INTERNATIONAL SPACE

UNIVERSITY

Accord sur les astreintes

Entre :

L’International Space University représentée par

Et :

- Déléguée du Personnel, représenté par

- Délégué du Personnel Suppléant représenté par

Il a été conclu ce qui suit

Illkirch, le 20 avril 2022

XXXXX

Agreement on on-call duty

Between :

XXXX represented by XXXX

And :

- Staff representative, represented by XXXX

- Alternate Staff Representative represented by XXX

It was concluded that

Illkirch, 20 April 2022

Préambule

La dimension internationale des activités de l’International Space University oblige les collaborateurs du service informatique à travailler en dehors de leurs horaires habituels. Pour assurer une continuité de fonctionnement de certains matériels, équipements, de porter assistance à ses usagers, en répondant à des évènements fortuits et ponctuels nécessitant une intervention rapide, soit à distance, soit sur site, à Illkirch ou sur le plan international.

Le présent accord vise à préciser l’organisation de l’astreinte, les modalités d’information et les délais de prévenance ainsi que la compensation accordée aux personnels concernés.

Article 1 – Définition de l’astreinte

Certains personnels peuvent être appelés à participer, en dehors de leur horaire de travail, à un service d’astreinte, entendu comme « une période pendant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, doit être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise » (article L. 3121-9 alinéa 1 du code du travail).

Les heures d’astreinte ne sont pas considérées comme des heures de travail effectif, les personnels demeurant libres de vaquer à des occupations personnelles. Seuls le temps de déplacement et la durée de l’intervention sont considérés comme du temps de travail effectif. Les personnels seront donc rémunérés s’ils interviennent.

La période d’astreinte implique que puissent être contactés les personnels par téléphone ou tout autre moyen approprié et ceci afin de pouvoir intervenir, soit à distance, soit en se rendant sur le lieu de travail.

Article 2 – Champ d’application

Le présent accord s’applique aux personnels, cadres et non cadres, liés par un contrat de travail de droit privé à durée indéterminée ou déterminée dont les fonctions sont indispensables pour assurer la continuité du service.

Article 3 – Organisation de l’astreinte

L’astreinte est fondée sur l’urgence, la résolution de la situation ne pouvant être différée ou reportée à l’heure de reprise du travail.

Les personnels susceptibles d’assurer des astreintes sont identifiés par l’encadrement eu égard à leurs fonctions et à la nature des interventions à accomplir en dehors des horaires habituels de travail.

Preamble

The international dimension of the activities of the International Space University requires the collaborators of the Information & Technology unit to work outside their usual hours. To ensure the continuity of the functioning of certain materials, equipments, to bring assistance to its users, by answering to fortuitous and punctual events requiring a fast intervention, either remotely, or on site, in Illkirch or on international level.

The present agreement aims to specify the organization of on-call duty, the methods of information and the notice periods, as well as the compensation granted to the personnel concerned.

Article 1 - Definition of on-call duty

Some employees may be called upon to participate, outside of their working hours, in on-call duty, defined as "a period during which the employee, without being at his place of work and without being at the permanent and immediate disposal of the employer, must be able to intervene to perform work for the company" (article L. 3121-9 paragraph 1 of the French Labor Code).

On-call time is not considered as actual working time, as staff are free to pursue personal interests. Only the travel time and the duration of the intervention are considered as actual working time. The staff will therefore be paid if they intervene.

The on-call period implies that the personnel can be contacted by telephone or any other appropriate means in order to be able to intervene, either remotely or by going to the workplace.

Article 2 - Scope of application

This agreement applies to management and non-management staff with an employment contract of indefinite or definite duration whose duties are essential to ensure the continuity of the service.

Article 3 - Organization of the on-call duty

On-call duty is based on urgency, as the resolution of the situation cannot be deferred or postponed until the time the employee returns to work.

The personnel likely to be on call are identified by the management in view of their duties and the nature of the interventions to be carried out outside normal working hours.

