ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION DU TRAVAIL : MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Entre les soussignés,

La Direction de l’Unité Economique et Sociale Visiativ, représentée par Mme XXXX, en sa qualité de Directrice Ressources Humaines France

d’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative suivante :

La CFDT, représentée par M XXXX agissant en qualité Délégué Syndical

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Depuis le mois de mars 2020, le télétravail a été généralisé à l’ensemble des collaborateurs de l’Unité Economique et Sociale Visiativ comme mesure de protection face à la pandémie de Covid-19.

Cette expérience a conduit la société à accélérer la réflexion sur une nouvelle organisation du travail qui permette aux collaborateurs :

• De réduire leur temps de trajet et le stress associé ;

• D’améliorer leurs conditions de travail en facilitant l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle ;

• De participer à la réduction de l’empreinte carbone.

Cette organisation doit aussi participer à la performance de l’entreprise, et à ce titre, les parties ont souhaité réaffirmer les principes suivants, que chaque collaborateur et manager devra respecter :

• Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation pour les collaborateurs

• Le télétravail est basé sur des engagements et une réversibilité respective de l’employeur et du collaborateur

• Le télétravail doit être réalisé dans l’autonomie, la confiance et la responsabilisation qui sont les clés d’une organisation réussie

• Le télétravail doit garantir la continuité et la qualité de service due aux clients et ne doit pas impacter la productivité et la performance

Afin de mettre en place le mode de télétravail qui réponde à la volonté du plus grand nombre, une enquête collaborative a été menée en octobre 2021 via un sondage adressé à l’ensemble des collaborateurs. Avant le lancement de l’enquête, une réunion s’est tenue le 06 septembre 2021 afin de définir en lien avec les partenaires sociaux les questions abordées lors de cette enquête.

Forts des résultats de l’enquête, les parties se sont réunies les 23 novembre 2021, 08 décembre 2021 et 24 février 2022 afin de négocier la mise en place du télétravail au sein de l’Unité Economique et Sociale Visiativ.

Ain d’apprécier l’impact que peut avoir cette organisation du télétravail sur l’entreprise et ses clients, il a été convenu que cet accord serait mis en place pour une durée d’un an. A l’issue de cette période, de nouvelles négociations seront entamées entre la Direction et les représentants du personnel afin d’apprécier les impacts du télétravail.

Par ailleurs, il a été convenu de la mise en place d’un Proof of Concept (POC) pour le 100% télétravail sur certains métiers très spécifiques pour répondre aux demandes du marché. Les métiers visés par ce POC sont par ailleurs des métiers dont les missions sont particulièrement adaptées au 100% télétravail.

Enfin, il est précisé que le présent accord annule et remplace tous les documents, pratiques et usages antérieurs relatif au télétravail, et notamment les chartes ayant pu être mises en place.

Au terme des négociations, les parties sont convenues des dispositions suivantes.

SOMMAIRE

PREAMBULE 1

SOMMAIRE 3

PARTIE 1 – OBJET 5

Article 1. Objet 5

Article 2. Champ d’application 5

Article 3. Définition du télétravail 5

Article 4. Principes clés du télétravail 6

Article 5. Impacts, droits et devoirs 6

PARTIE 2 – LE TELETRAVAIL HYBRIDE 7

Article 6. Définition 7

Article 7. Modalités d’organisation 7

Article 8. Critères d’éligibilité 7

8.1 Cas particulier des nouveaux embauchés : 7

8.2 Cas particulier des collaborateurs à temps partiel : 7

Article 9. La présence obligatoire au bureau 8

Article 10. Situations particulieres – Raisons médicales 8

Article 11. Matériel mis à disposition des collaborateurs en télétravail hybride 9

PARTIE 3 – LE 100% TELETRAVAIL 9

Article 12. Définition 9

Article 13. Situations applicables 10

13.1 Télétravail pour circonstances exceptionnelles 10

13.2 Télétravail pour fermeture de site 10

Article 14. Mise en place d’un POC 10

Article 15. Matériel mis à disposition pendant le POC 11

PARTIE 4 – DISPOSITIONS GENERALES RELATIVES AU TELETRAVAIL 12

Article 16. Eligibilité du domicile 12

Article 17. Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail 13

Article 18. Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail 13

18.1 Période d’adaptation 13

18.2 Réversibilité 14

Article 19. Rôle des représentants du personnel 14

Article 20. Communication et formation 15

20.1 Accompagnement des collaborateurs 15

20.2 Accompagnement des managers 15

PARTIE 4 – CONDITIONS D’EXECUTION DU TELETRAVAIL 15

Article 21. Lieu de travail et assurance 15

Article 22. Equipement liés au télétravail 16

Article 23. Remboursement des frais professionnels liés au télétravail 16

PARTIE 5 – CHARGE DE TRAVAIL 16

Article 24. Plages horaires permettant de joindre le télétravailleur 16

Article 25. Modalités de régulation de la charge de travail et du temps de travail 17

Article 26. Droit à la déconnexion et à la vie privée 17

Article 27. Suivi managérial et maintien du lien social 18

PARTIE 6 – DROITS ET DEVOIRS DES COLLABORATEURS 18

Article 28. Obligations du télétravailleur 18

Article 29. Santé et sécurité 19

Article 30. Egalité de traitement 19

Article 31. Confidentialité et protection des données 20

PARTIE 8 – FLEX OFFICE 20

Article 32. Définition et champ d’application du flex office 21

32.1 Définition 21

32.2 Champ d’application 21

Article 33. Les modalités d’organisation du flex office 21

33.1 La mise en place d’un outil 21

33.2 Les principes fondamentaux 22

PARTIE 9 – DISPOSITIONS FINALES 22

Article 34. Durée de l’accord 22

Article 35. Commission de suivi et interprétation 22

Article 36. Révision 23

Article 37. Dépôt et publicité 23

PARTIE 1 – OBJET

Objet

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en place du télétravail au sein des sociétés de l’UES VISIATIV.

A ce titre, il définit les 2 modes d’organisation de télétravail que souhaite mettre en place Visiativ :

• Le télétravail hybride

• Le 100% télétravail

Champ d’application

Le présent accord a vocation à s’appliquer à tous les collaborateurs des sociétés composant l’Unité Economique et Sociale Visiativ, sous réserve des modalités prévues aux articles 8, 14 et 16 du présent accord.

Sont exclus du présent accord certains métiers dont l’organisation ou les missions ne sont pas compatible avec ces modes de travail mais également certains collaborateurs dans des conditions spécifiques.

A ce titre, les fonctions dites itinérantes (commerciaux, consultants, formateurs, etc…) n’entrent pas dans le champ d’application de cet accord. En effet, le lieu principal de travail de ces fonctions se situe chez les clients ou les prospects. Cette organisation n’est donc pas compatible avec une organisation permanente ou hybride du télétravail. Pour les journées hors clientèle, les collaborateurs itinérants disposent d’une flexibilité dans leur organisation et peuvent ainsi décider d’effectuer leur prestation de travail depuis une agence Visiativ ou depuis leur domicile. Toutefois, en cas de fermeture de site ou pour les motifs évoqués aux articles 10 et 13, les fonctions itinérantes pourraient entrer dans le champ d’application de l’accord.

De même, les fonctions dont la présence sur site est absolument nécessaire et dont les fonctions ne peuvent s’effectuer à distance, notamment les fonctions d’entretien de locaux ou d’accueil ne pourront bénéficier du télétravail.

Définition du télétravail

Conformément aux dispositions légales, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa ».

Principes clés du télétravail

Les parties rappellent que le télétravail est un mode d’organisation du travail des collaborateurs qui effectuent leur prestation de travail depuis leur domicile, et non depuis leur site de rattachement.

Le télétravail ne constitue ni un droit, ni une obligation pour les collaborateurs. Il s’agit d’une organisation basée sur des engagements et une réversibilité respective de l’employeur et du collaborateur.

Ainsi, si le télétravail est effectivement mis en place sur un choix volontaire du collaborateur, il nécessite obligatoirement le respect des conditions prévues par le présent accord. Le télétravail ne peut ainsi ni être imposé au collaborateur, ni être revendiqué comme un droit exigible auprès de l’employeur.

L’ensemble des parties prenantes, qu’il s’agisse des managers ou des collaborateurs, s’engage à respecter les principes fondateurs du télétravail, à savoir : l’autonomie, la confiance et la responsabilisation. Ce n’est que dans le cadre de ces principes que le télétravail peut être efficace.

En outre, la mise en place du télétravail doit garantir la continuité et la qualité de service due aux clients et ne doit pas impacter la productivité et la performance des collaborateurs et plus globalement de l’entreprise.

Impacts, droits et devoirs

La mise en place du télétravail impliquera une modification des méthodes de travail et engendrera une réflexion autour de l’organisation du travail.

Chaque manager devra en outre, en lien avec sa Direction, analyser les activités pouvant être effectuées en télétravail et mener des réflexions autour des éventuelles adaptations à apporter sur l’organisation interne afin de mieux intégrer le télétravail.

Le télétravail constitue en outre une nouvelle forme de management qui nécessitera que les managers et les collaborateurs devront être investis et engagés. Le télétravail nécessite donc une relation de confiance entre le manager et le collaborateur.

Le collaborateur, lorsqu’il sera en télétravail, devra, de son côté, continuer à respecter les mêmes obligations que lorsqu’il effectue ses missions en présentiel.

En outre, le télétravail ne doit pas empêcher l’évaluation des résultats du collaborateur par son manager, et plus largement, ne doit pas impacter l’appréciation de la performance du collaborateur par le manager.

A ce titre, que le collaborateur soit en télétravail ou au bureau, l’évaluation des objectifs qui ont été fixés dans le cadre de l’entretien annuel, mais également au cours de l’année, devra être réalisable par le manager.

Ainsi, des d’outils de suivi de la performance pourront être déployés dans certains services afin de permettre une évaluation des objectifs compatibles avec un mode hybride et 100% de télétravail.

PARTIE 2 – LE TELETRAVAIL HYBRIDE

Définition

Le télétravail hybride est le fait pour un collaborateur d’exercer, de manière habituelle, une partie de sa prestation de travail depuis son domicile principal.

Modalités d’organisation

Dans le cadre de la mise en place du télétravail hybride au sein de Visiativ, il est convenu de permettre à chaque collaborateur éligible de pouvoir exercer de 2 jours maximum par semaine, son activité professionnelle à son domicile.

Il est également convenu que les jours de télétravail sont flexibles c’est-à-dire que le collaborateur a le choix sur son organisation de télétravail.

Il est également convenu que le télétravail pourra s’effectuer par journées entières ou par demi-journées, en fonction des contraintes opérationnelles du service.

Le collaborateur, qu’il soit en télétravail ou en présentiel, devra répondre à ses obligations professionnelles en rendant compte de son activité, en répondant aux sollicitations de son manager et de ses collègues, en étant responsable de son activité et en étant proactif dans la réalisation de ses missions pour atteindre ses objectifs.

En tout état de cause, le manager pourra demander au collaborateur d’être présent dans les locaux de l’entreprise en fonction des contraintes opérationnelles, même si le collaborateur avait prévu d’être en télétravail sur cette journée-là.

