Accord d'entreprise "Un accord portant sur la mise en place du télétravail" chez ARTOPIA (Siège)

Accord collectif d’entreprise

TÉLÉTRAVAIL

Entre :

La société SAS ARTOPIA, sise 4/6 rue des Tonneliers à CORMONTREUIL 51350, représentée par Madame Viviane LOPES, Présidente du CSE

D’une part,

Et :

Les organisations représentatives du personnel :

• Monsieur Franky LECUYER (titulaire TAM/Cadre)

• Monsieur Dominique ALLARD (titulaire OUVRIER) ;

• Monsieur Julien DONGOIS (titulaire Ouvrier) ;

• Monsieur Yann MAURELET (suppléant Ouvrier) ;

D’autre part,

Préambule

La volonté des parties signataires du présent accord est de proposer un dispositif répondant à un triple objectif de réduction des déplacements, de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés, en favorisant un meilleur équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise.

En offrant la possibilité à certains d’exercer une part de leur activité en télétravail, les parties reconnaissent que le télétravail contribue à une meilleure conciliation vie professionnelle-vie familiale et permet entre autres, de réduire l’impact du temps de trajet domicile-travail et de limiter ainsi le nombre d’accidents de trajet et les impacts environnementaux.

Le personnel d’encadrement travaux compte tenu de la grande autonomie et de la liberté de mobilité dont ils bénéficient déjà en vertu de leurs fonctions, est exclu du champ d’application de cet accord.

Ainsi, par le biais de cet accord, la Société ARTOPIA souhaite acter les conditions d’exercice et de mise en place du télétravail en conformité à l’ANI (accord national interprofessionnel) du 19 juillet 2005.

Définition du télétravail

Le télétravail désigne, d’après l’article L 1222-9 du Code du Travail, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa du présent alinéa ».

Le présent accord vise exclusivement le télétravail à domicile, celui-ci s’entendant comme le lieu de résidence habituel en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur, qu’il s’agisse d’une résidence principale ou secondaire validée conformément au Présent accord.

Objet et périmètre

Champ d’application

Le présent accord a pour objet de fixer les règles de mise en place du télétravail.

Nous soulignons que le télétravail ne représente ni un droit, ni une obligation ou une alternative au temps partiel, sa mise en œuvre répondant à certaines conditions.

Le télétravail au sein de la Société ARTOPIA se décline sous trois formes, à savoir le télétravail partiel régulier, occasionnel et spécifique. Ces trois formes seront détaillées ci-après à l’Article 3.2.

Exclusion du dispositif

De par leur nature, certains métiers ou types de contrats ne peuvent pas être compatibles avec le télétravail tel que prévu par le présent accord.

De ce fait, sont exclus du dispositif les fonctions non compatibles avec ce type d’organisation :

• Ouvriers de chantier,

• Managers de proximité chantier : Chef d’équipe, Chef de chantier, Contremaître,

• Responsables de site

• Commerciaux

• Responsable logistique, Assistant logistique (opératrice de saisie ?)

• Géomètre/Topographe,

• Personnel travaillant à l’atelier et au magasin,

• Personnel travaillant à l’accueil /au standard

• Assistants/ Assistantes travaux,

Sont également exclus du dispositif différents types de contrats :

• Contrat d’apprentissage,

• Contrat de professionnalisation,

• Contrat en convention de stage,

• Contrat à durée déterminée,

• Intérimaires,

• Contrats à temps partiel

Principe du télétravail

Principe du double volontariat

Le télétravail se base sur le principe du double volontariat du salarié et de l’employeur, et sous condition d’une double réversibilité selon les modalités précisées au présent article.

La demande de télétravail devra émaner du salarié, et il devra suivre le processus de validation détaillé à l’Article 4 du présent accord.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Différents types de télétravail et les conditions d’éligibilités :

1. Les trois types de télétravail au sein de l’Entreprise :

• Situation 1 : Le télétravail partiel régulier (à savoir une journée par semaine maximum télétravaillée, toutes les semaines).

• Situation 2 : Le télétravail occasionnel (à savoir une journée télétravaillée de façon exceptionnelle).

Ces situations occasionnelles et exceptionnelles de télétravail sont à prendre avec l’accord exprès et préalable de sa hiérarchie pour faire face à des contraintes personnelles ou professionnelles.

• Situation 3 : Le télétravail spécifique (imposé par une situation particulière telle que pandémie, grossesse, handicap, maladie, …).

Ces situations restent exceptionnelles et seront négociées avec la direction ainsi que le supérieur hiérarchique et le service des Ressources Humaines.

