Accord d'entreprise "Protocole préélectoral élections professionnelles du comité économique et social Euralis Holding" chez EURALIS HOLDING (Siège)

CDPROTOCOLE PREELECTORAL
ELECTIONS PROFESSIONNELLES du Comite Social et Economique DE LA SOCIETE XXX

ENTRE LES SOUSSIGNEES

La société XXX,

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives

D’autre part.

PREAMBULE

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE) de la Société XXX.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.

Participeront à l’élection des membres du CSE l’ensemble du personnel répondant aux conditions d’électorat et/ou d’éligibilité de la société XXX.

Conformément à l’accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE de la société XXX du XXX, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société XXXX.

• Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail ;

• En vue de la mise en place du CSE de la Société XXX, la Direction a invité les organisations syndicales intéressées à la négociation d’un protocole d’accord préélectoral afin de définir les modalités d’organisation des prochaines élections en vue de la mise en place d’un CSE.

À l’issue de la réunion de négociations qui s’est tenue le XXXX, les Parties, répondant à la double condition de majorité prévue à l’article L. 2314-6 du Code du travail, sont convenues des modalités suivantes en vue de l’élection des membres du CSE.

ARTICLE 1 DATES, HORAIRES ET LIEUX DES ÉLECTIONS

Le personnel a été informé le XXX, par voie d’affichage, du déroulement des élections.  

Les organisations syndicales intéressées ont été invitées, par courrier recommandé avec avis de réception en date du XXX à communiquer les listes de leurs candidats pour le premier tour et à venir négocier le présent protocole d’accord préélectoral.

La date des élections est fixée pour le premier tour de scrutin entre le XXX. Le procès-verbal du premier tour des élections sera établi le XXX.

Au cas où un second tour serait nécessaire (carence totale ou partielle au premier tour ou quorum non atteint), il aura lieu entre le XXX dans les mêmes conditions. Le cas échéant, le procès-verbal du second tour des élections sera établi le XXX.

Les salariés procéderont à un vote à distance par vote électronique.

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de la Société, les suivantes :

Du XXX à 8 Heure de début au XXX à 16 Heure de fin.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du XXX à 8 Heure de début au XXX à 16 Heure de fin.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 EFFECTIFS, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES

2.1 Effectifs et nombres de sièges à pourvoir

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'élection sont les effectifs au 1^er tour, soit au XXX. Ils sont établis conformément aux dispositions L.1111-1 et L. 1111-2 du Code du travail.

L’effectif global de la Société XXX est de XXX salariés, qui se décompose de la façon suivante :

• XXX employés ;

• XXX techniciens/agents de maitrise ;

• XXX cadres.

Par application de l'article R.2314-1 du Code du travail, compte tenu de l'effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de X sièges titulaires et X sièges suppléants.

Conformément à l’article L.2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.

2.2 Nombre et composition des collèges

En application des dispositions de l’article L.2314-11 du code du travail, le personnel sera réparti en 3 collèges électoraux :

• 1er collège : Employés

• 2ème collège : Techniciens - Agents de maitrise

• 3ème collège : Cadres

2.3 Répartition du personnel et des sièges à pourvoir entre les collèges – Heures de délégation

Les effectifs et nombres de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit :

Collège	Effectif	Nombre de sièges	Heures de délégation
		Titulaires	Suppléants	Heures individuelles de délégation / mois	Heures totales de délégation
Employés	XXX	X	X	X	X
Techniciens Agents de maitrise	XXX	X	X	X	X
Cadres	XXX	X	X	X	X
Total	XXX	X	X		X

ARTICLE 3 CALENDRIER DE L'ELECTION

Conformément aux dispositions des articles L 2314-4 du Code du travail, les collaborateurs de la Société XXX ont été régulièrement informés, par affichage, de la tenue prochaine des élections.

