ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE

DU VOTE ÉLECTRONIQUE

ROCHE DIAGNOSTICS FRANCE

DÉFINITION DES PARTIES

Entre les soussignés :

La société ROCHE DIAGNOSTICS France, société par actions simplifiée à associé unique (SASU), au capital social de 15 965 175,00 €, inscrite au RCS de GRENOBLE sous le numéro 380 484 766 et dont le siège social est situé 2 avenue du Vercors, 38240 MEYLAN, prise en la personne de son représentant légal en exercice domicilié en cette qualité audit siège, Monsieur xx agissant en qualité de Président de la Société et de Madame xx , People & Culture Business Partner, dûment habilités aux fins de signature du présent accord.

Ci-après désignée « ROCHE DIAGNOSTICS France » ou « l’entreprise »,

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise représentées par :

- Monsieur XX en qualité de délégué syndical CFE CGC,

- Monsieur XX en qualité de délégué syndical CFTC,

- Madame xx en qualité de déléguée syndicale FO,

Ci-après dénommées « les organisations syndicales »,

D’autre part,

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel Comité Social et Économique ( CSE) et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique du 21 juin 2004, afin de rendre accessible le vote à l’ensemble des électeurs.

Le vote électronique permettra notamment :

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce, sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote,

• De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• De pallier les aléas postaux,

• D’augmenter la participation des électeurs.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique au sein de l’entreprise relèvent du protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 1. OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord vise à mettre en place le principe du vote électronique pour les élections professionnelles de la délégation du personnel au Comité Social et Économique de ROCHE DIAGNOSTICS France.

ARTICLE 2. CHAMP D’APPLICATION ET PERSONNELS CONCERNÉS

Le présent accord est applicable pour les élections professionnelles auxquelles sont invités à participer, conformément aux dispositions légales applicables, les collaborateurs liés par un contrat de travail ROCHE DIAGNOSTICS France sur l’ensemble du territoire français et les collaborateurs mis à disposition de l’entreprise qui remplissent les conditions légales et qui ont opté pour un vote au sein de la société utilisatrice.

ARTICLE 3. MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS DE VOTE ÉLECTRONIQUE

La mise en œuvre du vote électronique se substitue en totalité au vote à bulletin secret sous enveloppe et au vote par correspondance.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou n’importe quel endroit connecté à Internet en se connectant sur le site sécurisé retenu pour la mise en œuvre du vote électronique.

Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne sur le / les emplacement(s).

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’ensemble des électeurs.

A cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs.

En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 4. ETABLISSEMENT DES FICHIERS

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance;

• pour le fichier des électeurs : matricule, nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale, statut, email professionnel, numéro de sécurité sociale, sexe;

• Pour les listes d’émargement : matricule, nom, prénom, collège d’appartenance, date et heure d’émargement ;

• Pour les listes des candidats : collège d’appartenance, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant, ordre d’apparition de la liste, sexe;

• Pour la liste des résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège d’appartenance, destinataires tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités de People & Culture;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités de People & Culture;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités de People& Culture,

• Pour les listes des résultats : électeurs, service du ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion, employeur ou agents habilités de People & Culture.

Le fichier des électeurs comprenant l’adresse postale et les données personnelles des collaborateurs fourni par les agents habilités de People & Culture nécessaires à l’authentification ne sera accessible qu’au prestataire propre aux élections.

ARTICLE 5. DISPOSITIONS TECHNIQUES

La Direction et les Organisations syndicales représentatives décident de confier l’organisation des scrutins électriques à un organisme externe.

Ce prestataire devra garantir que :

• les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

• les modalités de mise en place du scrutin électronique respecteront les principes suivants :

• la vérification de l’identité des électeurs,

• l’assurance de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• le respect du secret du vote électronique,

• la publicité du scrutin.

Également, le prestataire devra répondre aux exigences en vigueur de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet et aux dispositions relatives à la protection des données personnelles.

ARTICLE 6. BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs et transférées par People & Culture dans un ordre déterminé dans le protocole préélectoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes et choix proposés.

ARTICLE 7. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 7.1 : Lieu et temps de scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou n’importe quel endroit connecté à Internet en se connectant sur le site sécurisé retenu pour la mise en œuvre du vote électronique.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit être scellé à l’ouverture et clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 7.2 : Modalités d’accès au serveur

Pendant toute la durée des opérations électorales, le système de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d’un code d’accès confidentiel.

Les électeurs pourront se connecter au serveur dans les conditions définies par le contrat régit entre l’entreprise et le prestataire et conformément au respect des dispositions légales applicables au traitement des données personnelles.

Les modalités d’accès pouvant évoluer selon le prestataire retenu et les exigences de la CNIL, celles-ci seront détaillées dans le cahier des charges du prestataire qui devra être annexé au protocole d’accord préélectoral.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges.

Article 7.3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie des informations permettant l’identification définie dans le cahier des charges permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 8. DÉPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE ET RÉSULTATS

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Comme indiqué précédement, l’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

ARTICLE 9. CHOIX DU PRESTATAIRE

Le choix de l’organisme retenu pour chaque scrutin sera arrêté par la Direction. Un cahier des charges établi par le prestataire sera annexé au protocole d’accord préélectoral et viendra préciser les conditions de mise en œuvre du vote électronique.

Le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences légales en vigueur et notamment de :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

- aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

- des articles du Code du travail en vigueur relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes du vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire de répondre aux principes de confidentialité, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations édictées par la CNIL et par le code du travail.

ARTICLE 10. DURÉE D’APPLICATION DE L’ACCORD ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, entrant en vigueur à sa date de signature.

ARTICLE 11. RÉVISION DE L’ACCORD

Conformément aux dispositions L.2222-5 du Code du travail, il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite selon les modalités suivantes. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu' à la conclusion d’un nouvel accord.

Les dispositions portant révision, se substituent de plein droit à celle de l’accord qu’elles modifient et sont opposables à l’entreprise et aux salariés liés par l’accord, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

ARTICLE 12. ADHÉSION

Conformément à l’article L.2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentatives dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la DREETS. Une notification devra également être faite dans un délai de 8 jours aux parties signataires par courrier recommandé.

ARTICLE 13. DEPOT - PUBLICITE

Le présent accord sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes compétent et donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et sera ensuite transmis à la DREETS. À défaut d’agrément, le présent accord sera réputé nul et de nul effet.

Un exemplaire de cet accord est tenu à la disposition des salariés sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Meylan,

Le 20/07/2023,

En 4 exemplaires originaux,

Pour la Société Roche Diagnostics France :

Président

People & Culture Business Partner

Pour le syndicat C.F.E.-C.G.C. :, Délégué syndical

Pour le syndicat C.F.T.C. :, Délégué syndical

Pour le syndicat F.O. :, Déléguée syndicale