Critères d’éligibilité

Le télétravail hybride est ouvert à l’ensemble des métiers de Visiativ, à l’exception, des exceptions prévues par l’article 2 du présent accord.

Cas particulier des nouveaux embauchés :

Pour les collaborateurs en phase d’intégration et nouvellement embauchés, il est prévu que les nouveaux collaborateurs pendant leurs 3 premiers mois d’intégration au sein de l’entreprise ne pourront pas bénéficier du télétravail hybride.

A l’issue de cette période de 3 mois, ils seront éligibles au dispositif prévu par le présent accord.

Cas particulier des collaborateurs à temps partiel :

Les collaborateurs à temps partiel sont éligibles au télétravail hybride. Néanmoins, afin de maintenir le lien social, il est expressément prévu qu’une présence minimale de 2 jours par semaine devra être respectée pour l’ensemble des collaborateurs.

Ainsi, pour les collaborateurs à temps partiel dont la durée du travail est inférieure à 80%, une présence minimale de 2 jours est requise afin que le temps passé au sein de Visiativ soit supérieur à celui passé depuis leur domicile.

En outre, il est expressément prévu que les conditions d’éligibilité ne suppléent pas les conditions d’éligibilité du domicile du collaborateur prévues par l’article 16 du présent accord.

La présence obligatoire au bureau

Il est rappelé que le télétravail n’est pas un droit pour le collaborateur. Les managers sont les garants du bon fonctionnement de l’équipe placée sous leur responsabilité, de sa performance ainsi que de l’esprit d’équipe et du bon fonctionnement du collectif de travail.

Par conséquent, quel que soit le mode d’organisation du travail, le lieu de travail reste à la discrétion du manager. A ce titre, le manager peut demander à ses collaborateurs d’être présents au bureau, chez un client ou sur un autre site, et ce, sans délai de prévenance.

Ainsi, et à la demande du manager, le collaborateur doit être en mesure de venir effectuer sa prestation de travail en présentiel.

En outre, le manager pourra, en fonction de l’activité et des besoins opérationnels, interdire le télétravail sur certaines journées.

Dans tous les cas, il est expressément convenu que le collaborateur ne pourra pas reporter les jours non télétravaillés du fait de la demande susvisées de présence obligatoire au bureau.

A ce titre, si un manager demande à un collaborateur d’être présent au bureau, le collaborateur ne pourra pas reporter la journée de télétravail dans la semaine suivante.

En outre, conformément au pouvoir de direction de l’employeur, le collaborateur devra respecter les demandes de présence au bureau de son manager. Tout manquement pourra être sanctionné.

L’organisation du télétravail est flexible et mise en place pour répondre aux attentes des collaborateurs, toutefois cette flexibilité ne doit pas être un frein à l’activité.

La flexibilité accordée par le télétravail doit fonctionner aussi bien pour le collaborateur que pour l’entreprise, ainsi, et sans délai de prévenance, le collaborateur doit être en mesure de venir travailler en présentiel sur son site de rattachement.

Situations particulieres – Raisons médicales

Dans certains cas particuliers, il sera possible de déroger au cadre du télétravail hybride de 2 jours par semaine afin d’augmenter le nombre de jours télétravaillés hebdomadaire.

Afin de permettre le maintien de l’état de santé du collaborateur, son maintien dans l’emploi, ou des situations d’absentéisme, il sera possible, dans certains cas expressément prévus ci-dessous, de sortir du cadre des 2 jours de télétravail par semaine.

Etant précisé qu’en tout état de cause, le principe de réversibilité du télétravail restera applicable pour les catégories de collaborateur ci-dessous, dans les dispositions prévues par l’article 18 du présent accord.

A ce titre, les collaborateurs en situation de handicap ou nécessitant un aménagement particulier de leur poste de travail pour raison de santé pourront bénéficier de plus de 2 jours de télétravail par semaine.

En cas de difficulté particulière liée au télétravail en lien avec le handicap du collaborateur, celui-ci pourra solliciter un échange avec son manager ou avec la référente handicap Visiativ.

Il est précisé qu’en cas de prescription médicale nécessitant la mise à disposition matériel spécifique, le collaborateur devra revenir sur site et il sera mis fin au télétravail.

En outre, pour les femmes enceinte, les modalités relatives à l’exécution de la prestation de travail en télétravail seront définies dans l’accord relatif à l’égalité professionnelle qui est en cours de négociation.

Matériel mis à disposition des collaborateurs en télétravail hybride

Pour les collaborateurs effectuant du télétravail hybride, aucun équipement spécifique ne sera mis à disposition par leur employeur. En effet, l’ensemble des collaborateurs dispose déjà d’un ordinateur portable ainsi que d’une souris et d’un clavier portable qui devront être utilisés aussi bien dans le cadre du télétravail que du travail sur site. Le collaborateur devra donc s’organiser pour transporter son matériel.

PARTIE 3 – LE 100% TELETRAVAIL

Dans le cadre de la présente section, les parties ont souhaité mettre en place le 100% télétravail dans certains cas.

De plus, elle souhaite mettre en place une phase d’expérimentation du 100% télétravail pour une population ciblée et pour une durée déterminée d’un an. En effet, jusqu’alors le 100% télétravail a été mis en œuvre de manière contrainte compte tenu de la situation sanitaire, et Visiativ souhaite expérimenter cette organisation du travail dans un contexte non contraint et basé sur le volontariat, afin d’envisager ou non une mise en œuvre plus pérenne.

Définition

Le 100% télétravail constitue le fait, pour un collaborateur, d’exercer la totalité de sa prestation de travail depuis son domicile.

Le collaborateur effectue ainsi sa prestation de travail de manière habituelle depuis son domicile. De manière exceptionnelle, il reviendra dans les locaux de l’entreprise en cas de demande de client ou du manager.