L’encadrement devra s’assurer que les personnels disposent de la connaissance et de la maîtrise des équipements, des habilitations et de la formation nécessaire. L’encadrement devra s’assurer que les personnels concernés sont volontaires pour assurer des astreintes (une attestation de volontariat sera demandée puis renouvelée par année civile). Les salariés volontaires qui ne souhaitent plus participer à l’astreinte doivent se signaler auprès de leur encadrement en respectant un délai préavis d’au moins un mois.

Un roulement sera recherché pour que les mêmes personnes ne soient pas systématiquement sollicitées. Les personnels en congés payés ne peuvent pas être d’astreinte. Dans la mesure du possible, l’encadrement évitera de demander l’accomplissement d’une astreinte à une même personne, deux semaines consécutives sur quatre semaines consécutives, sauf volontariat de la personne.

La programmation individuelle des périodes d’astreinte est portée à la connaissance des personnels concernés au moins 15 jours à l’avance, sauf circonstances exceptionnelles et sous réserve d’être avertis au moins un jour à l’avance. La direction pourra également envisager un rallongement de ce délai en cas de circonstances exceptionnelles. La salariée ou le salarié ayant ultérieurement un empêchement majeur, doit en avertir immédiatement sa hiérarchie.

Cette information sur la programmation se fera par la remise d’un planning.

Le règlement des difficultés doit s’opérer autant que possible à distance. Ce n’est qu’en cas d’impossibilité que le collaborateur ou la collaboratrice se déplacera.

Les astreintes sont organisées sur la base d’un roulement hebdomadaire (7 jours consécutifs).

Le personnel d’astreinte doit être en mesure de répondre à un appel et intervenir dans un délai maximal d’une heure.

En cas de difficultés rencontrées pendant le déroulement de l’intervention et s’il l’estime nécessaire, le collaborateur ou la collaboratrice contactera sa hiérarchie.

Article 4 – Indemnisation de l’astreinte

La période d'astreinte n’étant pas du temps de travail effectif à l’exception des interventions, elle donne lieu au versement d’une compensation financière dont le montant, par période de 24h, est de

* de 36 Euros Brut par jour du lundi 6h00 au vendredi 21h00 en dehors des heures de travail habituelles.

* de 40 Euros Brut par période du lundi 21h00 au vendredi 6h00.

* de 50 Euros Brut par jour du samedi 00h00 au dimanche 23h59

* de 50 Euros Brut les jours fériés de 00h00 à 23h59.
The management must ensure that the personnel have the knowledge and mastery of the equipment, the authorizations and the necessary training. The management must ensure that the personnel concerned are willing to be on call (a certificate of willingness will be requested and renewed every calendar year). Voluntary employees who no longer wish to take part in on-call duty must notify their supervisor, giving at least one month's notice.

A rotation will be sought so that the same people are not systematically solicited. Staff on paid leave cannot be on call. As far as possible, the management will avoid asking the same person to be on call for two consecutive weeks out of four consecutive weeks, unless the person volunteers.

The individual scheduling of on-call periods is brought to the attention of the personnel concerned at least 15 days in advance, except in exceptional circumstances and provided they are notified at least one day in advance. Management may also consider extending this period in exceptional circumstances. An employee who is subsequently prevented from working must immediately inform his or her hierarchy.

This information on the individual schedule will be provided through a planning.

Difficulties should be resolved as far as possible at a distance. Only if this is not possible the employee should travel to the office.

On-call duty is organized on a weekly rotation basis (7 consecutive days).

On-call personnel must be able to respond to a call and intervene within a maximum of one hour.

In the event of difficulties encountered during the course of the intervention and if he/she deems it necessary, the employee will contact his/her hierarchy.

Article 4 - Compensation for on-call duty

As the on-call period is not actual working time, with the exception of interventions, it gives rise to the payment of financial compensation, the amount of which, per 24-hour period, is

* 36 Euros Gross per day from Monday 06:00am to Friday 09:00pm (21h00) outside normal working hours.

