ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL OCCASIONNEL

Entre

La Direction de PRAYON représentée par d’une part

Les trois Organisations Syndicales représentées au sein de PRAYON, à savoir

CFDT représentée par,

CGT représentée par ,

UNSA représentée par

Dûment mandatés pour négocier d’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre des dispositions des ordonnances du 22 septembre 2017 consacrées au télétravail, de la loi du 22 mars 2012 et des négociations sur la qualité de vie au travail, une démarche sur la mise en place du télétravail avait été ouverte en 2019 au sein de l’entreprise.

Le télétravail pour le personnel cadre, avenant 3 de la Convention collective Nationale avait été défini dans le cadre d’une charte mise en place au sein du Groupe Prayon, depuis 2019.

A l’occasion des Négociation Annuelles Obligatoires de 2020, la demande a été présentée par les organisation syndicales d’ouvrir une négociation pour cette thématique.

C’est dans ce cadre que les parties se sont rencontrées à plusieurs reprises afin de définir les contours de la mise en œuvre du télétravail occasionnel au sein du site des Roches de Prayon.

A ce titre, elles rappellent que le télétravail est mis en œuvre de manière volontaire à la demande du salarié sauf en cas de circonstances exceptionnelles prévues par le Code du travail.

Il doit être considéré comme un outil d’amélioration de la qualité de vie au travail.

Il doit pouvoir contribuer à une meilleure conciliation de la vie professionnelle et de la vie privée.

Dans le cadre de la responsabilité sociétale de l’entreprise, ce doit être un moyen de participer au développement durable, en réduisant le nombre de déplacements automobiles.

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en place du télétravail occasionnel ainsi que les modalités de mise en œuvre du dispositif.

Article 1 - Champ d’application

Le présent accord s’applique aux membres du personnel Prayon.

(hors salariés en alternance ou en apprentissage et stagiaires).

Article 2 - Définition du télétravail

Il est rappelé que le télétravail est une forme d’organisation et de réalisation du travail dans laquelle le salarié est amené à exécuter son activité professionnelle qui aurait également pu être exécutée dans les locaux de Prayon et qui est effectuée, de façon volontaire, hors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication, conformément à l'article L. 1222-9 du Code du travail.

Il repose sur deux piliers essentiels : l’autonomie du salarié dans son poste et la confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique.

On entend par « télétravailleur » le membre du personnel qui effectue le télétravail.

Le présent accord permet d'encadrer le télétravailleur et sa hiérarchie en clarifiant :

• le concept du télétravail occasionnel,

• la manière dont il est d'application chez Prayon,

• la procédure d'accès à ce mode de travail.

Il détermine également les droits et devoirs de chaque acteur afin que la pratique du télétravail soit bénéfique tant pour ses utilisateurs que pour Prayon.

Il est précisé que les salariés nomades qui utilisent les technologies numériques pour travailler depuis n’importe quel lieu, ou dans le prolongement immédiat d’un déplacement professionnel ne sont pas considérés comme effectuant du télétravail de façon habituelle. Ils ne sont donc pas concernés par les dispositions du présent accord.

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur.

Article 3 - Conditions d’éligibilité au télétravail

Pour pouvoir être éligible à un passage en télétravail, le salarié doit occuper un poste compatible avec ce mode d’organisation du travail.

Le candidat télétravailleur doit remplir quatre critères définis et convenus dans le cadre de cet accord :

Critère 1 : l’organisation du service ou du département

Le télétravail doit être compatible avec les besoins des clients internes et/ou externes, l'organisation opérationnelle du travail, la continuité des activités et la qualité des prestations du service ou du département.

L’activité en télétravail du télétravailleur ne doit pas avoir de répercussion sur l’organisation du service ou du département, ni engendrer un report des missions du télétravailleur sur d’autres collègues du service ou du département.

Critère 2 : la nature de la fonction

Le travail à distance doit être compatible avec certaines finalités de la fonction (cf. définition de fonction). En ce sens, la quantité des tâches qui se prêtent au télétravail doit être suffisante pour être traitée pendant la période de télétravail.

