ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

Entre :

La société GIE GPM, Groupement d’Intérêt Économique, immatriculée au RCS de PARIS, sous le numéro 378 629 927, dont le siège social est situé 1 boulevard pasteur, représentée par Monsieur XXXXXXXXX, en sa qualité d’Administrateur unique,

D’une part,

Et :

La CFTC (Confédération Française des Travailleurs Chrétiens), représentée par Monsieur XXXXXXXXX, agissant en qualité de Déléguée Syndicale,

La CFDT (Confédération Française Démocratique du Travail), représentée par Monsieur XXXXXXXXX, agissant en qualité de Délégué Syndical.

D’autre part,

Considérant la convention collective nationale de la mutualité du 31/01/2000,

Considérant l’accord d’Entreprise sur la réduction du temps de travail du 12/12/2000, et le règlement sur l’horaire variable du 19/11/1993,

Considérant l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 sur le télétravail étendu par arrêté d’extension du 30/05/2006,

Considérant l’article L1222-9 du code du travail.

PRÉAMBULE

Compte tenu de la pratique du télétravail au sein de l’entreprise depuis sa mise en œuvre en 2015, la Direction de l’Entreprise et les partenaires sociaux ont souhaité revoir et redéfinir le télétravail et plus généralement l’organisation du travail « à distance ».

Les évolutions en matière d'outils de communication à distance, les expériences et pratiques récentes de l’activité professionnelle permettent de nouveaux modes d'organisation du travail, associant souplesse d’organisation et réactivité, gain de temps et de productivité, et assurant une attractivité renforcée de l'Entreprise, en offrant aux collaborateurs qui le souhaitent, la possibilité de limiter leurs trajets en exerçant une partie de leur activité à distance et de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle.

La relation de télétravail ou de travail à distance repose naturellement sur l’autonomie et la responsabilité du collaborateur et sur la confiance mutuelle entre le manager et le collaborateur.

Cet accord vise en particulier à garantir que le télétravail ou travail à distance demeure une solution efficace, dans l’intérêt mutuel des collaborateurs et de l’Entreprise.

Article 1 – Définition et champ d’application de l’accord

Il est convenu que le présent accord a vocation à se substituer à l’accord du 7 décembre 2015 et à son avenant du 27 mars 2019.

Il est expressément convenu entre les parties qu’à la date d’entrée en vigueur du présent accord, l’accord du 7 décembre 2015 et son avenant du 27 mars 2019 seront caduques et cesseront de produire leurs effets de plein droit.

La Direction et les partenaires sociaux reprennent la définition de l’article 1222-9 du code du travail, selon laquelle le télétravail se définit comme « une forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié, hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Il s’agit d’une organisation de travail incluant alternativement travail à distance du collaborateur et travail au sein des locaux de l’Entreprise.

Le lieu d’exercice du travail à distance est obligatoirement déclaré à la Direction des Ressources Humaines par le collaborateur, ce lieu est précisé dans le contrat de travail et en cas de modification fait l’objet d’un avenant au contrat de travail.

S’entend comme un lieu de travail à distance :

• Le domicile du collaborateur(trice) qui s’entend comme le lieu de résidence habituel situé en France et sous la responsabilité pleine et entière du collaborateur(trice).

• Les lieux de travail partagés ou « espaces de coworking » dans le cas où le collaborateur(trice) ne disposerait pas d’un équipement suffisant à son domicile.

Article 2 – Conditions d'éligibilité / de mise en œuvre

Conformément aux dispositions légales en vigueur, tout collaborateur(trice)est éligible au travail à distance.

Le travail à distance est fondé sur le principe du volontariat de l’employeur et du collaborateur(trice), et s’applique à l’ensemble des salarié(e) de l’Entreprise, détenteur(trice)s d’un contrat de travail à temps plein ou temps partiel.

La mise en œuvre de cette organisation du travail résulte néanmoins d’un échange entre le collaborateur(trice) et son manager. En effet, cette organisation du travail ne peut perturber le fonctionnement de l’Entreprise et de l’équipe de rattachement du collaborateur(trice).

Le collaborateur(trice), comme le manager doivent s’assurer de :

• La capacité à travailler en autonomie et des performances du collaborateur(trice),

• Du niveau d’équipements dans le lieu de travail à distance et notamment de la qualité de la connexion réseau,

• La compatibilité de l’organisation du travail à distance avec l’organisation de l’équipe.

En cas de situations individuelles particulières, la DRH et le manager étudieront ces dernières. L’organisation du travail à distance fait l’objet d’une disposition dans le contrat de travail précisant :

- le nombre de jours de télétravail par semaine,

- les conditions de réversibilité du travail à distance,

- la période d’adaptation,

- le lieu d’exercice de l’activité à distance.

En cas de modification, un nouvel avenant au contrat sera signé par les parties.

2-1 Période d’adaptation :

Les nouveaux collaborateurs (trices) ne peuvent être en travail à distance plus d’un jour par semaine durant les trois premiers mois de leur d’activité.

Il en est de même en cas de changement de direction ou de service au sein de l’entreprise.

Cette période d’adaptation est destinée à répondre aux besoins d’inclusion et d’appréhension du nouveau poste par le collaborateur(trice).

Afin d’accueillir au mieux le nouveau collaborateur(trice), l’organisation du travail à distance de l’ensemble de l’équipe accueillante peut être modifiée durant cette période, à l’initiative du manager.

2-2 Suspension provisoire du travail à distance :

Le manager en tant que garant de l’organisation de la direction et de son fonctionnement peut demander ponctuellement, pour des raisons d’organisation de services, à déplacer ou annuler la prise d’une ou plusieurs journée(s) de travail à distance.

De même et à son initiative, le collaborateur(trice) peut modifier ses jours de travail à distance, après s’être assuré(e) de l’accord de son manager.

Toute modification ponctuelle doit toutefois être matérialisée soit par échanges de mail, soit par déclarations dans l’outil de gestion d’activité et de ce fait, soumis à validation du responsable.

L’Accueil d’un nouveau collaborateur(trice) est un motif légitime pour lesquelles le manager peut demander la suspension provisoire du travail à distance de son équipe ou d’une partie de celle-ci.

2-3 Réversibilité permanente :

Le travail à distance étant fondé sur le volontariat réciproque, ce mode d’organisation du travail est réversible tant à l'initiative du manager que du collaborateur(trice).

Le collaborateur(trice) et l’Employeur peuvent mettre fin à l'organisation du travail à distance en respectant un délai de prévenance qui ne peut être inférieur à un mois. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité avérée de poursuivre le télétravail à domicile, ou en cas d’accord express des deux parties.

Lorsqu'il est mis fin au travail à distance, le collaborateur(trice) effectue de nouveau entièrement son activité dans les locaux de l'Entreprise.

2-4 Changement de fonction ou de lieu d’exercice du travail à distance :

En cas de changement de fonction, l’organisation du travail à distance doit être redéfinie avec le nouveau manager. Il est rappelé qu’une période d’adaptation, qui ne pourra être inférieure à trois mois, est nécessaire.

En cas de changement du lieu d’exercice du travail à distance, le collaborateur(trice) et le manager doivent s’assurer que les conditions d’exercice du travail à distance, notamment en termes de connexion au réseau, sont maintenues.

Article 3 – Organisation du travail à distance

3-1 Organisation matérielle du lieu de travail :

A/ Conformité des installations et des lieux.

Le collaborateur(trice) qui exerce son activité à distance doit s’assurer qu’il ou elle dispose d’un espace de travail et de conditions de travail lui permettant d’exercer son activité professionnelle. Il ou elle doit notamment s’assurer que les règles de sécurité électrique sont respectées, ainsi que les règles relatives à l’hygiène et la sécurité et les conditions de travail.

Ainsi, l'employeur, les représentants du personnel compétents en matière d'hygiène, sécurité et conditions de travail et les autorités administratives compétentes doivent pouvoir accéder au lieu du travail à distance, après avoir obtenu l’accord du collaborateur(trice) et en sa présence.

Le collaborateur(trice) qui opte pour le travail à distance depuis son domicile doit en informer sa compagnie d’assurance et fournir à l’Entreprise une attestation indiquant la prise en compte de l’exercice du télétravail au domicile par sa multirisque habitation.

Les éventuels surcoûts d’assurance multirisque habitation engendrés par le travail à domicile sont inclus dans le cadre de l’indemnité forfaitaire prévue à l’article 4 du présent accord.

B/ Mise à disposition de l'équipement du télétravailleur par l'employeur.

Au titre du travail à distance, chaque collaborateur(trice) dispose d’un équipement adapté fourni par l’Entreprise, dédié exclusivement à un usage professionnel et conforme aux dispositions de la charte TIC en vigueur au sein de l’Entreprise.

Il dispose également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie intégrée.

Les équipements fournis restent la propriété de l’Employeur et doivent être restitués en cas de cessation du télétravail.

Le collaborateur(trice) qui exerce son activité à distance est responsable des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement l’Entreprise en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition.

En cas d'incident technique l'empêchant d'effectuer normalement son activité, il ou elle doit en informer immédiatement son Responsable hiérarchique qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l'activité.

L’Entreprise, en tant qu’Employeur, prend en charge les risques, dommages et responsabilité civile liés au matériel informatique fourni au collaborateur(trice), sauf mauvais usage de ce dernier.

3-2 Horaires de travail et plages de disponibilité :

Le présent accord réaffirme le principe général selon lequel la charge de travail doit être repartie de façon équivalente entre les collaborateurs(trices) en travail à distance et les collaborateurs(trices) travaillant dans les locaux de l’Entreprise.

L’Entreprise s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans le service d’appartenance du collaborateur(trice).

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de travail à distance sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’Entreprise.

3-3 Nombre de jours de travail à distance

A l’exclusion des cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menaces d’épidémies, ou en cas de force majeure, l’organisation de l’activité à distance ne peut excéder 3 jours par semaine.

Le nombre de jours ainsi que leur répartition dans la semaine sont définis d’un commun accord entre le collaborateur(trice) et son manager selon les contraintes d’organisation inhérentes au service.

Toute demande de passage (temporaire ou non) sur une durée de travail à distance supérieure à 3 jours par semaine doit être soumis à la validation expresse de la direction des Ressources Humaines.

3-4 Durée du travail et disponibilité

Tout collaborateur(trice) exerçant son activité à distance doit pouvoir être joint durant les créneaux horaires définis par son manager s’inscrivant dans le respect de l’accord d’Entreprise sur le temps de travail du 12/12/2000 et du règlement de l’horaire variable du 19/11/1993 (tel que modifié de manière pérenne par l’article 4 de l’accord du 5 décembre 2018).

Le décompte du temps de travail pour les jours de travail à distance est effectué selon un système auto-déclaratif via l’outil de gestion de temps ; en tout état de cause la durée du travail ne peut excéder l’horaire de travail habituel du collaborateur(trice), sauf demande préalable expresse et écrite de la hiérarchie.

Pendant ces plages horaires et dans la limite du temps de travail, le collaborateur(trice) sera sous la subordination de l’Entreprise et par conséquent ne pourra vaquer à ses occupations personnelles.

Les collaborateurs(trices) soumis à une convention de forfait jours disposant d’une plus grande autonomie dans l’organisation de leur travail s’engagent à respecter les durées minimales de repos prévues par la loi.

L’employeur s’engage à garantir le respect de la vie privée des collaborateurs et des collaboratrices exerçant leur activité à distance et à respecter leur droit à la déconnexion.

Pour les jours de travail dans les locaux de l’Entreprise, les collaborateurs ou collaboratrices concerné(e)s restent soumis(es) au régime applicable au sein de l’Entreprise.

3-5 Santé et sécurité au travail :

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs(trices) travaillant à distance.

En cas d’accident survenu au domicile du collaborateur(trice) sur une plage horaire dédiée à l’exécution du travail à distance tel que prévu au contrat de travail, ce dernier ou cette dernière devra immédiatement en informer la DRH et fournir tous les éléments nécessaires pour la déclaration d’accident de travail.

Il est également entendu que le collaborateur(trice) en travail à distance ne devra exercer aucune activité professionnelle en cas d’arrêt maladie.

Article 4 – Frais

Il est rappelé que le collaborateur(trice) conserve les mêmes droits et devoirs que les autres salarié(e)s de l’Entreprise : à ce titre, le salarié en travail à distance percevra ses titres restaurant dans les mêmes conditions que les collaborateurs ou collaboratrices sur site.

Considérant que les titres de transports sont payés mensuellement ou annuellement, les frais de transports des collaborateurs(trices) en télétravail seront remboursés dans les mêmes conditions que lorsque le travail est effectué sur site.

4-1 Exercice du travail à distance à domicile

L’Entreprise versera une indemnité forfaitaire exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. Cette allocation pouvant aller jusqu’à 30 € par mois pour 3 jours de travail à distance par semaine.

Par ailleurs les collaborateurs en CDI pourront à l’issue de la période d’essai, et sous réserve de ne pas être en cours de préavis, bénéficier d’un remboursement dans la limite de 150 euros en cas d’achat de matériel (fauteuil, bureau, caisson, écran…) pour l’aménagement de l’espace du télétravail à leur domicile. Le remboursement s’effectuera sur justificatifs, selon le process de remboursement en vigueur dans l’Entreprise. Cette indemnité pourra être renouvelée tous les 5 ans.

4-2 Exercice du travail à distance dans un « espace de coworking »

Les collaborateurs(trices) ne disposant pas d’un espace au sein de leur domicile leur permettant de travailler ou ne disposant d’un réseau de communication suffisant pour leur activité, peuvent, s’ils souhaitent réduire leur temps de déplacement et bénéficier du travail à distance, souscrire un abonnement ou se rendre dans les lieux de coworking.

Ce lieu doit en tout état de cause être déclaré auprès de la DRH et mentionné dans le contrat de travail ou son avenant.

Ce lieu doit permettre au collaborateur(trice) d’exercer son activité dans des conditions identiques à celles du travail sur site.

Le collaborateur(trice) doit également s’assurer que les conditions de confidentialité et de sécurité nécessaires à son activité sont également remplies.

En cas d’exercice de l’activité à distance dans un lieu de coworking l’Entreprise prend à sa charge 50% de l’abonnement ou des frais exposés pour l’accès à ces espaces dans la limite de 30 € par mois.

Article 5 – Égalité de traitement

Sur les périodes de travail à distance, le collaborateur(trice) reste lié à l’Entreprise dans les conditions normales de la législation du travail (contrat de travail, loi et Convention Collective). Il ou elle bénéficie des mêmes droits et avantages que les autres salarié(e)s et doit fournir le même travail quel que soit le lieu de son exécution.

Le collaborateur(trice) en travail à distance conserve les mêmes droits individuels que l'ensemble des salarié(e)s de l'Entreprise, notamment en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière.

Ces droits s'exercent en cohérence avec les objectifs prévus dans l'entretien annuel.

Article 6 – accompagnement et suivi du télétravail

6-1 Suivi des managers :

Le suivi objectif du collaborateur(trice) en travail à distance et de son activité requiert de la part du manager :

• La définition et la mise en place de livrables et/ou de compte rendus d’activité,

• L’identification des activités en travail à distance et leur adaptation si besoin,

• L’évaluation du nombre de jours en travail à distance et leur répartition par semaine, compatible avec l’activité et le métier exercé,

• Une sensibilisation adaptée concernant la mise en place du travail à distance et son suivi : définition des objectifs qui tiennent compte de l’alternance site/à distance et qui permettent d’assurer l’équité au sein de l’équipe,

• Répartition équivalente de la charge de travail entre tous les salariés,

• Entretiens réguliers avec les collaborateurs(trices) en travail à distance, et plus particulièrement lors des EAE de fin d’année et avant la fin de la période d’adaptation.

6-2 Suivi de la DRH :

La DRH assurera un soutien permanent aux managers, aux collaborateurs(trices) dans leur gestion du travail à distance.

La DRH suivra un certain nombre d’indicateurs pour s’assurer du respect de l’équité entre salariés (évolutions salariales, promotions etc…) et sera destinataire des compte rendus d’activités régulièrement transmis par les managers.

Article 7 - Durée et suivi de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Il peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un délai de préavis de 3 mois et d’en informer chaque signataire par lettre recommandée avec accusé de réception.

L’accord peut être complété ou modifié par voie d’avenant.

Les signataires du présent accord peuvent en demander la révision conformément à l’article L2261-7 du code du travail. Toute demande de révision devra être notifiée par lettre recommandée à chaque signataire et devra indiquer les points concernés par la demande de révision.

Article 8 - Entrée en vigueur de l'accord

L'accord entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du 1^er septembre 2021.

Article 9 - Notification de l'accord

Cet accord sera notifié à l’ensemble des collaborateurs de l’Entreprise par voie électronique et mis sur l’Intranet.

Une version électronique sera déposée sur la plateforme dédiée aux accords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/portailTeleprocedures/. (Cela valant dépôt auprès de la DREETS), au plus tard dans les 15 jours qui suivent sa date limite de conclusion, et après expiration du délai d’opposition en vigueur.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à Paris, le 06 juillet 2021

L’Administrateur Unique Le Délégué Syndical CFTC Le Délégué Syndical CFDT

Monsieur XXXXXXXXX Monsieur XXXXXXXXX Monsieur XXXXXXXXX