Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en œuvre du télétravail" chez LA MAISON DE L AIDE A LA VIE (Siège)

L’Association « La Maison de l’Aide à la Vie » ; association de Loi du 1^er juillet 1901 à but non lucratif, dont le siège est situé au sein de la Résidence Jean Menu au 371 rue du Kiosque 59500 DOUAI ; représentée par ……………….en sa qualité de Directeur du Pôle EHPAD, sur délégation expresse de……………….., Président ;

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives de l’association, représentées par la déléguée syndicale ……………………., déléguée syndicale de la CFDT pour l’Association La Maison de l’Aide à la Vie

D’autre part.

Article 1 - Champ d'application

Cet accord concerne l’ensemble des établissements de l’association « La Maison de l’Aide à la Vie ».

Article 2 - Formes de télétravail concernées

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Par défaut le domicile déclaré par le salarié pour l’envoi du bulletin de paie est le lieu de télétravail.

Un autre lieu de télétravail pourra être accepté sous réserve de sa déclaration par le salarié et que des contraintes techniques ne s’y opposent pas. L'accord sur le télétravail concerne le télétravail régulier ou occasionnel (pour un événement précis ou pour des raisons ponctuelles liées par exemple à des problèmes de santé).

Article 3 - Critères d'éligibilité au télétravail

3.1 Activités de l'entreprise concernées

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes :

• Fonctions supports : Direction, Administratif & Financier, Qualité, Ressources Humaines, Technique ;

• Autres métiers : Les cadres et le personnel administratif qui ne sont pas en contact direct avec des usagers.

Par conséquent, ne peuvent être éligibles au télétravail les salariés ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement dans les locaux, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique auprès de l’usager.

3.2 Critères d'éligibilité au télétravail

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

• En contrat à durée indéterminée ou contrat à durée déterminée ;

• A temps complet ou à temps partiel dont la base horaire mensuelle est au moins égale à 50% d’un temps complet ;

• Ancienneté d’au moins 6 mois (période d’essai incluse) afin de disposer des connaissances suffisantes sur l’organisation et le fonctionnement de l’établissement.

Les apprentis et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

A cela, s’ajoutent les critères suivants :

1. La nature du travail doit être compatible avec le télétravail ;

2. Le salarié devra être en possession d’un ordinateur portable fourni par l’entreprise ou avoir accès au serveur/logiciels à distance ;

3. La sensibilité des dossiers traités par le salarié ne doit pas être de nature à mettre en péril l’activité ;

4. L’activité en télétravail ne doit pas gêner le fonctionnement de l’équipe à laquelle est rattaché le salarié;

5. La présence physique quotidienne au sein d’une équipe de travail ne doit pas être requise ;

6. Le salarié doit savoir utiliser parfaitement les outils de travail à distance et pouvoir se connecter depuis son domicile ;

7. Le salarié doit être capable de travailler de façon régulière à distance ;

8. Le lieu de télétravail du salarié doit comporter un espace approprié au télétravail, lequel doit être conforme aux exigences légales en matière d’hygiène et de sécurité.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d'établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.

Article 4 - Modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail régulier

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique par le biais du formulaire « Demande de passage en télétravail », mise à disposition par le service des ressources humaines. Le supérieur hiérarchique a un délai d’un mois pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé.

Lorsque la demande de télétravail sera acceptée, un avenant au contrat sera conclu pour confirmer l'accord du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur, à savoir :

- la fréquence du télétravail et les jours télétravaillés ;

- la période d’adaptation ;

- la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable ;

- l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail ;

- les équipements mis à disposition ;

- les conditions de réversibilité du télétravail à domicile ;

- les droits et devoirs du salarié.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Article 5 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

5.1 Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 3 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 2 semaines.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise et devra restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition par l’entreprise pour les besoins du télétravail.

5.2 Retour à une situation sans télétravail à l'initiative du salarié

Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.). L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature.
L'employeur est tenu, en application de l'article L. 1222-10 du code du travail, « de donner au télétravailleur, priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications à ses compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature ».