* 40 Euros Gross per period from Monday 9:00pm (21h00) to Friday 6:00am.

* 50 Euros Gross per day from Saturday 00h00 to Sunday 23h59

* 50 Euros Gross on public holidays from 00:00 to 23:59.

Article 5 – Rémunération du temps d’intervention

Dispositions générales

La durée de l’intervention est considérée comme un temps de travail effectif. Le temps passé en intervention est rémunéré en tant que tel avec application des majorations légales pour heures supplémentaires, ou est récupéré en temps de repos équivalent (incluant les majorations).

Les heures supplémentaires accomplies lors d’une intervention s’imputent sur le contingent annuel d’heures supplémentaires, dans le respect des dispositions législatives et conventionnelles. Ainsi, les heures supplémentaires donnant lieu à un repos compensateur équivalent ne s'imputent pas sur le contingent annuel d'heures supplémentaires. (Article L.3121-36 du Code du travail)

Le salarié a le choix entre :

• La rémunération de l’intervention et de sa majoration légale de 25% pour les 8 premières heures et 50% au-delà (Article L3121-36 du Code du travail), ainsi les heures effectuées par les salariés pourront être rémunérées au taux horaire du salarié après application le cas échéant des majorations au titre des heures supplémentaires accomplies au-delà de la durée du travail de 37.5 heures hebdomadaires.

• La récupération du temps d’intervention majoré du coefficient de majoration dans les mêmes conditions que ci-dessus, à savoir 25% pour les 8 premières heures et 50% au-delà (repos compensateur de remplacement)

Les modalités selon lesquelles la récupération est prise, sont définies en accord avec le salarié. La récupération doit être prise dans les 2 mois consécutifs à l’intervention.

La rémunération des heures d’intervention et de leurs majorations est prise en compte dans le calcul de la règle du 10ème pour l’indemnisation des congés payés. Elle est payable le mois en cours si l’astreinte a lieu avant le 16 du mois, sinon elle sera rémunérée le mois suivant.

Les éventuels temps de trajet pour se rendre sur un lieu précis d’intervention et en revenir font partie intégrante de l’intervention et doivent donc être assimilés à un temps de travail effectif.

Si le temps d’intervention est inférieur à une heure, celle-ci sera néanmoins appréciée pour une heure pleine, pour la première heure uniquement. Après la première heure le temps d’intervention sera décompté par tranche de 15 minutes. Dans tous les cas une intervention en ligne devra être privilégiée.

Article 6 – Moyens accordés et frais liés à l’astreinte

Les personnels concernés par l’astreinte seront équipés des moyens de communication permettant de les joindre. Il s’agit notamment d’un téléphone portable et/ou d’un ordinateur portable équipé des logiciels nécessaires. Le matériel est prêté pendant la période d’astreinte et restitué à l’issue de la période d’astreinte, selon les modalités éventuellement prédéfinies par l’encadrement.

Article 5 - Remuneration of intervention time

General provisions

The duration of the intervention is considered as actual working time. The time spent in intervention is remunerated as such with the application of legal increases for overtime or is recovered in equivalent rest time (including increases).

Overtime worked during an intervention is deducted from the annual overtime quota, in accordance with the provisions of the law and the agreement. Thus, overtime giving rise to an equivalent compensatory rest does not count against the annual overtime quota. (Article L.3121-36 of the French Labor Code)

The employee has the choice between:

• The remuneration of the time spent working and its legal increase of 25% for the first 8 hours and 50% beyond (Article L3121-36 of the Labour Code), thus the hours carried out by the employees will be remunerated with the hourly rate of the employee after application, if necessary, of the increases with regard to the overtime accomplished beyond the duration of work of 37.5 weekly hours.

• The recovery of the time spent working plus the additional coefficient under the same conditions as above, i.e. 25% for the first 8 hours and 50% beyond that (compensatory rest in lieu)

The terms and conditions according to which the recuperation is taken, are defined in agreement with the employee. The recuperation must be taken within 2 months following the intervention.