Il est ainsi retenu le calendrier suivant :

Étapes	Dates et heures
Annonce des élections
Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs
1er tour	Envoi des codes d'accès aux électeurs par courrier
	Date limite de dépôt des candidatures
	Date limite de dépôt des professions de foi
	Affichage des listes de candidats
	Communication des organisations syndicales
	Test et scellement du système de vote
	Ouverture du vote
	Clôture du vote
	Dépouillement
2eme tour	Appel à candidature
	Date limite de dépôt des candidatures
	Date limite de dépôt des professions de foi
	Affichage des listes de candidats
	Communication des organisations syndicales
	Test et scellement du système de vote
	Ouverture du vote
	Clôture du vote
	Dépouillement
Date limite d'envoi des résultats à l'inspection du travail et au CTEP

ARTICLE 4 : ELECTORAT

Sont électeurs les salariés :

• âgés de seize ans révolus,

• travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise,

• et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Par application de l’article L.2314-23 du Code du travail, pour les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au 2° de l'article L.1111-2 du Code du travail, la condition de présence dans l'entreprise utilisatrice est de douze mois continus pour y être électeur.

Les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au premier alinéa choisissent s'ils exercent leur droit de vote dans l'entreprise qui les emploie ou l'entreprise utilisatrice appartenant à la Société XXX.

ARTICLE 5 : ELIGIBILITE

Sont éligibles les électeurs :

• âgés de dix-huit ans révolus,

• et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature par application de l’article L.2314-19 du Code du travail.

Ne seront ainsi mentionnées dans les listes électorales que les informations leur donnant le droit de vote, le cas échéant, au sein de la Société XXX.

Il est rappelé que ne sont pas éligibles les salariés mis à disposition de la Société XXX par application de l’article L.2314-23 du Code du travail.

Il est enfin rappelé que ne sont ni électeurs, ni éligibles les salariés de l’entreprise qui sont titulaires d’une délégation écrite de pouvoirs permettant de les assimiler à l’employeur, ou qui représentent effectivement l’employeur au sein des institutions représentatives du personnel.

Sont notamment concernés les salariés membres du comité exécutif de la Société XXX, à savoir :

• DRH Groupe

• Directeur financier groupe

• Directeur des systèmes d’information groupe

• Secrétaire général groupe

• Directeur général Pôle agricole

• Directeur général pôle semence

• Directeur général pôle alimentaire

Sont également concernés :

• Le DRH de la société XXX

• Les collaborateurs présidant les instances représentatives du personnel, représentant l’employeur

• Les collaborateurs ayant présidé une instance dans l’année qui précède le 1^er tour du scrutin,

• Les collaborateurs ne présidant plus une instance représentative du personnel depuis moins d’1 an à la date du scrutin du 1^er tour.

ARTICLE 6 : LISTES ELECTORALES

Les listes du personnel électeur et éligible sont établies par la Direction des Ressources Humaines de la Société XXX à la date du premier tour des élections, soit le XXX, en fonction de l’emploi occupé par le salarié.

Elles comprendront, pour chaque inscrit, les données suivantes : nom, prénom, tranche d’âge, statut et ancienneté.

Les éléments nécessaires à la vérification éventuelle des conditions d’électorat et d’éligibilité pourront être consultés auprès de la Direction des Ressources Humaines de la Société XXX.

La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral.

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote électronique.

Toute contestation de la liste électorale devra être déposée auprès de la Direction des Ressources Humaines de la Société XXX au plus tard le 3^ème jour ouvré suivant sa publication.

En cas de modification de l’effectif entre la publication des listes électorales et l’ouverture du premier tour de scrutin, les listes seront rectifiées en conséquence.

En revanche, les listes électorales étant établies pour les deux tours de scrutin, elles ne seront pas modifiées entre le premier et le second tour.

ARTICLE 7 : LISTES DE CANDIDATS

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales visées à l’article L.2314-5 du Code du travail et que les candidatures sont libres au second tour.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote électronique, les listes du premier tour devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de l’Assistante RH de la Société XXX au plus tard le XXX, à 12 heures.

Elles pourront être, au choix :

• remises en main propre contre récépissé à la direction des Ressources Humaines de la Société XXX,

• transmises par lettre recommandée avec accusé de réception,

• transmises par courrier électronique à : XXXX

Quel que soit le mode de transmission, les courriers devront être reçus par la direction des Ressources Humaines de la Société XXX au plus tard le XX.

Les listes de candidats indiqueront le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant.

Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant.

Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir.

Les listes doivent respecter l’impératif de mixité même lorsque celles-ci sont incomplètes.

