ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

Entre d’une part, la société Reynolds and Reynolds (France) représentée par agissant en qualité de Président,

Et d’autre part, (Délégué Syndical CFDT)

IL A ETE CONCLU LE PRESENT ACCORD.

PREAMBULE

Après l’épisode de télétravail mis en place dans le cadre exceptionnel de la pandémie Covid, l'entreprise a souhaité réfléchir à la mise en place du télétravail régulier dans le cadre d’une nouvelle organisation du travail.

Cet accord témoigne de la volonté de l’entreprise de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation.

Le télétravail constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur et l’entreprise.

Les 2 parties pensent que ce nouveau mode de travail favorise l’amélioration de la qualité de vie au travail et de la santé au travail, ainsi que l’équilibre entre performance économique et sociale.

Le télétravail a vocation à offrir aux collaborateurs une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle, à leur donner une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches et à contribuer aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement.

Cet accord fixe les conditions d'exécution du télétravail dans l'entreprise.

Ce protocole est rédigé selon les conditions légales et fiscales en vigueur au jour de la signature. Il est susceptible d’évoluer en fonction des nouvelles règlementations.

Article 1 - CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable à tous les salariés de la société Reynolds and Reynolds France remplissant les critères d’éligibilité mentionnés à l’article 3.

Article 2 - DEFINITION DU TELETRAVAIL

Conformément aux termes de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ses locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur.

Le télétravail doit s’effectuer au domicile du salarié, c’est-à-dire par défaut sur l’adresse figurant sur la fiche de paie ou sur l’adresse figurant sur le document Annexe 2, si celle-ci est différente.

Article 3 - CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

Critères d’éligibilité

Le télétravail est ouvert aux activités et fonctions dans l'entreprise pouvant être exercées à distance.

Ne sont pas éligibles au télétravail :

• Les salariés occupant des postes requérant une présence sur site (par exemple poste d’accueil physique de l’entreprise)

• Les salariés dont les fonctions ou travaux ne peuvent être réalisés à distance

• Les salariés dont le télétravail est régi par un avenant au contrat de travail individuel

• Les salariés ayant un entretien annuel d’évaluation non conforme au niveau attendu.

La liste des postes n’est pas exhaustive et est soumise à l’appréciation des membres du Comité de Direction sur des éléments objectifs et pertinents.

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

- avoir une ancienneté dans l'entreprise d'au moins 1 an révolu, afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié et l'instauration réelle de la relation de travail dans l'entreprise

- disposer de l'autonomie suffisante pour exercer son travail à distance

- disposer d'un logement compatible avec le télétravail (bénéficier d'une surface réservée au travail, d'une installation conforme, etc.),

- fournir une attestation d’assurance multirisques habitation du lieu de télétravail

- fournir une attestation sur l'honneur de conformité du logement (annexe 2)

L’employé doit s’assurer que son lieu de travail à domicile répond aux exigences fixées par Reynolds and Reynolds sur les conditions de travail.

- C’est un espace calme où le travail peut être fait sans être dérangé,

- Il y a suffisamment de lumière du jour et/ou de lumière artificielle dans cet espace;

- L’employé dispose d’une bonne connexion Internet, c’est-à-dire avec une fluidité de travail similaire à celle en présence dans les locaux et sécurisée avec un antivirus sur le matériel personnel;

- L’employé a un bureau à la bonne hauteur et il a une chaise adaptée. L’écran de l’ordinateur doit être à la bonne hauteur (cf schéma ergonomie travail sur écran Annexe 3)

- L’installation électrique est conforme et les câbles doivent être dissimulés afin qu’ils ne puissent pas causés d’accident.

Fixation des règles du télétravail

Le manager et sa hiérarchie définissent les critères et modalités d’application du télétravail pour son équipe.

Certains aménagements du télétravail et dérogations à ces règles pourront être étudiées et, le cas échéant, prises en compte.

Le personnel itinérant peut être éligible au télétravail en jour(s) non fixe et en fonction des options possibles du service.

Article 4 - MODALITES D’ACCEPTATION DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat.

Selon les règles établies par le manager et sa hiérarchie pour son équipe, le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique avec le formulaire annexe 1.

Ce dernier a un délai de 1 mois pour accepter ou refuser.

