des Ressources Humaines. Les raisons seront expliquées au collaborateur et formalisées par écrit par la Direction des Ressources Humaines et le responsable hiérarchique.

En cas de demande à l’initiative du collaborateur, la demande de suspension sera adressée à la Direction des Ressources Humaines de l’entité par courrier recommandé avec accusé de réception.

Une confirmation sera alors adressée au salarié et il sera alors mis fin automatiquement au télétravail sous un délai de 15 jours ouvrés. Le salarié reprendra son activité sur son site de rattachement de manière permanente.

4.3.2. Planification des jours de télétravail et suspension provisoire du télétravail

Les jours de télétravail (ou leur nombre uniquement) sont définis en accord avec le manager. Ce choix est inscrit dans l’avenant.

Au moment de la signature de l’avenant, le manager et le salarié auront donc défini les modalités de suivi managérial.

Une modification exceptionnelle est possible par accord mutuel. Elle doit faire l’objet d’une simple information écrite.

Le télétravailleur à domicile doit assister aux réunions pour lesquelles sa présence physique est requise. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.

En cas d’action de formation dans le cadre du plan de formation, le télétravail est suspendu de fait pendant la durée de la formation.

Préalablement à chaque journée de télétravail, le collaborateur devra informer par écrit son manager de la journée qu’il souhaite prendre.

Le manager tiendra un planning des journées de télétravail de son équipe.

La journée de télétravail doit être prise en respectant les conditions définies à l’article 5.1.

Le manager doit s’assurer d’un bon roulement des journées de télétravail au sein de son équipe.

Il peut être amené à refuser une journée de télétravail en cas de circonstances exceptionnelles amenant le salarié à devoir rester sur son lieu de travail.

Il est par ailleurs convenu que la journée de télétravail accordées peut être annulée ou déplacée à l’initiative de l’une ou de l’autre des parties en respectant un délai de prévenance de 24 heures.

En cas de problème technique, si le collaborateur est dans l’impossibilité d’assurer ses missions à son domicile (coupure de réseau etc), il lui sera demandé de revenir sur son lieu de travail.

4.3.3. La réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

La situation de télétravail répond au principe de réversibilité. Celle-ci peut être temporaire ou définitive.

• Réversibilité temporaire

En cas de nécessité opérationnelle ou de cas de force majeure, le télétravail pourra être provisoirement suspendu à l’initiative de l’entreprise sous réserve d’un délai de prévenance de 48 heures minimum. La réversibilité doit alors être motivée et sa durée doit être précisée.

Elle doit être notifiée par email, courrier recommandé avec avis de réception ou courrier remis en main propre contre décharge.

Cette suspension ne donne pas lieu au report des journées de télétravail ou au report du terme éventuel de la période de télétravail.

• Réversibilité définitive

Après la période d’adaptation, la réversibilité peut intervenir à l’initiative de l’une ou de l’autre des parties :

• Si le collaborateur décide de mette fin au télétravail, il devra formaliser sa demande par écrit soit par courrier recommandé avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre contre décharge.

Le recours au télétravail prendra fin sous un délai de 15 jours ouvrés à compter de la réception de son courrier, ce délai pouvant être réduit en cas circonstances exceptionnelles.

• Le manager peut également décider de mettre fin au télétravail du collaborateur par tout moyen notamment pour les raisons suivantes : réorganisation de l’entreprise/service ou encore si le travailleur ne remplissait plus les critères d’éligibilité.

Cette décision sera motivée et notifiée au collaborateur par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre. Elle prendra effet sous un délai de 15 jours ouvrés à compter de la réception du courrier. Ce délai peut être réduit en cas de circonstances exceptionnelles. Dans tous les cas, l’arrêt du télétravail sera formalisé par écrit en cas de demande émanant de l’employeur. L’avenant au contrat prendra alors automatiquement fin.

En cas de changement de fonction, la situation de télétravail sera réexaminée avec le (nouveau) responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines au regard des critères d’éligibilité et pourra éventuellement prendre fin.