Le télétravail est donc difficilement concevable pour les fonctions qui impliquent :

• des contacts permanents directs avec d'autres personnes sur le lieu de travail ;

• des missions d’accueil ou d’encadrement des visiteurs, des salariés, des prestataires extérieurs, ou des fournisseurs

• des missions de réception, expédition ou mise en stock des matières premières, matériaux, fournitures ou produits finis

• une présence indispensable liée à l'utilisation d'un matériel spécifique ;

• que le travail soit réalisé dans le périmètre des locaux de Prayon ;

• l'utilisation de logiciels ou dossiers non disponibles sous format électronique qui sont nécessaires à l'accomplissement des tâches.

Critère 3 : les aptitudes personnelles

Le candidat télétravailleur doit être autonome pour réaliser ses tâches et bénéficier d'une expertise technique suffisante pour travailler seul. Il doit suffisamment maîtriser son activité et son environnement de travail afin de ne pas sursolliciter ses collègues ou hiérarchie, du fait de son éloignement du site.

Il doit être organisé, discipliné, capable de tenir les objectifs fixés et tenir un rythme de travail constant sans la nécessité d'une supervision.

Il doit également être capable de communiquer efficacement à distance et utiliser aisément les nouvelles technologies de travail à distance

Critère 4 : l'environnement de travail à domicile

Le candidat télétravailleur doit disposer à son domicile d'un environnement de travail adéquat qui soit en ligne avec les recommandations de l'entreprise en matière de sécurité et d'ergonomie : un lieu dédié au télétravail qui permette de réaliser sa mission dans de bonnes conditions de concentration, d’installation du matériel et garantir la préservation de la séparation cadre de vie personnelle – de la bonne exécution de son activité professionnelle.

L’espace doit faire l’objet d’une attention particulière pour permettre l’exécution de la prestation de travail dans de bonnes conditions d’hygiène, de sécurité et d’ergonomie

Afin d'aider le télétravailleur à évaluer s'il bénéficie d'un espace de travail adapté pour exercer le télétravail, Prayon met à la disposition du candidat télétravailleur une checklist des éléments à prendre en considération dans l'évaluation de l’espace de travail à distance : « ANNEXE – Le bien-être en télétravail : check-list des éléments à prendre en considération »

L’espace de télétravail doit également être équipé d’une connexion internet haut débit. Prayon travaille pour permettre à toutes les personnes qui répondent aux critères ci-dessus d’avoir le matériel adéquat. Le respect des exigences en termes de protection de la sécurité IT est une condition sine qua non pour le télétravail.

Ces critères sont évalués par la hiérarchie afin de déterminer si ce mode de travail est adapté ou pas pour chaque situation individuelle. D'autres critères peuvent entrer en ligne de compte en fonction de l'organisation et du département concerné.

Le télétravailleur doit se mettre d’accord avec sa ligne hiérarchique pour déterminer s’il peut emmener chez lui des dossiers confidentiels.

Le télétravailleur garantit la confidentialité des données utilisées à son domicile dont il est responsable.

Le télétravailleur doit s’assurer de la conformité des installations électriques de son domicile affecté au télétravail, et certifier de cette conformité

A ce titre, le salarié fournira une attestation sur l'honneur dans laquelle il confirmera disposer d'un espace de travail dédié et adapté et en conformité avec les normes en vigueur et en particulier, électriques. Les éventuels frais de mise aux normes restent à la charge du télétravailleur.

Il devra également fournir une attestation de sa compagnie d'assurance qui permet de s'assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence au domicile pendant les journées de télétravail.

Ces attestations doivent être remises par le salarié au moment de sa demande de passage en télétravail. L’attestation d’assurance multirisque habitation devra être adressée a minima chaque année civile au service RH, ainsi qu’en cas de changement d’adresse ou d’assureur.

Le salarié s’engage à informer sans délai son responsable hiérarchique et la Direction des ressources humaines de toute suspension ou résiliation de sa police d’assurance habitation, ou de toute modification dans la configuration de l’espace de travail à son domicile. Dans l’un de ces cas, la mesure de télétravail sera suspendue, jusqu’à fourniture d’une nouvelle attestation valide.

Il est précisé qu'en cas de changement de domicile pour l’exercice du télétravail, les mêmes dispositions doivent être de nouveau remplies et justifiées.

Les circonstances et le lieu de télétravail doivent correspondre à des situations et conditions réelles de travail et ne doit pas être réalisé en dehors de la résidence principale di salarié.

Le télétravail occasionnel peut être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à l’initiative du salarié ou de la Direction notamment dans les cas suivants :

• Graves intempéries (neige, épisode caniculaire…),

• Pics de pollution mentionnés à l'article L. 223-1 du code de l'environnement

• Grève importante des transports publics,

• Pandémie,

• Catastrophe naturelle ou matérielle survenu dans les locaux de l’entreprise empêchant la réalisation de la prestation de travail sur site

Il est rappelé qu’en cas de circonstances exceptionnelles « notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés » (article L 1222-11 du code du travail). Dans cette hypothèse, le télétravail peut donc être imposé par l’entreprise, par dérogation au principe de double volontariat. Les salariés concernés en seront informés par tous moyens (email, sms, affichage…).

ARTICLE 4 - MODALITÉS PRATIQUES D'INITIALISATION DU TÉLÉTRAVAIL

La possibilité de faire du télétravail est évaluée par la hiérarchie et en fonction du respect des 4 critères cités ci-dessus.

La demande initiale de télétravail occasionnel doit être présentée 1 mois à l’avance, puis avec un délai de minimum 7 jours pour les demandes suivantes (sauf cas exceptionnels types épisodes météorologiques).

L’autorisation de télétravail est accordée sur base des descriptions de fonctions qui vont être adaptées dans ce sens et pour une durée à définir par la ligne hiérarchique et le collaborateur.

Le refus de télétravail pourra être motivé notamment par l’une des raisons suivantes :

• Incompatibilité de la mission

• Critères d’éligibilité non remplis à 100%

• Autonomie insuffisante

• Organisation du service non propice au télétravail. Celle -ci étant appréciée par le responsable hiérarchique.

En cas d’impossibilité d’accéder à l’ensemble des demandes de télétravail d’un même service, une priorité pourra être donnée selon les critères suivants :

• Temps de trajet domicile / lieu de travail supérieur à 1 heure par trajet 

• Salariés en situation de handicap.

• Ancienneté dans le poste

• Femmes enceintes

• Environnement de travail (ex: accès facilité ou non à un bureau individuel)

Il est rappelé que l’activité en télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel ni l’amplitude de travail effectif applicables lorsque le salarié effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

ARTICLE 5 – FREQUENCE DU TELETRAVAIL

Les employés peuvent introduire une demande de télétravail pour maximum 1 jour par semaine et 3 jours par mois pour un emploi à temps complet. Il n’y a pas de possibilité de report d’une semaine à l’autre.

ARTICLE 6 - HORAIRES DE TÉLÉTRAVAIL

Un jour de télétravail correspond conventionnellement à un jour de travail en entreprise. Le temps de travail forfaitaire est donc fixé à 7,60h (7h36mn) pour un jour entier.

Afin de simplifier la tâche du service Ressources Humaines qui devra gérer ces prestations dans les systèmes de gestion des temps (actuellement Kelio), les demandes de télétravail doivent se faire via l’outil de gestion des temps et des activités mis à disposition.

Les heures de travail prestées dans le cadre du télétravail au-delà des heures mentionnées ci-dessus ne donnent pas lieu à des heures de récupération à moins que ces prestations ne fassent l'objet d'un accord avec le N+1 et la Direction des Ressources Humaines et qu'elles puissent être justifiées par des arguments objectifs, et ce dans le respect des dispositions légales.

ARTICLE 7 - DEVOIR DE RÉSULTAT

La charge de travail et les critères de résultats appliqués en situation de télétravail sont équivalents à ceux exigés lorsque les prestations sont effectuées dans les locaux de Prayon.