Dans toutes les cas la validation ou le refus reste à la discrétion de la Direction.
Le refus de télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible devra être motivé.

Lorsque la demande de télétravail est acceptée, l’accord s’applique selon la date validée sur le formulaire annexe 1.

Article 5 – PERIODE D’ADAPTATION / REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL

1. Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 2 mois de travail effectif.

Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 7 jours.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise.

2. Hors période d’adaptation

Après la période d’adaptation, la réversibilité peut intervenir à l’initiative du manager et de sa hiérarchie ou du salarié moyennant un délai de prévenance de 7 jours au minimum.

Il est précisé que la situation de préavis en cas de fin de contrat, qu’elle qu’en soit la cause, peut remettre en question immédiatement la situation de télétravail notamment pour organiser les transmissions de compétences et de dossier.

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

- condition d'éligibilité non remplie,

- modification importante des conditions de travail ou dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail,

- changement de fonctions et/ou de service et/ou mobilité géographique devenant incompatible avec la situation de télétravail,

- prévention et équilibre de la santé du collaborateur (prévention de l’isolement …)

- performance insuffisante du salarié,

-non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données...

Cette décision sera notifiée par écrit par tout moyen.

Article 6 - LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’effectue au domicile du collaborateur, c’est-à-dire par défaut sur l’adresse figurant sur la fiche de paie ou sur l’adresse figurant sur le document Annexe 2, si celle-ci est différente.

Tout changement d’adresse devra être signalé par le télétravailleur avant le premier jour de télétravail dans le nouveau domicile. Le salarié aura également préalablement fourni l’attestation sur l’honneur ainsi que l’attestation d’assurance correspondantes.

Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées et pourront, le cas échéant, être remises en cause.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du télétravail.

L’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.

Il est rappelé que la situation de télétravail constitue un simple aménagement des conditions et modalités de travail confiées au salarié, sans que cela n’affecte son statut de salarié ni la nature de ses missions.

Article 7- MODALITES DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL - PERFORMANCE

La charge de travail à domicile doit être comparable au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise.

En conséquence, le télétravail ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer un bilan annuel lors de l’entretien d’évaluation sur la charge de travail et les conditions d’activité en télétravail.

La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les mêmes travaux exécutés dans les locaux de l’entreprise.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du collaborateur.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont au moins équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

L’employé accepte que l’employeur suive et évalue son travail effectué à domicile.

S’il apparaît que le rendement de l’employé diminue lorsqu’il travaille à domicile, ou si l’employeur est moins satisfait de la performance de l’employé, l’autorisation de télé travailler peut être retirée.

Des raisons d’organisation qui sont à la discrétion de Reynolds et Reynolds, peuvent également être des motifs de retrait de l’autorisation de travailler à domicile.

Article 8 - MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL ET SUIVI DU TRAVAIL

Le télétravailleur doit respecter :

• le repos quotidien de 11 heures,

• le repos hebdomadaire de 24 heures auquel s’ajoute le repos quotidien (total 35 heures),

• les durées hebdomadaires maximales de travail fixées à 48 heures ou à 44 heures sur une période de 12 semaines consécutives,

• l’interdiction de travail plus de 6 jours par semaine,

• l’interdiction de travail plus de 10 heures par jour

tels que prévus légalement,

ainsi que pour les salariés concernés, les 1737 heures de travail effectif par an comme prévu dans l’Accord sur l’Aménagement du Temps de Travail.

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur devra respecter ses plages horaires de travail mentionnées dans l’intranet et pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

En dehors de ces plages horaires, le salarié en télétravail pourra utiliser son « droit à la déconnexion » en déconnectant ses systèmes de communications professionnelles.

Le télétravail sera suivi dans l’intranet de l’entreprise. Le collaborateur devra s’assurer préalablement que son statut de télétravailleur est saisi dans l’intranet. De même il devra s’assurer qu’il a bien procédé au transfert de ses moyens de communication sur le lieu du télétravail (pour les personnes ayant une ligne directe). Le salarié devra fournir à son manager ou sa hiérarchie et au service RH, le numéro de téléphone sur lequel il pourra être joint durant ses horaires de télétravail.

Les règles habituelles en matière d’heures supplémentaires s’appliquent.

