Accord d'entreprise "Accord d'entreprise télétravail" chez B G E - BOUTIQUE DE GESTION ESPACE (Siège)

Accord d’entreprise télétravail

Entre les soussignés,

• BGE Hauts de France, dont le siège social est situé 4 rue des Buisses à Lille (59000), représenté par xxx, directeur général

d’une part

et

• L’organisation syndicale représentative Synafor -CFDT, représentée par xxx, délégué syndical

d’autre part

Il a été conclu l'accord collectif suivant

Préambule

Après une phase de test en 2019-2020, qui s’est révélée positive, BGE hauts de France a décidé de pérenniser la possibilité de télétravail en complément d’une présence au bureau, pour les postes compatibles avec cette forme d’organisation. De plus, la crise sanitaire liée au Covid-19 a permis de tester le télétravail pour quasiment tous les salariés, dans une situation particulière puisque toutes les activités de BGE Hauts de France étaient menées à distance. Cela a conduit à réfléchir à une offre spécifique de recours ponctuel au télétravail pour tous. L’accord signé en 2020 nécessite une nouvelle évolution afin de mieux prendre en compte les acquis de l’année 2020 (demandes accrues de télétravail régulier mais aussi situation de télétravail imposée à tous dans le cadre de la crise sanitaire),

Article 1 - Champ d'application

Le présent accord concerne l’ensemble des établissements de BGE Hauts de France et s’applique à tous les salariés, sous contrat à durée indéterminée ou déterminée, à temps plein ou à temps partiel.

Article 2 – Nature de télétravail

Le présent accord définit trois modalités de télétravail : le télétravail régulier, défini au chapitre I, le télétravail occasionnel, défini au chapitre II et le télétravail imposé à tous en situation exceptionnelle, défini au chapitre III. Ces trois modalités sont cumulables.

Titre I : Télétravail régulier

Article 3 - Conditions de passage en télétravail régulier : critères d'éligibilité

Le télétravail régulier est ouvert aux salariés dont le travail et l’activité en télétravail ne gênent pas le fonctionnement de leur équipe de rattachement et ne nécessitent pas un soutien managérial rapproché. Les critères d’éligibilité sont, entre autres : la nature du travail, la capacité du salarié à travailler à distance, la performance du salarié à son poste.

Les métiers à activités éligibles au télétravail sont :

• Assistant consulting,

• Assistant du siège,

• Conseiller / Consultant,

• Responsable technique du siège social,

• Responsable territorial et responsable développement,

• Cadre administratif,

• Directeur adjoint,

• Poste de direction.

Les critères d’inéligibilité sont liés à la présence physique auprès des clients ou du personnel.

Les métiers à activités non éligibles au télétravail sont :

• Agent d’entretien

• Hôtesse d’accueil,

• Secrétaire locale et assistante territoriale,

Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

• ancienneté minimale d’un an sur le poste, excepté dans le cadre de prescriptions médicales, afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié,

• temps de travail équivalent à au moins 60 % d’un temps plein, afin de ne pas déconnecter le salarié du milieu de travail.

Enfin, les personnes en contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Article 4 - Modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail régulier

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à la directrice des ressources humaines par le biais d’un document type de demande, accessible sur l’intranet de BGE Hauts de France (rubrique : Répertoire de base > 3. Informations internes > B. Ressources Humaines > 1. Règles internes).

Cette demande doit être faite entre le 1^er juin et le 30 septembre de l’année en cours pour une mise en place en début de mois et au plus tôt au 1^er septembre.

BGE Hauts de France fera une communication annuelle à l’ensemble des salariés en mai pour rappeler ces modalités.

Le document type de demande permet de préciser les activités que le salarié souhaite exercer dans le cadre du télétravail et la ou les journée(s) souhaitée(s) ainsi que la date de mise en place. Cette demande sera accompagnée du guide d’auto-évaluation.

La direction des ressources humaines a un délai maximum de 2 mois pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé.

Durant ce délai, un entretien pourra avoir lieu entre le salarié et son supérieur hiérarchique afin valider les critères d’éligibilité et de définir le cas échéant les modalités d’organisation.

Les critères d’éligibilité liées au salarié sont notamment : sa capacité d’autonomie, sa capacité d’adaptation et de communication, son sens de l’initiative, sa maîtrise de la gestion du temps, son expérience dans l’emploi, son aptitude à rendre compte, sa capacité à maintenir un lien avec sa hiérarchie et ses collègues. Ils seront appréhendés au regard des éléments indiqués dans le guide d’auto-évaluation et dans les grilles des derniers EAP.