2. Les conditions d’éligibilités au télétravail :

Les collaborateurs devront répondre aux conditions cumulatives ci-dessous pour être éligibles au télétravail.

Situation 1 : Le télétravail partiel régulier

• Contrat de travail : Etre titulaire d’un contrat à durée indéterminée.

• Ancienneté dans l’entreprise : disposer d’une ancienneté au sein de l’entreprise d’au moins six mois.

• Jeunes diplômés embauchés (sortie d’école hors expériences stage et alternance), justifier au moins d’un an d’ancienneté.

Situation 2 : Le télétravail occasionnel 

• Contrat de travail : Etre titulaire d’un contrat à durée indéterminée.

• Ancienneté dans l’entreprise : disposer d’une ancienneté au sein de l’entreprise d’au moins six mois.

Situation 3 : Le télétravail spécifique

• Contrat de travail : Tout type de contrat de travail

• Ancienneté dans l’entreprise : aucune

c) Les conditions managériales d’éligibilité :

Les salariés entrant dans le champ d’application du télétravail en situation 1 et 2 devront également répondre aux conditions d’éligibilité cumulatives suivantes :

Conditions liées au poste et à l’organisation du service avec la validation préalable du manager :

• Compatibilité avec l’organisation du service : le télétravail ne peut être ouvert qu’après la prise en compte du nombre de salariés en télétravail ou travaillant à temps partiel au sein d’un même service.

• Autonomie dans la fonction et maîtrise des compétences : ne sont éligibles au télétravail que les salariés ayant une large autonomie dans leur fonction. Les télétravailleurs devront avoir suffisamment intégrés les savoirs, les outils et le réseau d’interlocuteurs dont ils ont besoin pour réaliser les missions qui leur sont confiées.

Confiance réciproque : La confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique est le fondement indispensable de la relation de travail dans une organisation incluant une part de télétravail.

Conditions liées au domicile :

Le domicile du salarié désigne dans le présent accord le lieu de résidence habituel qui est considéré pour l’indemnisation des frais de transport domicile/lieu de travail.

L’adresse du domicile devra être située en France et sera précisée dans le formulaire de demande de télétravail.

Le domicile devra remplir différentes conditions :

• Espace de travail adapté :

Le télétravail étant une possibilité offerte au salarié d’exercer une partie de son activité professionnelle à son domicile, l’environnement personnel devra être propice au travail, à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité. Le choix de la pièce et de l’endroit exact du bureau est à la discrétion du collaborateur. Disposer d’une pièce spécifique et réservée à l’activité professionnelle n’est pas obligatoire.

Pour être considéré comme espace de travail adapté, l’espace devra disposer a minima d’une table et d’une chaise, dans un lieu permettant de travailler dans des conditions de concentration optimales et de santé et de sécurité requises.

• Le supérieur hiérarchique devra veiller à informer son collaborateur sur la prévention des risques liés au télétravail notamment l’ergonomie du poste de travail au domicile.

• Prérequis techniques :

Le domicile devra être relié à une ligne internet haut débit (minimum 10 MB) afin de permettre de travailler à distance dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise et d’être contacté à tout moment.

Le coût de la mise en place de cette ligne internet et de son abonnement est à la charge exclusive du collaborateur.

Les télétravailleurs devront obligatoirement passer par le biais des outils de communication mis à disposition par l’entreprise (Téléphone portable ou joignable via Teams, messagerie électronique, VPN nécessitant une double identification (donc portable personnel nécessaire).

• Assurance du domicile :

Les télétravailleurs devront déclarer auprès de leur assurance cette pratique de télétravail à leur domicile.

Avant le démarrage du télétravail, ils devront justifier d’une attestation d’assurance multirisques- habitation intégrant le télétravail.

Principe de réversibilité pour la situation 1 :

Le télétravail régulier (situation 1) ne fait pas partie des conditions d’embauche. Il est mis en place comme un mode d’amélioration de l’organisation du travail pouvant être réversible.

Cette réversibilité peut être mise en œuvre à l’initiative du salarié comme de l’entreprise, dans les conditions définies ci-dessous.

En cas de réversibilité, le salarié retrouvera ses conditions de travail antérieures.

1. Période d’adaptation

Une période dite d’adaptation d’une durée de 3 mois permettra à la fois au salarié et à l’entreprise de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun. Celle-ci démarrera à compter de la date de mise en œuvre du télétravail.

Durant cette période, l’entreprise comme le salarié pourra librement et à tout moment mettre fin au télétravail, sans la nécessité de motiver sa décision, moyennant un délai de prévenance de 15 (quinze) jours pour les télétravailleurs et l’employeur. La fin du télétravail devra, dans ces conditions, être notifiée par email ou par courrier remis en main propre contre décharge.

