Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le télétravail" chez GILEAD SCIENCES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

GILEAD Sciences SAS, ayant son siège social 65, quai Georges Gorse à Boulogne-Billancourt, représentée par , agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines.

Ci-après dénommée « la Société », « l’Entreprise » ou « Gilead »

D’une part,

ET :

Les représentants des Organisations Syndicales représentatives au sein de GILEAD SCIENCES SAS:

• Madame , déléguée syndicale CFE/CGC

• Monsieur , délégué syndical UNSA-Pharma

D’autre part.

PREAMBULE

Dans un contexte de digitalisation croissante de la société et du monde du travail, le télétravail peut constituer une opportunité d’améliorer la qualité de vie des salariés en leur offrant de plus larges possibilités d’articuler leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Dans cette perspective, Gilead Sciences avait déjà inscrit le télétravail dans ses pratiques d’organisation du travail avec la mise en place d’une charte de travail à domicile entrée en vigueur le 1^er avril 2019 qui permettait, sur la base du volontariat, de télétravailler jusqu’à 1 jour par semaine.

Le télétravail, qui repose sur un principe de confiance réciproque entre le salarié et son manager, permet de responsabiliser et d’autonomiser les salariés dans leurs activités. Il peut améliorer les conditions de vie, de travail et de santé des salariés en réduisant leurs temps de trajet. A ce titre, il peut également permettre à l’entreprise et ses salariés de réduire l’impact carbone liée à leurs activités et constituer un atout pour renforcer l’attractivité de l’entreprise et fidéliser ses salariés en poste.

La crise sanitaire récente liée à l’épidémie COVID-19 a entraîné une accélération considérable du phénomène de digitalisation des relations de travail et du recours au télétravail pour permettre de freiner la propagation du virus, protéger la santé et la sécurité des salariés tout en permettant, autant que possible, la poursuite de l’activité de Gilead Sciences.

Malgré les avantages d’un tel mode d’organisation du travail, le télétravail présente également des limites et risques qu’il convient de prendre en compte. L’un des risques majeurs pour les salariés est la porosité entre vie professionnelle et vie privée pouvant nuire sur le long terme à la santé des salariés. Du point de vue de l’entreprise, le risque principal est celui d’une dissipation du lien social entre les salariés et d’une complexification des interactions pouvant nuire, à terme, au bon déroulement des activités.

Fortes de ces constats, et dans un contexte de retour à des conditions de travail « normalisées », la Direction et les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise ont souhaité donner un cadre conventionnel au télétravail pour que celui-ci puisse continuer à se développer dans des conditions préservant l’équilibre entre les besoins opérationnels et organisationnels de l’entreprise d’une part, les rythmes personnels et professionnels des salariés d’autre part.

Après des discussions engagées lors des réunions des 1^er juin, des 8 et 22 octobre 2021, les parties sont parvenues à un accord, dont elles conviennent de formaliser les termes comme suit :

ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD

L’objet de cet accord est de fixer les conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de l’Entreprise.

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

ARTICLE 2 – ELIGIBILITE

Tous les salariés de Gilead occupant des fonctions sédentaires (siège) sont éligibles au télétravail, selon les modalités fixées par le présent accord. Il est précisé que les salariés exerçant des activités itinérantes en dehors des locaux de l’entreprise ne sont pas concernés par le télétravail et sont, de fait, exclus des dispositions du présent accord.

Le télétravail nécessitant une autonomie dans l’exécution des missions et une bonne connaissance de l’organisation de l’entreprise, la fréquence hebdomadaire de télétravail prévue par le présent accord pourra être adaptée et réduite pour les collaborateurs en période d’essai, ainsi que pour les stagiaires et alternants. Des aménagements au télétravail pourront également être apportés pour les besoins de l’accompagnement des salariés qui ne seraient pas aux objectifs au sens du plan de performance de Gilead.

Il est rappelé que l’employeur refusant l’accès d’un salarié éligible au télétravail doit apporter une réponse motivée.

Il est également précisé que les salariés en situation de handicap ont accès au télétravail dans les mêmes conditions que les autres salariés de l’entreprise. En cas de nécessité, ils pourront définir, avec leur manager et le département des ressources humaines, les adaptations nécessaires.