Il est rappelé que le collaborateur, même en 100% télétravail, ne peut pas s’opposer à la demande de son manager de venir en présentiel. A ce titre, un refus du collaborateur de venir travailler en présentiel pourra être constitutif d’un manquement à ses obligations professionnelles.

De même, la présence du collaborateur sera requise pour toute réunion ou formation obligatoire demandée par l’entreprise ou son manager.

Situations applicables

Télétravail pour circonstances exceptionnelles

Le télétravail repose sur le principe du volontariat. Ainsi, le télétravail ne peut pas être imposé au collaborateur.

Par exception, le télétravail pourra être mis en place de manière ponctuelle par l’employeur pour répondre à certaines obligations, et notamment des circonstances exceptionnelles liées au transport ou sanitaires. Il s’agit des cas d’épisodes de pollution, d’intempéries majeures, de grèves locales ou nationales rendant le trajet domicile-lieu de travail particulièrement difficile et complexe, ou d’épisodes de pandémie et de confinement.

Dans ces situations, le télétravail s’imposera à l’ensemble des collaborateurs concernés.

Si, dans les hypothèses susvisées, des modalités particulières de télétravail sont dictées par des dispositions légales ou réglementaires, le présent accord ne s'appliquera plus pendant la durée de ces dernières.

En tout état de cause, le manager a un rôle clé dans la mise en place de l’organisation du travail et la communication aux collaborateurs de son équipe en cas de circonstances exceptionnelles.

Télétravail pour fermeture de site

En cas de fermeture d’un site Visiativ, et en l’absence de site dans le même bassin d’emploi, il sera proposé aux collaborateurs concernés de bénéficier du 100% télétravail, quel que soit leur poste.

Mise en place d’un POC

14.1 : Contexte du POC

Afin répondre aux besoins du marché et aux problématiques d’attractivité sur des typologies de métiers particulières, il a été convenu de mettre en place du 100% télétravail à titre expérimental et pour une durée déterminée sur certains métiers spécifiques.

En effet, et à ce stade, le télétravail n’a été mis en place de manière généralisée et obligatoire que dans un cadre de crise sanitaire dans lequel l’ensemble des collaborateurs était concerné ce qui ne permet pas d’appréhender l’ensemble des risques liés au 100% télétravail, et notamment les risques liés à l’isolement, à la productivité et au pilotage du 100% télétravail dans un cadre normal de l’exécution du contrat.

Ainsi, il apparait nécessaire de mettre en place une première période d’expérimentation afin d’identifier les difficultés liées au 100% télétravail, que ce soit en termes d’outil de suivi, de cohésion d’équipe, mais également de management et de performance des collaborateurs.

14.2 : Collaborateurs éligibles au POC

A ce titre, pour la durée du présent accord, une expérimentation est mise en place, dans un contexte de marché de l’emploi tendu, pour les métiers dont les missions sont propices au 100% télétravail. Il s’agit ainsi des métiers suivants :

• Architecte

• Analyste Métier

• Ingénieur DevOps

• UX/UI Designer

• Lead developeur

• Product Owner

• Responsable Technique

• Rédacteur(trice) Technique

• Technicien(ne) test et validation

• Développeur(peuse)

Par ailleurs, il est précisé que les collaborateurs concernés par ce POC sont les collaborateurs ayant cet emploi type dans l’espace développement RH et qui appartiennent aux équipes pilotées par XXXX, par XXXX et XXXX.

Il est expressément convenu que les fonctions managériales sont exclues de ce POC.

Cette expérimentation a pour objectif d’évaluer le nombre de collaborateurs intéressé par ce mode de télétravail et de mesurer les impacts du 100% télétravail :

• Sur l’organisation de l’équipe et sa performance,

• Sur l’organisation et la performance des collaborateurs,

• Sur les risques professionnels auxquels les collaborateurs pourraient être confrontés.

Il est également précisé que les collaborateurs en période d’essai, pourront bénéficier du POC et pourront effectuer leur prestation de travail depuis leur domicile dès leur intégration, à l’exception des journées d’intégrations spécifiques qui nécessiteraient leur présence sur des sites Visiativ.

Matériel mis à disposition pendant le POC

Pour les collaborateurs effectuant du 100% télétravail, il est convenu que le matériel attribué sur site pourra être utilisé au domicile du collaborateur à savoir :

• L’ordinateur, ainsi que les connectiques associées (souris, clavier)

• Le double écran

• Le bureau

• La chaise de bureau

PARTIE 4 – DISPOSITIONS GENERALES RELATIVES AU TELETRAVAIL

Il est expressément convenu que l’ensemble des articles de la présente Partie s’applique aux différents modes de télétravail définies dans les Partie 2 et Partie 3.

Eligibilité du domicile

Quel que soit le mode de télétravail du collaborateur, la Direction doit s’assurer que le lieu de télétravail du collaborateur lui permette d’exercer sa prestation de travail dans le respect de sa santé et de sa sécurité.

Ainsi, pour des raisons de sécurité, le télétravail sera effectué uniquement au domicile habituel (résidence principale connue en paie) du collaborateur qui devra lui permettre de télétravailler dans de bonnes conditions.

A ce titre, le collaborateur devra, à son domicile :

• Disposer d’un espace dédié, propice à la concentration, permettant la réalisation des missions, dans un environnement compatible avec le travail au domicile ;

• Avoir une installation électrique conforme aux normes en vigueur. Si une mise en conformité s’avérait nécessaire, elle serait intégralement à la charge du salarié concerné ;

• Bénéficier d’une assurance multirisques habitation couvrant la présence du collaborateur pendant sa journée de télétravail ;

• Disposer d’une connexion internet haut débit et d’une couverture téléphonique suffisantes afin de garantir une bonne connexion pour pouvoir travailler et pour l’accès aux outils professionnels dans des conditions satisfaisantes.