2. Clause de réversibilité

Le télétravailleur pourra demander à mettre fin à son organisation en télétravail par écrit. Cet écrit devra être notifié par email ou par courrier remis en main propre contre décharge.

De même, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin à l’activité en télétravail d’un collaborateur dans l’hypothèse où les critères, les principes d’organisation de l’activité, la qualité du travail fourni, la relation de confiance ou si l’entreprise considère que le télétravail n’est pas opportun ou ne correspond plus à l’organisation qu’elle souhaite.

Pour mettre fin au télétravail d’un collaborateur après la période d’adaptation, l’entreprise devra respecter un délai de prévenance de quinze jours et devra notifier par écrit, par email ou par courrier remis en main propre, au salarié les raisons l’ayant conduite à prendre cette décision.

Une réversibilité du télétravail dans les cas suivants :

• Non-respect des modalités de télétravail prévues :

Le salarié devra respecter rigoureusement le planning fixé dans le formulaire de demande de télétravail validé par le manager et les ressources humaines.

Changement de la situation professionnelle du collaborateur :

L’exercice du télétravail suppose que le salarié soit bien intégré à son équipe, maîtrise son environnement de travail et soit autonome dans ses missions.

Par conséquent, en cas de changement de fonction, de responsable hiérarchique et/ou de service, le collaborateur devra fournir un nouveau formulaire de demande de télétravail rempli au regard de la nouvelle fonction. Si les critères d’éligibilité ne sont pas respectés dans le cadre de la nouvelle fonction, le télétravail prendra fin à l’occasion du changement de poste. Si les critères du télétravail sont respectés, une nouvelle période d’adaptation de trois mois, telle qu’évoquée au présent article, s’ouvrira à la prise de fonction.

• Activité du service du télétravailleur :

Lorsque le service est confronté à une charge exceptionnelle, à une diminution de son effectif, à une désorganisation du service de manière structurelle, le manager pourra imposer le retour physique du télétravailleur.

• Evaluation de la qualité du travail fourni par le télétravailleur :

Lorsque le télétravailleur ne respecte pas les règles de protection des données et de confidentialité, le manager pourra exiger le retour physique du télétravailleur.

De la même façon, si le manager constate que le télétravailleur n’a plus une autonomie suffisante ou si la qualité du travail rendu n’est pas satisfaisante au regard des missions qui lui sont confiées, il pourra exiger son retour physique.

Enfin, avant de commencer une organisation en télétravail, si le manager estime que le collaborateur n’est pas suffisamment autonome dans son travail ou que la relation de confiance n’est pas encore suffisamment établie, alors celui-ci pourra refuser la demande de télétravail.

• Non-respect des durées du travail

Le télétravailleur s’engage à respecter les horaires de travail définis par son contrat de travail et les temps de repos définis par la règlementation en vigueur. A ce titre, il s’engage à ne pas télétravailler en soirée, de nuit, le week-end, les jours fériés, pendant ses congés ou pendant ses périodes d’arrêt de travail. Le cas échéant, il pourra être mis fin au télétravail.

De la même façon, si le manager constate que le télétravailleur ne travaille pas selon les horaires affichés dans l’entreprise et n’est pas joignable grâce aux outils de communication mis à sa disposition (teams, messagerie électronique…), le manager pourra exiger le retour physique du télétravailleur.

• Refus du collaborateur de venir aux réunions, évènements d’entreprise :

Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service (formations, salons professionnels et notamment aux réunions et aux rendez-vous professionnels quels qu’ils soient).

Dans le cas contraire, il pourra être mis fin au télétravail.

En tout état de cause, une journée de télétravail est un jour durant lequel le salarié est à disposition de l’employeur et n’organise pas sa journée en fonction de ses contraintes personnelles.

Mise en place du télétravail pour les situations 1 et 2

1. Situation 1 : Télétravail régulier

Initiative

La mise en place du télétravail ne pourra se faire qu’à l’initiative du salarié.

Le salarié initie la demande de télétravail auprès de sa hiérarchie et du service des Ressources Humaines. Ces derniers étudieront celle-ci au regard des conditions évoquées à l’Article 3, et respecteront le processus prévu au présent article.

Candidature

Tout salarié volontaire souhaitant adhérer au télétravail aura à sa disposition un formulaire de demande à compléter.

Le salarié devra ensuite transmettre à son responsable hiérarchique le formulaire complété afin de solliciter une validation de sa demande.

Validation de la demande

C’est sur la base du formulaire complété et remis par le salarié que le responsable hiérarchique et le service RH accepteront ou non sa demande de télétravail.

