Accord d'entreprise "CHARTE RELATIVE AU TELETRAVAIL" chez NFID - AGENCE REGIONALE DE DEVELOPPEMENT ET D'INNOVATION DES HAUTS-DE-FRANCE (Siège)

XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Charte relative au télétravail du 1er juillet 2021

Entre

XXXXXXXXXXXX

Représentée par XXXXXXXX

Ci-après désignée « XXXXX », d’une part,

Et

Les Elus titulaires du Comité Social et Economique (CSE)

XXXX

XXXX

XXXX

XXXX

D’autre part,

Charte relative au Télétravail

"XXXXXXXXX" (XXXXX)

PREAMBULE

La Direction constate que le développement grandissant des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans les relations de travail, incite aujourd’hui les entreprises à adapter leur mode de fonctionnement et d’organisation du travail à ces mutations technologiques.

Le télétravail constitue un moyen d’adaptation aux nouvelles technologies et sa mise en place permettrait de répondre aux attentes formulées par certains salariés notamment en terme de flexibilité de l’organisation du travail, tout en garantissant la qualité du travail fourni, la cohérence et les performances des équipes.

En effet, la mise en place du télétravail vise notamment à :

• permettre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle de salariés et une meilleure qualité de vie au travail ;

• diminuer le temps passé dans les transports ;

• diminuer les risques d’accidents de trajet ;

• faciliter le maintien dans l’emploi des salariés en situation de handicap ;

L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017, ratifiée par la loi n°2018-217 du 29 mars 2018, a sensiblement fait évoluer les règles applicables en matière de télétravail.

Ainsi, l’article L.1222-9 du Code du travail, tel que modifié par la loi du 29 mars 2018, précise désormais que :

« le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa du présent article 1.

Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d'une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe.

En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen ».

Consciente des enjeux et de l’importance de la mise en place du télétravail au sein de XXXXX, la Direction a souhaité préciser dans le cadre de cette charte, le recours au télétravail.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

La présente charte s’applique à l’ensemble des salariés de XXXXX ainsi qu’aux salariés mis à sa disposition dans le cadre d’une mission de travail temporaire.

Toutefois, tous les métiers et postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

En effet, le télétravail implique que les tâches du salarié puissent être effectuées à distance et que ce dernier soit en capacité de les exercer de manière autonome, sans qu’il puisse en résulter une quelconque perturbation dans le fonctionnement des activités de l’entreprise et/ou de ses équipes.

Qu’il s’agisse de télétravail régulier ou occasionnel, tels que définis ci-après, les salariés de XXXXX remplissant les conditions suivantes sont éligibles au télétravail :

• être volontaire et en faire la demande expresse auprès de XXXXX;

• être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée (quel que soit le statut) ou d’un CDD d’une durée minimale de 6 mois ;

• travailler à temps plein ou à temps partiel à 80% minimum;

• justifier d’une ancienneté minimale de trois mois au sein de XXXXX, et d’au moins 3 mois sur le poste ;

• disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé (capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail);

• occuper un poste dont les activités peuvent être exercées à distance de façon partielle, régulière et compatible avec les exigences de la fonction et du bon fonctionnement du service et de l’équipe ;

• avoir un espace de travail présentant des conditions de travail propices au travail :

  • au sein de la résidence principale, entendue comme celle indiquée aux services des ressources humaines, qui doit être équipée d’une connexion internet ADSL ou haut débit (fibre/câble), d’un lieu aménagé pour le télétravail (siège professionnel et bureau) exempt de toute distraction pendant la période de travail et justifiant d’une assurance habitation multirisques, dont une copie de l’attestation doit être remis au service des ressources humaines ;

Ainsi, certaines demandes de télétravail pourront être refusées si les conditions précitées ne sont pas remplies.

Article 2 – Télétravail habituel

2.1. Définition du télétravail habituel et postes éligibles

Le télétravail habituel désigne tout télétravail:

• constituant un mode d’organisation structurel du travail ;

• effectué de manière régulière un ou plusieurs jours par semaine, depuis la résidence principale du télétravailleur, les autres jours étant travaillés dans les locaux de l’entreprise.

Les postes éligibles au télétravail habituel sont les suivants : voir organigramme en annexe

2.2. Nombre de jours en télétravail

Le télétravail peut être mis en œuvre de manière non consécutive, par journée entière de travail, dans la limite de 2 jours par semaine.

Pour les personnes à temps plein, il n’est pas possible de poser des demi-journées télétravaillées. Aucune demi-journée de télétravail ne peut être accolée, dans une même journée, à une demi-journée de RTT ou de congés, exception faite pour les personnes à temps partiel à 80% minimum.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés, etc.), ainsi que pendant les périodes de repos obligatoire notamment de repos quotidien ou hebdomadaire.

