PROTOCOLE D’ACCORD SUR LE TRAVAIL A DISTANCE

A LA CAF DU VAL D’OISE

Table des matières

Préambule 2

Article 1 : Champ d’application 2

Article 2 : Conditions de mise en œuvre 2

Principe du volontariat 2

Critères 2

Procédure 3

Préservation du lien avec l’organisme 3

Conditions de mise en place 3

Article 3 : Situations particulières 5

Article 4 : Assurance 6

Article 5 : Equipements de travail 6

Diagnostic électrique 6

Matériel mis à disposition par l’employeur 6

Dysfonctionnements, vols 6

Article 6 : Frais professionnels 7

Article 7 : Protection des données 7

Article 8 : Droits individuels et collectifs 7

Article 9 : Relations sociales 8

Article 10 : Consultation des instances représentatives du personnel 8

Article 11 : Santé au travail et représentants du personnel 8

Article 12 : Sensibilisation et formation au télétravail 8

Article 13 : Durée et modalités de suivi de l’application de l’accord 9

Entre d’une part :

• La Caisse d’Allocations Familiales du Val d’Oise, représentée par sa directrice

Et, d’autre part :

• Et les organisations syndicales soussignées

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée, et d’autre part de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-travail.

Les partenaires sociaux signataires du présent accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail, contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés. Toutefois, ils ont porté une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié et la Caf du Val d’Oise propre à éviter tout phénomène d’isolement.

Article 1 : Champ d’application

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire, dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à domicile ou dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel, sans que la nature de l’activité l’y contraigne.

Il vise les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

On entend par télétravailleur toute personne salariée de la Caf du Val d’Oise qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de la Caf du Val d’Oise, et les salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile, lors de ces périodes d’astreinte.

N’est pas concernée par le protocole l’organisation du télétravail qui serait mise en place en cas de circonstances exceptionnelles après déclenchement du plan de continuité d’activité, un régime dérogatoire s’appliquant dans ce type de situation.

3. Article 2 : Conditions de mise en œuvre

   1. Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l’employeur examine cette demande, qu’il peut accepter ou refuser.

Critères

Les demandes sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité technique et organisationnelle au regard du poste de travail considéré et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment au sujet de sa capacité à travailler de manière autonome.

Les candidatures pour le télétravail sont plus précisément examinées selon les critères suivants :

• Emploi répondant aux critères d’éligibilité au télétravail : activité dématérialisable, ne nécessitant pas de présence physique continue et/ou de contact permanent avec les clients internes ou externes et les fournisseurs

• Compatibilité avec la continuité d’activité et le bon fonctionnement du service

• Autonomie et maîtrise du poste et des outils informatiques par le salarié, bonne gestion de son temps de travail

En annexe du protocole sont précisés les emplois non éligibles au télétravail.

En cas de pluralité de demandes, la priorité sera donnée aux candidatures en tenant compte :

• de problématiques de santé objectivées par la médecine du travail ;

• du temps de trajet domicile/ travail ;

• du mandat du salarié qui serait élu municipal, départemental ou régional.

  3. Procédure

Les salariés souhaitant travailler à distance complètent un formulaire de candidature qui fait l’objet d’un avis de leur manager direct et de l’agent de direction de la branche.

Pour les salariés demandant à bénéficier d’un ou plusieurs jours fixes de télétravail dans la semaine, les candidatures validées par l’agent de direction sont évaluées par le département Ressources Humaines, afin de s’assurer de la capacité du salarié à télétravailler.

La décision définitive est notifiée par le département Ressources Humaines. La décision de rejet par l’employeur d’une demande de télétravail fait l’objet d’une notification motivée au salarié concerné dans un délai maximal de 45 jours.

En cas d’acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance prévue à l’article 4 du protocole et du diagnostic de conformité électrique prévu à l’article 5.

Une note d’application précisera les contours spécifiques du processus de sélection.

Préservation du lien avec l’organisme

Temps minimum de travail dans l’organisme

Le temps minimum de travail effectué dans l’organisme, quelle que soit la durée du temps de travail du salarié est de 2 jours par semaine, afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et la Caf du Val d’Oise.

Les cas de dérogation sont limitativement énumérés à l’article 3 du présent protocole.

Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

Conditions de mise en place

En situation de télétravail à domicile, le salarié utilise son abonnement internet personnel pour se connecter au réseau. Sa connexion internet doit offrir des capacités de débit suffisantes (haut débit ADSL), faute de quoi le télétravail ne pourra pas être mis œuvre.

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail. L’avenant est conclu pour une durée d’un an, renouvelable autant fois que de besoin dès qu’il y a accord entre l’employeur et le salarié.