En cas de liste intersyndicale (liste commune à plusieurs organisations syndicales), la répartition des voix devra être communiquée lors du dépôt des listes. À défaut, la répartition des suffrages aura lieu à part égale entre les organisations syndicales concernées.

Si un second tour s’avérait nécessaire, les candidatures seront libres.

Les listes de candidats présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Les nouvelles listes ou listes modifiées devront être réceptionnées par la Direction des Ressources Humaines de la Société XXX au plus tard le XXX dans les formes prévues ci-dessus.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction des Ressources Humaines au plus tard le XXX pour le premier tour et au plus tard le XXX pour le second tour.

Elles seront également publiées sur le site de vote électronique et pourront être consultées par les électeurs.

ARTICLE 8 : REPRÉSENTATION ÉQUILIBRÉE DES FEMMES ET DES HOMMES

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes qui correspondent à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Le pourcentage de femmes et d’hommes dans les collèges est le suivant :

1^er collège (employés) : X % de femmes et X % d’hommes

2^ème collège (techniciens / agents de maîtrise) : X% de femmes et X% d’hommes

3^ème collège (cadres) : X % de femmes et X % d’hommes.

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste comportera pour le CSE :

 - 1^er collège : X femme et X homme ;

-  2^ème collège X femme et X homme ;

- 3^ème collège : X femmes et X hommes.

Conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

ARTICLE 9 : COMMUNICATION DES ORGANISATIONS SYNDICALES

Les organisations syndicales assureront leur communication électorale dans le cadre des dispositions légales applicables relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

La communication électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

La communication électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées à la Direction des Ressources Humaines de la Société XXX sous la forme d'un fichier PDF consistant en un feuillet 21 x 29,7 (format A4), avec une taille maximale de 500Ko avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Simultanément aux professions de foi, les candidats auront la possibilité dans le même délai de communiquer à la Direction de la Société XXX des photos qui seront diffusées sur le site de vote. Ces éléments devront être transmis sous la forme de fichiers :

Les photos devront être remises sous format jpg uniquement et ne pas dépasser 200Ko.

ARTICLE 10 : DURÉE DES MANDATS

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique sera de 3 ans à compter de la proclamation des résultats, conformément à l’article L.2314-33.

Par application de l’article L.2314-33 créé par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, il est précisé que le nombre de mandats successifs des membres de la délégation du personnel du comité social et économique sera limité à 3.

Cette limitation s’applique en conséquence aux mandats pour lesquels une proclamation des résultats est intervenue postérieurement au 1^er janvier 2018.

Les mandats obtenus antérieurement à cette date ne seront pas comptabilisés pour la limitation.

ARTICLE 11 : VOTE ÉLECTRONIQUE

11.1- L’accord autorisant le recours au vote électronique

Aux termes de l’article L.2314-26 du Code du travail, l’élection du comité social et économique par vote électronique est décidée par un accord d'entreprise ou, à défaut, par l'employeur.

Un accord du 29 janvier 2019 a ouvert la possibilité de recourir au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

L’accord du 29 janvier 2019 est annexé au présent protocole.

À ce titre, les parties signataires du présent protocole conviennent de l’adoption du vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Il est entendu que le système de vote électronique est la modalité de vote unique à laquelle il sera recouru lors des élections au CSE de l’année 2019 pour tous les salariés de la Société XXX.

Ce système est donc exclusif de toute autre modalité de vote, à bulletins secrets ou par correspondance.

11.2- Recours à un prestataire extérieur

Par application des articles L.2314-26 et R.2314-6 du Code du travail, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur.

C’est dans ce cadre que la société XXX, spécialisée dans l’organisation des élections professionnelles, a été choisie.

11.3- Information des salariés

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de son annexe.

La note sera envoyée au domicile de chaque électeur.

L'ensemble des salariés aura également accès aux explications nécessaires pour voter, et bénéficiera d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Un mode d'emploi du vote, décrivant les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

• Le Service Support, sera ouvert aux dates et heures d’ouverture du scrutin et jusqu’à l’heure de fermeture étant précisé que l'assistance est joignable à ses heures d'ouverture de 8H à 18H du lundi au vendredi. Il répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Une vidéo de démonstration du vote pourra être fournie aux services RH à la demande de ceux-ci. Les services RH auront le choix de diffuser ou non cette vidéo par les réseaux internes.