Par ailleurs, en cas de changement de domicile, le collaborateur s’engage à en informer immédiatement l’entreprise. Ce changement de domicile devra donner lieu à un réexamen de la situation de télétravail afin de s’assurer que cette dernière reste compatible avec les termes de l’avenant au contrat de travail et le présent accord.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le collaborateur reprendra son poste de travail au sein du service auquel il est rattaché.

4.4. Accompagnement à la mise en place du télétravail par la formation

Dans le cadre de la mise en place du télétravail, les télétravailleurs à domicile et les managers bénéficieront d’une formation spécifique interne ayant pour principal objectif d’aider à l’intégration du télétravail dans la relation quotidienne entre un salarié et son responsable hiérarchique.

Cette formation permettra notamment de donner des outils et méthodes :

- au télétravailleur pour faciliter la visibilité de son activité auprès de son responsable hiérarchique,

- au manager pour faciliter le développement de la relation avec son collaborateur (communication au quotidien avec le télétravailleur, respect de la vie privée, droit à la déconnexion, connaissance de la réglementation liée à l’aménagement du temps de travail, sensibilisation au contenu de l’accord télétravail…).

Article 5 – Modalités générales du télétravail

La relation de télétravail repose naturellement sur la confiance mutuelle entre le manager et le salarié.

L’éloignement physique du télétravailleur et la plus grande autonomie dont il dispose dans l’organisation de son travail ne remettent pas en cause son lien de subordination avec l’entreprise.

5.1 Rythme de télétravail

Le télétravail à domicile représente l'organisation du travail en alternance par laquelle l'activité du salarié est réalisée au domicile de celui-ci, pendant au moins une journée et, au maximum, deux journées par semaine, au moyen des outils de communication informatique mis à sa disposition par l’entreprise, les autres jours, au minimum trois jours par semaine, étant réalisés sur le lieu de travail habituel.

Afin de préserver le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes au sein de l’entreprise, les parties conviennent que le salarié devra en effet être présent au moins 3 jours par semaine dans l’entreprise.

Le télétravail pourra cependant être étendu sur plus de jours par semaine pour :

• les femmes enceintes (sous réserve d’accompagner la demande d’une copie de la déclaration de grossesse)

• les personnes ayant une reconnaissance de travailleur handicapé.

Le responsable hiérarchique veillera à maintenir le contact avec le salarié en situation de télétravail et à communiquer les informations nécessaires à l’exercice de ses missions. Une communication régulière entre le salarié et le responsable hiérarchique étant nécessaire pour instaurer et faire perdurer cette relation de confiance.

Les réunions d’équipe seront organisées, dans la mesure du possible, pendant les jours de présence physique du salarié dans la société. Toutefois, lorsque des formations ou des réunions nécessaires au bon fonctionnement de la société ou du service ou requérant la présence physique du salarié seront organisées pendant les jours télétravaillés, le télétravailleur sera tenu d’y assister.

De plus, la journée de télétravail ne pourra, sauf accord exprès du responsable hiérarchique pas précéder ou faire suite à une journée de congé (CP, RTT, férié…).

Ces jours ne seront pas fractionnables (sauf exceptions qui sont les évènements d’entreprise ou les déplacements) ni reportables d’un mois à l’autre.

5.2 Les différentes formules de télétravail

Afin de répondre au mieux aux besoins de chaque salarié, plusieurs formules de télétravail sont proposées.

Une formule fixe : le salarié travaille à domicile entre 1 et 2 jour(s) par semaine. Les journées « télétravaillées » sont définies à l’avance d’un commun accord entre le salarié et le responsable hiérarchique et figurent dans l’avenant au contrat de travail.

Une formule mensuelle : le salarié travaille à domicile entre 1 et 2 jours(s) par semaine, non fixés à l’avance. Les journées « télétravaillées » sont définies chaque mois d’un commun accord entre le salarié et le responsable hiérarchique, en fonction des besoins opérationnels et des besoins du salarié, et font l’objet d’un accord par tout moyen écrit (par courriel par exemple).