ARTICLE 3 – CARACTERE VOLONTAIRE DU TELETRAVAIL

Le télétravail revêt un caractère exclusivement volontaire pour le salarié qui conserve la possibilité, s’il le souhaite, d’exercer exclusivement ses activités depuis les locaux de l’entreprise.

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure telles que définies par l’article 12 ci-dessous, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

ARTICLE 4 – MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Article 4.1. Nombre de jours de télétravail

Afin d’offrir aux salariés la plus grande flexibilité dans l’organisation de leur travail et pour concilier au mieux leurs activités professionnelles et personnelles, les salariés éligibles pourront réaliser jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine.

Le nombre de jours de télétravail effectivement réalisés par les salariés et leur répartition devront être définis de manière à concilier le bon fonctionnement de l’entreprise, éviter l’isolement des salariés et maintenir le lien social.

La présence obligatoire des salariés sur site au minimum 2 jours par semaine est essentielle pour éviter l’isolement du télétravailleur de sa communauté de travail d’une part, et pour préserver le lien social entre les salariés et entre les équipes d’autre part.

Il est également précisé qu’aucun poste de travail n’est compatible avec une activité en télétravail à temps complet 5 jours par semaine. Une telle organisation entrainerait le risque important d’affecter la bonne organisation des activités et la répartition des rôles et responsabilités au sein des équipes de travail.

Article 4.2. Fixation des jours de présence obligatoire sur site

Afin de préserver la qualité des interactions des salariés d’une même équipe, ainsi que la collaboration cross-fonctionnelles entre différentes équipes travaillant sur un même domaine thérapeutique et réunies en « Business Unit », il est convenu de fixer comme suit les jours de présence obligatoire sur site :

• 1 Jour fixe par équipe managériale, décidé au niveau de l’équipe par le Responsable/Directeur d’équipe après concertation avec ses collaborateurs ;

• 1 jour fixe par équipe cross-fonctionnelle « Business Unit », décidé au niveau de la BU/aire thérapeutique après concertation entre les Directeurs/Responsables d’équipes. Les salariés travaillant pour plusieurs Business Units / aires thérapeutique alterneront leur jour de présence de manière à pouvoir réserver des temps de présence sur site avec chacune de ces équipes et en fonction des priorités. En cas de conflit de priorités, les salariés concernés pourront demander à leur supérieur hiérarchique d’arbitrer.

Le vendredi ne pourra être un jour de présence fixe des équipes managériales ou des Business Units.

Afin de répondre aux besoins de l’activité et/ou aux besoins liés à l’organisation du travail d’équipe, les jours fixes de présence sur site pourront être modifiés.

Il est précisé que certaines réunions sont, par nature, incompatibles avec un format digital et requièrent la présence sur site des participants. A titre d’illustration, c’est le cas des réunions de type séminaires (séminaires nationaux, mi-cycles etc…), team building, réunions de réflexions (en particulier les réunions de lancements de projets). Dans ces circonstances, le recours au télétravail pourra être suspendu ponctuellement pour les salariés prenant une part active à ces réunions/manifestations.

A l’inverse, pour garantir une application étendue du télétravail pour les salariés qui souhaitent y avoir recours, certaines réunions devront être organisées dans un format digital. Il en est ainsi des réunions d’informations, des réunions dites All Employee. Les salariés participants à ces réunions sous format digital et présents sur site pourront se connecter à la réunion avec leur ordinateur depuis leur bureau, une salle de réunion ou un espace téléphonique.

Article 4.3. Passage au télétravail et déclaration des journées de télétravail

Les salariés souhaitant recourir au télétravail, dans les conditions et limites fixées ci-dessus, devront déclarer, a priori, leur journée de télétravail dans l’application informatique mise à disposition à cet effet. A la date de signature du présent accord, ces journées doivent être déclarées dans l’outil Co-HR.

Le Responsable hiérarchique devra motiver son refus d’accès d’un salarié qui y est éligible.

Article 4.4. Lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail, quel que soit le nombre de jours télétravaillés, est exercé depuis la résidence principale du salarié, telle que déclarée au service RH.

A ce titre, le salarié s’engage à informer la Direction des Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de domicile.