Les critères d’inéligibilité liés à la nature du travail sont notamment : des travaux portant sur des données confidentielles, des travaux nécessitant l'utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l'entreprise, des activités dont l’accomplissement nécessite l’utilisation en format papier de dossiers ou nécessitant des impressions ou des manipulations en grand nombre.

A ces deux types de critères s’ajoute la possibilité de refus partiel (limitation du nombre de jours) ou total lié à l’organisation du travail. Si des demandes proviennent d’équipe très petite, ou si trop de demandes ont été reçues au sein d’une même équipe, ce motif pourra motiver une demande de révision de la demande voire un refus. En cas de demandes simultanées au sein d’une même équipe, un arbitrage en termes de limitation du nombre de jours, changement du jour demandé voire refus pourra être fait par la direction en se basant prioritairement sur les critères suivants : contraintes familiales et temps de trajet.

Dans ce cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Lorsque la demande de télétravail sera acceptée, un avenant au contrat sera conclu pour confirmer l'accord du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur.

Un entretien préalable sera également systématiquement mis en place entre le salarié et son responsable dont l’objectif sera d’informer sur les points de repère et les points de vigilance liés au télétravail (modalité de contrôle, respect droit à la déconnection, procédure en cas d’accident, frais, aménagement espace travail à domicile, engagement de télétravailleur, période d’adaptation ...).

Article 5 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

5.1 Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation 3 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de quinze jours.

5.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandé par le salarié

Les télétravailleurs pourront demander à arrêter cette forme de travail et dénoncer par écrit leur avenant au contrat de travail en respectant un délai de prévenance de 1 mois afin de permettre leur réaffectation.

La demande sera effectuée par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé).

5.3 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandé par l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : condition d'éligibilité non remplie, performances constatées non satisfaisantes, réorganisation de l'entreprise, déménagement du salarié, changement de poste. Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé.

La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Cette décision sera adressée à la direction par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé) après un entretien individuel entre le responsable et le télétravailleur.

Article 6 - Lieu du télétravail et conditions à respecter

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié.

Lors d’une journée de télétravail, des déplacements professionnels (rendez-vous externe) sont possibles mais dans un périmètre géographique proche de son domicile.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail, à savoir bureau, chaise, éclairage, accès prise.

En outre, les conditions de concentration doivent être assurées. Aussi, le télétravailleur s’engage à ne pas avoir la responsabilité d’une personne à charge lors des heures de télétravail. Si le télétravailleur a un/des enfant(s) de niveau scolaire infra-collège, il devra fournir à l’employeur un document prouvant le mode de garde de cet/ces enfant(s) durant les temps de télétravail (attestation garderie ou assistante maternelle, planning établissement scolaire du niveau du/des enfants, attestation sur l’honneur d’un parent assurant la garde de(s) enfant(s)).

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 3.

Article 7 - Modalités de régulation et de contrôle de la charge de travail

Article 7 a - Modalités de régulation de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif ni de changement en termes de taux de production attendu.

Le supérieur hiérarchique du télétravailleur effectuera un suivi régulier des réalisations du télétravailleur. Il contrôlera son activité en évaluant sa charge de travail et en mettant en place des critères de résultats équivalents à ceux prévalant pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel (EAP).

Article 7 b - Modalités de contrôle du temps de travail

Les horaires de travail du télétravailleur sont établis sur des bases comparables à celles d’un travail accompli dans l’établissement d’appartenance du salarié. Dans ces conditions, le télétravail ne serait avoir pour conséquence de modifier l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise.

Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf sur demande expresse de la hiérarchie.

Le responsable du télétravailleur et le télétravailleur sont sensibilisés lors de l’entretien préalable, sur les points de vigilance à avoir : éviter l’isolement des salariés en télétravail, assurer le suivi et la maîtrise de leur charge de travail, maintenir le bon fonctionnement de l’équipe et la cohésion entre salariés. Des formations au management du télétravail peuvent être intégrées au plan de développement des compétences.

Article 8 - Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Les jours de télétravail dépendent de la fonction exercée et du temps de travail du salarié concerné (y compris le cas échéant des modalités de pose de RTT).

En effet, le nombre de jours maximum de télétravail sera défini en déduisant le nombre de jours hebdomadaires de présence au bureau selon la nature des postes exercés :

• les postes suivants : assistant consulting, assistant du siège, responsable technique du siège, devront assurer une présence hebdomadaire minimale de 2 jours au bureau

• les postes suivants : cadre administratif, responsable développement et directeur adjoint sans management d’équipe, devront assurer une présence hebdomadaire minimale de 3 jours au bureau

• les postes suivants : cadre administratif - responsable développement - directeur adjoint avec management d’équipe ainsi que les postes de responsable territorial et de direction, devront assurer une présence hebdomadaire minimale de 4 jours au bureau

• les postes suivants conseiller / consultant devront assurer une présence hebdomadaire de 3 jours au bureau.