Afin de laisser la plus grande souplesse dans la mise en œuvre du télétravail, le salarié et le responsable hiérarchique peuvent décider d’un commun accord, par tout moyen écrit, de modifier la formule choisie, les jours de télétravail ou le nombre de jours en télétravail.

A la demande du salarié télétravailleur ou à la demande du responsable hiérarchique, une journée de télétravail peut être décalée à un autre jour de la même semaine ou annulée, sous réserve :

• de respecter la règle de présence minimum de 3 jours dans les locaux de l’entreprise ;

• de respecter un délai de prévenance raisonnable (à savoir un délai de 7 jours calendaires minimum dans la mesure du possible) ;

• de justifier d’une situation professionnelle ou personnelle particulière ;

• d’obtenir l’accord préalable du responsable hiérarchique lorsque la demande provient du salarié.

Ces modifications seront formalisées par tout moyen écrit.

5.3 – Conditions d’activité du télétravailleur

Les parties signataires entendent rappeler que le télétravail n’a pas pour objet de modifier l’activité habituelle, l’amplitude horaire, la charge de travail applicable habituellement dans les locaux de l’entreprise.

5.3.1 Informations – Maintien du lien social

Le responsable hiérarchique devra s’assurer que l’ensemble des collaborateurs de son équipe en situation de télétravail continuent à bénéficier du même niveau d’information, des mêmes consignes que les collaborateurs présents sur le site. Il devra s’assurer de la continuité du lien social.

Conformément à l’article 5.1, les parties ont convenu de limiter la situation de télétravail de telle sorte que le télétravailleur soit présent au moins trois jours par semaine au sein de l'équipe dans l’espace habituel de travail, permettant ainsi les rencontres avec les collègues et le manager.

Le manager et le télétravailleur organiseront des réunions téléphoniques régulières afin de préserver le lien social et éviter l’isolement. Le télétravailleur et son manager auront la possibilité d’opter pour tous moyens techniques qui visent à maintenir le lien social avec le reste de l’équipe.

5.3.2 Organisation du temps de travail

Le télétravailleur gèrera l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective, des dispositions de son contrat de travail, du règlement intérieur, de l’accord d’entreprise relatif à la durée et à l’aménagement du temps de travail, et du présent accord relatif au télétravail.

L’activité professionnelle du télétravailleur se déroulera pendant la période correspondant aux heures de travail de l’entreprise, dans le plus strict respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire et aux durées maximales de travail.

Il s’engage également à participer à toutes les réunions téléphoniques ou vidéoconférences intervenant pendant les plages horaires indiquées ci-dessus ainsi qu’à consulter régulièrement sa messagerie.

Le salarié devra impérativement indiquer sa présence en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail Horoquartz.

Il est également entendu que pendant les périodes de suspension du contrat de travail (maladie, congés,…) le salarié habituellement en télétravail ne pourra pas télétravailler.

Pendant le ou les jour(s) de télétravail, le temps de travail effectif du salarié correspondra à celui effectué habituellement lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur s’engage à être joignable pendant ses horaires habituels de travail et selon les règles en vigueur dans l’entreprise, à condition qu’ils n’aient pas décidé de prendre un jour (ou demi-journée) de repos au titre de la réduction du temps de travail.

a. Salariés soumis à l’horaire collectif

Comme rappelé ci-dessus et, comme lorsqu’ils sont dans les locaux de la société, il est rappelé qu’ils devront veiller au respect de leurs horaires, des durées maximales de travail, des temps de pause légaux et au respect de leur durée contractuelle de travail. Le recours aux heures supplémentaires ne peut intervenir que sur demande expresse de la société.

b. Salariés en forfait annuel en jours

Les salariés, bénéficiant d’un statut de cadre et soumis à une convention de forfait annuel en jours, disposent d’une large autonomie, liberté et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées.

L’employeur peut habituellement les contacter entre 9H00 et 18H30, à condition qu’ils n’aient pas décidé de prendre un jour (ou demi-journée) de repos au titre de la réduction du temps de travail.