The remuneration of the time spent working and their increases is taken into account in the calculation of the 10th rule for the compensation of paid vacations. It is payable in the current month if the on-call duty takes place before the 16^th of the month, otherwise it will be paid the following month.

Any travelling time to and from a specific location is an integral part of the intervention and must therefore be considered as actual working time.

If the intervention time is less than one hour, it will nevertheless be assessed for a full hour, for the first hour only. After the first hour, the intervention time will be deducted by 15-minute increments. In all cases, online intervention should be preferred.

Article 6 - Resources and expenses related to on-call duty

The personnel concerned by the on-call duty will be equipped with the means of communication allowing them to be reached. This includes a cell phone and/or a laptop computer equipped with the necessary software. The equipment is loaned during the on-call period and returned at the end of the on-call period, according to the terms and conditions that may be predefined by the management.

Les frais relatifs aux déplacements effectués par un collaborateur ou une collaboratrice dans le cadre d’une intervention sont pris en charge par l’institution.

À ce titre, le collaborateur ou la collaboratrice pourra utiliser son véhicule personnel. Les frais kilométriques seront remboursés sur la base des dispositions légales, ainsi que des frais de parking, le cas échéant, si aucune place de stationnement ne pouvait être assurée par l’institution. Pour cela, la procédure sur les déplacements professionnels avec véhicule personnel devra être appliquée. Les personnels concernés pourront être remboursés des frais de taxi, VTC ou autre moyen de transport si ce moyen facilite le respect du délai d’intervention ou s’il s’impose en raison de l’heure d’intervention.

Article 7 – Suivi médical des salariés soumis à l’astreinte

Un suivi médical renforcé (1 visite médicale tous les deux ans) sera proposé à tout salarié effectuant au moins 10 périodes d’astreintes par an.

Article 8 – Temps de travail et temps de repos

Les dispositions législatives et conventionnelles en matière de durée maximale de travail devront être respectées.

Les heures d’astreinte sont comptées comme des heures de repos pour le calcul du repos quotidien (minimum de 11 heures consécutives) ou hebdomadaire (minimum de 35 heures consécutives) imposé par la loi, à l’exception de la période d’intervention considérée comme temps de travail effectif.

Article 9 – Contrôle du temps passé en astreinte

Toute intervention donnera lieu à un compte rendu établi par le collaborateur ou la collaboratrice. Ce compte rendu sera remis à la responsable ou au responsable hiérarchique et au directeur ou à la directrice d’activité. Ce compte rendu devra indiquer la date, l’heure et les durées d’intervention. Il précisera le motif de l’intervention et si elle est réalisée à distance ou sur site et le cas échéant le mode de déplacement utilisé. Il sera validé et signé par la ou le responsable hiérarchique et la directrice ou le directeur d’activité du collaborateur ou de la collaboratrice puis transmis au Service des Ressources Humaines au plus tard le 16 du mois, en annexe des feuilles d’heures, pour un paiement au cours du mois considéré, à défaut le paiement se fera le mois suivant.

Expenses related to travel by a staff member in the context of an intervention are paid by the institution.

The employee may use his or her own vehicle for this purpose. Mileage expenses will be reimbursed on the basis of the legal provisions, as well as parking costs, if any, if no parking space could be provided by the institution. For this purpose, the procedure for business travel with a personal vehicle should be applied. The staff concerned may be reimbursed for the cost of a taxi, VTC or other means of transport if this makes it easier to meet the deadline for intervention or if it is necessary because of the time of intervention.

Article 7 - Medical follow-up of employees on call

Reinforced medical monitoring (one medical check-up every two years) will be offered to all employees who perform at least 10 periods of on-call duty per year.

Article 8 - Working hours and rest periods

The legislative and conventional provisions concerning maximum working hours must be respected.

On-call time is counted as rest time for the calculation of the daily rest period (minimum of 11 consecutive hours) or weekly rest period (minimum of 35 consecutive hours) required by law, with the exception of the intervention period considered as actual working time.

Article 9 - Control of time spent on call

A report will be prepared by the employee for each intervention. This report will be given to the line manager and the activity director. This report must indicate the date, time and duration of the intervention. It will specify the reason for the intervention and whether it is carried out remotely or on site and, if applicable, the mode of travel used. It will be validated and signed by the employee's line manager and activity director and sent to the Human Resources Department by the 16th of the month at the latest, as an annex to the timesheets, for payment during the month in question, failing which payment will be made the following month.

Article 10 - Durée et suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans. Il prend effet le 1^er juin 2022.

Un bilan annuel de l’accord sera fait aux délégués du personnel.

Ce suivi comportera au minimum les informations suivantes :

• Le nombre d’astreintes effectuées par type de période (nuit, week-end, semaine etc…),

• Le nombre de salariés concernés, par direction,

• Le nombre moyen d’astreintes par salarié (non nominatif), par direction, quelle que soit la période,

• Le nombre d’interventions par astreinte,

• Le montant des primes d’astreintes versées.

Article 11 - Dispositions diverses

Article 11.1 : Adhésion

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, « toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise », qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt.

La notification devra également en être faite aux parties signataires dans un délai de 8 jours par lettre recommandée.

Article 11.2 : Révision

Chaque signataire peut demander la révision du présent accord dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7, L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail. La demande de révision est notifiée aux signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les négociations débuteront trois mois au plus tard après la date de réception de la demande de révision.

Article 11.3 : Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé par « l’une des parties, employeur ou organisation représentative de salariés », avec un préavis de trois mois, sous forme d'une notification aux autres parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, selon les dispositions prévues des articles L. 2261-9, L. 2261-10, L. 2261-11 et L. 2261-13 du Code du travail.

Article 11.4 : Dépôt légal

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé sous forme électronique sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail.

Un exemplaire du présent accord sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Strasbourg. Signature des représentants du personnel :

Article 10 - Duration and follow-up of the agreement

This agreement is concluded for a period of three years. It takes effect on the 1er juin 2022..

An annual assessment of the agreement will be made to the staff representatives.

This monitoring will include at a minimum the following information:

• The number of on-call duty performed per type of period (night, weekend, week, etc.),

• The number of employees concerned, by department,

• The average number of on-call hours per employee (not named), per department, regardless of the period,

• The number of interventions per on-call duty,

• The amount of on-call premiums paid.

Article 11 - Miscellaneous provisions

Article 11.1: Membership

In accordance with Article L.2261-3 of the French Labor Code, "any representative employee trade union organization in the company" that is not a signatory to this agreement may join it at a later date.

The membership will take effect from the day following the day of its deposit.

Notification shall also be made to the signatory parties within 8 days by registered letter.

Article 11.2 : Revision

Each signatory may request the revision of this agreement under the conditions provided for in Articles L.2222-5, L.2261-7, L.2261-7-1 and L.2261-8 of the French Labor Code. The request for revision shall be notified to the signatories by registered letter with acknowledgement of receipt. Negotiations shall begin no later than three months after the date of receipt of the request for revision.

Article 11.3: Denunciation

This agreement may be terminated by "one of the parties, employer or representative employee organization", with a three-month notice, in the form of a notification to the other parties, by registered letter with acknowledgement of receipt, in accordance with the provisions of articles L. 2261-9, L. 2261-10, L. 2261-11 and L. 2261-13 of the French Labor Code.

Article 11.4 : Legal deposit

In accordance with the legal provisions, this agreement will be filed in electronic form on the Ministry of Labor's tele-procedure platform.

A copy of this agreement shall also be deposited with the secretariat of the clerk's office of the ‘Conseil de Prud'hommes de Strasbourg’.

Fait à ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN, le 15 juin 2022, signature des représentants du Personnel:

Madame

Monsieur

Signature de la Présidente:

Madame