Ainsi, les collaborateurs souhaitant bénéficier du télétravail, qu’il s’agisse du 100% télétravail ou hybride, devront attester que leur domicile dispose des conditions susvisées.

SI le collaborateur ne remplit pas l’une des conditions susvisées, il ne pourra effectuer sa prestation de travail en télétravail, qu’il s’agisse du mode hybride ou du 100% télétravail.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant sa nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 18 du présent accord.

A ce titre, et en cas de déménagement du collaborateur, celui-ci devra fournir une nouvelle attestation à l’employeur afin de s’engager sur la conformité de son nouveau domicile aux conditions prévues par le présent accord.

Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

L’exercice du télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le volontariat. Par conséquent, l’employeur ne peut pas contraindre le collaborateur à accepter le télétravail et ce dernier ne peut pas non plus imposer l’exercice du télétravail à son employeur. A ce titre, l’accès au télétravail est réservé aux collaborateurs ayant manifesté leur volonté d’effectuer du télétravail et remplissant les conditions d’éligibilité.

Par ailleurs, le télétravail repose sur une confiance réciproque entre le manager et le collaborateur. Le collaborateur est autonome et demeure responsable de son organisation. Par conséquent, la mise en place du télétravail hybride ne nécessite pas de validation préalable du manager et celui-ci a uniquement une visibilité des journées de travail du collaborateur.

En outre, bien que le droit au respect de la vie privée du collaborateur demeure dans le cadre du télétravail, l’employeur doit s’assurer que les conditions de travail à domicile permettent au collaborateur d’effectuer son travail de manière identique à celui effectué dans les locaux de l’entreprise. Par conséquent, à l’occasion du passage en télétravail, les collaborateurs devront également attester que leurs conditions de travail à domicile répondent aux obligations d’éligibilité prévue au présent accord.

Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Période d’adaptation

La période d’adaptation est une période où le collaborateur comme l’employeur peuvent mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le collaborateur dispose des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ainsi que des conditions matérielles pour travailler à distance. Cette période permet également de vérifier si l’absence du collaborateur des locaux de l’entreprise ne perturbe pas le bon fonctionnement de son service.

Ainsi, l’exercice des fonctions du collaborateur en télétravail débute par une période d’adaptation de 15 jours calendaires.

Pour le collaborateur, cette période d’adaptation permet de vérifier si l’exercice de sa prestation de travail depuis son domicile lui convient.

Au cours de cette période, l’employeur ou le collaborateur peuvent décider, de manière unilatérale, de mettre fin à la situation de télétravail, sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 3 jours calendaires.

S’il est mis fin au télétravail, le collaborateur retrouvera un poste dans les locaux de l’entreprise et devra restituer, le cas échéant, le matériel qui aura été mis à disposition pour l’exercice du télétravail.

Réversibilité

Le télétravail n’est pas un mode d’organisation immuable. Ainsi, le collaborateur et l’employeur peuvent, respectivement, mettre fin au télétravail en dehors de la période d’adaptation. Chacune des parties peut décider unilatéralement et à tout moment de mettre fin au télétravail.

Réversibilité à l’initiative du collaborateur

L’ensemble des collaborateurs effectuant du télétravail peut demander à reprendre sa prestation de travail en présentiel ou en télétravail hybride.

Dans ce cas, une demande de réversibilité du télétravail doit être adressée par le collaborateur par écrit auprès de son manager et du service RH.

Un délai de prévenance de 15 jours calendaires sera alors appliqué avant que le collaborateur ne reprenne son poste dans les locaux de l’entreprise.

Réversibilité à l’initiative de l’employeur

L’employeur peut demander au collaborateur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• Conditions d’éligibilité plus remplies

• Réorganisation de l’entreprise ou du service

• Déménagement du collaborateur

• Baisse de performance du collaborateur

• Non-respect des obligations professionnelles

Concernant la performance du collaborateur, l’entretien annuel de performance constitue un indicateur objectif mais il ne peut s’agir du seul indicateur. A ce titre, un collaborateur ayant atteint ses objectifs ou ayant été considéré comme étant aux attendus de son poste lors de son précédent entretien de performance pourra faire l’objet d’une réversibilité du télétravail si sa performance est impactée par le télétravail, qu’il s’agisse de 100% télétravail ou hybride.

La décision de réversibilité du télétravail sera alors adressée au collaborateur par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge.

Il est rappelé que la fin du télétravail ne constitue pas une modification du contrat de travail et le collaborateur devra reprendre son activité dans les locaux de l’entreprise après un délai de prévenance 15 jours calendaires à compter de la date de première présentation du courrier de réversibilité.

Rôle des représentants du personnel

Avant la mise en place opérationnelle du présent accord de télétravail, une procédure d’information et consultation sur les modalités de mise en place du télétravail sera réalisée auprès du Comité Social et Economique.

Sous réserve de l’accord du télétravailleur, le Comité Social et Economique pourra également effectuer une visite du lieu de télétravail du collaborateur

Communication et formation

Accompagnement des collaborateurs

Des actions de formation et de communication autour du télétravail seront organisées pour sensibiliser les collaborateurs au télétravail.

Par ailleurs, un kit du télétravailleur sera mis à leur disposition, de manière dématérialisée sur l’intranet, et comprendra : le présent accord, la charte informatique, et d’un guide dédié.

En outre, un entretien spécifique pourra être mis en œuvre à la demande expresse du collaborateur, avec son manager et un représentant du service des Ressources Humaines.

Accompagnement des managers

La montée en compétences des managers aux évolutions managériales et d’organisation du travail engendrées par le télétravail est un moyen d’en assurer une mise en place réussie.

En ce sens, les managers recevront une sensibilisation spécifique au management à distance afin d’identifier les problématiques spécifiques liées à ce mode de travail.

A ce titre, ils seront accompagnés par le service des Ressources Humaines au quotidien pour identifier et résoudre toute problématique liée au télétravail.

PARTIE 4 – CONDITIONS D’EXECUTION DU TELETRAVAIL

Il est expressément convenu que l’ensemble des articles de la présente Partie s’applique aux différents modes de télétravail définies dans les Partie 2 et Partie 3.

Lieu de travail et assurance

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l’exercice de télétravail où il disposera de l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance. Il s’engagera à ce que cet espace de travail soit adapté à l’exercice de l’activité professionnelle en télétravail.

Le collaborateur exerçant sa prestation en télétravail devra informer sans délai son assureur qu’il travaille depuis son domicile avec du matériel appartenant à son employeur. Le collaborateur devra également remettre à son employeur une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

Ainsi, le domicile du collaborateur devra répondre à l’ensemble des conditions d’éligibilité prévu par le présent accord. Le collaborateur devra attester sur l’honneur de la conformité de son domicile ainsi que de sa couverture par une assurance multirisque habitation couvrant le télétravail.

Equipement liés au télétravail

La conformité des installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du collaborateur qui devra à ce titre remettre une attestation de conformité. A ce titre, sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du collaborateur, la Direction entretient les équipements nécessaires à l’exercice de l’activité en télétravail.

Le matériel fourni par la Direction restera sa propriété et devra être restitué à la fin de la période de télétravail.

Pour des raisons de sécurité, l’équipement destiné au télétravail mis à la disposition du collaborateur ne pourra être déplacé à une autre adresse sans autorisation expresse préalable de l’employeur.

En cas de panne ou d’incident informatique, le télétravailleur devra suivre les procédures classiques de l’entreprise (Demande Informatique dans l’intranet).

En cas de panne ou d’incident informatique, le collaborateur devra en informer sans délai son manager et en cas d’impossibilité technique d’effectuer sa prestation de travail depuis son domicile, il devra se rendre sur son site de rattachement.

Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

Compte tenu du caractère volontaire du télétravail, il est expressément convenu qu’aucune prise en charge des frais professionnels liés au télétravail ne sera réalisée.

De surcroit, la Direction mettant à disposition de ses collaborateurs des locaux professionnels pour exercer leurs missions et le télétravail étant mis en place à l’initiative du collaborateur, aucune indemnité d’occupation du domicile utilisé par le collaborateur dans le cadre du télétravail ne sera versée.

PARTIE 5 – CHARGE DE TRAVAIL

Il est expressément convenu que l’ensemble des articles de la présente Partie s’applique aux différents modes de télétravail définies dans les Partie 2 et Partie 3.

Plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur pourra librement organiser son temps de travail, sous réserve de respecter à la fois les durées maximales de travail et les durées minimales de repos, mais également les plages horaires de travail suivantes : 9h – 17h.

Pendant ces plages de travail, le collaborateur devra être disponible et sera tenu de répondre aux appels téléphoniques, de participer aux réunions téléphoniques ou aux visioconférences organisées par son manager, et de consulter sa messagerie.

Il est précisé que pour les collaborateurs au forfait jours, et compte tenu de l’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur journée de travail, ces plages horaires sont indicatives. En effet, bien qu’il soit recommandé d’être joignable pendant ces plages horaires, les collaborateurs au forfait jour restent libres d’organiser leur journée de travail en autonomie. Ils devront toutefois s’assurer d’être joignables à des horaires permettant de faciliter les échanges et le collaboratif.

Modalités de régulation de la charge de travail et du temps de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le collaborateur travaille dans les locaux de l’entreprise.

En conséquence, le télétravail ne doit pas générer de dépassements de temps de travail effectif du collaborateur.

Il est rappelé que les principes clés du télétravail sont la confiance, l’autonomie et la responsabilisation. Ainsi, si les collaborateurs ont l’autonomie dans la mise en place de leur organisation, ils doivent s’assurer de répartir leur charge de travail et de prendre des temps de pause.

Les managers des collaborateurs en télétravail devront effectuer, avec chacun des salariés concernés placés sous leur responsabilité, un bilan annuel qui portera notamment sur l’évaluation de la charge de travail. Un entretien dédié à ce sujet sera réalisé.  

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter son manager pour trouver les solutions appropriées dans les meilleurs délais.

En outre, il est rappelé, concernant les collaborateurs soumis à l’horaire collectif, que les heures supplémentaires restent à l’initiative et à la demande expresse de l’employeur, que la prestation soit effectuée en télétravail ou en présentiel.

Droit à la déconnexion et à la vie privée

Les parties rappellent que les collaborateurs bénéficient d’un droit individuel à la déconnexion et qu’une série de mesures suivantes sera mise en œuvre dans l’entreprise.

A ce titre, et dans le cadre des négociations annuelles obligatoires, une charte à la déconnexion sera élaborée déployée au sein de l’Unité Economique et Sociale Visiativ.

De même, le collaborateur ne sera pas tenu de répondre en dehors des plages visées par l’article 24 du présent accord. En la matière les managers se devront être exemplaires et sauf circonstances exceptionnelles, ne solliciteront pas leur équipe pendant leur temps de repos.

Par ailleurs, le sujet de la déconnexion sera abordé chaque année à l’occasion de l’entretien de charge de travail entre le manager et le collaborateur, qu’il soit en télétravail de manière permanente ou hybride.

Dans le cadre du télétravail, comme du travail en présentiel, le collaborateur pourra réaliser un auto-diagnostique de son droit à la déconnexion à l’aide de l’outil Viva Insights basé sur ses habitudes de connexion et d’utilisation d’Outlook.