Il ne s’agit pas ici de remettre en cause leur autonomie dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail mais de déterminer des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement leur envoyer des emails, organiser des conférences téléphoniques ou des visioconférences répondant à des nécessités de bon fonctionnement du service et de l’activité, tout en garantissant le respect de la vie privée de ces salariés et leurs temps de repos.

5.3.3 Vie privée du salarié - Droit à la déconnexion

L’employeur s’engage à respecter la vie privée du télétravailleur notamment en respectant le droit du télétravailleur à se déconnecter en dehors des plages horaires de travail habituelles.

Les parties signataires rappellent l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.

Ce droit à la déconnexion a fait l’objet d’un accord le 27 juillet 2018 et il convient d’appliquer ses dispositions à toute situation de télétravail.

Ainsi, il est rappelé que les salariés en situation de télétravail ne sont pas obligés de prendre connaissance ou de répondre aux courriels, messages ou appels téléphoniques durant leurs périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail.

En aucun cas il ne pourra leur en être tenu rigueur. En la matière, l’exemplarité des dirigeants et responsables hiérarchiques est essentielle et ils ne pourront solliciter leurs équipes pendant leurs temps de repos, congés et suspension du contrat de travail, sauf cas d’urgence particulière.

5.3.4 Régulation de la charge de travail - entretiens

La charge de travail du télétravailleur et l’atteinte des objectifs sont les mêmes que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise.

La hiérarchie vérifie lors d’entretiens réguliers l’atteinte et la faisabilité des objectifs confiés au télétravailleur au regard de sa charge de travail, en s’assurant que le fonctionnement et la qualité du service sont maintenus. En cas de difficulté ponctuelle rencontrée par le salarié pour réaliser ou achever ses missions dans les délais impartis, il préviendra au plus vite son supérieur hiérarchique.

Il est rappelé que sera organisé chaque année un entretien avec tout salarié en situation de télétravail portant notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail conformément aux dispositions de l’article L 1222-10 du code du travail.

Pour les salariés en forfait annuel en jours, cet entretien aura lieu lors de l’entretien annuel portant notamment sur leur charge de travail, l’amplitude de leurs journées d’activité, l’organisation du travail dans la Société, l’articulation entre leur activité professionnelle et leur vie personnelle et familiale, l’état des jours non travaillés pris et non pris ainsi que sur leur rémunération.

La charge du travail du collaborateur ne doit pas être impactée par le recours au télétravail.

Elle doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le collaborateur travaille dans les bureaux de l’entreprise. En conséquence, cela ne doit pas générer de dépassement en termes de temps de travail effectif.

Par ailleurs, les salariés en télétravail peuvent solliciter, auprès de leur responsable hiérarchique et/ou de la Direction des Ressources Humaines, un entretien individuel pour évoquer toute difficulté inhabituelle portant sur les aspects d’organisation et de charge de travail ou toute difficulté liée à l’isolement professionnel, à tout moment, au cours de l’année. Dans ce cas, l’entretien se tient dans les 8 jours suivant leur demande afin que soient mises en place des solutions pour un traitement effectif de la situation. Un bilan est effectué avec le salarié trois mois plus tard.

5.3.5 Equipements de travail mis à disposition - gestion des incidents informatiques

Le salarié dispose des équipements nécessaires à l’activité en télétravail.

Ces équipements incluent :

• un ordinateur portable, une souris, une alimentation et une housse de transport,

• des solutions de messagerie électronique (Outlook 365), de messagerie instantanée et de web-conférence (Skype for Business), un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l’entreprise

• une webcam dont l’utilisation sera soumise à l’accord préalable des parties.

HEXIS reste propriétaire des équipements mis à disposition du salarié télétravailleur qui s’engage :

• à prendre soin des équipements qui lui sont confiés ;

• à prévenir sans délai HEXIS de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement de ce matériel ;

• à ne pas utiliser ce matériel à titre personnel (sauf avantage en nature expressément octroyé en vertu du contrat de travail). À cette occasion, il est précisé que tout message électronique sera considéré comme à caractère professionnel, et par conséquent consultable par la société, sauf si celui-ci est identifié par le salarié comme personnel ;

• à laisser l’accès à son domicile (ou à distance) aux techniciens pouvant avoir à vérifier ou à entretenir ces équipements, étant précisé que le salarié sera prévenu suffisamment à l’avance de l’intervention de ces techniciens.