Article 9 - FREQUENCE ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES

Les jours de télétravail seront fixés selon les modalités suivantes :

• après 1 an d’ancienneté : 1 jour par semaine maximum et à la discrétion du manager et sa hiérarchie

• après 5 ans d’ancienneté : 2 jours par semaine maximum et à la discrétion du manager et sa hiérarchie.

Le télétravail est compté en journée entière.

Le télétravailleur devra à tout moment s’assurer que, à la semaine, sa présence au bureau est supérieure au nombre de jours de télétravail.

Par exemple, les temps partiels absents une journée dans la semaine (4/5eme) devront se limiter à 1 journée de télétravail afin d’être présent au minimum 3 jours sur 5.

Autre exemple : en cas de pose de RTT ou de congés payés, le télétravailleur devra appliquer le même principe de limitation de ses journées de télétravail à la semaine.

Le télétravailleur reste tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son manager et sa hiérarchie, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service et qui interviendraient un jour normalement télé travaillé. Il doit également se rendre et assister aux formations prévues même lorsque celles-ci ont lieu un jour de télétravail.

Toute journée travaillée en présentiel et correspondant à un jour normalement télé travaillé ne permet pas de reporter le jour télé travaillé à une autre date.

Toute journée prévue en télétravail tombant sur une journée d’absence ne permet pas de reporter le jour télé travaillé à une autre date.

Si l’employeur demande à l’employé de se rendre dans les locaux de l’entreprise ou à un autre endroit un ou plusieurs de ces jours, l’employé est tenu de se conformer à cette demande.

Article 10 - EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL

1. Si le salarié utilise son propre matériel :

Pendant la période de télétravail, le télétravailleur pourra utiliser son propre matériel. Il devra contacter le service technique afin de s’assurer de la conformité de son installation et de la configuration technique requise de son matériel pour de se connecter au site d’exploitation.

La conformité du matériel dédié au télétravail, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur.

2. Si l'entreprise confie au salarié du matériel lui appartenant :

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise pourra fournir et entretenir les équipements que l’entreprise juge nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail.

Ce matériel est d’usage strictement professionnel. Il doit être déconnecté en dehors des horaires de travail.

Ce matériel n’est pas fourni pour les salariés ayant une tablette professionnelle.

L’imprimante n’est pas fournie, les impressions s’effectuent au sein de l’entreprise.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant le service technique.

Le télétravailleur est tenu de rapporter à l’entreprise le matériel défaillant afin de procéder aux vérifications et entretiens nécessaires

Article 11 - REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS LIES AU TELETRAVAIL

Sur la base du forfait maximum instauré par l’Urssaf et selon l’Ani du 26 novembre 2020, un forfait par mois par journée télé travaillée à la semaine afin de compenser les frais professionnels (frais d’énergie, de fonctionnement, de connexion…) sera affecté au télétravailleur. Ce forfait est actuellement fixé à 10€ et pourra faire l’objet d’évolutions.

Dans le cas d’1 journée de télétravail par semaine, un montant de 10€ par mois sera versé.

Dans le cas de 2 journées de télétravail par semaine, un montant de 20€ par mois sera versé.

Article 12 – FORMATION

Les salariés en télétravail ont le même droit à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que s’ils n’étaient pas en télétravail.

Si nécessaire, les salariés en télétravail, leurs managers et la hiérarchie sont accompagnés sur les équipements techniques à leur disposition et sur les caractéristiques de cette forme d’organisation du travail.

Article 13 - OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Le matériel doit être déconnecté après chaque journée de travail.

La violation de ces obligations est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Article 14 - SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

Les collaborateurs en télétravail bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et ils font l’objet du même suivi par le service de santé

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer le service du personnel selon les modalités de la convention collective applicable.

Article 15 - MODALITE DE SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

En application de l’article L.2222-5-1 du Code du travail, que la Direction et les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise se réuniront pour faire le point sur l’application du présent accord dans le temps. Douze mois après la signature de cet accord, les 2 parties se réuniront pour évaluer cet accord.

Article 16 – DUREE DE L’ACCORD, PRISE D’EFFET, REVISION ET DENONCIATION

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le 1^erdécembre 2021.

A défaut de précision dans l’accord, les dispositions légales prévues à titre supplétif s’appliquent.

Le présent accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire dans les conditions prévues par les dispositions légales, sous réserve d’un préavis de trois mois.