2.3 – Candidature et acceptation

Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail doit en faire la demande par écrit (par courrier ou e-mail) à son responsable hiérarchique, qui la transmet au service des ressources humaines.

Après vérification de la conformité de la demande aux dispositions de la présente Charte, une réponse est faite par écrit au salarié ayant formulé la demande dans un délai maximal de 1 mois.

Cette réponse porte à la fois sur le principe, et en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. Le choix du jour télétravail tient compte de la bonne organisation de l’activité du service de rattachement du télétravailleur (autres salariés en télétravail, contraintes particulières d’activité sur certains jours ou certaines périodes de l’année…).

2.4– Formalisation du télétravail par écrit

La mise en œuvre du télétravail habituel fait l’objet d’un avenant au contrat de travail du salarié concerné, d’une durée de 12 mois.

Cet avenant précise notamment :

• le lieu du télétravail ;

• le rattachement hiérarchique du télétravailleur ;

• le nombre et les règles de positionnement des jours en télétravail ;

• les modalités de contrôle de la durée du travail et d’évaluation de la charge de travail ;

• les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise ;

• les plages fixes pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté ;

• les modalités de mise à disposition du matériel et des équipements de travail ;

• la prise en charge des coûts de fonctionnement liés au télétravail par le collaborateur;

• les formations spécifiques au télétravail.

Si le salarié souhaite demander le renouvellement de son avenant de télétravail, le salarié doit formuler sa demande par écrit 1 mois avant l’échéance de l’avenant.

Le renouvellement est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique. L’absence de réponse de ce dernier ne peut en aucun cas s’interpréter comme un accord pour le renouvellement.

2.5 – Période d’adaptation

La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation de 14 semaines, et ce, afin de s’assurer que le télétravail est compatible avec les contraintes et attentes de chacun.

Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin à l’organisation en télétravail, à condition qu’elle notifie sa décision par écrit à l’autre partie en respectant un délai de prévenance d’une semaine.

Au plus tard dans les deux semaines précédant la fin de la période d’adaptation, les parties se rencontrent afin de dresser un bilan de la situation de télétravail.

Si celui-ci s’avère concluant, l’avenant se poursuit. En revanche si celui-ci ne s’avère pas concluant, il est mis fin à l’avenant télétravail selon la procédure visée à l’alinéa 2 du présent article.

2.6 – Réversibilité après la période d’adaptation

XXXXX ou le salarié, peuvent l’un et l’autre mettre fin à ce mode d’organisation du travail, à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours, permettant de préparer ce changement dans l’exécution du travail.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue son activité à nouveau et en totalité sur son site de rattachement, selon les conditions antérieurement applicables, et s’engage à restituer le matériel qui lui aurait été confié dans le cadre de l’exécution de ses fonctions en télétravail.

Article 3 - Télétravail occasionnel

3.1 – Définition du télétravail occasionnel

Au sens de la présente Charte, est considéré comme étant du télétravail occasionnel, tout exercice du télétravail ponctuel et ne constituant pas un mode d’organisation structurel du travail.

Le télétravail occasionnel revêt un caractère ponctuel, irrégulier et doit répondre à un besoin exceptionnel du salarié, ou à des aménagements de l’employeur en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail occasionnel peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de XXXXX et garantir la protection des salariés.

De même, il peut être recouru au télétravail occasionnel en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement, en vue de limiter les déplacements domicile / lieu de travail.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés, etc.).

3.2 – Volume de jours de télétravail occasionnel par an

Le télétravail occasionnel ne donne pas droit à un crédit journalier par an. Ces journées de télétravail occasionnel peuvent être prises par journée entière uniquement.

Pour les personnes à temps plein, tout comme le télétravail régulier, aucune demi-journée de télétravail occasionnel ne peut être accolée, dans une même journée, à une demi-journée de RTT ou de congés, exception faite pour les personnes à temps partiel de 80% minimum.

3.3 – Mise en œuvre du télétravail occasionnel

Tout salarié qui souhaite recourir au télétravail occasionnel et qui remplit les critères d’éligibilité détaillés à l’article 1^er de la présente Charte, doit formuler une demande écrite auprès de son responsable hiérarchique avec copie au service Ressources Humaines, dans la mesure du possible et sauf circonstance imprévisible, au moins 48 heures avant la journée de télétravail envisagée.

Lorsque le salarié et son responsable hiérarchique conviennent de recourir de manière occasionnelle au télétravail, ils formalisent leur accord par écrit.

Cet écrit peut se matérialiser notamment par un échange d’e-mails entre le salarié et son responsable hiérarchique précisant à minima : (durée, jour, lieu du télétravail, plages fixes pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté ….).

Article 4 – Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur habituel ou occasionnel

4.1. Durée du travail :

La durée du travail et les congés du salarié en situation de télétravail sont identiques à ceux applicables à l’ensemble des salariés de XXXXX.

Le salarié en télétravail, bien que travaillant à distance, est tenu par la durée du travail applicable au sein de XXXXX, conformément aux dispositions légales et conventionnelles.

Le salarié en télétravail demeure donc soumis au régime de durée du travail qui lui est habituellement applicable pour sa catégorie et/ou sa fonction.

Le salarié en télétravail doit également respecter des plages horaires de disponibilité, c'est-à-dire des périodes pendant lesquelles XXXXX et ses partenaires peuvent le joindre. Il s’agit, a minima ; des plages horaires suivantes (du lundi au vendredi) :

• 9h à 17h ; incluant une pause déjeuner de 45 minutes minimum ;

Pour les salariés en télétravail régulier, ces plages horaires peuvent être adaptées par avenant à leur contrat de travail, dans le respect des durées maximales et des temps de repos. En cas de circonstances exceptionnelles, il peut en être de même avec le télétravailleur occasionnel.

En dehors de ces plages horaires, le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.

Dans ce cadre, il est rappelé que les télétravailleurs ne sont pas tenus de répondre au téléphone ou aux e-mails en dehors de ces plages horaires réputées être les heures de travail habituelles.

4.2. Suivi du temps de travail et de la charge de travail des salariés en télétravail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective applicable et des règles applicables au sein de XXXXX.

Le suivi du temps de travail est assuré de la même manière qu’au sein des locaux de XXXXX. En cas d’impossibilité technique, ce suivi est réalisé par auto-déclaration du télétravailleur.

La charge de travail et les objectifs exigés du télétravailleur sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de XXXXX.

Le salarié en télétravail bénéficie d’un entretien annuel avec son responsable hiérarchique portant notamment sur les conditions d’activité et sa charge de travail. A cette occasion, le responsable hiérarchique vérifie que la situation de télétravail n’a pas d’impact négatif sur l’atteinte des objectifs fixés au salarié, ni sur le fonctionnement du service.

4.3. Dispositif d’alerte sur la charge de travail 

Dans le souci de prévenir les effets d’une charge de travail trop importante sur la santé du salarié en télétravail, un dispositif de veille et d’alerte est mis en place par XXXXX.

Ainsi, en cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d’organisation et de charge de travail, le salarié a la possibilité d’émettre, par écrit, une alerte auprès de son responsable hiérarchique direct, ou du service des ressources humaines, lesquels reçoivent le salarié dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximal de 30 jours, sans attendre l’entretien annuel prévu au paragraphe précédent du présent article.

Lors de cet entretien, il est procédé à un examen de l’organisation de son travail, sa charge de travail, l’amplitude de ses journées d’activité, avant d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

4.4. Maintien du lien avec l’entreprise pour les situations de télétravail habituel :

L’intégration du salarié à la communauté de travail et à la vie de XXXXX est facilitée par l’utilisation des moyens de communication à distance mais aussi par des rencontres physiques régulières.

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail habituel et organise les réunions d’équipe, dans la mesure du possible, de façon à permettre la présence dudit salarié.

Sauf accord exprès de son responsable hiérarchique, le salarié en télétravail est tenu, nonobstant les jours de télétravail fixés :

• d’effectuer tout déplacement professionnel rendu nécessaire pour les besoins de sa mission ;

• d’assister aux réunions et aux formations en présentiel pour lesquelles il est convoqué.

• d’assister aux réunions et aux formations en distanciel pour lesquelles il est convoqué.

Par ailleurs, le télétravailleur bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés et est soumis aux mêmes systèmes et politiques d’évaluation.

Article 5 – Equipements et frais liés au télétravail

5.1. Equipements - matériels:

Le salarié doit prévoir à son domicile un espace de travail dédié, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement du poste de télétravail. L’environnement doit, en outre, être propice au travail.

XXXXX met à la disposition du salarié les équipements nécessaires au télétravail.

Dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de XXXXX, l’employeur s’engage à lui fournir a minima :

• un ordinateur portable;

• un accès à distance à ses applications de travail ;

Le salarié bénéficie d’un appui technique, tant pour l’installation que pour l’utilisation des systèmes mis à sa disposition par XXXXX.

Le salarié prend soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié en avise immédiatement XXXXX.

Le salarié respecte en outre l’ensemble des politiques de XXXXX quant à l’utilisation des équipements.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur par XXXXX et pour un usage strictement professionnel reste la propriété de celle-ci et doit lui être restitué en fin de situation de télétravail.

5.2. Frais liés au télétravail :

XXXXX maintient le remboursement des frais de transport et la prise en charge des titres restaurants, dans le cadre du dispositif de télétravail.

Article 6 – Sécurité du lieu de travail et assurance

6.1. Sécurité du lieu de travail :

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité sont applicables au télétravailleur.

A ce titre, l’espace de travail du salarié en situation de télétravail doit obéir aux règles de sécurité, notamment de sécurité électrique. A cet égard, le salarié en situation de télétravail doit présenter un certificat ou une attestation de conformité de son espace de travail aux normes électriques.

En outre, l’espace de travail du télétravailleur doit permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

XXXXX et le CSE peuvent être amenés à accéder au lieu sur lequel s’exerce le télétravail afin de vérifier que l’espace dédié permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité. Une telle démarche est effectuée sur rendez-vous avec l’accord écrit préalable du télétravailleur, et en sa présence. Le refus du salarié de permettre l’accès à l’espace de télétravail peut mettre fin immédiatement à la situation de télétravail.

Le salarié en situation de télétravail, transmet au service des Ressources Humaines l’adresse exacte du lieu d’exécution du télétravail et l’informe de toutes modifications éventuelles.

6.2. Assurance :

Le salarié en télétravail doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et doit justifier auprès de XXXXX de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à son activité en télétravail, le salarié doit demander une extension de garantie en ce sens.

Les éventuels surcoûts d’assurance induits par la situation de télétravail seront à la charge du collaborateur, volontaire à intégrer le dispositif de télétravail.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail (soit avant la signature de l’avenant au contrat de travail). Le salarié tient également à la disposition de XXXXX une attestation d’assurance à jour de l’année en cours. A défaut, le télétravail ne pourra entrer en vigueur.

En outre, il est précisé qu’il appartient au salarié de vérifier que ni le bail, ni le règlement de copropriété du logement n’interdisent l’exercice d’une activité professionnelle au sein de son logement.

6.3. Accidents sur le lieu de télétravail :

Si un accident survient au domicile pendant le jour de télétravail, le salarié en avise son responsable hiérarchique ainsi que le service des Ressources Humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de XXXXX.

Le domicile du salarié constitue son lieu de travail :

• en cas de télétravail habituel : selon le régime de durée du travail qui lui est habituellement applicable pour sa catégorie et/ou sa fonction.

• en cas de télétravail occasionnel : les jours pour lesquels le salarié et son supérieur hiérarchique sont convenus en amont que le salarié serait en télétravail, selon l’horaire habituel de travail.

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les temps de télétravail sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise.

Article 7 – Autres droits et devoirs du télétravailleur

7.1. Droits individuels et collectifs :

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs et individuels que les autres salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l'accès à la formation.

XXXXX veille au respect de la vie privée des salariés en télétravail, notamment en contactant les salariés uniquement durant les plages horaires préalablement définies.

7.2. Respect du règlement intérieur:

Les dispositions du règlement Intérieur XXXXX s’appliquent également au salarié en situation de télétravail. Il peut donc être sanctionné en cas de non-respect de ce dernier.

7.3. Obligation de confidentialité et protection des données :

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur est réservé à un usage strictement professionnel et demeure la propriété de XXXXX.

Du fait de la grande autonomie dont bénéficie le salarié en situation de télétravail, son obligation de confidentialité est renforcée.

Il doit prendre toutes les précautions utiles pour qu’aucune personne tierce à XXXXX ne puisse avoir accès aux données, mots de passe, et plus généralement à toutes informations concernant XXXXX, ses fournisseurs et/ou ses clients.

Tout vol, toute perte de données confidentielles de XXXXX et/ou de ses fournisseurs et clients, ainsi que tout accès non-autorisé par une tierce partie doivent être immédiatement notifiés par le salarié à XXXXX pour que les mesures appropriées puissent être prises sans délai.

Article 8 : Durée de la Charte

La volonté de XXXXX étant de permettre un accès au télétravail simplifié, la présente charte est mise en place pour une durée indéterminée.

Article 9: Information des collaborateurs

XXXXX remet à chaque collaborateur un exemplaire de la présente charte ainsi que les règles et les procédures de mise en place du télétravail au sein de l’Agence.

Article 10 : Entrée en vigueur

L'entrée en vigueur de la présente charge est fixée au 01/07/2021.

Fait à Lille

Le 01/07/2021

Signatures

Les représentants du personnel Directeur