La demande sera effectuée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

5.3 Retour à une situation sans télétravail à l'initiative de l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : réorganisation de l'entreprise, déménagement du salarié. Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

5.4 Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ; en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur, en France.

Article 6 - Communication et formation

Les télétravailleurs reçoivent une information appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Article 7 - Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié, soit celui déclaré par ce dernier sur son bulletin de paie.
Le télétravail peut également s'effectuer ailleurs qu'au domicile habituel du salarié, sous réserve de sa déclaration par ce dernier soit accepté par son supérieur hiérarchique et que les contraintes techniques ne s’y opposent pas.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail, à savoir la conformité des installations électriques de son espace de travail et qu’il soit doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 4.

Article 8 - Modalités de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail

Le télétravailleur, en lien avec le responsable concerné, gère l’organisation de son temps de travail, dans le respect de la réglementation et accords de branche du secteur sanitaire et social.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et les activités habituelles du travailleur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel. L'employeur est tenu d'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions l'activité du salarié et sa charge de travail ( C. trav., art. L. 1222-10).

Article 9 - Modalités de contrôle du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

• les durées maximales de travail, soit 12 heures par jour et 48 heures par semaine ;

• les durées minimales de repos, soit 11 heures par jour et un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives.

Les jours de télétravail doivent être saisis par le télétravailleur dans l’outil de gestion des temps, en utilisant un motif explicite dédié.

La journée de télétravail saisie sera considérée comme une journée de travail standard ne pouvant ainsi générer la saisie d’un horaire modifiant le temps de travail initialement prévu pour cette journée.

Article 10 - Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Il est convenu que le travail se fera alternativement entre les locaux de l’entreprise et le domicile habituel du salarié.

Afin d’éviter tout isolement du salarié, la durée hebdomadaire maximale du télétravail est déterminée comme suit :

- 2 jours de télétravail pour un temps complet (cela peut être 1 jour) ;

- 1 jour de télétravail pour un salarié à temps partiel, selon les critères d’éligibilité définis en article 3.2;

Les jours de télétravail devront être fixes et définis dans l’avenant au contrat du télétravailleur avec possibilité de les modifier par commun accord des parties, sauf en cas de circonstances exceptionnelles et de réunions de service prévus les jours de télétravail. En effet, le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son supérieur hiérarchique, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.

Pour les salariés à temps complet, les deux jours de télétravail ne peuvent pas être tous deux accolés à un repos hebdomadaire.

Article 11 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail suivantes :

• Définies sur le planning « Organisor » ;

• Selon les heures ouvrées de l’établissement définies dans l’accord d’entreprise relatif au droit à la déconnexion ;

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur doit être joignable afin de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

L’application « TEAMS » sera utilisée dans le cadre du télétravail afin de faciliter la communication entre le télétravailleur et les autres membres de son service durant ces plages de disponibilité.

Article 12 - Équipements liés au télétravail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit et entretient les équipements définis dans l’avenant au contrat du télétravailleur pour l'exercice de son activité en télétravail. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en effectuant un ticket auprès de la société informatique MSI.

Les interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s'effectuer au domicile du salarié qu'après son accord. L'employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique 1 jour avant l'intervention au plus tard.

Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

Article 13 - Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

L'entreprise prend en charge les dépenses liées à la mise en conformité du domicile au télétravail ainsi que les dépenses d'installation de l'équipement bureautique et informatique nécessaire.

Les frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail sont remboursés par l'entreprise dans les conditions suivantes : une indemnité selon les dépenses réelles.

Article 14 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le salarié qui opte pour le télétravail doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance. Il devra informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son lieu de télétravail une activité de bureau sans accueil de public à raison de 1 à 2 jours par semaine et que sa multirisque habitation doit couvrir cette activité pendant ces journées de télétravail.