Enfin, en cas de difficulté particulière liée au droit à la déconnexion et plus globalement à la charge de travail, le collaborateur pourra demander un entretien spécifique avec son manager et le service RH pour identifier le plan d’action à mettre en place, le cas échéant.

Suivi managérial et maintien du lien social

Le manager devra s’assurer du bon fonctionnement des activités, de la performance et du respect de ses horaires par son équipe en télétravail. Il devra, à ce titre, organiser des points et échanges réguliers avec le collaborateur en télétravail.

Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation du collaborateur à la vie de l'entreprise. A ce titre, le manager veillera à assurer un contact régulier avec les collaborateurs en télétravail.

En outre, le manager veillera au maintien de la cohésion d’équipe, notamment par le maintien de réunions régulières organisées en présentiel dans les locaux de l’entreprise et à laquelle les collaborateurs en télétravail seront présents.

Le télétravailleur et son manager ont la possibilité d'opter pour tous moyens techniques qui visent à maintenir le lien social avec le reste de l'équipe. La mise en place de ces moyens techniques doit se faire en conformité avec la réglementation et avec les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'entreprise.

Ces outils ont pour objectif de permettre au collaborateur de participer à distance à des réunions internes ou organisées en interne avec la participation de prestataires externes. En cas de refus du salarié d'utiliser ces outils, il devra se rendre dans les locaux de l'entreprise pour assister physiquement aux réunions.

PARTIE 6 – DROITS ET DEVOIRS DES COLLABORATEURS

Il est expressément convenu que l’ensemble des articles de la présente Partie s’applique aux différents modes de télétravail définies dans les Partie 2 et Partie 3.

Obligations du télétravailleur

Même en télétravail, le collaborateur devra respecter l’ensemble de ses obligations professionnelles ainsi que les dispositions applicables aux collaborateurs effectuant leur prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.

A ce titre, les télétravailleurs devront appliquer et respecter les dispositions du Règlement Intérieur en vigueur dans l’entreprise.

En outre, et lorsque leurs obligations professionnelles nécessitent une présence sur leur site de rattachement, chez un client ou un prestataire, ou sur tout autre site Visiativ, les télétravailleurs devront se rendre sur le lieu en question. A ce titre, le collaborateur en télétravail participe à la vie de l’entreprise, aux réunions d’équipes et aux évènements organisés par l’entreprise.

Les télétravailleurs restent soumis aux directives de l’entreprise et de leur manager, ainsi qu’au respect de leurs obligations professionnelles et contractuelles.

En tout état de cause, Il est rappelé que le télétravail n’est ni un droit ni une obligation et répond à certaines conditions. Il s’inscrit dans une démarche de double-volontariat et de réversibilité tant à l’initiative du collaborateur que de l’employeur et doit être mis en place dans le respect de l’ensemble des principes fondateurs du présent accord.

Santé et sécurité

L’employeur a le devoir d’assurer la sécurité et la santé physique et mentale des collaborateurs. De même, en situation de télétravail, les collaborateurs restent également tenus de respecter leurs obligations en termes de santé et sécurité.

A ce titre, le télétravailleur est informé des règles de santé et de sécurité applicables dans l’entreprise.

En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, le collaborateur doit en informer la Direction des Ressources Humaines dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les 48h suivants les faits.

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales, l’accident ayant lieu pendant les horaires de télétravail et sur le lieu habituel de télétravail est présumé être un accident du travail.

En outre, les télétravailleurs bénéficieront de la couverture en cas d’accident, maladie, décès et prévoyance applicable dans l’entreprise ainsi que des régimes de frais de santé et de prévoyance mis en place par l’entreprise.

Les télétravailleurs s’engagent en outre à respecter les règles élémentaires d’hygiène et de sécurité sur le lieu de télétravail.

En cas d’alerte d’un collaborateur ou d’un accident du travail, les membres du Comité Social et Economique ou de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail pourront solliciter une visite du domicile du collaborateur, sous réserve de son accord préalable.

Egalité de traitement

Le collaborateur en télétravail dispose des mêmes droits et devoirs que les collaborateurs présents sur site.

A ce titre, il bénéficie du même accès aux formations, aux perspectives d’évolutions, de gestion de carrière, de promotion, et rémunération que les collaborateurs travaillant sur site.

De même, le télétravailleur bénéficie des entretiens professionnels au même titre et selon les mêmes conditions que l’ensemble des collaborateurs.

Enfin, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs que les collaborateurs présents sur site et bénéficiera, dans les mêmes conditions, de la participation et de l’éligibilité aux élections des Instances Représentatives du Personnel et pourra solliciter, dans les mêmes conditions, les membres du Comité Social et Economique ou de toute autre Instance Représentative du Personnel.

Confidentialité et protection des données

Le collaborateur effectuant sa prestation en télétravail devra veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès à son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation pourrait entrainer l’enclenchement d’une procédure disciplinaire à l’encontre du collaborateur, pouvant aller jusqu’à son licenciement.

Le collaborateur effectuant sa prestation en télétravail devra en outre scrupuleusement respecter les dispositions de la charte informatique, qu’il soit en télétravail ou en présentiel, ainsi que toutes consignes transmises par l’employeur et le service informatique.

PARTIE 8 – FLEX OFFICE

Dans le cadre de la mise en place du télétravail au sein de l’Unité Économique et Sociale Visiativ, les parties conviennent que cette mise en place ne peut être réalisée que dans le cadre d’une réorganisation des modes de travail, et notamment l’instauration du flex office.

Le flex office désigne le fait de ne plus avoir de bureau attitré pour les collaborateurs mais de disposer de la possibilité de réserver un bureau dans les espaces mis à la disposition des collaborateurs.

A ce titre, et dans le cadre de la mise en place du télétravail, mais également compte tenu des prévisions de recrutements, Visiativ souhaite généraliser le recours au flex office afin d’optimiser l’utilisation des locaux par les collaborateurs effectuant du télétravail et afin de définir les aménagements nécessaires à cette évolution.

En effet, la généralisation du télétravail nécessitera de repenser les modes de travail et d’instaurer en même temps que l'organisation du télétravail la mise en place du flex-office. Ainsi, les collaborateurs en télétravail hybride ou en 100% télétravail n’auront plus de bureaux attitrés.

Dans ce cadre, la mise en place d'un outil de gestion est nécessaire afin de piloter à la fois la réservation des espaces et la gestion des journées de télétravail, mais également d’obtenir des données chiffrées sur les modes de travail et l’utilisation des espaces.

Définition et champ d’application du flex office

Définition

Le flex office correspond à une organisation de travail plus dynamique dans laquelle les espaces collaboratifs sont favorisés et permet une flexibilité pour l’ensemble des collaborateurs qui pourront ainsi adapter leur environnement de travail en fonction de leur activité.

En outre, la généralisation des espaces collaboratifs permettra aux collaborateurs des différents services de se retrouver et d’échanger plus facilement afin de développer l’humain et le collaboratif qui constituent l’ADN de Visiativ.

Enfin, le flex office permet également d’optimiser l’organisation des locaux du fait de la mise en place du télétravail en remplaçant les espaces de travail individuels par des espaces conviviaux et créatifs.

Champ d’application

Le Flex office concerne l’ensemble des sites de l’Unité Economique et Sociale Visiativ et peut donc être pratiqué dans tous les établissements de l’UES situés sur le territoire français.

Sont concernés par cette organisation de travail, l’ensemble des collaborateurs de l’UES Visiativ, quel que soit leur lieu de travail.

Les modalités d’organisation du flex office

La mise en place d’un outil

Afin d’accompagner à la fois les collaborateurs et les managers dans la mise en place et la généralisation du flex office, il a été décidé de mettre en place un outil dont les modalités d’utilisation, de déploiement et de formation seront précisées dans une charte.

Ce dernier permettra aux collaborateurs de réserver un bureau, une salle de réunion ou un espace, de déclarer leur présence effective, et de positionner leurs journées de télétravail pour les collaborateurs en mode hybride.

Pour les managers, il s’agira d’un outil de suivi des journées de télétravail et de présentiel pour les collaborateurs, mais également de réservations des espaces de travail. Cet outil permettra également aux managers de piloter le télétravail de leurs équipes en définissant notamment des journées de présence au bureau obligatoires en fonction des contraintes opérationnelles.

Enfin pour la Direction des environnements de travail, cet outil permettra d’apprécier le nombre de bureaux réellement occupés et le nombre de jours télétravaillés par les collaborateurs afin d’aménager au mieux les espaces de travail.

Grâce à cet outil, une première commission sur le télétravail pourra se tenir fin 2022 afin d’apprécier si le présent accord est adapté à l’activité.

Les principes fondamentaux

Le concept du flex office représente incontestablement une marque de confiance. Cependant, il ne peut fonctionner qu’à condition que les salariés se responsabilisent et que les managers les accompagnent.

Les collaborateurs devront donc utiliser l’outil de flex office afin de réserver leur bureau et de déclarer leurs journées de télétravail.

Les collaborateurs devront veiller à rester discret dans les espaces de travail afin de respecter le travail et la concentration de chacun. Ainsi, les conversations et conférences téléphoniques devront être tenues de manière privilégiée dans des espaces réservés ou dans des salles de réunion.

PARTIE 9 – DISPOSITIONS FINALES

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu à durée déterminée d’un an. Il entrera en vigueur à compter du 14 mars 2022.

Commission de suivi et interprétation

Afin d’assurer le suivi du présent accord, il est créé une commission de suivi constituée de

• Deux membres du service des Ressources Humaines

• Le délégué syndical signataire du présent accord

• Un membre du CSE

• Un membre de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail

• Les 3 Directeurs dont les équipes entrent dans le champ d’application du POC

• 2 managers 

  Cette commission pourra se réunir sur simple demande d’une des parties.

En tout état de cause, cette commission se réunira au second semestre 2022 afin de s’assurer que les modes d’organisation du travail prévu par le présent accord n’impactent pas à la fois la performance des collaborateurs, mais également la cohésion au sein des équipes.

Les constats faits par cette commission permettront d’adapter, le cas échéant, les dispositions du présent accord en vue de sa renégociation d’ici fin 2022.

En outre, en cas d’anomalie ou de difficulté d’interprétation, un membre de la commission pourra, par courrier motivé envoyé en recommandé, aux parties signataires, demander la convocation d’une réunion exceptionnelle. Cette réunion sera organisée dans les 15 jours suivant la date de réception par l’autre partie.

Révision

Peuvent demander la révision les personnes mentionnées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail ainsi que l’employeur, selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

• Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte ;

• Les dispositions de l’accord, dont la révision est demandée, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant ou, à défaut, seront maintenues ;

• Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

Dépôt et publicité

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé auprès des administrations suivantes :

• Sur la plateforme « TéléAccords »

• Au greffe du conseil de prud’hommes de Lyon

Le présent accord sera mis à disposition sur l’intranet de la société.

Fait à Charbonnières-Les-Bains, le 09 mars 2022 en 5 exemplaires originaux

Pour l’Unité Economique et Sociale Pour la CFDT

Mme XXXX M XXXX

Directrice Ressources Humaines France Délégué Syndical