PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA

CONSULTATION DES SALARIES DE L’UES

SUR

L’AVENANT PORTANT SUR LE TELETRAVAIL

DES 5 ET 6 AOUT 2020

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Les sociétés :

• Gfi Informatique, dont le siège social est 145 Boulevard Victor Hugo 93400 SAINT OUEN, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de BOBIGNY sous le numéro 385.365.713,

• Gfi Progiciels, dont le siège social est 145 Boulevard Victor Hugo 93400 SAINT OUEN, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de BOBIGNY sous le numéro 340.546.993,

Composant l’U.E.S. Gfi Informatique, instituée par voie d’accord le 21 Mars 2001,

D’une part,

ET :

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES :

• CFDT

• CFE-CGC

• CFTC

• SOLIDAIRES INFORMATIQUE

D’autre part,

PREAMBULE

En application de l’article L 1222-9 du Code du travail, une négociation portant sur la mise en place du télétravail a été menée au niveau de l’UES Gfi Informatique.

Les négociations ont conduit à la conclusion le 7 août 2020 d’un avenant à l’accord relatif au télétravail, signé par les organisations syndicales CFE-CGC et CFDT représentant 47,3 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des Comités Sociaux Economiques de l’UES Gfi Informatique.

Selon la loi, la validité d’un accord d’entreprise est subordonnée :

• À la signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections du Comité Social Economique ;

• Ou, si la condition de 50% n’est pas remplie, à la signature par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des élections du Comité Social Economique suivie de l’approbation de l’accord par consultation des salariés à la majorité des suffrages exprimés par les salariés.

Le 31 août 2020, les organisations syndicales CFE-CGC et CFDT signataires de l’avenant portant sur le télétravail, qui disposent de plus de 30 % des suffrages (47.3%), ont sollicité l’organisation d’une consultation des salariés par référendum afin de valider l’avenant conclu, ce conformément à l’article L. 2232-12 du Code du travail.

Les organisations syndicales représentatives non signataires ont ensuite disposé d’un délai de 8 jours pour procéder à la signature de l’avenant relatif au télétravail. La Direction a confirmé ce délai par courriel du 2 septembre 2020.

Dans ce cadre, et en l’absence de nouvelles signatures, une négociation a été engagée par la Direction avec les Organisations syndicales représentatives en vue de la conclusion du présent protocole destiné à fixer, conformément à l’article L. 2232-12 du Code du travail, les modalités d’organisation de la consultation du personnel relative à l’avenant à l’accord relatif au télétravail.

L'avenant relatif au télétravail sera valide s'il est approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés, sans condition de quorum. Faute d’approbation, l’avenant sera réputé non écrit.

Le présent protocole sera consultable par l’ensemble des salariés sur l’intranet.

ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONSULTATION ET QUESTION SOUMISE AU VOTE DES SALARIES

Les participants à la consultation référendaire devront répondre à la question suivante :

« Approuvez-vous l’avenant à l’accord relatif au télétravail ? »

Les votants pourront répondre à cette question par « OUI » ou par « NON » ou par « vote blanc ».

Conformément à l’article 66 du Code électoral, les votes blancs ne constituent pas des suffrages exprimés.

ARTICLE 2 – MODALITE D’INFORMATION DES SALARIES SUR LE TEXTE DE L’AVENANT

Le texte de l’avenant relatif au télétravail signé les 5 et 6 août 2020 sera mis en ligne sur l’intranet, l’accord conclu le 9 décembre 2011 étant déjà publié sur l’intranet. Il sera accompagné d’une présentation des mesures prévues dans cet avenant. Chaque organisation syndicale pourra afficher sur l’intranet une communication relative à l’avenant objet de la consultation des salariés. Cette communication sous format pdf d’un poids maximum de 1 M0 devra être adressée au plus tard le 30 septembre 2020 à 14 heures aux adresses suivantes : anne.dumont@gfi.fr et nicolas.juvin-piron@gfi.fr.

Les salariés seront informés, par courriel, quinze jours avant la date prévue du scrutin, du contenu de l’avenant et du texte de la question soumise à leur vote.

ARTICLE 3 – LISTE DES SALARIES CONSULTES

L’avenant relatif au télétravail concernant l’ensemble des salariés de l’UES GFI INFORMATIQUE, tous les salariés de l’UES, sous réserve de remplir les conditions d’électorat, participeront au scrutin.

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise à la date du scrutin, soit le 21 octobre 2020, n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction déchéance ou incapacité relatives à ses droits civiques, a droit de vote.

La liste des salariés devant être consultés sera affichée sur intranet au plus tard 10 jours avant la date du scrutin soit le 5 octobre 2020.

Elle indiquera les nom et prénom, l’ancienneté dans l’entreprise et si l’âge est supérieur à 16 et 18 ans, pour chaque électeur.

ARTICLE 4 – DATE HORAIRE ET LIEU DE LA CONSULTATION

Le scrutin se déroulera du 15 octobre 2020 à 9 heures, pour s’achever le 21 octobre 2020 à 14 heures.

La date de dépouillement du scrutin est fixée au 21 octobre 2020 après la fermeture du scrutin.

Les dates du scrutin seront communiquées au personnel par voie d'affichage et mises en ligne sur l’intranet dès la signature du présent protocole.

ARTICLE 5 – COMPOSITION ET MISSIONS DES BUREAUX DE VOTE

Un bureau de vote unique dit centralisateur est mis en place. Il sera composé de 3 votants volontaires. Celui ayant l’ancienneté la plus grande est Président, puis le premier assesseur, enfin le second assesseur (ancienneté la plus petite).

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement de cette consultation. Il s’assure de la régularité, du secret du vote, procède au scrutin à blanc, à la programmation de l’ouverture et fermeture du site de vote, contrôle les urnes et l’empreinte de l’application du site, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son Président et proclame les résultats.

La direction des ressources humaines désignera un représentant chargé d’assister aux opérations de vote.

Chaque organisation syndicale représentative pourra désigner un scrutateur pour le scrutin à blanc et le dépouillement.

ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE

Le recours au vote électronique est ouvert par l’accord du 12 avril 2011 relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et les articles L2232-12 et D 2232-2 du Code du travail. La société GEDICOM a été choisie pour organiser ce scrutin.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. Celle-ci abroge la précédente délibération de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Le cabinet d’expertise DEMAETER sera mandaté pour accompagner l’UES Gfi Informatique dans l’évaluation du niveau de risque, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place.

6.1 Modalités du vote

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus doivent garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04). Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel.

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail professionnelle de l’électeur après que celui-ci ait validé son code identifiant. Les électeurs qui ne seraient pas en capacité de recevoir leur mot de passe sur leur mail professionnel auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes pendant le vote.

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : le matricule.

Les votants ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre au vote.

6.2 Modalités d’accès au serveur de vote

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à internet à tout moment pendant la période de vote. L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.gfi.webvote.fr. Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier. Les électeurs auront la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Matricule Code postal du lieu de résidence Captcha avec blocage temporaire après 3 saisies erronées
Restitution du code	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe d’un autre électeur.

• E-mail non reçu : boite mail inaccessible par l’électeur

Eléments d’authentification

Nom/Prénom Date de naissance Matricule Adresse postale Captcha avec blocage temporaire après 3 saisies erronées Si l’électeur n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de mot de passe est enregistrée et transmise à la hotline de niveau 2, gérée par la Direction des ressources humaines. La hotline de niveau 2 contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, matricule, trois derniers chiffres du NIR) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail professionnel ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme ;

Restitution du code

Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe d’un autre électeur.

Il est rappelé que tout votant rencontrant des difficultés particulières pour voter, notamment en raison d’un handicap, peut contacter la direction des ressources humaines pour aménager les modalités de vote.

ARTICLE 7 – CLOTURE – DEPOUILLEMENT – RESULTATS

Les opérations de dépouillement seront effectuées à Saint-Ouen, 145 Boulevard Victor Hugo, sous l’autorité du Président du bureau, avec la présence obligatoire d’au moins un assesseur et du représentant de l’employeur.

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n’est plus accessible aux votants. Le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le Président introduit ses codes sécurisés, et les assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le résultat du vote fait l'objet d'un procès-verbal dont la publicité est assurée au sein de l’UES Gfi Informatique par intranet. Une copie du procès-verbal sera transmise aux organisations syndicales représentatives dans les meilleurs délais.

L'avenant relatif au télétravail sera valide s'il est approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés, sans condition de quorum.

Le cas échéant, le procès-verbal est annexé à l'avenant approuvé lors du dépôt de ce dernier.

ARTICLE 8 – INFORMATION DES SALARIES ET TAUX DE PARTICIPATION

Une information complémentaire relative à la tenue de la consultation sera communiquée sur l’Intranet aux salariés :

- trois jours avant l’ouverture du scrutin et,

- deux jours avant la fermeture du scrutin.

La DRH et chaque organisation syndicale représentative disposeront d’un code confidentiel unique leur permettant de consulter le taux de participation des votants pendant la durée du scrutin.

ARTICLE 9 – DUREE ET PUBLICITE DU PRESENT PROTOCOLE

Le présent protocole entre en vigueur le jour de sa signature et est conclu pour la durée du scrutin. Il prendra fin automatiquement à l’issue de la consultation.

Il entrera en vigueur dès sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections des comités sociaux économiques de l’UES Gfi Informatique.

Dès signature, le présent protocole sera déposé en ligne sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords. Un exemplaire sera également transmis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent protocole ainsi que le texte de l’avenant, objet de la consultation, feront l’objet d’une publication sur l’intranet dès signature du présent protocole ou au plus tard 15 jours au moins avant la date du scrutin.

Fait à Saint-Ouen,

Le 24 SEPTEMBRE 2020.

Pour l’UES Gfi Informatique 

Pour les organisations syndicales représentatives

Pour CFDT		Pour CFE-CGC

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Jeudi 24 septembre 2020	Signature du protocole
Mercredi 30 septembre 2020	14h : réception des communications syndicales sous format pdf d’un poids maximum de 1 M0
Jeudi 1er octobre 2020	Affichage d’une note d’information sur le déroulement du référendum et information du contenu de l’avenant et du texte de la question soumise au vote
Lundi 5 octobre 2020	Publication de la liste des électeurs
Du jeudi 8 octobre 2020 au lundi 12 octobre 2020	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales représentatives
Lundi 12 octobre 2020	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Mercredi 14 octobre 2020	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture du site de vote / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Jeudi 15 octobre 2020	9h00 : Ouverture du scrutin
Mercredi 21 octobre 2020	14h00 : Fermeture du scrutin
Mercredi 21 octobre 2020	Dépouillement et proclamation des résultats
Mercredi 21 octobre 2020	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	SCRUTATEURS
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	OUI	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats de synthèse	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux des résultats	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	OUI	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON