Entre les soussignés

La Société CASE France NSO

dont le siège social se trouve 16-18 rue des Rochettes , 91150 MORIGNY-CHAMPIGNY

dont le code APE est : 4663Z

dont le numéro de SIRET est : 388 934 895 00151

représentée par ______________________, Responsable des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

d'une part,

- le syndicat représentatif BATI-MAT-TP C.F.T.C.

représenté par __________________________, Délégué syndical, dûment habilité,

d’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord détermine les conditions de mise en place du droit à la déconnexion au sein de CASE France NSO.

Cet accord de droit à la déconnexion a pour principal objectif d’améliorer la qualité de vie au travail en permettant notamment d'assurer le respect des temps de repos et de congé des salariés et de favoriser l’équilibre de leur vie personnelle et familiale avec leurs contraintes professionnelles.

Au-delà de ce strict droit, cet accord a pour ambition de développer des pratiques garantissant un usage équilibré et raisonné des outils numériques professionnels.

Les technologies de l’information et de la communication (TIC) font partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Ces outils permettent notamment une connexion à l’entreprise à tout moment et en tout lieu.

Si elles favorisent la flexibilité, l’efficacité du travail et le lien social, en facilitant les échanges et l’accès à l’information, elles doivent toutefois être utilisées raisonnablement et dans le respect des personnes et de leur vie privée.

Le présent accord vise à promouvoir une bonne utilisation des technologies de l'information et de la communication au service de l’efficacité des échanges et dans le respect de la vie privée et de la santé des collaborateurs.

Les parties signataires ont choisi des mesures pragmatiques et réalistes avec le souci de se doter progressivement de moyens de contrôle de l’effectivité de ce droit.

L’attention des signataires a été de prendre en compte la réalité des organisations matricielles et transnationales et les nouvelles pratiques comme le télétravail.

Chacun doit arbitrer ses décisions de connexion en connaissance de cause dans un environnement attentif à promouvoir une vigilance collective.

Les réalités du travail d’aujourd’hui ne sont pas homogènes et il n’est pas pertinent d’imposer un modèle unique. L’accord doit toutefois fixer un cadre et des limites claires permettant à chacun de pouvoir sereinement s’y appuyer pour préserver son équilibre de vie et permettre à l’entreprise de préserver son efficacité opérationnelle.

Cet accord a pour vocation de vivre au travers des commissions de suivi et de suivre le rythme de l’évolution technologique des outils de travail.

Ce dispositif est conclu dans le cadre des dispositions de l’alinéa 7 de l’article L. 2242-17 du Code du travail.

Chapitre 1 : Cadre général de la connexion et déconnexion au travail

1.1. Définitions

1.1.1. Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion est défini comme le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

1.1.2. Les outils numériques

Les outils numériques sont :

• Des outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…) ;

• Des outils numériques dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet, extranet, conférence téléphonique…) qui permettent d’être joignable à distance.

1.1.3. Le temps de travail

Le temps de travail est défini comme la plage horaire de travail du salarié durant laquelle il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires à l’exception des temps de repos quotidien, des congés payés, des jours fériés et des jours de repos, des congés exceptionnels, des temps d’absences autorisées pour quelque nature que ce soit (absence pour maladie, accident du travail, maternité, paternité).

Les parties conviennent d’encadrer le droit à la déconnexion sur la plage horaire de 20 heures à 7 heures (Heures GMT) pour les jours travaillés. Cette plage couvre aujourd’hui globalement les besoins liés à notre activité et à notre organisation.

Il est entendu que les salariés doivent disposer d’un temps suffisant pour une pause repas qui se déroule dans des conditions satisfaisantes, habituellement sur la période comprise entre 12h et 13h30.

Tout salarié doit bénéficier d'une période de repos quotidien entre deux journées de travail. La durée légale de repos est d'au moins 11 heures consécutives.

Ces bornes fixent les limites où le contrôle du droit à la déconnexion sera observé en sollicitant le département informatique pour avoir des données de suivi. Il ne s’agit pas de modifier ici la durée du travail et les horaires de travail applicables à chaque catégorie de personnel mais de fixer la plage horaire sur laquelle s’étalonne la présence de la majorité des salariés.

1.2. Lien entre droit à la déconnexion et qualité de vie au travail (QVT)

Les actions d’amélioration de la QVT sont très nombreuses. Les élus et la direction ont fait le choix de définir un ensemble de thématiques à négocier de façon spécifique. Ainsi, le droit à la déconnexion a été retenu comme un thème à part entière de la QVT et c’est pourquoi il fait l’objet du présent accord spécifique.

Il est précisé que ce droit à la déconnexion s’applique à l’ensemble des modalités d’organisation du travail notamment au télétravail.

Chapitre 2 : Une responsabilité commune

2.1. Rôle et responsabilités de chacun

Le dialogue avec le management ou les collègues devra pouvoir s’engager chaque fois que nécessaire pour préserver les enjeux personnels et professionnels.

L’entreprise devra être garante du respect du droit à la déconnexion pour tous les salariés de l’entreprise quel que soit leur statut et leur fonction. L’entreprise sera actrice de ce droit à la déconnexion et prendra les mesures nécessaires en cas de non-respect des engagements pris dans le présent accord.

Le manager a une double responsabilité en matière de préservation du droit à la déconnexion. C’est un droit qui le concerne en tant que salarié. C’est aussi un droit qu’il doit protéger auprès des salariés de son équipe et des collègues de travail avec lesquels il est en relation.

Son exemplarité dans ce domaine est un moyen important pour déployer et entretenir de bonnes pratiques.

Le manager doit aussi pouvoir s’appuyer sur une co-responsabilité de ses équipes et de son environnement de travail.

Ainsi, les managers s’abstiendront de contacter les membres de leur équipe en dehors de leurs horaires habituels de travail et plus globalement en dehors de la plage fixée à l’article 1 ci-dessus.

Cette vigilance de séparation de la vie personnelle et professionnelle, s’applique également de façon stricte pour les temps de repos quotidien, les congés payés, les jours fériés et les jours de repos, les congés exceptionnels, les temps d’absences autorisées pour quelque nature que ce soit (absence pour maladie, accident du travail, maternité, paternité).

Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone (professionnel ou personnel) en dehors des horaires de travail ne peut être que très exceptionnel et doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause. Il en est de même pour les réunions que celles-ci se déroulent sous mode présentiel ou distanciel.

Les managers auront pour responsabilité de rappeler ces règles lors de l’intégration de tout nouveau membre de leur équipe. En cas de besoin, ces règles et leurs conditions d’application seront rappelées dans le cadre des entretiens individuels à l’initiative du manager ou de son collaborateur.

Compte tenu de notre organisation, certains salariés sont rattachés à des managers étrangers non présents sur le sol français. Le Responsable RH sera informé et sollicité pour sensibiliser ces managers et réguler ce droit en cas de besoin.

Les salariés seront invités à agir de façon cohérente en préservant les droits à la déconnexion des autres salariés du groupe tout en préservant leur propre équilibre de vie.

Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail. Il en est de même si éventuellement il était amené à recevoir des appels ou messages téléphoniques professionnels (que ce soit sur un téléphone professionnel ou personnel) pendant les temps de repos quotidien, les congés payés, les jours fériés et les jours de repos, les congés exceptionnels, les temps d’absences autorisées pour quelque nature que ce soit (absence pour maladie, accident du travail, maternité, paternité).

Ces dispositions concernent également les autres outils de communication tels que Teams, WhatsApp ou toute autre application informatique permettant les communications. Une bonne pratique peut consister à désactiver la notification « push » d’alerte instantanée lors de la réception de courriels/mails.

Ainsi, et dans une situation critique nécessitant une réponse immédiate, il est recommandé de privilégier un appel téléphonique ou l’envoi d’un SMS.

Aucun salarié ne pourra donc être sanctionné pour n’avoir pas répondu à une sollicitation pendant son temps de déconnexion.

2.2. Vigilance particulière

2.2.1. Forfait jours

Les salariés en forfait jours utiliseront l’opportunité des entretiens de charge de travail et des points de suivi définis avec leur manager afin de faire un point régulier concernant l’amplitude des journées de travail et du temps de déconnexion conformes aux attentes du poste et aux dispositions du présent accord.

A l’occasion de la signature du présent accord, les parties conviennent d’ajouter dans la trame de l’entretien charge de travail une partie spécifiquement dédiée au droit à la déconnexion. Pour information, la nouvelle version de cet entretien de charge de travail est présentée en Annexe 1.

A l’occasion de la signature du présent accord une campagne de sensibilisation à destination des managers et des collaborateurs sera mise en place avec l’objectif de réaffirmer l’utilité, l’importance et le caractère obligatoire de cet entretien. Cette communication sera effectuée parallèlement à la communication relative aux entretiens de feedback PMP.

2.2.2 Salariés dont l’emploi nécessite une période d’astreinte

Le droit à la déconnexion ne s’applique pas aux périodes d’astreintes.

2.2.3. Situation critique

Toute situation de danger grave ou imminent qui pourrait exposer l’intégrité physique d’un ou plusieurs salariés, la population à proximité de nos sites ou les moyens et l’activité de l’entreprise rendant dangereux ou impossible la reprise du travail pourra faire l’objet d’échange entre les personnes ayant l’autorité et les compétences pour agir en dehors des périodes prévues au 1.1.3. « Le temps de travail ». Cette possibilité s’imposera d’office en cas d’accident ou de sinistre.

2.2.4.. Rappel sur les dispositions relatives au repos

Les dispositions du présent accord ne remettent pas en cause les limites légales et conventionnelles de repos quotidien et hebdomadaire. Il est ainsi rappelé que la durée minimale de repos quotidien ne peut être inférieure à 11 heures consécutives, la durée de repos hebdomadaire étant quant à elle fixée à 35 heures consécutives.

Chapitre 3 : Actions d’information et de sensibilisation sur le droit à la déconnexion

Des actions d’accompagnement seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Ces actions pourront prendre différentes formes et seront déployées plus spécifiquement à l’occasion de l’intégration dans l’entreprise et lors d’une prise de fonction managériale.

Des supports d’information seront mis en place lors de la phase de déploiement du présent accord. Une attention particulière sera portée à la sensibilisation du management sur le droit à la déconnexion et le contenu du présent accord leur sera présenté. Une note d’information spécifique à l’attention des managers sera diffusée une fois que le présent accord sera déposé. Cette note sera présentée aux Organisations Syndicales signataires avant sa diffusion.

En complément, des besoins individuels de formation pourront être formulés par les managers et/ou les salariés. Ces actions de formation pourront concerner plus spécifiquement la gestion du temps et des priorités, la maitrise des outils numériques si ces formations peuvent avoir un impact favorable au niveau de la préservation du droit à la déconnexion. Ces actions de formations rentreront dans les axes prioritaires du plan de développement des compétences.

L’ensemble des mesures d’accompagnement mises en œuvre pourront s’adapter et s’enrichir en fonction des retours de terrain et de l’évolution des indicateurs de suivi.

Les managers seront chargés de sensibiliser sur le droit à la déconnexion les prestataires, fournisseurs, concessionnaires, clients, intérimaires avec lesquels leurs équipes travaillent au quotidien.

Chapitre 4 : Autres dispositifs visant à assurer l’efficacité du droit à la déconnexion

L’utilisation responsable des outils numériques professionnels permet à la fois d’agir en accord avec le droit à la déconnexion mais permet aussi d’assurer une meilleure performance des échanges. Les signataires mettent toutefois en avant l’enjeu de préserver une communication qui maintient le lien social, l’enjeu collaboratif et plus généralement la convivialité.

Les dispositifs ci-après visent à assurer l’efficacité du droit à la déconnexion.

4.1. Charte

Une charte pour le bon usage des mails en entreprise sera mise en place et déployée sur tous les sites de CASE France NSO. La charte sera nommée « charte du bon usage des outils numériques » (Annexe 2).

Les points ci-dessous seront notamment mis en avant :

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est notamment recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions « Cc » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

De plus, il est également recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ou personnel si le salarié a transmis son numéro et accepte d’être contacté sur ce dernier ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Activer le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Respecter les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

4.2. Avertissements liés à la messagerie électronique

A la date de signature du présent accord, une solution technique permettant l’apparition à l’écran d’un message aux salariés qui enverraient un courrier électronique durant la plage horaire de déconnexion est encore à l’étude par la société CASE France NSO.

Cette solution technique aurait l’objet suivant : durant le temps de déconnexion défini à l’article 1.1.3, à savoir entre 20 heures et 7 heures et durant les week-ends et congés, les salariés rattachés à CASE France NSO verraient un message apparaître à l'écran s’ils envoient un courrier électronique durant la plage horaire de déconnexion.

Le message informatif rappellerait le droit à la déconnexion et préciserait que les destinataires n’ont pas l’obligation de répondre pendant la période de déconnexion en dehors des situations prévues à l’article 2.1.5 « situation critique ».

Il est d’ores et déjà convenu entre les parties que si la société CASE France NSO venait à valider la mise en œuvre de cette solution d’alerte avant la fin de validité du présent accord, les parties se rencontreront afin de négocier un avenant au présent accord.

4.3. Indicateurs de suivi du droit à la déconnexion

A la date de signature du présent accord, le dispositif de vigilance tel que décrit ci-dessous est encore à l’étude par la société CASE France NSO.

Ce dispositif de vigilance consisterait à mettre en place des indicateurs trimestriels de suivi des flux de connexions en dehors de la plage horaire de 7 heures à 20 heures et le week-end.

Ces indicateurs de suivi seraient communiqués au Responsable RH. Ils seront communiqués également aux signataires du présent accord sous format non nominatif.

Il est d’ores et déjà convenu entre les parties que si la société CASE France NSO venait à valider la mise en œuvre de ce dispositif de vigilance avant la fin de validité du présent accord, les parties se rencontreront afin de négocier un avenant au présent accord.

4.4 Processus d’alerte et surveillance par l’entreprise

En cas de non-respect du droit à la déconnexion et de dialogue infructueux avec son manager (N+1), le salarié pourra avoir recours au N+2 et aux Ressources Humaines et/ou aux différents acteurs de prévention (services de santé au travail, assistante sociale…) et/ou aux représentants du personnel. Des actions de prévention adaptées seront déployées et suivies par le manager N+2 et les Ressources Humaines.

Le CSE sera informé de la situation et impliqué dans la détermination des actions de prévention. Il sera également informé et impliqué dans les actions de suivi.

Si la pratique de sur-connexion concerne le périmètre d’un manager étranger, le Responsable RH de segment concerné sera informé et impliqué dans le plan d’action correctif.

Chapitre 5 : Suivi de l’accord

Il est institué, au niveau de l'entreprise, une Commission de suivi, composée de deux représentants de la Direction et de trois représentants du personnel.

Celle-ci se réunira une 1^ère fois 6 mois après la signature de l’accord puis chaque année, dès que le bilan annuel évoqué ci-dessous sera consolidé ou à la demande des signataires.

A l’occasion de la réunion de commission annuelle, un bilan de l'application de l'accord sera fait et les situations de dérives collectives et/ou individuelles identifiées au niveau des CSE seront présentés à la commission.

Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées de pratique ou des suggestions intéressantes pour renforcer l’effectivité du droit à la déconnexion, les signataires en feront l’analyse et détermineront les actions d’amélioration à proposer et à engager sous réserve de leur faisabilité.

Si besoin, il sera fait un avenant au présent accord aux conditions fixées au chapitre 9 « formalités de dépôt et de publicité » concernant la procédure de révision.

Chapitre 6 : Durée et date d’entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Il prendra effet dès le lendemain du dépôt auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) compétente.

Conformément à l’article L.2222-4 du Code du travail les dispositions cesseront automatiquement et de plein droit trois ans après sa date de prise d’effet.

Chapitre 7 : Révision

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• Une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives et signataires ou adhérentes de cet accord.

• Une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives et non signataire de cet accord.

Les demandes de révision du présent accord doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

L’avenant de révision sera alors conclu dans le respect des conditions de validité des accords collectifs d’entreprise.

Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie.

Chapitre 8- Rendez-vous

En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible d'impacter significativement ou de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de deux mois après la parution de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.

Chapitre 9 : Formalités de dépôt et de publicité

La Direction de l’entreprise s’engage à accomplir, dès la signature du présent accord les démarches suivantes :

• Procéder aux formalités de dépôt du présent accord sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail ; 

• Déposer un exemplaire du présent accord auprès du greffe du Conseil de Prud'hommes compétent ;

• Remettre un exemplaire du présent accord aux Représentants du Personnel, aux signataires et notifier le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Fait à Morigny-Champigny, le 29 novembre 2022 en 4 exemplaires.

Pour la société CASE France NSO

_____________________________

Pour l’organisation syndicale BATI-MAT-TP CFTC

____________________________

Annexe 1 : Entretien de charge de travail

COMPLEMENT ENTRETIEN – Feedback PMP

FORFAIT JOUR

Nom et Prénom du collaborateur :		Matricule :
Intitulé de poste :		Depuis le :
Nom et Prénom du Manager :

Comment qualifieriez-vous la répartition de votre charge de travail sur l’année écoulée ?

Très satisfaisante	Satisfaisante	Peu satisfaisante	Pas satisfaisante

Observations :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Comment qualifieriez-vous l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle ?

Très satisfaisant	Satisfaisant	Peu satisfaisant	Pas satisfaisant

Observations :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Comment jugeriez-vous l’exercice de votre droit à la déconnexion au sein de l’entreprise ?

Très satisfaisant	Satisfaisant	Peu satisfaisant	Pas satisfaisant

Observations :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Pour les salariés en télétravail au cours de l’année écoulée

Comment qualifieriez-vous l’impact de ce mode de travail sur votre équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle ?

Très satisfaisant	Satisfaisant	Peu satisfaisant	Pas satisfaisant

Observations :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Selon vous, comment pourrions-nous améliorer l’organisation de vos activités / missions au sein de l’entreprise au regard de la charge de travail, de l’équilibre vie professionnelle / personnelle et du droit à la déconnexion ?

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Considérez-vous que votre rémunération est en adéquation avec les responsabilités/missions/tâches qui vous sont confiées ?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

Date :

Signature du Collaborateur Signature du Manager

Signature et commentaires éventuels du N+2 :

Annexe 2 : Charte du bon usage des outils numériques

La présente charte a pour ambition de proposer un cadre déontologique pour sensibiliser et responsabiliser chaque utilisateur afin de s'assurer du respect du "droit à la déconnexion" de tous les acteurs de l’entreprise. Elle n'est pas conçue pour restreindre l'emploi d'outils devenus indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise, mais pour nous inciter à améliorer nos pratiques.   ENVOI/REPONSE MESSAGE

• Sortez du virtuel : Favorisez les conversations avec vos collègues (face à face, téléphone…) et instaurez une relation bidirectionnelle, co-responsable et de confiance. • Bannissez le mail à « la terre entière » : Bien viser sa cible en insérant dans le champ « A » les destinataires directement concernés par une action requise, dans le champ « Cc » 1 les interlocuteurs indirectement concernés pour une simple information. Limitez l’utilisation du « Répondre à tous » et ne sélectionnez que les interlocuteurs nécessaires de la liste de diffusion de l’expéditeur pour les points soulevés dans la réponse. • Prenez le temps d’attendre lorsque vous utilisez l’e-mail pour exprimer une réaction « à chaud » (langage familier, utilisation des majuscules, contenus non maîtrisés) : Assurez-vous qu’il n’y a pas d’autre moyen efficace de communiquer, laissez « reposer » votre mail quelque temps, puis revenez dessus pour voir si vous ne regretteriez pas de l’avoir envoyé. • Interrogez-vous sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message : Envoyez pendant les heures et les périodes habituelles de travail. • Ne sollicitez pas de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire. Si nécessaire, indiquer des échéances raisonnables. • Respectez les périodes de repos de tous les acteurs de l’entreprise.

CONTENU DU MESSAGE

• Allez à l’essentiel, soyez bref : Ne faites pas de mail trop long. Les mails ne sont pas un moyen de discussion, utilisez un moyen de communication plus approprié. • Indiquez un objet du message explicite : Un objet clair et concis met en évidence le contenu et facilite l’archivage. Indiquez également dans l’objet si le mail est urgent. • Soignez vos e-mails : Utilisez un ton adapté et les formules de politesse utiles (exemple : bonjour, s’il vous plaît, merci, etc…) afin de maintenir des échanges courtois. Signez vos e-mails en respectant la charte graphique applicable. N’utilisez pas plus de 3 couleurs dans le corps du mail pour l’assimilation des éléments importants. • Allégez votre boîte-mail et celle des autres : Evitez les pièces-jointes trop volumineuses pour éviter la saturation des boîtes de réception et privilégiez les solutions collaboratives comme les applications de gestion documentaire collaborative (réseau partagé, « sharepoint ») ainsi que les outils de partage et d’interaction (Teams, visioconférence). • Ayez un comportement constructif et positif dans les échanges de mail.

RECEPTION DU MESSAGE

• Gérez votre boîte mail pendant vos absences : En cas d’absence, activez votre « gestionnaire d’absence du bureau » afin que vos correspondants puissent adapter leur communication si nécessaire et indiquez les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence. • Sachez « déconnecter » : Limitez le nombre d’interruptions par l’arrivée de mails dans votre travail en préférant définir chaque jour des plages horaires pour consulter vos e-mails. Vous pouvez également couper les alertes d’arrivée des emails (notification « push »).

Annexe 3 - Adoptez désormais l’e-mail attitude ! Vous trouverez ci-après 3 recommandations :

1/ Comment activer le gestionnaire d’absence du bureau :

Sur Outlook, cliquez sur « fichier », puis « réponses automatiques »

2/ Comment différer l’envoi d’un email

Cocher « ne pas envoyer avant » et renseigner la date et l’heure.

3/ Comment activer la mise en forme conditionnelle, permettant de dissocier par un code couleur les mails dont vous êtes directement destinataire et ceux pour lesquels vous êtes en copie :

Ajoutez des règles en définissant la police et les conditions (dans l’exemple, en violet quand je suis le seul destinataire) :

• Par exemple en bleu quand je suis en copie :

• Par exemple en italique semi-gras quand je fais partie de plusieurs destinataires :

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1. * Savez-vous ce que signifie « Cc » ? En anglais, cela signifie « carbon copy ». C’est un héritage du monde papier lorsque l’on demandait à sa secrétaire de taper une lettre en 3 exemplaires, celle-ci insérait un papier carbone entre les feuilles de papier de sa machine à écrire pour créer les copies requises.

   Et « Cci » ? En anglais, cela signifie « Carbon copy Invisible ».↩