Les modalités de feedback ou de contrôle (a posteriori) des tâches effectuées en télétravail sont laissées à la discrétion du N+1.

ARTICLE 8 - DISPONIBILITÉ ET COMMUNICATION

Le télétravailleur doit être joignable par voie téléphonique et/ou électronique durant les plages fixes de l'horaire variable.

Le télétravailleur n'active pas de réponse automatique d’absence du bureau (« out of office ») dans sa boîte mail Microsoft Outlook quand il travaille à distance et dévie son poste fixe vers son téléphone mobile ou fixe.

Il est rappelé que le télétravailleur s’engage à réaliser un récapitulatif régulier de ses réalisations suivant les modalités définies avec le responsable hiérarchique, à maintenir une communication efficace tant avec sa hiérarchie qu’avec ses collègues et plus largement ses interlocuteurs professionnels.

En cas d’impératif professionnel et à titre exceptionnel il pourra être demandé au télétravailleur à revenir sur le lieu de travail et d’annuler sa journée de télétravail, à la demande de son responsable hiérarchique. Le non-respect répété de ces engagements pourra conduire à la remise en cause du télétravail pour ce télétravailleur.

ARTICLE 9 - ASSURANCE ET ACCIDENT DU TRAVAIL

Les dispositions du Règlement intérieur de Prayon relatives aux accidents de travail sont d’application en situation de télétravail.

Le télétravailleur informe sans délai l'employeur en cas d'accident du travail et fournit à Prayon tout élément utile à la qualification de l'accident.

Le télétravailleur répondra à toute questions éventuelles pour permettre de prendre une décision quant à l’accident. De manière exceptionnelle une visite du lieu de l’accident pourra être demandée.

Le télétravailleur informe son assureur, auprès duquel il a souscrit une police d’assurance habitation pour le bâtiment dans lequel il effectue le télétravail, de l'exécution occasionnelle d'une activité professionnelle dans le bâtiment (si exigé par la compagnie d'assurance).

ARTICLE 10 - INCAPACITÉ DE TRAVAIL

Les dispositions du Règlement intérieur relatives aux absences et incapacités de travail sont d'application en situation de télétravail. Les règles et procédures relatives aux absences pour raisons médicales qui sont en vigueur dans les locaux de Prayon sont transposables dans le cadre du télétravail. Ainsi, le télétravailleur est tenu de prévenir ou faire prévenir sans délai l'employeur en cas de maladie survenue inopinément avant ou durant les prestations de télétravail.

ARTICLE 11 – INTERDICTION DE TELETRAVAIL

Le télétravail n’est pas autorisé pendant une incapacité de travail pour maladie ou accident de travail couverte par un arrêt de travail.

ARTICLE 12 - ÉQUIPEMENTS IT ET SUPPORT TECHNIQUE

Le télétravailleur utilise uniquement les équipements IT déjà fournis par Prayon dans le cadre de ses prestations dans les locaux de Prayon. Prayon ne fournit pas de matériel supplémentaire.

Le télétravailleur doit être équipé d'une connexion internet haut débit pour avoir recours au télétravail.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés et de les utiliser « en bon père de famille ». De son côté, l'employeur fournit et entretient les équipements informatiques nécessaires au télétravail.

Prayon fournit un service approprié d'appui technique. En cas de problèmes informatiques, le télétravailleur peut faire appel à ce service durant les heures normales auxquelles il est accessible. Ce service n'est pas compétent pour les questions et/ou problèmes de connectivité internet.

Le télétravailleur informe sans délai son N+1 en cas de panne d'un équipement ou de toute autre circonstance l'empêchant d'effectuer son travail à distance. Le cas échéant, il peut être demandé au télétravailleur de rejoindre les locaux de Prayon.

Au moment où le télétravail prend fin, le matériel fourni par Prayon doit être restitué.

ARTICLE 13 – INDEMNITES

Prayon paiera un montant de 2,30 € par journée de télétravail au titre des indemnités de télétravail. En revanche, le télétravailleur ne percevra pas l’indemnité journalière de déplacement prévue pour cette journée-là.

Cette indemnité couvre :

• Les frais liés à l’énergie (chauffage, éclairage, etc..)

• La consommation d’eau

ARTICLE 14 - CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DE L'INFORMATION

La sécurité de l'information est garantie à travers l'utilisation des équipements de Prayon en situation de télétravail.

Le télétravailleur est tenu d'appliquer les règles de l'entreprise relatives à la confidentialité et à la protection des données.

Il est demandé d’apporter une attention particulière à être en ordre de mises à jour de logiciels, d’antivirus, aux courriels de l’extérieur avec des liens ou des questions suspectes. La sécurité et la protection de notre environnement IT est cruciale pour la poursuite de notre activité.

Article 15 - Durée et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le 1^er janvier 2021.

Conformément aux dispositions de l’article L2231-5-1 du Code du Travail, le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale numérique prévue à cet effet en version anonymisée.

Article 16 – Modalités de révision et de dénonciation

16.1 Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

16.2 Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également à dépôt auprès de la DIRECCTE.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 17 - Dépôt de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Le présent accord sera déposé, par le représentant légal de l'entreprise :

• Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail (à titre informatif, à ce jour www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr)

• Au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Vienne en 1 exemplaire

Fait à Saint Clair du Rhône, le 12/10/2020

En 6 exemplaires dont un pour chaque partie.

LA DIRECTION LA CFDT LA CGT UNSA

ANNEXE – LE BIEN-ÊTRE EN TÉLÉTRAVAIL : CHECK-LIST DES ÉLÉMENTS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION

Lorsque le travail à domicile est envisagé, il est indispensable de tenir compte de toutes les questions liées à la santé et la sécurité au travail.

La check-list proposée ci-dessous permet au télétravailleur de prendre conscience des conditions de sécurité, de santé et de bien-être dans lesquelles doit s'exercer le télétravail. Cet outil lui permet également de réfléchir aux améliorations possibles afin que celui-ci soit effectué dans des conditions optimales.

Les éléments repris dans cette check-list peuvent être discutés avec le N+1 ou le service HSE

CHECK-LIST

Disposer, dans la mesure du possible, à domicile d'un espace dédié à ses activités professionnelles lorsque l'employé est en télétravail avec du mobilier de bureau comprenant, au minimum, une table de travail et un fauteuil de bonne qualité, adaptés à la taille du travailleur.

• L'environnement de travail à domicile ne doit présenter aucun risque d'accident. Il est nécessaire de prendre des mesures pour éviter les risques de chute, les risques liés aux installations/matériels électriques, les risques d'incendie, etc.

• Les télétravailleurs, tout comme les employés qui travaillent dans les locaux de l'entreprise, doivent posséder des détecteurs de fumée, des fournitures de premiers soins et d'autres mesures éventuelles pour assurer leur sécurité.

• L'éclairage du local de travail est satisfaisant : ce n'est ni trop, ni trop peu éclairé, il n'y a pas de reflet ni d’éblouissement (par le soleil ou les luminaires), pas d'ombre ou d’éclairage de jour important.

• L’environnement est calme, sans distractions ou inconforts liés au bruit. Exemple : trafic, téléphone, conversations, activités domestiques, ...

• La température ambiante est correcte, l'air est sain et régulièrement renouvelé. Il est recommandé aux fumeurs de fumer en dehors du local de travail.

AUTRES ÉLÉMENTS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION :

• « Penser » à s'octroyer des pauses régulières, à s'aérer le corps et l'esprit durant la journée de télétravail. Sans les pauses naturelles prises à l'occasion de rencontres informelles avec ses collègues de travail, ou les marches jusqu'à l'imprimante, le télétravailleur peut rester de longues périodes dans la même position, effectuant des mouvements répétitifs qui peuvent entraîner des blessures musculo-squelettiques.

ANALYSE DU TELETRAVAIL

Une analyse régulière de télétravail sera faite tous les ans avec les représentants du personnel.

Tenant compte de cette analyse, le présent accord pourra être adapté.

En cas de non-respect des accords susmentionnés la possibilité de télétravail pourra être interdit à un travailleur à titre temporaire ou définitif.