Bureau

Le choix du télétravail engage l'agent à accepter de travailler si besoin dans un bureau partagé sur sa résidence administrative. L'attribution d'un espace privatisé n'est pas remise en cause (armoire ou caisson personnel) mais le poste de travail peut bénéficier le cas échéant à plusieurs télétravailleurs.

Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et à la Caf du Val d’Oise de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation.

Pendant cette période, d’une durée de 3 mois, chaque partie est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

La période d’adaptation est effective en une seule fois, et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Deux entretiens sont organisés entre le salarié et son manager :

• Le premier, au bout d’un mois

• Le second, au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation

Ces entretiens doivent permettre de faire un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin par accord des parties au télétravail avant le terme initial prévu par l’avenant au contrat de travail, sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et 15 jours pour le salarié.

Le salarié continue d’occuper son poste dans les conditions de travail et la résidence administrative antérieures au télétravail.

Cette décision met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail et doit être notifiée par écrit par le service des ressources humaines.

Changement de fonction ou de domicile

En cas de changement de fonction ou de domicile, la poursuite du télétravail est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant.

Durée du travail

S’agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service et donc dans le respect des règles en vigueur. A ce titre, ils bénéficient des horaires variables s’ils sont mis en œuvre dans leur service.

Le temps de travail est enregistré par le salarié directement sur son ordinateur, appelé « badgeage à l’écran ».

Le télétravailleur doit être joignable pendant son temps de travail a minima sur les plages fixes indiquées dans le règlement intérieur des horaires variables, c’est-à-dire de 10h15 à 11h30 et de 14h à 15h15. Comme pour tout salarié, la plage d’amplitude quotidienne maximale est comprise entre 7h30 et 18h30.

L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires et ne peut donc contacter le salarié en dehors de celles-ci.

Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le maintien du bon fonctionnement du service d’affectation du salarié.

Suspension provisoire du télétravail

Le télétravail pourra être suspendu notamment dans les situations ci-dessous :

• Organisation de réunions ou de formations

• Déplacement professionnel

• Nécessité de service pour assurer la continuité des activités

• Panne ou dégâts au domicile du salarié

• Indisponibilité de l’outil informatique rendant impossible le travail à distance

• Non-respect des engagements contractuels (comportement, temps de travail, productivité, etc).

Suivi du télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l’EAEA commence par un temps consacré au suivi de l’organisation du télétravail. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

En tant que de besoin, un temps de concertation peut être organisé à l’initiative du télétravailleur ou de son manager.

Respect de la vie privée du salarié

Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le télétravailleur sont précisées dans l’avenant au contrat de travail. Elles sont portées à la connaissance du manager du salarié et de ses collègues de travail.

Article 3 : Situations particulières

La situation des cadres managers, des membres de la cellule d’appui au pilotage et les formateurs PF

Compte-tenu de leurs fonctions spécifiques, une adaptation du télétravail est mise en œuvre pour les cadres managers, les membres de la cellule d’appui au pilotage et les formateurs PF.

Ils peuvent télétravailler deux jours par mois sans jour fixe, avec la possibilité d’annualiser le positionnement de ces jours télétravaillés, sur validation préalable de leur responsable. Le nombre de jours télétravaillés ne peut être supérieur à 20 par an. 

Les jours de télétravail sont mobilisables après accord du directeur de branche en fonction de l’activité du service, moyennant un délai de prévenance de 48h.

Le montant de l’indemnité mensuelle prévue à l’article 6 est proratisé en fonction du nombre de jours effectués en télétravail sur le mois précédent.

La situation des personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés ou faisant l’objet de restrictions médicales

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi des salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec les représentants du personnel, examine les conditions d’aménagement des règles applicables.

Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger au temps minimum de travail devant être effectué dans l’organisme.

La situation des salariés élus municipaux, départementaux ou régionaux

Sous réserve de la compatibilité de leur poste de travail, les élus municipaux, départementaux ou régionaux font partie des salariés dont l’accès au télétravail doit être favorisé.

L’organisation du télétravail en cas de pics de pollution

En cas d’épisodes de pollution faisant l’objet de mesures prises par le Préfet, telles que notamment des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l’article L. 223-1 du code de l’environnement, les agents déjà télétravailleurs pourront, après accord de leur manager, modifier leurs jours de télétravail, ou prolonger leur activité de télétravail au-delà des jours autorisés (au-delà du quota de nombre de jours de télétravail par semaine ou par an).

Ils reprennent leur organisation habituelle une fois le pic de pollution terminé.

Article 4 : Assurance

Le salarié doit informer son assureur qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile, et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre bien sa présence pendant ses jours de travail à domicile.

Il doit fournir au département des Ressources humaines une attestation de son assureur en ce sens, avant la signature de l’avenant au contrat de travail.

L’employeur prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel.

Article 5 : Equipements de travail

Lorsque le télétravail s’effectue au domicile du salarié, son logement doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.