Le salarié doit fournir une attestation en conséquence avant la signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle devra être renouvelée et remise chaque année.

Article 15 - Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Le télétravailleur s'engage, notamment, à respecter la charte informatique (NTIC) de l'entreprise au regard de la protection des données.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu'au licenciement.

Article 16 - Droit à la déconnexion et à la vie privée

Les parties signataires rappellent que les salariés bénéficient d'un droit individuel à la déconnexion et que les mesures suivantes sont mises en œuvre dans l'entreprise.

Le télétravailleur se voit appliquer toutes les dispositions de l'accord relatif à la déconnexion.

Les mesures suivantes seront mises en œuvre pour assurer le respect de la vie privée des télétravailleurs.

Article 17 - Santé et sécurité au travail

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer son supérieur hiérarchique, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise. L'accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail.

Le salarié en télétravail doit informer son supérieur hiérarchique de l’arrêt de travail, dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement.

Il est également rappelé que pendant les absences (maladie, congé,…) le salarié habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

Article 18 : Télétravail occasionnel et situations exceptionnelles

18.1. Télétravail occasionnel

Le télétravail peut répondre à des besoins ponctuels, il est dans ce cas temporaire, et facilite en pratique la bonne exécution de la prestation de travail, le salarié peut en faire la demande. Les collaborateurs pouvant prétendre au télétravail ponctuel répondent aux mêmes critères d’éligibilité que les collaborateurs en télétravail régulier. Le télétravail occasionnel pourra alors être mis en œuvre d’un commun accord entre le salarié, le responsable hiérarchique et la direction. Cet accord pourra être recueilli par tout moyen à chaque fois qu’il sera mis en œuvre, éventuellement par un courrier ou un échange de courriels qui formaliseront les conditions de travail occasionnelles du télétravail. Il sera précisé notamment dans cet écrit la date et les horaires de travail en télétravail. Le télétravail occasionnel ne constitue pas une modification du contrat de travail et donc ne constitue pas l’élaboration d’un avenant au contrat de travail.

18.2. Situations particulières de certains salariés

Sur les recommandations du médecin du travail, les salariés de retour après une absence pour longue maladie ou en situation de handicap ou se trouvant dans une situation particulière pourront se voir proposer un retour progressif en télétravail. La durée et les modalités de télétravail seront précisées et validées par le responsable hiérarchique et la direction.

18.3. Situations exceptionnelles à l’initiative de l’employeur

L’entreprise pourra ouvrir le télétravail sans qu’il ne soit nécessaire d’obtenir l’accord du salarié dans le cas d’une pollution exigeant une alternance automobile, de pandémie ou de circonstances climatiques exceptionnelles. Dans ces situations exceptionnelles, le télétravail s’effectuera sur information du responsable hiérarchique (par courriel et/ou appel téléphonique) et donc sans avenant au contrat de travail.

Article 19 - Dispositions générales de l’accord

19.1 Durée et entrée en vigueur de l’accord

L'accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Cet accord entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du lendemain de son dépôt, sous réserve de sa validation par la DIRECCTE.

19.2 Suivi et Révision de l’accord

Un suivi de l’accord sera réalisé par la Direction à l’occasion de la négociation annuelle obligatoire.

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’association, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

En cas de contrôle de conformité effectué par la DIRECCTE conduisant à un avis défavorable ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau.

19.3 Notification

Conformément à l'article  du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

19.4 Publicité

Conformément aux articles D 2231-2, D 2231-4, D 2231-6, D 2231-7 ; le présent accord sera déposé par le représentant légal de l’établissement sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr). Le dépôt du présent accord sera accompagné des pièces justificatives demandées.

En parallèle, le déposant remettra un exemplaire du présent accord au greffe du conseil de prud’hommes de Douai.

Fait à Douai, le 07 décembre 2021, paraphé et signé en 4 exemplaires de 8 pages chacun.

Directeur du Pôle EHPAD, Association MAVie

Déléguée syndicale de la CFDT.