La validation aura lieu dans un délai raisonnable suivant réception de la demande du salarié et sera formalisée par la signature du formulaire de demande de télétravail par le manager et le service RH.

Refus de la demande

Le refus de la demande de télétravail sera motivé et notifié au salarié, par écrit au moyen du formulaire de demande, et interviendra dans un délai maximum d’un mois à compter de la remise du formulaire.

2. Situation 2 : Télétravail occasionnel

Initiative :

La mise en place du télétravail ne pourra se faire qu’à l’initiative du salarié et sous réserve de validation de son manager.

2. Demande :

Tout salarié volontaire souhaitant accéder de manière exceptionnelle et occasionnelle au télétravail devra formuler sa demande par mail à son manager.

3. Retour suite à la demande

Le manager devra formuler son retour concernant la demande de télétravail par mail ou par courrier.

Organisation du travail (Situation 1 et 2)

Rythme et exceptions :

1. Rythme

Le nombre de jours télétravaillés sera défini dans le formulaire de demande de télétravail, sur une base d’un jour entier par semaine au maximum, en concertation avec le responsable hiérarchique, pour la situation 1.

Ce jour devra être fixe et décidé en accord avec son manager.

2. Contraintes nécessitant la présence du collaborateur

Dans le cas où l’organisation du service l’exige, ou à titre exceptionnel et décidé en concertation avec le manager, les jours de télétravail définis pourront être supprimés.

Exemples de circonstances exceptionnelles pouvant nécessiter la présence du collaborateur : réunion de service, évènement commercial, convention, visite d’un client, formation, déplacement professionnel, sans que cette liste soit exhaustive…

La journée de télétravail ainsi annulée ne sera pas reportée à une autre date et sera perdue.

3. Périodes à exclure

Certaines périodes de vie en entreprise nécessitent la présence quotidienne de ses collaborateurs.

Les jours non télétravaillés à ce titre ne seront pas reportables.

Lieu

Le télétravail ne pourra être exercé que depuis le domicile du télétravailleur, tel que défini à l’Article 3 du présent accord. Le télétravail pourra être exercé de manière exceptionnelle hors de son domicile mais avec la validation préalable et écrite du manager qui se sera préalablement assuré que les conditions d’exécution du télétravail sont réunies.

Organisation du temps de travail

• Horaires de travail :

Les salariés autonomes, c’est-à-dire travaillant selon un forfait annuel en jours, organiseront leur journée de travail selon les horaires adaptés à leurs missions et tenant compte de leur environnement de travail.

Les autres salariés respecteront les horaires collectifs de l’entreprise. Ils ne devront pas effectuer d’heures supplémentaires sauf en cas de demande préalable et écrite du manager.

En cas de difficulté pour respecter son temps de travail, le collaborateur devra en faire part à son manager

• Disponibilité :

Le télétravailleur devra être disponible, joignable et consulter sa messagerie professionnelle régulièrement ou encore répondre aux sollicitations de l’entreprise (par téléphone, sms, teams, ou messagerie électronique…).

• Temps de repos :

Le télétravailleur s’engagera à respecter les durées maximales du travail et les temps de repos définis par la réglementation. A ce titre, il s’engage à respecter le temps de pause déjeuner.

Dans ce sens, il est rappelé, que le Code du Travail prévoit une période journalière minimale de repos, de 11 heures consécutives, et une période hebdomadaire minimale de repos de 35 heures consécutives.

Suivi du télétravail

Les critères d’appréciation des tâches réalisées en télétravail seront les mêmes que pour celles réalisées dans les locaux de l’entreprise, et les résultats attendus en situation de télétravail sont identiques à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail, et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le suivi annuel du télétravail sera réalisé par le responsable hiérarchique à l’occasion de l’entretien annuel.

Respect de la vie privée

Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les parties reconnaissent que les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) devront être maîtrisées. Dans ce cadre, il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des horaires de travail.

Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise (TIC).

Droit à la déconnexion (Situation 1, 2 et 3)

Par le présent accord, les parties reconnaissent un droit intangible à la déconnexion.

Définition

Le droit à la déconnexion peut se définir comme la possibilité pour le salarié de pouvoir se déconnecter de tout ce qui crée un lien avec le travail, c’est-à-dire de tout outil numérique ou téléphonique.

Le droit à la déconnexion poursuit deux finalités :

• Assurer la santé et la sécurité du salarié par le respect des temps de repos et de congés

• Rétablir la frontière entre la vie personnelle et la vie professionnelle par le respect de la vie personnelle et familiale

Ce droit a vocation à s’appliquer pendant les temps de « non -travail », c’est-à-dire lors des congés, du repos quotidien, des jours fériés… Ce droit ne s’applique pas lors des astreintes.

Il s’agit d’un droit dont le salarié peut faire usage et dont l’employeur doit assurer l’effectivité. L’employeur doit mettre le salarié en mesure d’exercer ce droit, notamment en ajustant la charge de travail, et en veillant au comportement des encadrants et des collègues.

Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

En matière de droit à la déconnexion, le principe de liberté prévaut. A l’occasion de ses repos (quotidien et hebdomadaires...), ses congés et des jours fériés le salarié est libre :

• D’éteindre ses outils de travail numériques

• De ne pas répondre aux appels téléphoniques

• De ne pas lire ni répondre aux messages électroniques

Organisation matérielle du poste en télétravail

Equipements de travail

L’entreprise mettra à la disposition de tous les collaborateurs dont la demande de télétravail a été acceptée, le matériel technique nécessaire.

Les termes « équipement » ou « matériel » ne désignent pas dans le présent accord le mobilier de l’espace dédié au télétravail.

Un accès à distance sécurisé au réseau de l’entreprise de type VPN.

Tout autre matériel, non obligatoire à la bonne réalisation du télétravail sera à la charge du collaborateur.

1. Utilisation du matériel

Le matériel informatique utilisé pour le télétravail doit être celui fourni par l’entreprise à savoir un ordinateur portable avec les outils de communication autorisés et contrôlés par l’entreprise (Teams et Messagerie électronique) qui garantissent la confidentialité de vos données sans les réutiliser pour d’autres finalités.

Le salarié doit privilégier les systèmes de visioconférence qui protègent la confidentialité des échanges et données.

L’entreprise prendra en charge la maintenance des équipements, dans les mêmes conditions pratiquées en entreprise, pour les collaborateurs en télétravail.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, empêchant le télétravailleur d’effectuer ses tâches à domicile, le salarié devra suivre les procédures prévues par l’entreprise (par exemple, contact du support informatique) et en aviser immédiatement son responsable hiérarchique. Si le problème perdure plusieurs jours son responsable hiérarchique prendra alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité.

2. Confidentialité et sécurité informatique, protection des données

Le matériel informatique doit être utilisé dans le respect des règles d’utilisation du poste de travail définies par l’entreprise.

Dans un contexte de télétravail, le salarié devra être particulièrement vigilant aux informations confidentielles qui lui sont confiées. Les données qu’il est amené à échanger avec ses collègues ou ses interlocuteurs externes doivent transiter par les logiciels et les outils de connexion sécurisés fournis par l’entreprise, et en aucun cas par une messagerie personnelle ou d’autres canaux - en particulier s’il s’agit de données personnelles qui ne devront transiter que par le logiciel adapté.

Le salarié devra veiller à adopter une utilisation responsable et vigilante de ses équipements et accès professionnels, notamment sur sa navigation web, en veillant à bien séparer les usages professionnels et les usages personnels.

Le salarié devra veiller à sécuriser sa connexion internet, en s’assurant notamment du bon paramétrage de ses installations Internet et WIFI.

Les documents papier originaux appartenant à l’entreprise ne doivent quitter les locaux qu’à titre exceptionnel et pour une raison valable. Il est entendu que les missions nécessitant l’emploi quotidien de documents originaux ne sont pas compatibles avec l’activité en télétravail. En cas de perte ou de destruction d’un document confidentiel ou important sorti à l’occasion du télétravail, le télétravailleur pourra en être tenu pour responsable.

Il est recommandé au salarié de prendre connaissance des recommandations de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/salaries-en-teletravail-quelles-sont-les-bonnes-pratiques-suivre

Conditions d’emplois

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à la date de signature de l’accord.

Suivi de l’accord et Révision

L’accord fera l’objet d’un suivi par le biais d’un bilan présenté annuellement aux membres du Comité Social et Économique de l’entreprise.

Il est convenu que toute demande de révision devra être formulée par courrier ou courrier électronique aux autres parties signataires.

Toute dénonciation sera notifiée par son auteur aux autres parties signataires par lettre RAR et fera l’objet d’un dépôt conformément à l’article L 2261-9 du Code du Travail, fixant le point de départ du préavis de 3 mois.

Dépôt et publicité

La Direction procèdera aux formalités de dépôt prévues par l’article L. 2231-5 et L. 2231-6 du Code du Travail.

L’accord est déposé auprès de la DRIEETS de la région Ile de France via la plateforme en ligne « TéléAccords » ainsi qu’auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Reims dans le respect de la réglementation en vigueur.

Fait à Cormontreuil, le 14 Mars 2023.