Diagnostic électrique

Le diagnostic de conformité de l’installation électrique au domicile est un préalable à l’exercice du télétravail à domicile. La Caf du Val d’Oise prend en charge, sans avance de frais par le salarié, le coût du diagnostic électrique. Lorsque des travaux de mise aux normes sont préconisés à l’issu du diagnostic, ceux-ci sont à la charge du salarié. En cas de fin de la situation de télétravail, aucun remboursement des frais de diagnostic électrique ne sera exigé du salarié.

Une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel est remise par le salarié préalablement à la signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle indique que l’installation électrique de son domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle.

Matériel mis à disposition par l’employeur

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, l’employeur fournit le matériel informatique et de communication nécessaire (ordinateur portable, casque téléphonique,).

L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. L’utilisation de ce matériel est strictement réservée à l’exercice de l’activité professionnelle.

Par ailleurs, en tant que de besoin sur demande de la médecine du travail, l’organisme met à disposition un mobilier adapté pour assurer l’ergonomie du poste du télétravailleur à son domicile.

Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements, et à restituer le matériel lorsqu’il est mis fin au télétravail.

Dysfonctionnements, vols

En cas de dysfonctionnement, de panne ou de vol du matériel, le salarié doit en informer immédiatement le service informatique et son manager.

Si la panne est liée à son opérateur internet, c’est au salarié de prendre en charge les démarches.

Si la durée de la panne est estimée supérieure à 0,5 jour, dans l’impossibilité de pouvoir travailler à son domicile en raison de la panne, le salarié doit revenir travailler sur son site d’affectation dans la demi-journée qui suit et jusqu’à ce qu’il dispose à nouveau d’un matériel fonctionnel. Une journée complète de travail lui est garantie en tant que de besoin.

Article 6 : Frais professionnels

L’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile dans les conditions suivantes :

• Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques

• Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel

En sus de la prise en charge des factures de téléphone (abonnement et communications) du dispositif téléphonique professionnel, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau et de chauffage).

L’indemnité est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés et ne peut être inférieure à :

• 10€ pour une journée de télétravail par semaine

• 20€ pour 2 jours de télétravail par semaine

• 30€ pour 3 jours de télétravail par semaine

Elle est versée sur 10,5 mois pour tenir compte des congés annuels. Le versement est suspendu en cas d’absence du télétravailleur plus d’un mois continu.

Pour les salariés en situations particulières (les cadres managers, des membres de la cellule d’appui au pilotage et les formateurs PF) mentionnées à l’article 3, l’indemnité mensuelle est proratisée en fonction du nombre de jours effectués en télétravail sur le mois précédent.

Le montant de l’indemnité suivra l’évolution négociée au plan national.

Article 7 : Protection des données

L’employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s‘engage à respecter les règles de sécurité du système d’information en vigueur à la Caf du Val d’Oise, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et leur confidentialité. Il fait preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

Article 8 : Droits individuels et collectifs

Le télétravailleur à domicile bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Caf.

A ce titre, les télétravailleurs à domicile ont le même accès à la formation que des salariés travaillant dans les locaux de la Caf du Val d’Oise.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail. Les télétravailleurs bénéficient du titre-restaurant dans les mêmes conditions que lorsqu’ils travaillent sur leur site d’affectation.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur à domicile soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Article 9 : Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d‘éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.

Article 10 : Consultation des instances représentatives du personnel

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable du Comité social et économique.

Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme est présenté à ces instances. En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail.

Article 11 : Santé au travail et REPRESENTAnTS DU PERSONNEL

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de la Caf du Val d’Oise en matière de sécurité et santé au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité de son domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

En cas d’accident du télétravailleur survenu du fait ou à l’occasion du travail au domicile du salarié, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail.

A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 12 : Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer les télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 13 : Durée et modalités de suivi de l’application de l’accord

L’accord est conclu pour une durée de 3 ans à compter de la date de l’agrément.

Les parties conviennent que le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales posées par le Code du travail en cas de besoin et notamment si un accord national portant sur le travail à distance au sein des organismes de sécurité sociale était signé.

Toute modification fera l’objet d’un avenant entre les parties signataires.

Une commission de suivi de l’application de l’accord est mise en place et se réunit au moins une fois par an, et en tant que de besoin chaque trimestre sur demande d’une des parties. Elle est composée de la direction et des organisations syndicales représentatives.

Agrément et entrée en vigueur

Après présentation du projet aux instances compétentes et signature de l’accord, ce dernier sera transmis pour agrément aux autorités de tutelle. Il prendra effet sous réserve de son agrément.

Formalités de dépôt et publicité

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE, de la base de données nationales et du Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Il sera communiqué au personnel de la Caf du Val d’Oise.

Fait à Cergy, le

Pour la CAF du Val d’Oise, la Directrice Générale,

Pour la CFDT Pour la CFE-CGC Pour Force Ouvrière