Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS" chez VIENNE DOCUMENTIQUE (Siège)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

• La société VIENNE DOCUMENTIQUE, société par actions simplifiée, ayant son siège social 150 Avenue des Hauts de la Chaume – 86280 SAINT-BENOIT.

Représentée aux présentes par Monsieur XXXXXXXXXXX en sa qualité de CO-GERANT de la société EMMA, elle-même présidente de la société VIENNE DOCUMENTIQUE, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes

D’UNE PART

ET

• Le membre titulaire du Comité Social et Economique (CSE), représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles

D’AUTRE PART

PREAMBULE

Dans le cadre d’une réflexion sur le temps de travail au sein de la société VIENNE DOCUMENTIQUE, une adaptation de l’organisation du travail est apparue nécessaire afin de tenir compte de l’autonomie de certains salariés dans l’organisation de leur temps de travail.

Les parties signataires ont souhaité conclure le présent accord afin de concilier les nécessités organisationnelles de l'entreprise avec l'activité des salariés qui sont autonomes dans la gestion de leur temps de travail et qui ne peuvent suivre l'horaire collectif de travail.

L'objectif est d'allier un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu'impose l'activité mais également en permettant aux salariés de bénéficier d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités, méthodes de travail et aspirations personnelles.

Conformément aux dispositions légales, et en l’absence de délégué syndical en son sein, la société VIENNE DOCUMENTIQUE a décidé d’ouvrir les négociations avec le membre titulaire du CSE.

Plusieurs réunions se sont tenues sur ce point avec le membre titulaire du CSE pour présenter le projet, et notamment le 12/08/2021 et aujourd’hui le 19/08/2021

Par ailleurs, la négociation de cet accord a été menée dans un objectif d’élaboration conjointe et de concertation avec les salariés, afin qu’ils soient associés, à part entière, à cette négociation.

Une information du personnel a été faite le 30/06/2021

Au terme des discussions avec le CSE, les parties sont parvenues à un accord dont les modalités sont développées ci-après.

Les parties au présent accord précisent que ledit accord annule et remplace toute pratique, usage, accord atypique portant sur le même objet.

IL A AINSI ETE CONVENU CE QUI SUIT

CHAPITRE I – LA MISE EN PLACE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique aux salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Sont concernés les salariés statut cadre, a minima au niveau C1, coefficient 300 de la classification prévue par la convention collective nationale des commerces de détail de papeterie, fournitures de bureau, bureautique et informatique, applicable dans l’entreprise.

ARTICLE 2 : CARACTERISTIQUES DES CONVENTIONS INDIVIDUELLES

La mise en place d’un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d’une convention individuelle de forfait.

La conclusion des conventions de forfait annuel en jours requiert préalablement l’accord du salarié et fait impérativement l’objet d’un écrit signé par les parties :

• En cas d’embauche d’un salarié soumis à un forfait annuel en jours, une clause formalisant ce mode de gestion du temps de travail sera intégrée au contrat de travail.

• S’agissant des salariés déjà présents dans la société à la date d’entrée en vigueur du présent accord, un avenant au contrat de travail de chaque salarié concerné sera proposé individuellement, afin d’organiser sa durée du travail dans le cadre de ce forfait annuel en jours.

La convention individuelle de forfait, ainsi conclue, énumère notamment :

• Le nombre de jours travaillés sur l’année de référence ;

• La rémunération ;

• La tenue des entretiens individuels ;

• La possibilité de renoncer à une partie des jours de repos en contrepartie d’une majoration de salaire.

ARTICLE 3 - PERIODE DE REFERENCE DU FORFAIT

Le décompte des journées et demi-journées travaillées se fera sur la période de référence annuelle correspondant à l’année civile, soit du 1^er janvier au 31 décembre.

ARTICLE 4 - NOMBRE DE JOURS AU FORFAIT ANNUEL

Ce forfait annuel comprend, pour une année complète de présence et un droit intégral à congés payés, 218 jours de travail (journée de solidarité incluse).

En conséquence, le salarié en forfait jours ayant travaillé toute l’année et ayant un droit intégral à congés payés, bénéficie de jours de repos supplémentaires réduisant son nombre de jours travaillés sur l’année à 218 jours.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un droit à congé payé annuel complet, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés manquants.