Le salarié souhaitant travailler depuis son domicile doit veiller à disposer d’un espace de travail adapté ainsi que d’installations électriques conformes. A ce titre il s’engage à fournir au département des Ressources Humaines une attestation sur l’honneur sur le fait qu'il dispose :

• D’une installation technique et électrique conforme aux normes en vigueur

• D’un lieu de travail conforme permettant d’exercer le télétravail

• D’une couverture assurance habitation

A ce titre, il est rappelé que le salarié ayant recours au télétravail doit en informer son assureur couvrant les risques habitation.

Le salarié souhaitant télétravailler exceptionnellement depuis un lieu autre que sa résidence principale devra, au préalable, en faire la demande à son manager et fournir une attestation sur l’honneur reprenant les éléments mentionnés ci-dessous. Il est précisé que pour des raisons sanitaires et de déclarations sociales, il est strictement interdit de télétravailler en dehors du territoire de la France métropolitaine.

Enfin, le télétravail étant une option offerte aux collaborateurs qui disposent tous d’un espace de travail dans les locaux de l’entreprise, il est précisé qu’il ne peut y avoir de remboursement de location d’espaces de travail.

Article 4.5. Télétravail pendant les périodes de congés

Le télétravail est strictement interdit quand le salarié est en congés, et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail, telles que par exemple les arrêts maladie ou congés maternité.

ARTICLE 5 – RYTHME DE TRAVAIL

Article 5.1. Durée du travail et modalités d’organisation du temps de télétravail

Les salariés en télétravail accomplissent leurs missions comme s’ils travaillaient depuis les locaux de l’entreprise ; le télétravail ne modifie pas l’étendue, les missions et/ou les attentes relatives aux fonctions des salariés.

Pendant leur temps de télétravail, les salariés demeurent régis par les dispositions légales et conventionnelles relatives au mode d'aménagement du temps de travail qui leur est applicable.

En particulier, les salariés titulaires d’un forfait annuel en heures doivent continuer, pendant leurs journées de télétravail, à reporter leurs horaires de travail sur le fichier de suivi prévu à cet effet.

Ainsi, les journées télétravaillées ne peuvent donner lieu à des horaires de travail excessifs : les dispositions relatives au temps de travail et aux temps de repos notamment les pauses s’appliquent pendant les journées télétravaillées. L’employeur doit veiller, le cas échéant, au bon respect des plages horaires de travail en vigueur dans l’entreprise, ainsi qu’aux temps de repos applicables en matière de restauration. Il est rappelé que les salariés doivent bénéficier, au minimum, d’un repos quotidien de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives.

En cas d’empêchement (maladie, accident du travail etc…) le salarié devra informer et justifier de son impossibilité de travailler dans les délais en vigueur dans l’entreprise.

Article 5.2. Protection de la vie privée du télétravailleur

L'employeur s'engage à respecter la vie privée du télétravailleur, le télétravail ne pouvant avoir pour conséquence d’autoriser à joindre le salarié à tout moment et sans considération du temps personnel et du temps de pause.

Il peut habituellement contacter le salarié en télétravail entre 9h00-18h00, sauf évènement exceptionnel justifiant d’appeler en urgence le salarié.

Dans la limite du temps de travail du salarié et du respect de ses temps de pause, le télétravailleur sera sous la subordination de l’entreprise et, par conséquent, ne pourra vaquer à ses occupations personnelles.

Article 5.3. Droit à la déconnexion

Afin d’assurer la protection de la santé physique et mentale des salariés, il est rappelé au salarié en télétravail qu’il doit faire un usage raisonné des outils numériques mis à sa disposition.

Le télétravailleur s’engage notamment à ne pas se connecter aux outils numériques, en dehors de son temps de travail, et à respecter les plages horaires et temps de repos en vigueur dans l’entreprise.

En application des dispositions légales en vigueur, le télétravailleur et les Responsables hiérarchiques devront respecter les dispositions de l’accord d’entreprise relatif au droit à la déconnexion mise en place au sein de l’entreprise.

