Protocole Pré-électoral

D’élections partielle au 3^ème collège

sur la base des dispositions en vigueur,

telles qu’exposées dans le protocole pré-électoral du 24 avril 2019

Entre :

La société AUXITROL SAS, au capital de 30 055 275,00 €, dont le siège social est situé 5 allée Charles Pathé, à Bourges (18000), inscrite au RCS de Bourges sous le numéro 39128834700035, représentée aux présentes par Monsieur ………. en sa qualité de Directeur de site, ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

(la « Société » ou «Auxitrol »)

Et :

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise représentées respectivement par leurs Délégués Syndicaux :

• Pour le syndicat CFDT, ………

• Pour le syndicat CGT, …………

(Ci-après dénommées les « Organisations Syndicales » ou les « Syndicats »)

(Ensemble ci-après dénommés les « Parties »)

IL EST PREALABLEMENT RAPPELE CE QUI SUIT :

Les dernières élections professionnelles, la société AUXITROL SAS ont eu lieu :

Pour le premier tour	Mardi 18 juin 2019
Pour le second tour	Mardi 9 juillet 2019

Le terme du mandat des membres élus du CSE est donc le 17 juin 2023 (4 ans de mandat)

Avec le départ du dernier représentant du 3^ème collège, celui-ci ne sera plus représenté au sein du CSE, or la loi impose à l'employeur d'organiser des élections partielles, en raison de la durée de plus de 6 mois à couvrir avant la fin de l’actuel mandat.

Cette élection partielle se déroulera sur la base des dispositions en vigueur lors de l'élection précédente, selon le protocole pré électoral du 24 avril 2019.

Le scrutin reste de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Au premier tour de scrutin, les listes de candidats sont établies par les organisations syndicales représentatives.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés du 3^ème collège, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Article 1 – Nombre de siège à pourvoir au 3^ème Collège

1 titulaire et 1 suppléant pour le 3^ème collège électoral qui comprend l’ensemble des ingénieurs et cadres.

Article 2 – Cahier des charges respectant les dispositions réglementaires relatives au vote électronique

La solution de vote par internet de la société AKG-Solutions (marque votéo) est conservée, les chapitres relatifs aux dispoitions du vote électronique sont donc à l’identique de ceux du protocole électoral du 24 avril 2019.

Article 3 - Calendrier des opérations électorales

Le calendrier de l’élection partielle est établi comme suit :

Date	Tâches pour le premier tour
Vendredi 29 octobre	Date butoir de signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales Publication du protocole d’accord préélectoral
Mardi 2 novembre	Affichage d’une note d’information sur le déroulement de l’élection partielle (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) Affichage de la liste électorale du 3ème collège
Mardi 9 novembre	Date limite de réclamation par les syndicats sur les listes électorales DATE LIMITE DE TRANSMISSION AU PRESTATAIRE DU FICHIER
Lundi 15 novembre	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats Après midi - Affichage des listes des candidats
Mercredi 17 novembre	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales Constitution du bureau de vote (1 président + 2 responsables de clé) Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application Date limite d’envoi du matériel de vote par email
Jeudi 18 novembre	08 H 00 : Ouverture du scrutin
Lundi 22 novembre	12 H 00 : Fermeture du scrutin
22 novembre	Dépouillement et proclamation des résultats, Affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, note d'appel à candidatures pour le second tour

Date	Tâches pour le second tour
Vendredi 26 novembre	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats Maximum de 6 jours ouvrables par rapport à la date du 1er tour Après midi - Affichage des listes de candidats
Mercredi 1er décembre	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Jeudi 2 décembre	08 H 00 : Ouverture du scrutin
Lundi 6 décembre	12 H 00 : Fermeture du scrutin
6 décembre	Dépouillement et proclamation des résultats Affichage des résultats du deuxième tour

Article 4 - Constitution et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales, tout cadre âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date de début du premier tour de scrutin, a droit de vote.

Les cadres en congé de reclassement, que ce congé soit suspendu ou non, ont droit de vote.

Il est rappelé que le cadre pour être électeur doit jouir de ses droits civiques, étant entendu que la Direction ne peut exiger la production d’un extrait de casier judiciaire ou la copie de la carte d’électeur.

Les cadres qui détiennent une délégation particulière d’autorité type délégation de pouvoir, sont alors assimilés à l’employeur et ne peuvent figurer sur la liste électorale.

Les cadres travaillant pour des entreprises extérieures à Auxitrol ne sont ni électeurs, ni éligibles chez Auxitrol.