Les éventuels jours de fractionnement, ainsi que les jours de congés conventionnels pour ancienneté et les jours de congés payés supplémentaires exceptionnels, seront déduits du forfait annuel en jours de travail du salarié concerné.

Il pourra être convenu, par convention individuelle entre le cadre et la direction, un forfait portant sur un nombre inférieur au forfait plein de 218 jours prévu ci-dessus. Le salarié concerné sera alors rémunéré au prorata du nombre de jours prévu et sa charge de travail devra tenir compte de la réduction du nombre de jours.

ARTICLE 5 - ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL

Afin de garantir la continuité de l’activité et sans que cela remette en cause l’autonomie dont le salarié dispose dans l’organisation de son activité, il appartiendra à chaque salarié autonome en forfait jours de répartir son temps de travail sur les douze mois de l’année dans le respect de l’organisation de l’entreprise et dans le cadre des directives fixées chaque année par la Direction.

Pour autant, le salarié devra impérativement être présent en fonction de l’activité de son service, lors de réunions diverses concernant son activité, lors d’actions de formation, en cas de situations particulières nécessitant sa présence et de façon générale à la demande de la Direction.

ARTICLE 6 - LIMITES DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS

Les salariés soumis à un forfait annuel en jours seront dans l’obligation de respecter : 

• Le repos minimal quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives entre deux journées de travail, sauf dérogations prévues par la loi ou la convention collective ; 

• Le repos minimal hebdomadaire de 35 heures consécutives (24 heures + 11 heures), en principe le dimanche.

• L’interdiction de travailler plus de 6 jours par semaine.

Les salariés en forfait jours bénéficient chaque année du chômage de cinq jours fériés en sus du 1^er mai, au prorata en cas d’année incomplète.

Les salariés devront organiser leur temps de travail pour ne pas dépasser ces limites. L’employeur s’attachera à veiller et à aider les salariés afin qu’ils ne dépassent pas ces limites conformément aux dispositions des articles 7 et 8 du Chapitre I du présent accord.

ARTICLE 7 - CONTROLES DU NOMBRE DE JOURS DE TRAVAIL

La mise en place du forfait jours s’accompagne d’un contrôle du nombre de journées et demi-journées travaillées par le salarié.

A cet égard, ce suivi peut s’effectuer à l’aide d’un document de contrôle tenu par le salarié, sous la responsabilité de l’employeur, qui précise :

• Le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ou non ;

• Le positionnement de ces différentes journées ou demi-journées ;

• La qualification de ces journées ou demi-journées (travail, jours de repos, congé payé ou autre absence, jours de repos supplémentaires, congés exceptionnels…).

Il est précisé qu’est considérée comme étant une demi-journée de travail, pour ce qui est du travail le matin, toute journée de travail prenant fin au plus tard entre 12 heures et 14 heures, et pour ce qui est du travail de l’après-midi, toute journée de travail débutant au plus tôt entre 12 heures et 14 heures.

Il permet d’effectuer un contrôle de la bonne exécution du forfait et permet un point régulier des jours de travail et des jours de repos, afin de favoriser la prise de l’ensemble des jours de repos sur la période de référence.

Afin d’identifier les éventuelles difficultés en matière d’amplitude des journées de travail, le document indique également, lorsqu’un repos quotidien a été inférieur à 11 heures consécutives, quelle en a été la durée.

Il doit également comporter la possibilité pour le salarié d’ajouter toute information complémentaire qu’il jugerait utile d’apporter, afin d’indiquer éventuellement ses difficultés, notamment en termes de charge de travail ou d’organisation du temps de travail.

Ce document de contrôle peut s’établir sous différentes formes : formulaire papier, formulaire informatique…

Le document de décompte signé par le salarié est remis mensuellement à sa hiérarchie, responsable de son analyse et des suites à donner, ainsi que de sa conservation.

Un récapitulatif annuel est remis au salarié, dans les trois mois suivant la fin de la période.

ARTICLE 8 - SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAIL

La Direction assurera, également, un suivi régulier de l’organisation de travail des salariés pour veiller notamment aux éventuelles surcharges de travail et au respect des durées minimales de repos.

Parallèlement à ce contrôle du nombre de journées ou de demi-journées travaillées, au moins une fois par an, le salarié en forfait jours bénéficie, à l’initiative de sa hiérarchie d’un entretien annuel afin d’assurer le suivi régulier de l’organisation du travail du salarié, de l’amplitude de ses journées de travail et de sa charge de travail.

Cet entretien portera notamment sur :

• La charge de travail du salarié,

• L’amplitude de ses journées de travail,

• Le respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos,

• La répartition de ses temps de repos sur l’année,

• L’organisation du travail dans son service et dans l’entreprise,

• L’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale,

• La rémunération du salarié.

Un entretien doit également être proposé par la hiérarchie du salarié lorsque le document mensuel de décompte visé à l’article 7 du Chapitre I, fait apparaitre des anomalies répétées mettant en évidence des difficultés en matière de temps de travail.

Cet entretien a pour objet d’organiser les mesures correctrices à mettre en œuvre.

Un entretien supplémentaire peut, en outre, avoir lieu à tout moment de l’année, à l’initiative du salarié, si celui-ci rencontre des difficultés d’organisation de sa charge de travail l’amenant à des durées de travail trop importantes.

La tenue de cet entretien supplémentaire devra être organisée dans les meilleurs délais, suivant la demande, et cette alerte doit aboutir à des décisions concrètes.

Lorsqu’un entretien a été rendu nécessaire en raison des difficultés en matière de temps de travail, un bilan est effectué trois mois plus tard afin de vérifier que la charge de travail présente bien un caractère raisonnable.

Les parties signataires insistent sur le fait que la charge de travail et l’amplitude des journées d’activité doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés, en permettant une réelle conciliation entre activité professionnelle et vie personnelle et familiale.

Par ailleurs, le salarié a droit au respect de son temps de repos et de sa vie privée, notamment par un usage limité, à son initiative, de moyens de communication technologique.

ARTICLE 9 - REMUNERATION

Chaque salarié dont la durée du travail est organisée sous forme d’un forfait annuel de 218 jours par an bénéficiera d’une rémunération annuelle ne pouvant être inférieure à 12 fois le minimum mensuel conventionnel basé sur 151,67 heures par mois, correspondant à son niveau, majorée de 5%.

Dans tous les cas, la rémunération doit tenir compte des responsabilités confiées au salarié dans le cadre de sa fonction.

Il s’agit d’une rémunération forfaitaire mensuelle indépendante du nombre d’heures de travail effectif réellement accomplies durant le mois concerné, et incluant l’ensemble des majorations légales et conventionnelles.

Le bulletin de salaire doit faire apparaitre que la rémunération est calculée selon un nombre annuel de jours de travail, et indiquer ce nombre.

Il indiquera donc, sur une ligne, la mention relative au « forfait annuel en jours travaillés x jours ».

ARTICLE 10 - RENONCIATION A DES JOURS DE REPOS

Le salarié peut, en accord avec l’employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos (hors jours de repos obligatoires) dans les conditions suivantes :

• L’accord individuel entre le salarié et l’employeur est établi par écrit ;

• Le nombre de jours travaillés dans l’année, en application de cet accord, ne peut excéder un nombre maximal de 235 jours ;

• Les jours travaillés dans le cadre de cet accord sont rémunérés en sus et assortis d’une majoration de salaire d’au moins 10%.

La rémunération d’une journée de travail est calculée dans les mêmes conditions que celles prévues à l’article 11 du Chapitre I du présent accord relatif aux « absences ».

Dans tous les cas, le nombre maximal de jours travaillés doit être compatible avec les dispositions relatives aux repos quotidien et hebdomadaire, aux jours fériés chômés dans l’entreprise et aux congés payés.

L’employeur pourra refuser cette « renonciation » sans avoir à se justifier.

Il est en outre précisé que les jours de travail réalisés par le salarié en dépassement du forfait, dans la limite de 235 jours, comme indiqué ci-dessus, pourront être placés par le salarié sur un compte épargne-temps (CET), si un tel dispositif existe dans l’entreprise.

ARTICLE 11 - ABSENCES

1) - Conséquences sur le nombre de jours travaillés au titre du forfait

Les jours d’absence rémunérés en application d’un maintien de salaire total ou partiel légal (maladie, accident du travail, maladie professionnelle, maternité, paternité, congés pour évènements familiaux, etc.) sont déduits du plafond des jours travaillés au titre de l’année de référence concernée. Leur récupération est en effet interdite.

2)- Conséquences sur la rémunération

En ce qui concerne les jours d’absences indemnisées, le salaire sera maintenu sur la base de la rémunération lissée et dans les limites des dispositions légales et conventionnelles.

Pour les absences non indemnisées, la valeur d’une journée entière de travail, pour un salarié en forfait en jours, sera calculée en divisant le salaire mensuel par 22 et la valeur d’une demi-journée par 44.

3)- Années incomplètes (entrée ou sortie en cours d'année)

Dans ces cas, un prorata du nombre de jours travaillés, en fonction de la date d'entrée ou de sortie, sera calculé sur la base du forfait annuel augmenté des congés payés qui ne pourront pas être pris.

ARTICLE 12 - LES MODALITES D’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION

Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et par là-même assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par l'entreprise et que l'organisation autonome par le salarié de son emploi du temps soient réalisées dans des limites raisonnables.

Dans ce cadre, les parties rappellent l’importance d’un usage raisonnable des outils numériques en vue d’un nécessaire équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Le salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion, notamment pendant les jours fériés non travaillés, les repos quotidiens et hebdomadaires, les autres jours de repos et les congés payés, les arrêts maladie, etc. Autrement dit, il n’a pas l’obligation, pendant ces périodes, de répondre aux appels ou messages d’ordre professionnel.

Les parties réaffirment le droit pour le salarié de ne pas être connecté à un outil numérique (téléphone portable, Internet, email, etc.), à titre professionnel, notamment pendant les temps de repos et de congés, ni de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés.

Il lui est demandé également, pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l’exceptionnel l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques.

Ce droit à la déconnexion sera toutefois limité lors des permanences et autres modalités de disponibilité actuellement en vigueur au sein de la société auxquelles sont soumis certains salariés, ainsi que lors de circonstances exceptionnelles constatées (notamment en cas de situation d’urgence, d’intempéries ayant entraîné l’arrêt total ou partiel de l’activité de l’entreprise, de débrayage du personnel…).

Sans attendre la tenue de l’entretien annuel, si par rapport aux principes de droit à déconnexion édictés dans le présent accord, un salarié estimait que sa charge de travail ou son amplitude de travail pourrait l’amener à ne pas respecter les règles applicables en matière de durées maximales de travail ou de repos minimum, il devra alerter, si possible préalablement, son supérieur hiérarchique par tout moyen en explicitant les motifs concrets de son alerte.

Un compte rendu faisant état de cette intervention, de l’analyse qui en a été faite et des éventuelles mesures prises pourra être réalisé.

L’employeur s’assure des dispositions nécessaires afin que le salarié ait la possibilité de se déconnecter des outils de communication à distance mis à sa disposition.

CHAPITRE II – DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 13 - DUREE DE L’ACCORD ET DATE D’EFFET

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 01/01/2022

ARTICLE 14 - REVISION ET MODIFICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est révisable dans les conditions légales et réglementaires.

Toute demande de révision est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle et notifiée par tout moyen permettant de conférer une date certaine à chacune des parties signataires.

Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de la demande de révision, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.

ARTICLE 15 - DENONCIATION

Le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires avec un préavis de trois mois par tout moyen permettant de conférer une date certaine.

La dénonciation devra également faire l’objet d’un dépôt auprès de l’Unité territoriale de la DREETS de la Vienne.

ARTICLE 16 - COMMISSION DE SUIVI – CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Une commission de suivi composée des parties signataires de l’accord, soit la Direction et le CSE, sera mise en place.

Elle se réunira 12 mois après la mise en place de l’accord, puis une fois par an.

Les parties à l’accord conviennent de se rencontrer au plus tard à l’issue des deux premières années de mise en œuvre du présent accord pour faire le point sur son application, et décider, le cas échéant, d’engager la procédure de révision.

ARTICLE 17 - PUBLICITE ET DEPOT

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Le présent accord est transmis pour information à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de la branche.

Le présent accord sera affiché dans les locaux de la société.

Fait à Saint Benoit,

Le 19/08/2021

En 3 exemplaires

Le Membre titulaire du CSE Pour la Société VIENNE DOCUMENTIQUE

Mr XXXXXXXXXXXXXX M XXXXXXXX

Co-Gérant