Considérant que le télétravail est l’expression de la digitalisation du travail et de la mobilité croissante des salariés, HEXIS ne fournira pas d’autre équipement – tels qu’imprimante ou second écran – aux salariés en situation de télétravail. Ces équipements sont disponibles dans les locaux de l’entreprise.

Tout salarié de la société a eu communication de la charte informatique et/ou du règlement intérieur en vigueur au sein de la société et a donc eu connaissance de toute restriction à l’usage d’équipements ou d’outils informatiques ou de services de communication électronique et des éventuelles sanctions en cas de non-respect de telles restrictions.

Chaque télétravailleur disposera de l’accès à distance à ses applications de travail.

Le télétravailleur à domicile prendra soin des équipements mis à disposition par l’entreprise et informera immédiatement son responsable hiérarchique et l’entreprise en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition.

Le matériel mis à disposition par l’entreprise doit être couvert, pour les risques de dommage et vol, notamment du matériel informatique, par la police multirisques habitation du télétravailleur.

5.3.6 Protection des données – confidentialité

Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les mesures de sureté et de confidentialité de l’entreprise, notamment eu égard à la protection des données.

Le télétravailleur prend les précautions utiles pour préserver l’accès à ses données et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients. A ce titre, il se doit de respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés, méthodes, affaires et les activités commerciales de l’entreprise portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité.

Le télétravailleur à domicile doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Le télétravailleur respectera les directives mises en place dans l’entreprise en matière de protection des données personnelles dans le cadre du RGPD.

5.3.7 Prise en charge financière des frais professionnels

Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat et que l’entreprise met à disposition les équipements nécessaires, HEXIS ne prendra à sa charge ni les frais éventuels d’aménagements et de mise en conformité du domicile, ni de mobilier. Elle ne versera pas non plus d’indemnité d’occupation du domicile personnel du salarié au titre du télétravail.

La société prendra seulement en charge les frais supplémentaires exposés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur, conformément à la pratique classique en matière de frais professionnels, sur présentation de justificatifs.

5.3.8 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles ainsi que celles figurant dans le règlement intérieur de la société portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables au salarié en situation de télétravail. Ce dernier se doit de les respecter.

En particulier, le salarié s’engage à aménager un espace de travail dédié à son domicile qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un travail à distance dans des conditions normales. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Comme tout salarié, le salarié en situation de télétravail bénéficie de la législation relative aux accidents du travail et de trajet et aux maladies professionnelles. En application de l’article L. 1222-9 du Code du travail, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale. Le salarié victime d’un accident doit informer l’entreprise par tous moyens dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 24 heures par écrit.

La Direction veille au strict respect de l’application des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail aux télétravailleurs. Elle s’assure ainsi que le télétravailleur est parfaitement informé de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des règles relatives à l'utilisation des écrans de visualisation.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer correctement ces politiques de sécurité.

Il est rappelé qu’il incombe à chaque salarié de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa sécurité et de sa santé ainsi que celles des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail. En cas d’accident du travail, le télétravailleur doit en informer l’employeur par tous moyens, dans le respect des délais habituels (48 heures). Le traitement de cette déclaration par l’entreprise se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l’entreprise.

Tout arrêt de travail intervenant pendant la période de télétravail doit être transmis à l’employeur dans les conditions habituelles (48 heures).

5.3.9 Principe d’égalité de traitement

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

a. Droits individuels

Le passage en télétravail à domicile, en tant que tel, constitue un changement de l'organisation du travail et n'affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur à domicile. Dès lors, le télétravailleur a les mêmes droits individuels que l’ensemble des salariés de l’entreprise notamment en matière :

- de formation professionnelle ;

- de déroulement de carrière. ;

- de politique d’évaluation ;

- d’entretien professionnel ;

- de politique salariale.

b. Droits collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs que l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Le télétravailleur est soumis aux mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel que les autres salariés, et est pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs

Le télétravailleur est identifié comme tel sur le registre unique du personnel.

Le télétravailleur bénéficie également de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

c - Formation et déroulement de carrière

Le télétravailleur à domicile dispose du même accès à la formation que les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il est tenu d’assister aux réunions et aux formations en salle pour lesquelles l’inscription a été convenue avec le management.

Chaque année, comme pour l’ensemble des collaborateurs, l’entreprise garantit la réalisation des entretiens annuels et tous les 2 ans, d’entretiens professionnels.

Sont notamment examinés lors des entretiens les points suivants :

- L’évaluation de l’activité professionnelle et les résultats

- Les objectifs

- La charge de travail et l’équilibre vie professionnelle - vie privée

- Les perspectives de carrière et d’évolution

- Les besoins en formation

Une attention particulière sera portée sur les avantages et contraintes que chacun tire du mode d’organisation en télétravail comme précisé à l’article 5.3.4 ci-dessus.

Article 6 – Accompagnement de la mise en œuvre du télétravail

6.1 Information - consultation des Instances de Représentation du Personnel

Une information spécifique concernant le contenu de l’accord sera faite aux responsables hiérarchiques afin de les aider dans l’accompagnement de leurs équipes.

Des préconisations sur l’organisation de l’espace de travail à domicile et le travail sur écran sont également mises à disposition des salariés.

Le CSE et la commission CSSCT seront informés et consultés sur la mise en place du télétravail dans l’entreprise. Ce dernier fera l’objet d’un suivi régulier permettant au CSE d’exercer ses prérogatives auprès des salariés concernés.

6.2 – Suivi du dispositif

Chaque semestre, le dispositif de télétravail sera évoqué en réunion ordinaire du CSE et en réunion ordinaire de la commission SST, pour en évaluer les bénéfices et/ou inconvénients pour les salariés et pour l’entreprise.

A ce titre, un rapport sera présenté par la Direction aux élus, sur la base d’un bilan comportant notamment les informations suivantes :

• le pourcentage de télétravailleurs répartis par service ;

• nombre de jours télétravaillés par mois ;

• nombre de demandes acceptées ou refusées et motif ;

• nombre des accidents du travail ;

• nombre de suspension et/ou réversibilité ;

• aux problèmes spécifiques d’adaptation signalée par les télétravailleurs et/ou les responsables ;

• aux améliorations et changements souhaitables.

Article 7 – Dispositions finales

7.1 - Durée de l’accord, révision, dénonciation

L’accord est valablement négocié et signé conformément à l’article L2232-12 du Code du travail.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter du 1er juillet 2019.

7.2 - Dénonciation et révision de l’accord

A la demande de l’une ou de l’autre des parties, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Il pourra faire l’objet d’une révision par les parties signataires, en totalité et sans réserve, en cas de modifications législatives, réglementaires ou conventionnelles ultérieures à la signature du présent accord sous réserve que ces modifications ne remettent pas en cause son équilibre (articles L.2261-9 à L.2261-14 du Code du Travail) et se fassent par le biais de négociation d’un avenant.

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires ou celles ayant adhéré ultérieurement au présent accord avec un préavis de 1 mois dans les conditions de l’article L 2222-6 du Code du Travail.

La dénonciation doit être notifiée et déposée auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi, compétente dans un délai de quinze jours à compter de sa signature.

7.3 - Dépôt et publicité

Le présent accord fera l’objet d’une diffusion auprès de l’ensemble des salariés par voie d’affichage et sera mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise.

Conformément à la loi, le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en version sur support électronique auprès de la DIRECCTE OCCITANIE via le portail de télé-procédure www.téléaccords.travail-emploi.gouv.fr, ainsi qu’un exemplaire papier au Conseil de Prud’hommes de SETE.

Signé en 4 exemplaires

Fait à Frontignan, le 26 février 2019

Pour HEXIS Pour le Syndicat CFDT