ARTICLE 6 – COMMUNICATION ET MAINTIEN DU LIEN SOCIAL

Article 6.1. Actions de sensibilisation

L’Entreprise mettra en place une action de sensibilisation générale dédiée aux spécificités du télétravail et à l’utilisation des équipements mis à la disposition des salariés à cet effet. Un accompagnement complémentaire sera mis en place pour les Responsables hiérarchiques encadrant des salariés télétravaillant afin de les sensibiliser aux opportunités et limites d’un tel mode d’organisation et les risques associés.

Article 6.2. Accompagnement managérial

Les entreprises devront veiller à ce que les salariés ayant recours de manière importante au télétravail aient accès aux mêmes informations que l’ensemble des salariés se trouvant dans les locaux de l’entreprise. C’est dans cette perspective qu’il est demandé aux managers d’organiser certaines réunions d’information et All Employee exclusivement sous un format digital ou hybride afin de garantir la diffusion la plus large possible des informations à l’ensemble des salariés.

Le rôle du personnel encadrant est particulièrement important et doit être adapté à l’encadrement des télétravailleurs afin de permettre de maintenir un même niveau de proximité managériale avec les salariés présents sur site et les télétravailleurs. Il veillera à ce que l’autonomie dont bénéficie les télétravailleurs ne soit par préjudiciable au lien social et au sentiment d’appartenance nécessaire à toute collectivité de travail et organisera des temps d’échanges collectifs pour maintenir ces liens en complément ou lors des jours de présence fixes par équipe.

ARTICLE 7 – SUIVI DE L’ACTIVITE DES SALARIES EN TELETRAVAIL ET REVERSIBILITE

Le manager organisera chaque année un entretien portant sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail.

Cet entretien doit permettre au salarié de s’exprimer sur les conditions de réalisation de son activité en télétravail.

Il doit permettre au manager de s'assurer que le télétravailleur bénéficie d'une montée en compétences et d'un accompagnement nécessaire à la tenue de son poste et que son niveau d'information sur la vie de l’entreprise ainsi que sa participation aux événements collectifs de l’entreprise le préservent du risque d'isolement. Il s'assure également de la cohérence entre l'exercice du télétravail et le projet professionnel du salarié.

Cet entretien peut être intégré à l’entretien annuel de fin d’année.

En dehors du cadre de cet entretien annuel, le salarié peut également échanger tout au long de l’année et de manière informelle avec son manager sur l’exercice de son activité en télétravail. Les check in/entretiens de suivi trimestriels pourront plus spécifiquement être l’occasion d’un tel échange.

Le télétravail reposant sur un principe de double volontariat et un principe de réversibilité, l’entreprise et le salarié peuvent à tout moment y mettre fin ou revoir ses modalités d’application sans que cela ne puisse constituer une modification essentielle des conditions de travail des salariés concernés.

Le salarié pourra à tout moment cesser d’y avoir recours s’il le souhaite, sans délai, ni motif.

L’entreprise pourra également y mettre fin ou réduire la fréquence individuelle du télétravail en cas de nécessité liée à l’organisation et à la continuité des activités du service ou s’il apparait que le télétravail jusqu’à 3 jours par semaine n’est pas compatible avec l’autonomie et le niveau de compétence et de performance du salarié concerné. Dans ce cas, le manager devra motiver sa décision et observer un délai de prévenance raisonnable au regard de l’importance de la modification apportée.

ARTICLE 8 – MATERIEL INFORMATIQUE ET BUREAUTIQUE NECESSAIRE AU TELETRAVAIL

Il appartient à l’entreprise de fournir au télétravailleur et d’entretenir les équipements informatiques et de communication nécessaires à la réalisation de ses fonctions et de prévoir leurs modalités d’utilisation.

L’Entreprise met à la disposition de tous ses collaborateurs un ordinateur portable, avec une connexion vpn, ainsi qu’un téléphone mobile pour ceux qui le souhaitent, leur permettant de réaliser leurs missions dans ou en dehors des locaux de l’entreprise. Ce matériel est mis à la disposition exclusive du salarié qui peut seul y accéder et l’utiliser. Il est rappelé que le matériel mis à disposition des salariés est réservé à un usage professionnel et qu’un usage personnel raisonnable est toléré conformément aux recommandations de la CNIL.

Tous les travaux réalisés doivent l’être au moyen des outils informatiques mis à disposition par l’Entreprise. Les salariés ne sont pas autorisés à sauvegarder ou à stocker des données Gilead sur des ordinateurs personnels ou au moyen de services cloud (à moins que ceux-ci aient été approuvés par Gilead).

Lorsqu’il est mis fin au télétravail ou lors de la cessation du contrat de travail, le salarié restitue sans délai le matériel spécifique qui lui a été fourni pour les besoins du télétravail.

ARTICLE 9 – CONFIDENTIALITE DES DONNEES

Les collaborateurs sont tenus de respecter la confidentialité des données auxquelles ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions. Seuls les documents strictement nécessaires à l’exercice de leurs missions peuvent être sortis des locaux de l’entreprise.

ARTICLE 10 – ACCIDENT DU TRAVAIL

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. Le salarié doit déclarer cet accident au département des Ressources Humaines et/ou à son Responsable hiérarchique dès que possible par tout moyen.

ARTICLE 11 – EGALITE DE TRAITEMENT

Pour le bénéfice et l'exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, évaluation des résultats, formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, tickets restaurants, épargne salariale, élections, représentation du personnel, accès à l'information de l’entreprise et à l'information syndicale, etc.), les salariés embauchés ou ayant opté pour le télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs de l’entreprise.

ARTICLE 12 – TELETRAVAIL EN CAS DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES OU DE FORCE MAJEURE

Les parties conviennent qu’en cas de force majeure (évènement imprévisible, irrésistible et extérieur) ou de circonstances exceptionnelles, le présent accord sera suspendu.

Le télétravail sera alors organisé en fonction du plan de continuité d’activité décidé par l’entreprise en concertation avec les représentants du personnel, l’exercice en télétravail constituant dans ce cas un simple aménagement ponctuel du poste de travail nécessaire à la continuité des activités de l’entreprise tout en préservant la santé et sécurité des salariés.

La mise en place de ce télétravail adapté aux circonstances extérieures peut être rendu nécessaire par exemple en cas d’épidémies ou de pandémies, d’évènements climatiques, environnementaux ou industriels exceptionnels, de mouvements sociaux importants empêchant le déplacement des salariés de leur domicile vers leur lieu de travail.

ARTICLE 13 – DISPOSITIONS FINALES

Article 13.1. Durée et prise d’effet

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de la Société.

Il est conclu pour une durée indéterminée en entre en vigueur à compter de sa signature.

Un bilan annuel sera fait des mesures prévues par cet accord.

Article 13.1. Révision

Le présent accord pourra faire l’objet de révision par la Direction ou les Organisations Syndicales signataires ou adhérentes.

Tout signataire introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points révisés.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Dans l’hypothèse d’une modification importante des dispositions légales, réglementaires ou de la convention collective nationale de branche ayant un impact sur les dispositions du présent accord, les parties conviennent de se revoir pour en apprécier les conséquences.

Article 13.3. Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du Travail, une Organisation Syndicale non-signataire pourra adhérer au présent accord.

Cette adhésion devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux signataires du présent accord et fera l’objet d’un dépôt par la Direction selon les mêmes formalités que le présent accord.

Article 13.4. Dénonciation

Le présent accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires avec un préavis de 3 mois avant l’expiration de chaque période annuelle.

Toutefois, la mise en œuvre de la procédure de dénonciation par l’une des parties devra obligatoirement être précédée par l’envoi aux autres parties signataires d’une lettre recommandée avec accusé de réception expliquant les motifs de cette dénonciation.

Une commission de négociation devra alors se réunir, à l’initiative de la partie la plus diligente, afin de traiter les points de désaccord.

Article 13.5. Dépôt et publicité

Un exemplaire signé du présent accord sera remis à chaque signataire.

Le présent accord est notifié ce jour à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives.

Il sera diffusé dès sa signature à l’ensemble des salariés.

A l’issue de sa notification et conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé en ligne, sur la plateforme de « télé procédure » du ministère du travail (« Télé Accords ») par le représentant légal de l’Entreprise. Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne-Billancourt

Fait à Boulogne-Billancourt, le 9 novembre 2021

Madame Pour le syndicat CFE-CGC

Directrice des Ressources Humaines Madame

Pour le syndicat UNSA- Pharma

Monsieur