Chaque journée de télétravail correspondra à une journée entière ou une demi-journée uniquement si celle-ci est accolée à une demi-journée de RTT.

Le ou les jours de télétravail ne pourront pas être accolés à un jour de congés payés, sauf accord express de l’employeur.

Le ou les jours de télétravail choisis en accord avec le responsable seront fixés dans l’avenant.

Les jours fériés ou RTT fixes tombant un jour de télétravail ne constituent pas un motif de report des jours de télétravail.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son responsable pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement de l’antenne.

De la même manière, si une formation est planifiée un jour télétravaillé, le salarié ne peut refuser cette formation ni demander un report du jour télétravaillé.

Article 9 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail suivantes : 9 h – 12 h et 14 h -17 h pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Le télétravailleur devra être particulièrement vigilant à faire respecter le droit à la déconnection, notamment s’il a utilisé lors du télétravail son téléphone personnel et privilégier l’utilisation des mails ou skype plutôt que son téléphone personnel.

Article 10 - Équipements liés au télétravail

BGE Hauts de France fournira au télétravailleur à domicile les équipements nécessaires à l’exercice de ses fonctions dans des conditions de sécurité satisfaisantes. Au titre du télétravail, l’entreprise fournit à chaque télétravailleur à domicile un ordinateur portable avec une pochette de transport voire une solution de téléphonie, qui permette une connexion internet, dans l’hypothèse où ce dernier en aurait un besoin validé par son responsable et n’en serait pas déjà équipé.

Pendant la période de télétravail, le télétravailleur doit disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions. Il utilisera pour se faire son propre mobilier (table, fauteuil, éclairage, accès prise électrique).

Dans le cadre du télétravail, les moyens d’impression ne sont pas fournis et il est déconseillé de brancher sur le matériel fourni tout équipement personnel de type imprimante, scanner, afin d’éviter tout risque de transmission de virus.

La conformité du matériel dédié au télétravail, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité.

Article 11 - Consignes particulières concernant les outils informatiques

Le télétravailleur s'engage à respecter la charte informatique de l'entreprise au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise, notamment en terme de cyber-sécurité. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Article 12 - Remboursement des frais professionnels liés au télétravail régulier

BGE Hauts de France ne prend pas en charge les frais fixes (chauffage, électricité) occasionnés par le télétravail. En contrepartie, le télétravailleur continuera à bénéficier dans les mêmes conditions du remboursement partiel le cas échéant de ses frais de transport en commun et des titres restaurant.

En cas de déplacement professionnel un jour de télétravail, les distances seront calculées depuis le domicile personnel.

Article 13 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail régulier

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile. Cette attestation devra être actualisée chaque année.

BGE Hauts de France s’engage à souscrire une assurance pour couvrir les risques liés au télétravail : protection des biens professionnels en cas de dommages (vol, incendie…), protection des données sensibles, ainsi que votre responsabilité civile professionnelle du salarié.

Article 14 - Obligation de discrétion et de confidentialité

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Article 15 - Santé et sécurité au travail

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer son responsable et transmettre son arrêt de travail à la direction des ressources humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit un délai 48 heures.

Titre II : Télétravail occasionnel

Article 16 - Conditions de passage en télétravail occasionnel : critères d'éligibilité

Le télétravail occasionnel est ouvert à tous les postes salariés à l’exception des agents d’entretien.

Article 17 – Modalité de mise en œuvre du télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel pourra être mis en place à la demande des salariés en respectant les conditions suivantes :

- dans la limite de 8 journées par an,

- sous forme de journée entière ou de demi-journée uniquement si celle-ci est accolée à une demi-journée de RTT,

- limitées à deux jours consécutifs maximum,

- et non accolées à des jours de congés payés.

La période retenue pour le décompte des 8 journées par an ira du 1er juillet n au 30 juin n+1

Le télétravailleur occasionnel doit préalablement recueillir l’accord de sa hiérarchie, formalisé par écrit, en respectant un délai de délai de prévenance de 10 jours.