11.4- Cellule d'assistance technique

Conformément à l’article R.2314-10 du Code du travail, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'élection.

La Cellule d'assistance technique sera composée d'un représentant du Prestataire, et d'un représentant de la Direction.

Le représentant du prestataire sera chargé de veiller au bon fonctionnement informatique du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

La cellule d’assistance technique a notamment pour mission de paramétrer le système de vote, d’organiser et d’animer les séances de contrôle des données antérieures à l’ouverture des votes.

Ces séances ont lieu en présence des bureaux de vote, des représentants des listes électorales, des observateurs.

5. - Observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de l'élection.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

• Les listes électorales,

• Les listes de candidats,

• Les professions de foi des listes de candidats,

• Les listes des membres des Bureaux de vote,

• Les dates et horaires des scrutins.

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'élection :

• Un représentant par organisation syndicale ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats, à condition que ce ou ces représentants soient désignés parmi les électeurs de l’entreprise,

• Pour le second tour le cas échéant, un représentant de chaque liste « libre » ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats à condition que ce ou ces représentants soient désignés parmi les électeurs de l’entreprise.

6. - Bureaux de vote et commission de surveillance

Un bureau de vote unique à tous les collèges composé d'un président et d'au moins deux assesseurs sera constitué.

Dans la mesure du possible, les mêmes Bureaux de vote siègeront pour chaque tour de scrutin.

Seul un électeur pourra être membre d'un Bureau de vote.

À défaut d’électeur volontaire, chaque Bureau de vote sera composé des deux électeurs les plus âgés et de l'électeur le plus jeune concernés acceptant d'être membres du Bureau de vote et présents sur le lieu du scrutin, la présidence revenant au plus âgé.

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

L’identité de chaque membre des bureaux de vote sera enregistrée dans le système de vote.

La composition de chaque bureau de vote sera publiée sur le site de vote électronique et pourra être consultée par les électeurs.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote et de deux représentants de la Direction des ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction des ressources Humaines peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

11.7- Gestion des clés de déchiffrement

11.7.1 Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre des Bureau(x) de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées de manière automatique et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins (cf. annexe décrivant le déroulement détaillé des opérations électorales).

Chaque clé sera éditée au cours de la cérémonie de scellement et sera remise en même temps, au détenteur correspondant. Il pourra être décidé par les membres présents lors de cette cérémonie d’écrire sur un papier les mots de passe définis par chaque détenteur, et de les conserver dans une enveloppe fermée. De même, les clés de chiffrement stockées sur les périphériques USB pourront être conservées dans plusieurs enveloppes fermées. Cela reste à définir par le client et les membres qui seront présents au cours de la cérémonie. A aucun moment le prestataire n’a accès à ces clés de chiffrements matérialisées par un fichier zip, qui seront téléchargé sur l’ordinateur du client au cours de la cérémonie de scellement.

11.7.2 Utilisation des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le déverrouillage de la plateforme et accéder au dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, aucune récupération n’est possible. Il conviendra d’organiser de nouvelles élections.

Aucune copie des clés de chiffrement n’est conservée sur la plateforme ou chez le prestataire XXXX.

11.7.3- Accès au site de vote

A/ Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres des Bureau(x) de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.

Ils seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

L'identifiant personnel fourni à chaque utilisateur ne sera valable que pour l'élection. De nouveaux identifiants sont générés en cas de second tour.

Les droits d'utilisation du Système de vote pendant les opérations électorales dépendront du ou des rôles de chaque utilisateur, des étapes du processus électoral et des termes du présent protocole - notamment pour ce qui concerne l'accès aux informations réservées aux membres des Bureau(x) de vote ou aux observateurs.

Les fonctions de vote ne seront accessibles qu'aux électeurs. Afin d'assurer la sécurité du vote, ceux-ci devront utiliser, outre leur identifiant personnel, un mot de passe individuel fourni par le Prestataire pour valider leur vote ainsi qu’un code challenge, dans le cas présent, la date de naissance de l’électeur.

B/ Transmission des identifiants et des mots de passe

Procédure standard

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés sur un même courrier aux domiciles des titulaires.

L'électeur se connecte au site de vote à l’aide de son identifiant et sa date de naissance, le mot de passe lui permettant de valider son vote.

Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon la procédure de secours décrite ci-après :

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.

La procédure a pour effet :

• l'utilisateur est électeur, de lui adresser un nouvel identifiant (l’identifiant précédent devenant alors inutilisable) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;

La procédure assure la confidentialité de l'envoi. A la fin de la procédure de récupération les codes sont affichés dans une nouvelle fenêtre, à l’écran, mais pas envoyés par mail.

Toute régénération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), l'adresse mail ou le numéro de téléphone mobile ou fixe utilisé, la date et l'heure de l'envoi.

11.8- Expression du vote

Tout électeur disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourra voter par voie électronique à partir de tout ordinateur ou terminal (smartphone type IPhone, BlackBerry, Androïd, Windows phone ou tablette) connecté à Internet, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote.

Pendant la période de vote, les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin seront affichées sur le site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

À l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Un vote électronique nul n’existe pas, si l’électeur essaye de raturer tous les noms de la liste sélectionnée, un message d’erreur lui indiquera que cette action est impossible. Cette action reviendrait à voter blanc, cette option est présente sur chaque bulletin de vote électronique.

ARTICLE 12 : DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX

12.1 Procédure de dépouillement

Le dépouillement de l’urne électronique aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des Observateurs éventuels et de la Direction des ressources Humaines, selon les modalités décrites en annexe.

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la lecture des résultats scrutin par scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

12.2 Signature et envoi des procès-verbaux

Les listes électorales seront signées par l’ensemble des membres du bureau de vote concerné.

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la Société dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Une copie des procès-verbaux sera communiquée aux organisations syndicales qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins, ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du présent protocole d’accord, dans les quinze jours suivant la proclamation des résultats.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel de la Société par voie d’affichage.

ARTICLE 13 : FORMALITES

13.1- Accès aux données personnelles

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote électronique pourront faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

13.2- Conservation et destruction des fichiers supports

Le prestataire conservera les données relatives à l’élection jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours calendaires après le dépouillement du scrutin) et si une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

13.3 – Obligation RGPD

Une fiche de registre concernant le traitement des données personnelles et individuelles est réalisée conformément à la réglementation en vigueur dans le cadre de ce process électoral.

ARTICLE 14 : INDIVISIBILITE DU PROTOCOLE

Le présent protocole constitue un tout indivisible dont la validité est soumise aux conditions des articles L.2314-6 du Code du travail impliquant sa signature par une majorité en nombre et en suffrages des organisations syndicales. En cas de modification du nombre de collèges : unanimité des OSR est nécessaire (C. trav., art. L. 2314-12).

À défaut d’obtenir cette double majorité, ou en cas d’annulation judiciaire du protocole, toutes les dispositions du protocole seront réputées non écrites et ne pourront être invoquées par aucune des parties.

De manière générale, en cas de non-application du présent protocole, toutes les dispositions accordant notamment des droits supplémentaires aux dispositions légales seront réputées non écrites et ne pourront être invoquées par aucune des parties.

ARTICLE 15 : ANNEXES DU PROTOCOLE

Le présent protocole comporte en annexes :

• L’accord du XXX relative aux modalités d'organisation par vote électronique des élections des membres du CSE de la Société XXX ;

• la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales

ARTICLE 16 : DUREE DU PROTOCOLE ET FORMALITES

Le présent protocole est conclu pour les seules élections des membres de la délégation du personnel du CSE qui se dérouleront au mois de XXX.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.

Un exemplaire original sera transmis par la Direction des ressources humaines de la Société à l'inspection du travail du siège de l’entreprise.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur l'intranet de la Société.

En 7 exemplaires, un pour chaque partie, et trois pour les formalités de dépôt.

Fait à XX, le XXX

Pour la Direction de la Société XXX.:

Pour les organisations syndicales représentatives

ANNEXES :

• 1/ L’accord du XXX relative aux modalités d'organisation par vote électronique des élections des membres du CSE de la Société XXX ;

2/ Description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales