Accord d'entreprise "Avenant à l'accord d'entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique" chez CRCAM - CR CREDIT AGRICOLE MUTUEL LOIRE HTE LOIR (Siège)

AVENANT À L’ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE

PAR VOIE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés :

La Caisse régionale de Crédit Agricole Loire Haute-Loire, représentée par, en sa qualité de,

d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

C.F.D.T représentée par

SNECA/CFE/CGC représentée par

U.N.S.A. représentée par

Dûment mandatés par leurs organisations syndicales

d’autre part,

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

Préambule 

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, des membres du conseil de discipline et du délégué CCPMA (sous réserve du maintien des dispositions de l’annexe au règlement CCPMA Prévoyance) et surtout afin de favoriser le taux de participation des salariés, les parties signataires conviennent de réitérer la mise en place d’un système de vote par voie électronique (Internet), dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant en annexe et conformément aux dispositions des articles L2314-26, R2314-5 et suivants du Code du travail.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

L’objet du présent avenant vise notamment à intégrer les nouvelles dispositions introduites par l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative au renforcement du dialogue social dans l’entreprise consolidée par l’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017.

Ce faisant, les dispositions de l’accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique du 04 octobre 2012 sont désormais rédigées de la façon suivante.

Article 1 - Dispositions générales

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur, choisi par l’employeur, spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Les coordonnées du prestataire figureront dans le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire devra respecter le cahier des charges figurant en annexe. Le prestataire devra, en outre, respecter les dispositions inscrites dans la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004, aux articles L2314-26, R2314-5 et suivants du Code du travail, dans l’arrêté du 25 avril 2007 ainsi que dans le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Ce système devra également répondre aux recommandations de la CNIL issues de la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010.

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les règles en vigueur.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe, y compris par correspondance

Les parties conviennent que le recours au vote électronique exclura tout recours au vote à bulletin secret sous enveloppe et au vote par correspondance.

Article 3 - Gestion des données à caractère personnel (RGPD)

L’ensemble des données nécessaires à la mise en œuvre du vote électronique sera soumis à la protection apportée par la loi n°78-17 du 06 janvier 1978 et le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016.

L’ensemble des salariés bénéficieront également des dispositions inscrites dans la charte de protection des données personnelles du Crédit Agricole ainsi que sa déclinaison disponible sous l’intranet de la Caisse régionale.

Le prestataire extérieur, choisi par l’employeur, pour la mise en place du système de vote par voie électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n°2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Article 4 - Formation spécifique au système de vote électronique et information du personnel

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée lui expliquant le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel en exercice et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation préalable dispensée par le prestataire sur le système de vote électronique retenu. Les représentants désignés par la Direction en charge du projet ainsi que les représentants des listes de candidats pourront éventuellement en bénéficier.

Article 5 - Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation et sa profession de foi (tract syndical) en vue de le faire figurer sur le site sécurisé de vote.

Les organisations syndicales transmettront les éléments nécessaires à la mise en ligne du logo et/ou de la profession de foi en même temps que les listes de leurs candidats. Les organisations syndicales seront tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

Article 6 - Durée, révision, dénonciation et date d’effet de l’avenant

Le présent avenant à l’accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique prendra effet à partir du jour qui suit le dépôt auprès du service compétent et est conclu à durée indéterminée.

Il pourra être révisé en tout ou partie entre autres en fonction de l’évolution de la loi, des dispositions règlementaires et/ou conventionnelles, par l’une ou les parties habilitées à engager la procédure de révision dans les conditions prévues par les dispositions légales, règlementaires et/ou conventionnelles.

Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les dispositions prévues aux articles L2222-6, L2261-9 et suivants du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

Article 7 - Formalités de publicité

Dès sa conclusion, un exemplaire de l’avenant sera mis à disposition de chacune des organisations syndicales représentatives signataires au sein de la Caisse régionale Loire Haute-Loire.

Conformément à la législation, le présent avenant sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail. Un exemplaire sera également déposé auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Saint-Etienne.

Fait à Saint-Etienne, le 23 avril 2019

En 5 exemplaires originaux

Le de la Caisse régionale Loire Haute-Loire :

Les organisations syndicales représentatives :

CFDT	SNECA/CFE/CGC
UNSA

Annexe

Cahier des charges

relatif aux conditions et aux modalités de vote

par voie électronique

Documents de référence

Les documents de référence sont, notamment :

• La loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique;

• L’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007;

• Les articles L2314-26, R2314-5 et suivants du Code du travail ;

• Le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016 ;

• La délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 ;

• La loi n°78-17 du 06 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés

• Le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données)

Programmation du site de vote

2.1 Principes généraux

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

2.2 Rôle du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire sur la base de ce cahier des charges tout en veillant à respecter les prescriptions énoncées ci-dessus.

Le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le prestataire assurera la conception, l’hébergement et la mise en œuvre du site sécurisé de vote.

Le site sécurité de vote devra être accessible au plus grand nombre et notamment aux salariés ayant un handicap sachant que tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter puisse se faire assister par un électeur de son choix.

Le prestataire reproduira sur le site sécurisé de vote les professions de foi et les logos des organisations syndicales tels qu’ils auront été présentés par leurs auteurs. Il est entendu que les organisations syndicales présentant des candidats devront respecter les consignes de format et de taille indiquées par le prestataire.

La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, des représentants du prestataire mettant en place le vote. Toutes les mesures devront être prises pour permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir une procédure de test et de recette avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre de contrôler et valider le processus mis en place.

2.3 Lieu et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation le plus élevé possible, les parties conviennent, pour chaque tour du scrutin, que les élections auront lieu pendant une période délimitée qui sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, depuis n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de villégiature en se connectant avec leurs identifiants sur le site sécurisé de vote.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées de manière sécurisées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes interviendra à l’ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé à l’aide d’une solution sécurisée durant toute la durée du scrutin.

Avant la clôture du scrutin, aucun résultat partiel ne sera accessible. Seul le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

2.4 Modalités d’accès au site de vote électronique

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra par voie postale l’adresse du site sécurisé de vote et les modalités de connexion.

Le prestataire devra fournir un reporting de la non-distribution des courriers. Il devra, entre autres, renvoyer sous pli toutes enveloppes retournées avec indication de la poste : adresse inconnue. Le prestataire devra proposer de nouvelles modalités de connexion à l’électeur pour lui permettre d’accéder au site sécurisé de vote.

En cas de perte du courrier ou de changement d’adresse postale, de nouvelles modalités de connexion seront transmis à l’électeur à sa demande via des canaux distincts de communication afin de renforcer la sécurité.

Il s’adressera directement au prestataire, via sa cellule d’assistance téléphonique (mise à disposition d’un numéro accessible 24H/24 7J/7) ou via le site internet du prestataire.

A ce titre, une notice d’information détaillée lui sera remise sur le fonctionnement du système retenu et sur le déroulement des opérations électorales pour faciliter l’appropriation du système de vote électronique.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Une modalité de contrôle supplémentaire (information connue de l’électeur) pourra être mise en place afin d’assurer une sécurité optimale. Le moyen d’authentification devra permettre de vérifier l’identité de l’électeur afin de garantir l’unicité de son vote.

2.5 Déroulement du vote

L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection de la délégation du personnel du comité social et économique, puis, lors d’une autre connexion, élection des membres du conseil de discipline).

Une procédure de relance automatique à l’ensemble des électeurs n’ayant pas pris part au vote pendant la période délimitée précisée dans le protocole d’accord préélectoral devra être proposée par le prestataire afin d’améliorer le taux de participation des salariés.

L’électeur accèdera à une page correspondant à son propre collège (définie grâce aux informations sécurisées et confidentielles confiées au prestataire), évitant ainsi toute erreur liée au choix du collège au moment du vote.

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran ; il pourra être modifié avant validation.

Toutes les spécificités juridiques relatives à la composition des listes de candidats devront être prises en compte par la solution numérique apportée par le prestataire.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaudra signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôturera définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé et empêchera toute modification. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver et d’imprimer. Cet accusé de réception mentionnera l’élection concernée, la date et l’heure de chaque suffrage sur un support interdisant toute édition frauduleuse.

Les garanties relatives au déroulement des opérations de vote seront identiques dans le cas où un deuxième tour devait être organisé.

Sécurité et confidentialité

Garantie d’anonymat et de confidentialité du vote

Le système retenu devra permettre d’assurer la confidentialité des données transmises conformément au point « 2.1 Principes généraux ».

A cet égard, afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Ainsi, le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le « fichier des électeurs » et être en mesure de prendre en charge les éventuelles modifications avant l’ouverture des élections (détection des éventuels doublons).

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le prestataire reconnaît être un sous-traitant au sens de la Réglementation Général sur la Protection des Données. A ce titre, il s’engagera à respecter l’ensemble des obligations régissant la protection des données à caractère personnel issues du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Le prestataire devra intégrer dans la prestation délivrée une « clause RGPD » de sous-traitance dont une copie lui sera remise.

3.2 Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes (Article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007):

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

- pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant. Les listes des candidats devront respecter les règles de représentation équilibrée des hommes et des femmes ;

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l'article 5.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants (Article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007):

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

- pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel. Les listes des candidats devront respecter les règles de représentation équilibrée des hommes et des femmes ;

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

3.3 Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions énoncées au point « 1.Documents de référence ». Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

3.4 Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le dispositif principal sera mis en place pour garantir la qualité et la continuité de la prestation demandée.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants désignés par la Direction en charge du projet et du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.5 Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement du système de vote électronique, comprenant des représentants désignés par la Direction en charge du projet et des représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Le prestataire proposera un système d’assistance technique spécifique qui devra être disponible sans aucune interruption durant la période des opérations de vote définie. A ce titre, le prestataire précisera les éventuelles modalités de maintenance technique de la solution proposée pour la période du scrutin.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission, en présence notamment des représentants des listes de candidats, de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant toute la période du scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants désignés par la Direction en charge du projet et des membres du bureau de vote.

Clôture et Résultats

4.1 Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

4.2 Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui devront être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance.

Le Président du bureau de vote et ses assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord) génèreront chacun à cet effet une clé de dépouillement distincte, selon des modalités garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés sera indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Après le dépouillement, le système de vote électronique sera ensuite scellé afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

Délais de recours

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procèdera à la destruction des fichiers supports.

Détails des livrables : descriptif des travaux et conditions d'exécution

Liste non exhaustive des moyens matériels et prestations pour assurer le vote électronique lors des élections professionnelles :

• Pendant la phase préparatoire, assistance à la rédaction des documents obligatoires:

  • le protocole d'accord préélectoral

• La préparation, le contrôle et l’intégration des données de référence ;

• Le paramétrage du site sécurisé de vote électronique conformément aux souhaits de l’entreprise ;

• La formation des représentants du personnel en exercice et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique retenu. Eventuellement, les représentants désignés par la Direction en charge du projet ainsi que les représentants des listes de candidats;

• L’édition et l’envoi des modalités d’accès au site sécurisé de vote électronique ainsi que la notice d’information détaillée destinée à l’ensemble des électeurs ;

• La mise à disposition d’une solution permettant aux salariés de voter simultanément ou non à toutes les élections par Internet (le cas échéant y compris à l’occasion d’un deuxième tour):

  • Délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants,

  • Délégué CCPMA titulaire et suppléant (sous réserve du maintien des dispositions de l’annexe au règlement CCPMA Prévoyance),

  • Représentants du personnel au conseil de discipline titulaires et suppléants.

• Un respect total des exigences de confidentialité et d’anonymat du vote,

• Un haut niveau de sécurité,

• La phase de décompte et attribution des sièges :

  • Le calcul des résultats, l’attribution des sièges

  • Le calcul automatisé de la représentativité au niveau de l’entreprise.

• L’édition automatique des PV au format CERFA.

Devoir de conseil

Le prestataire devra être force de propositions constante afin d’améliorer l’offre tant sur le plan technique qu’économique de façon à minimiser les coûts, sur tout choix ou toute demande effectuée par l’entreprise, qui pourrait affecter les objectifs de la prestation ou avoir une incidence sur ses conditions de réalisation.