Les conditions de concentration doivent être assurées. Aussi, le télétravailleur s’engage à ne pas avoir la responsabilité d’une personne à charge lors des heures de télétravail. Si le télétravailleur a un/des enfant(s) de niveau scolaire infra-collège à charge, il devra fournir à l’employeur un document prouvant le mode de garde de cet/ces enfant(s) durant les temps de télétravail (attestation garderie ou assistante maternelle, inscription centre aéré, planning établissement scolaire du niveau du/des enfants, attestation sur l’honneur d’un parent assurant la garde de(s) enfant(s)).

Les conditions indiquées ci-avant peuvent faire l’objet de mesures dérogatoires accordées uniquement par la direction des ressources humaines en cas de situations particulières à la demande du salarié (par exemple, problème de santé d’un proche éloigné géographiquement qui nécessite que le salarié se rende quelques jours loin du lieu de travail pour pouvoir rendre visite à la personne et ce qui aurait pour effet de demander à accoler les 2 jours de télétravail à des congés et à demander plus que 2 jours accolés). L’accord de la direction des ressources humaines sera formalisé par mail auprès du salarié et de son responsable.

Si le salarié ne dispose pas déjà d’outils de travail à distance mis à disposition par l’entreprise, il pourra solliciter son responsable pour emprunter du matériel professionnel (essentiellement ordinateur portable), dans la limite du matériel disponible localement, en veillant à le réserver préalablement.

Titre III. Télétravail imposé en situation exceptionnelle

Article 18 – adaptation des règles prévues au titre I

Des situations exceptionnelles (pandémie, canicule, grève générale…), peuvent amener l’employeur à imposer le recours au télétravail à l’ensemble des salariés à l’exception des postes d’agent d’entretien. Les modalités et la période de télétravail sont définies par l’employeur en fonction de la situation ou des consignes gouvernementales. Il n’y a alors pas de procédures particulières pour demander à bénéficier du télétravail. Les équipements informatiques nécessaires au télétravail sont fournis par l’employeur (équipement nomade ou fixe à prendre chez soi) et des solutions de téléphonie sont mises en place (équipement nomade ou adresse IP).

Par ailleurs, le télétravail pourra se faire, sous conditions, en dehors du lieu d’habitation du salarié.  Dans ce cas, il faudra que le lieu de télétravail soit situé en France métropolitaine, qu’il soit suffisamment équipé pour travailler et y être connecté. Le salarié concerné par cette situation s’engage à en informer préalablement son responsable et accepte de revenir sur son lieu de travail à la demande de ce dernier dès lors que cela est nécessaire (pour retravailler en présentiel ou pour un retour ponctuel pour obligation professionnelle).

Afin de dédommager les salariés des frais indirects (électricité, chauffage), la prime transport de 15 € / mois est maintenue pendant le télétravail et elle est généralisée à tous les télétravailleurs.

Un souci particulier sera apporté au maintien du lien entre salariés. Aussi, la mise en place de groupe de salariés via des outils informatiques tels que facebook, slack, skype sera vivement encouragée.

Titre IV. Modalités générales

Article 19 – droits collectifs

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés (en termes de formation, évolution professionnelle…).

BGE Hauts de France leur garantie un accès aux informations de façon permanente grâce à l’intranet de la structure (notamment compte-rendu de réunion CSE).

Article 20 – continuité

Ce nouvel accord a été établi dans la continuité des précédents accords en date du 19 avril 2019 et du 17 juin 2020. A ce titre, les avenants des télétravailleurs signés dans le cadre de ces précédents accords continueront d’être valables, tant que les salariés concernés ou leur responsable ne demanderont pas à y mettre fin comme le prévoit l’article 5.2.

Article 21 - évaluation

Le télétravail fera l’objet d’un bilan annuel présenté en comité social et économique au printemps.

Les indicateurs suivants seront présentés :

• par métiers potentiellement concernés (par catégorie d’emplois et avec H/F) : nombre de demandes, % d’emploi concerné, % d’acceptation, raisons des refus

• coûts nouveaux générés pour BGE Hauts de France en termes d’équipement

• bilan de la période d’adaptation 

• nombre d’arrêts

• nombre d’accident du travail

• bilan qualitatif suite aux eap : validation des gains attendus, difficultés rencontrées et réponses apportées (point de vue responsable et point de vue télétravailleur), impacts charges de travail, suggestions d’évolution.

Article 22 - Durée de l'accord collectif – condition de révision - communication

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Conformément aux articles L 2262-7 et 8 du code du travail, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans le cadre d’un avenant conclu dans les mêmes conditions de forme.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires auprès de la Direccte de Lille et au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés via l’intranet de l’entreprise

Fait à Lille, le 13 avril 2021

Pour BGE Hauts de France Pour le syndicat Synafor - CFDT

Xxx xxx

Directeur Général Délégué syndical