Axians Cloud Builder Bordeaux

Accord collectif Remboursement de frais

Accords d'Entreprise

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU REMBOURSEMENT DE FRAIS

AU SEIN D’AXIANS CLOUD BUILDER BORDEAUX

Entre les Soussignés :

Axians Cloud Builder Bordeaux, entreprise de la Société COMFAX, dont le siège social est situé 19 avenue Neil ARMSTRONG - 33700 MERIGNAC, représentée par son chef d’entreprise PRENOM + NOM, ci-après dénommée « l’entreprise » ou « Axians Cloud Builder Bordeaux» ou « Axians CB Bordeaux»

D’UNE PART,

Et :

Les membres du CSE représentés par PRENOM + NOM,

D’AUTRE PART,

Il a été conclu le présent accord qui a pour objet de définir les dispositions portant sur les modalités de remboursement de frais professionnels au sein de l’entreprise Axians Cloud Builder Bordeaux.

Sommaire

1 Préambule 4

2 Définitions 4

3 Nature des remboursements de frais 5

4 Remboursement des repas - Nuitée 6

5 Prime de déplacement 6

6 Indemnités de repas- Titres Restaurants 7

7 Modalités de gestion des notes de frais 7

8 Remboursement des frais kilométriques 8

9 Dispositions finales 9

9.1 Consultation Comité Social et Economique 9

9.2 Entrée en vigueur 9

9.3 Durée et Suivi de l'accord 9

9.4 Modalités de révision de l'accord 9

9.5 Modalités de dénonciation de l'accord 9

9.6 Publicité, homologation de l’accord 10

Préambule

Axians CB Bordeaux a été créée au 1^er avril 2022, suite à l’apport partiel d’actifs de la société APX Intégration vers la société COMFAX. A l’issue de cette opération juridique, la société COMFAX est constituée de 2 entreprises Axians Communication & Systèmes (Axians CS Bordeaux) et Axians Cloud Builder (Axians CB Bordeaux).

Les accords applicables au sein d’Axians CB Bordeaux ont été mis en cause avec l’apport partiel d’actifs le 1^er avril 2022. Des négociations ont été menées avec les partenaires sociaux afin de négocier de nouveaux accords en matière de remboursement des frais professionnels.

Les frais professionnels se définissent comme des dépenses inhérentes à la fonction ou à l’emploi que le salarié est amené à supporter.

Seuls les frais engagés, nécessaires et justifiés sont à déclarer au titre d’un remboursement par son employeur.

Ces adaptations sont cependant conduites par la préoccupation constante de compréhension des dispositifs par les salariés d’Axians CB Bordeaux et la simplicité de mise en œuvre.

Définitions

Lieu d’emploi :

Site de rattachement administratif

Lieu d’intervention :

Le lieu d’intervention est le lieu où le collaborateur exerce habituellement ses fonctions. Il correspond selon les cas :

• Au lieu d’emploi 

• A tout lieu défini par l’ordre de mission en France ou à l’étranger (sites clients…)

Nature des remboursements de frais

Les remboursements de frais professionnels, se feront uniquement sur présentation de justificatifs.

Selon la typologie des frais pris en charge par l’entreprise et décrits ci-après, il sera précisé dans le présent accord le régime social et fiscal des sommes versées par l’entreprise.

Une autorisation préalable (demande de voyage) est nécessaire et devra être approuvée par le chef d’entreprise ou le manager par délégation.

Le moyen de transport à retenir doit privilégier :

• La sécurité des collaborateurs : opter pour les transports en commun plutôt que le véhicule individuel lorsque le déplacement comporte de longues distances.

• Le système le plus économique pour la société quand un choix peut être fait, en privilégiant notamment les moyens de transport « Low Cost ».

• L’anticipation du déplacement afin d’optimiser les offres de réduction des transporteurs.

La responsabilité du choix du moyen de transport incombe au chef d’entreprise.

L’ensemble des réservations devra être effectué via l’outil de réservation en vigueur au sein du Groupe.

• Avion et train :

  • Les réservations se feront via l’outil de réservation en vigueur dans le Groupe et prioritairement en 2ème classe pour l’ensemble des salariés.

• Location de véhicule :

  • Les catégories de véhicules louées relèvent de la catégorie A et B, et ce indépendamment de la fonction occupée par le salarié dans l’entreprise.

  • Les frais supportés par le collaborateur lors de cette location sont remboursés su justificatif et sont à reporter sur la Note de Frais.

• Taxi, bus, métro, RER :

  • Remboursement sur justificatif et priorité donnée aux transports en commun.

Remboursement des repas - Nuitée

Les collaborateurs en mission amenés à prendre leur repas à l’extérieur des locaux de l’entreprise, seront remboursés selon les limites fixées ci- après :

• Remboursement du repas du midi : 17€ sur justificatif

• Remboursement du repas du soir : 25€ sur justificatif

• Remboursement de la nuit d’hôtel : plafond 120€ (petit déjeuner inclus). *

* Des dérogations seront possibles, elles devront être préalablement validées par le chef d’entreprise.

Pour un meilleur suivi analytique des déplacements et afin d’éviter aux collaborateurs de faire l’avance des frais, l’entreprise organisera les déplacements en tenant compte des contraintes spécifiques à la mission et du collaborateur et effectuera les réservations via l’outil de réservation en vigueur dans le Groupe.

Prime de déplacement

Il est octroyé aux salariés se déplaçant en France et à l’étranger, pour des périodes de courte durée et dans le cadre d’une activité professionnelle en clientèle, une indemnité destinée à favoriser la mobilité géographique.

• Déplacements en France (Métropole et Corse) :

Une prime d’éloignement de 18€ sera versée dès la 1^ère nuit, dès lors que le déplacement du salarié aura nécessité de passer au moins deux nuits en dehors de son domicile. Ce déplacement devra s’inscrire dans le cadre d’une prestation opérationnelle client, les déplacements pour les formations et séminaires ne sont pas concernés par cette mesure.

• Déplacements à l’étranger et DROM COM :

Les salariés venant à se déplacer à l’étranger se verront attribuer une prime de déplacement fixée comme suit :

Déplacements de 3 à 7 jours calendaires : prime de 300€ bruts.

Au-delà, par semaine calendaire supplémentaire : prime de 150€ bruts.

Les primes destinées à compenser la sujétion liée au déplacement professionnel, ne peuvent se cumuler avec les heures de déplacement.

Indemnités de repas- Titres Restaurants

Les salariés bénéficient d’un titre restaurant par jour de travail effectif. La valeur faciale des titres restaurants est revalorisée au 1^er juin 2023 et est portée à 9€ selon la même répartition en vigueur. La part salariale sera de 3,60€ et 5,40€ pour la part patronale.

Les titres restaurants sont dématérialisés et gérés par Swile.

Modalités d’attribution des titres restaurants :

• Le nombre de titres restaurants versé sur le mois M correspond au nombre de titres restaurants du mois M-1 et des éventuelles régularisations du ou des mois précédents.

• Le nombre de titre restaurants est établi sur la base des absences connues. Les absences non anticipées feront l’objet de régularisations au même titre que les notes de frais.

• Un titre restaurant est versé par journée entière travaillée. Les demi-journées n’ouvrent pas droit à l’attribution de titres restaurants.

Modalités de gestion des notes de frais

Les notes de frais sont à transmettre au responsable hiérarchique avant le 5 du mois suivant. Les frais doivent être saisis dans un délai maximum de 3 mois à compter de leur engagement. Passé ce délai, les frais pourraient ne plus être remboursés. Tout frais non justifié ne sera pas remboursé.

La note de frais effectuée pour la prise en charge d’un déjeuner exclut le versement d’un titre restaurant.

En cas de déclaration d’une note de frais postérieure au versement d’une indemnité repas ou d’un titre restaurant, une régularisation sera réalisée le mois suivant en retirant le nombre d’indemnités ou la part patronale des titres restaurants correspondante.

Remboursement des frais kilométriques

Ce remboursement concerne les collaborateurs ne disposant pas de véhicule professionnel.

Avant l’envoi d’un salarié en déplacement, un ordre de mission sera établi et remis au collaborateur.

L’ordre de mission précisera, notamment, la nature, le lieu et la durée de la mission.

Les déplacements hors du lieu de travail habituel nécessités par le service ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge supplémentaire ou d’une diminution de salaire.

Ainsi, il a été convenu, que si, la distance entre le domicile du collaborateur et le lieu d’intervention est supérieure à la distance entre le domicile du collaborateur et le siège social de l’entreprise, un remboursement sur note de frais des kilomètres supplémentaires liés à l’éloignement du lieu de la mission sera effectué sur la base du barème fiscal en vigueur. La prise en charge sera plafonnée au barème fiscal d’un véhicule 7 CV. A ce titre, le collaborateur s’engage à présenter la carte grise du véhicule au nom du collaborateur ainsi que l’attestation d’assurance à son nom.

L’écart entre la distance domicile- lieu de rattachement administratif et la distance domicile- lieu d’intervention devra être calculé via Mappy, Google Maps ou autre outil similaire.

Barème fiscal en vigueur au moment de la signature du présent accord :

Puissance administrative (en CV)	Distance (d) jusqu'à 5 000 km	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	Distance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

Source : https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14686

Dispositions finales

Consultation Comité Social et Economique

Il sera procédé à l’information et la consultation du CSE sur le présent accord dans le cadre de ses prérogatives CSSCT.

Entrée en vigueur

Il entrera en application après respect des formalités de dépôt et au plus tard à compter du 1^er juin 2023.

Durée et Suivi de l'accord

Les dispositions prévues par le présent article sont valables pour une durée indéterminée. Il prendra effet le 1^er juin 2023.

Modalités de révision de l'accord

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

• Par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes avec l’indication des dispositions dont la révision est demandée et des propositions de remplacement ;

• Dans un délai maximal de trois mois suivant la réception de la lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte ; les nouvelles dispositions adoptées se substitueront à celles qu’elles modifient soit à la date expressément prévue, soit à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent ;

Modalités de dénonciation de l'accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties, la dénonciation ne pouvant être que totale, selon les modalités suivantes :

• Par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la DREETS et au Secrétariat du Greffe du Tribunal de Prud’hommes. La date de dépôt à la DREETS fait courir le point de départ du préavis ;

• Dans un délai maximal de trois mois suivant la réception de la lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte ; pendant le temps des négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement ; à la fin des négociations sera établi un accord constatant un nouvel accord, ou bien un procès-verbal constatant le désaccord ;

Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’ancien accord dénoncé, avec prise d’effet, soit à la date expressément prévue, soit à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent ; ces documents signés feront l’objet des mêmes formalités de dépôt et de publicité que celles évoquées au présent article.

Publicité, homologation de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne Télé Accords pour transmission à la DREETS du ressort territorial de l’entreprise.

Un dépôt d’un exemplaire de l’accord sera également effectué auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Bordeaux.

Un exemplaire sera remis aux membres du Comité Social et Economique.

Fait à Mérignac, le 03 mai 2023,

En 3 exemplaires originaux

Pour Axians Cloud Builder Bordeaux

Monsieur PRENOM + NOM

Chef d’entreprise

Pour le CSE,

Monsieur PRENOM + NOM

Secrétaire du CSE