Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique" chez ULMF - MUTUALITE FRANCAISE LANDES (Siège)

Accord relatif au vote électronique

Vu L. nº 2004-575 du 21 juin 2004 (pour la confiance dans l'économie numérique) Article 54

Vu le Code du travail Article L. 2261-7 et Article L. 2261-8

Entre les soussignés

La Mutualité Française Landes, inscrite au SIREN au numéro 390 749 547, dont le siège social est situé 1bis Allée de la Solidarité à Mont De Marsan (40000), représentée ***, en sa qualité de Directeur Général,

d'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur représentant expressément mandaté par elles.

d'autre part,

Préambule

L'article 54 de la loi no 2004-575 du 21 juin 2004 autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Le Code du travail en précise les conditions.

La Direction a fait savoir qu’elle souhaitait conclure un accord visant à mettre en place le vote électronique. Elle a rédigé un projet d’accord, l’a transmis aux organisations syndicales et a convoqué les organisations syndicales à venir le négocier le 28 septembre 2023.

A l’issue de ces négociations, les parties ont estimé que le vote électronique était de nature à simplifier le processus de vote et à favoriser la participation aux élections professionnelles.

Elles ont donc décidé de recourir désormais au vote électronique et d'établir des règles communes pour les élections qui se dérouleront dans la société postérieurement à l'entrée en vigueur du présent accord. Ce système de vote devra être mentionné dans les protocoles d'accord préélectoraux de la société.

Les modalités de vote prévues dans le présent accord respectent les principes généraux du code électoral (voir article 3).

Article 1 : Périmètre d'application

Le périmètre du présent accord est le suivant : Elections CSÉ 2023 pour l’ensemble des sites de la Mutualité Française Landes< liste des sociétés composant le Groupe > .

Article 2 : Choix du vote électronique et des prestataires

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen exclusif du vote par internet.

Sur proposition de l'employeur acceptée par les organisations syndicales, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à VOXALY< nom de la société prestataire > , dans le respect du cahier des charges tenant compte des prescriptions légales et réglementaires.

La société prestataire devra s'engager contractuellement à garantir l'observation des principes généraux mentionnés à l'article 3.

Article 3 : Principes généraux et caractéristiques

3.1 Principes généraux

Le système de vote qui sera retenu lors de chaque élection doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :

• la sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote.

Le système garantit :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification ;

• la sécurité de l'émargement ;

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

3.2 Caractéristiques du système

Le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales, ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

3.3 Établissement du fichier des électeurs

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire et comprenant notamment les mentions suivantes :

• noms et prénoms des inscrits ;

• date de naissance ;

• date d'entrée dans l'entreprise ;

• ancienneté ;

• collège d'appartenance ;

• établissement d'appartenance ;

• adresse mail et /ou numéro de téléphone.

Ce fichier sera chargé dans le système.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, le cas échéant, ou, à défaut, par une note unilatérale de la direction.

3.4 Emargement

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un rapport distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet double chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

3.5 Urne électronique

Un fichier issu du système recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 4 : Sécurité du système

4.1 Expertise du système

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Le prestataire a fourni à l'expert indépendant toutes les informations utiles au bon déroulement de sa mission.

4.2 Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

1º Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2º Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3º Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4.3 Dispositif en cas de dysfonctionnement

Le service de vote électronique est dédoublé sur deux centres d'hébergement différents. Les connexions sont partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d'un des services (ou d'un centre entier) l'autre prend donc le relai de manière transparente pour s'assurer qu'aucune rupture de service n'est possible et qu'aucune donnée n'est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 : Programmation du site

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de deux pages maximum d'une taille maximum conseillée de 2 Mo.

Article 6 : Formation et information

Avant les élections professionnelles, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l'entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d'une notice d'information détaillée.

Article 7 : Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d'un délai de deux semaines (afin de s'assurer de l'information des parties par le greffe d'un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

À l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 8 : Durée et modalités des scrutins

8.1 Durée

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période à définir dans le cadre du Protocole d'Accord Préélectoral. A défaut de précisions sur ce point, cette période de vote sera de six jours calendaires consécutifs, pour chaque scrutin.

8.2 Modalités

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.

Article 9 : Mise à disposition du matériel nécessaire au vote électronique

Pendant la période d'ouverture du scrutin, sur le site où l'élection a lieu, le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir de mettre à disposition des salariés électeurs le matériel informatique nécessaire et sécurisé (ordinateur et/ou tablette) avec une connexion au site sécurisé d'élections. La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d'un handicap amenés à voter sur les lieux de travail ; le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d'utiliser les dispositifs normalisés d'aide à la navigation sur Internet. Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

L'emplacement du matériel de vote permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Article 10 : Déroulement des scrutins

Pour chaque élection, le scrutin se déroulera de la manière suivante.

10.1 Scellement des urnes

Le scellement des urnes interviendra à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pe

ndant la durée du scrutin.

10.2 Consultation du taux de participation

Pendant la période du scrutin, les membres du bureau de vote, les électeurs, la Direction, ainsi que les candidats pourront consulter à tout moment le taux de participation.

10.3 Liste d'émargement

La liste d'émargement, actualisée, sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote

10.4 Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement sera effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 11 : Durée de l'accord - Révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé, selon le dispositif prévu aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. La partie souhaitant réviser l'accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord. Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de la société, soit par l'ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. Ladite dénonciation ne pourra être officiellement notifiée qu'après une réunion des signataires, au cours de laquelle les motifs de la dénonciation projetée seront précisés par la partie envisageant la dénonciation de l'accord.

Article 12 : Publicité et dépôt

Un exemplaire original du présent accord est remis à chacune des parties signataires.

Conformément aux dispositions du Code du travail, il est déposé sur la plateforme de télétransmission des accords signés et un exemplaire sera remis au greffe du conseil de prud'hommes de Mont de Marsan< ville > .

Il sera porté à la connaissance du personnel de l'entreprise par email et sur le site intranet de chaque entreprise entrant dans son champ d'application.

Fait à Mont de Marsan, < lieu >

Le 28 septembre 2023 < date >

Pour MUTUALITE FRANCAISE LANDES Le Directeur Général,	Les Délégués Syndicaux