Il pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées par les textes légaux en vigueur et selon les modalités suivantes :

• toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux Parties signataires et adhérentes, et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée ;

• le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, une négociation s’ouvrira à l’initiative de la Direction en vue, le cas échéant, de la conclusion d’un avenant de révision.

En cas de révision, l’avenant signé devra faire l’objet des mêmes formalités de dépôt et de publicité que le présent accord.

Article 17 – DEPOT ET PUBLICITE

Conformément à l’article D2231-2 al 2. du Code du travail, le présent accord sera déposé par Reynolds and Reynolds sur la plateforme numérique Téléaccords dédiée à cet effet et en un exemplaire original sur support papier auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Un exemplaire original sera remis à chaque organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise et au représentant de l’entreprise. Le présent accord sera également mis sur l’intranet de l’entreprise.

Toute modification du présent accord doit être portée à la connaissance des bénéficiaires selon les conditions prévues par le présent accord et déposée selon les mêmes formalités.

Fait, à Grenoble, le 23/11/2021 en 5 exemplaires

(mandaté dans le cadre de la négociation)
Délégué Syndical CFDT

ANNEXE 1

FORMULAIRE DE DEMANDE DE TELETRAVAIL REGULIER

Cette demande est prise en compte à partir du moment où le formulaire est dûment et intégralement complété et l’ensemble des documents remis au service du personnel (Attestation sur l’honneur + Attestation d’assurance Télétravail).

NOM/ Prénom
Lieu de télétravail	CF Annexe 2
Service de rattachement SIN/CSC/QA/ADM/PRG/NPD/SLS
Poste occupé
Temps de travail	Temps plein ou temps partiel
Date d’embauche
Date de la demande
Directeur destinataire
Date souhaitée d’entrée en télétravail
Nombre de jours de télétravail par semaine demandés (1 ou 2 jours max selon éligibilité)
Préférence sur la/les journées (cocher)	?? Lundi ?? Mardi ?? Mercredi ?? Jeudi ?? Vendredi ?? Jour non fixe selon options possibles
Utilisation du matériel personnel ou demande d’équipements proposés par Reynolds pour le télétravail	?? Matériel personnel ?? Demande d’équipements Reynolds

Une réponse me sera apportée sous un délai d’1 mois par mail. A défaut la demande est réputée rejetée.

NOM/ Prénom du Directeur de service
REFUS Date du refus	Motif(s) du refus le cas échéant
ACCEPTATION Nombre de Jours validés	?? Lundi ?? Mardi ?? Mercredi ?? Jeudi ?? Vendredi ?? Jour non fixe selon options possibles
Date de début de télétravail validée (début de mois)

Signature du demandeur	Signature du validant	Accord du salarié sur les modalités proposées	Date de réception par le service RH (ce formulaire doit être accompagné des 2 attestations)

ANNEXE 2

ATTESTATION SUR L’HONNEUR DE CONFORMITE DU LIEU A L’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Je soussigné (e)

(Prénom Nom et adresse exacte du lieu d’exercice du télétravail)

Nom

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Adresse

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Téléphone (sur lequel le salarié peut être joint pendant ses horaires de télétravail)

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J’atteste que les installations électriques de mon domicile sont conformes à la réglementation en vigueur pour l’exercice du télétravail

J'atteste disposer d'un espace et de conditions de travail adaptées à mes besoins professionnels sur mon lieu de télétravail.

J’atteste que je dispose d'un aménagement ergonomique de mon poste de travail me permettant d'exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené(e) à devoir utiliser.

J'atteste de la conformité du logement susmentionné à la législation relative à la prévention incendie

J'atteste disposer d'une connexion internet adaptée à mes besoins professionnels

Je m’engage à signaler immédiatement à mon manager ou sa hiérarchie, toutes circonstances susceptibles de nuire à ma santé et à ma sécurité dans l’exercice de mon activité professionnelle en télétravail à mon domicile.

L’attestation d’assurance habitation - que je fournis- autorise l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail à mon domicile.

Fait à …………………………………… le _ _ / _ _ / _ _ _ _

Signature précédée de la mention « lu et approuvé »

ANNEXE 3

TRAVAIL SUR ECRAN

Fiche disponible dans l’intranet