La liste électorale sera arrêtée par la direction des ressources humaines. Elle indiquera les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise. La date de naissance ne sera pas indiquée sur la liste électorale car elle sera demandée lors de la connexion au système de vote.

Elle sera affichée sur les panneaux d’affichage de la direction. Tout syndicat de l'entreprise pourra en demander communication.

Toute réclamation relative à cette liste doit être adressée par écrit à la DRH dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication. A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications seront portées sur les listes électorales mises à jour.

Article 5 - Conditions d’éligibilité

Conformément aux dispositions légales, tout cadre âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à la date de début du premier tour de scrutin, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient. Les cadres mis à disposition dans l’entreprise ne sont pas éligibles.

Le cadre se portant candidat ne doit pas être conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré que l’employeur.

Le premier tour est réservé aux organisations syndicales uniquement. Les candidatures sont libres au second tour. Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaire et suppléant. Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir.

Si un second tour est nécessaire, la DRH affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant, pour chaque institution, le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour.

Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Les listes de candidats seront affichées par la DRH sur les panneaux d’affichage de la direction le lendemain de la date limite de dépôt.

Article 6 - Information aux électeurs

Toute la communication concernant ces élections partielle se fera par courrier électronique et le prestataire fera parvenir à chaque électeur :

• le déroulement des opérations électorales

• le fonctionnement général du système de vote électronique :

  • les instructions de vote

  • les identifiants et mots de passe

  • Les listes de candidats et des professions de foi des listes.

Pendant la phase de vote, le prestataire apportera son soutien pour :

• Répondre à toute question sur le processus électoral

• Répondre aux problèmes techniques rencontrés par les électeurs sur l'utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du fonctionnement du système...)

• Editer de nouveaux codes suite à la perte ou la non-réception des codes. Les codes seront communiqués par un moyen permettant d'assurer leur traçabilité (mail, SMS). Lorsque le code a été communiqué une fois via l'un des deux processus indiqués ci-dessus, aucune nouvelle communication n'est possible.

Le prestataire devra garantir la fiabilité du processus visant à re-communiquer au salarié ses codes d'accès en cas de perte ou d'oubli, pour éviter les possibilités de fraude.

Le prestataire devra fournir, en cas de demandes des syndicats et en cas de recours, la liste des appels reçus avec les renseignements suivants : nom et prénom du demandeur, unité, jour et heure de l'appel, e-mail ou nº de téléphone sur lequel le code aura été re-communiqué.

Pendant toute la durée de l’opération, le prestataire veillera par ailleurs au bon déroulement des opérations de vote, en assurant également l'assistance pour :

• Les problèmes liés à l'utilisation de l'interface d'administration

• L'information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système

• Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et membres des bureaux de vote

• L'assistance à l'édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

En cas de dysfonctionnement, la cellule d'assistance technique mettra en place le dispositif de secours susceptible de prendre le relais suite à une panne du système principal. Le prestataire s'engage à ce que ce système de secours offre les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que celles définies pour le système de vote principal.

En cas de dysfonctionnement résultant, entre autres, d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Le système de vote doit permettre d'informer les électeurs de cette éventuelle décision. A cet effet, le prestataire devra informer immédiatement la cellule technique de toutes les mesures prises pour remédier au dysfonctionnement constaté.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système de vote électronique.

Article 7 - Propagande électorale

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise.

Il sera interdit, pendant toute la durée du scrutin, de distribuer, des tracts, circulaires, et autres documents susceptibles, de par leur contenu, de mettre en cause une organisation syndicale. L’usage de la messagerie professionnelle n’est pas autorisé pour la propagande électorale.

Les candidats remettront à la DRH lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique.

Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Les professions de foi seront par ailleurs jointes au courrier adressé aux électeurs et contenant la notice explicative des élections ainsi que les codes confidentiels d’accès au vote. Les textes devront être établis sur un feuillet format A4 Recto seul. L’impression des documents se fera en noir et blanc.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	Format / Extension	Poids (Ko)	Dimensions	Nom du fichier
Professions de foi	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
Logos OS	.png ou .gif	100	Carré	LOGO_NOM SYNDICAT
Photos candidats	.png / .gif / .jpg	500	4/3 : rapport hauteur/ longueur de 1,33	PHOTO_NOM PRENOM

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote. Il procède à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Par ailleurs, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes, et permettent leur affichage sur une page d'écran unique.

Article 8 - Modalités d'organisation du vote électronique

A partir du fichier des électeurs, le prestataire générera pour chacun des électeurs un code d'identification personnel généré de façon aléatoire par le prestataire ainsi qu'un mot de passe. Seul le prestataire a connaissance de ce code et de ce mot de passe.

Cet identifiant, ainsi que le mot de passe associé, seront valables si un second tour devait, le cas échéant, être organisé. L'authentification de l'électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l'électeur du code d'identification et du mot de passe. Toute personne non reconnue n'a pas accès aux pages du serveur de vote.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs à leur adresse personnelle par le prestataire en même temps que le « matériel de vote » défini précédemment.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture du bureau de vote électronique, à partir de n'importe quel navigateur Internet de leur lieu de travail (y compris depuis leur poste de travail), de leur domicile ou encore d'un lieu de villégiature, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le salarié peut voter à l'aide d'outils informatiques type micro-ordinateur, smartphone ou tablette.

L’adresse URL pour accéder au site de vote pourra être de la forme : voteo.net/auxitrolweston

Après s’être identifiés à l’aide de ses codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi sa date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes seront présentées sur le site internet dans l'ordre suivant : CFDT, CGT.

En cas de deuxième tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les organisations syndicales.

Le système de vote permet:

• Le vote blanc

• Le raturage dans une liste (qui se fera en décochant le nom de la personne)

• Revenir sur son choix avant validation Une fois le vote définitivement validé, il ne sera plus possible de le modifier

• La confirmation obligatoire du choix avant l'enregistrement du bulletin

• Conserver une trace de son vote (impression d'un accusé de réception horodaté d'enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote interdit :

• De sélectionner plus d'une liste

• De voter plusieurs fois pour un même scrutin

• Tout lien entre le nom de l'électeur et son vote

La saisie de son code d'identification, de son mot de passe par l'électeur vaudra signature de la liste d'émargement dès réception du vote.

Le vote émis par l'électeur est crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Durant la période de vote un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égarés leurs codes. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

Les modalités d’accès ainsi que le code identifiant et le code secret permettant d’accéder au scrutin seront communiqués aux salariés après une phase d’authentification. Les éléments d’authentification seront communiqués au prestataire au préalable dans le fichier des électeurs.

Article 9 - Bureau de vote

Un bureau de vote est mis en place. Il sera composé de trois électeurs:

• Un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire

• Deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application client en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote, en présence des représentants des organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

Lors de la cérémonie d'ouverture une clé publique de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres « bureau de vote unique centralisateur ».

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes

• une copie de sa séquence secrète.

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

La DRH conservera par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les membres du « bureau de vote », peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clé d'accès personnelle fournie par le prestataire, la liste d'émargement ainsi que l'état du taux de participation. En revanche, aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 10 - Dépouillement des votes

Les cadres voteront pour élire 1 titulaire et 1 suppléant, un émargement unique sera généré par le système électronique.

A la fin de chaque tour, à l'heure fixée par le présent protocole, le président du « bureau de vote» annonce la clôture du scrutin.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Edition de la liste d'émargement du vote électronique

• Le dépouillement est actionné par les clés de déchiffrement, remises aux membres du bureau dûment désignés au moment de la génération de ces clés.

• Edition et signature des procès-verbaux par les membres du « bureau de vote unique centralisateur ».

• Les résultats sont proclamés par le président du « bureau de vote unique centralisateur »

• Edition finale des listes d'émargement

Le système garantit strictement l'anonymat par la non corrélation possible entre l'émargement et l'expression de vote ainsi que l’impossibilité du double vote.

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n'a pas été atteint.

Article 11 - Modalités de désignation des élus

La désignation des membres du CSE se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée:

• par application du quotient électoral 

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

Article 12 - Proclamation et affichage des résultats

Une fois les opérations de dépouillement terminées, le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat au premier tour. Le bureau de vote proclame ensuite le nom de chaque élu et le nombre de voix qu’ils ont obtenues en commençant par le titulaire, puis par le suppléant.

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc. Le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Le résultat des élections partielles sera affiché par la DRH sur les panneaux réservés à cet effet.

Après la proclamation des résultats, la DRH transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, La direction envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception à :

• l’inspection du travail (DREETS) territorialement compétente, en deux exemplaires,

• au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

Article 13 - Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports

Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Article 14 - Durée et Publicité

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. il sera déposé auprès de la DREETS et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et mis en ligne sur le site intranet de Société .

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Le présent accord a été conclu à Bourges, le …….

	Direction
Directeur de site	M. ……………….
DRH	M. ………………

	Délégués Syndicaux
CFDT	M. …………………
CGT	M. ………………………..