Accord collectif sur le fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE) de la Société

CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST

ENTRE :

CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST (anciennement CERBALLIANCE NORMANDIE), Société d'Exercice Libéral par Action Simplifiée (SELAS), immatriculée au R.C.S du Havre sous le n°395 013 741, dont le siège social est situé 42 rue de Verdun, 76 600 LE HAVRE, représentée par Madame Laetitia LEVASSEUR, Directrice des ressources humaines, ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives en son sein :

L’Organisation syndicale UNSA, représentée par Monsieur LARCHER Remi, en qualité de Délégué syndical,

L’Organisation syndicale CFDT, représentée par Monsieur HALBERDA Maryan, en qualité de Délégué syndical,

Ci-après désignées ensemble « les Organisations syndicales représentatives »,

D’AUTRE PART

Ensemble désignées « les Parties ».

PREAMBULE

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, dite ordonnance « Macron », a réformé les dispositions du code du travail en matière de représentation du personnel, notamment en instaurant une instance unique dénommée « comité social et économique » (le « CSE »).

L’objectif de cette réforme est d’améliorer l’efficacité et la qualité du dialogue social au sein de l’entreprise en particulier par la mise en place d’une instance adaptée à la diversité des entreprises et d’un dialogue social plus stratégique.

Au sein de la Société CERBALLIANCE NORMANDIE (qui allait devenir l’actuelle Société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST), le CSE a été mis en place au terme des élections professionnelles qui se sont déroulées les 11 et 25 janvier 2019.

Par ailleurs, au 1^er octobre 2021, la Société CERBALLIANCE NORMANDIE a absorbé sa filiale, la Société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST, dans le cadre d’une opération de fusion qui a entraîné le transfert automatique à CERBALLIANCE NORMANDIE des contrats de travail du personnel de la Société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST. C’est à l’issue de cette opération que la Société CERBALLIANCE NORMANDIE a pris le nom de CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST, qui est le sien au jour de la signature du présent accord.

Compte tenu de l’augmentation significative des effectifs que cette opération a entraîné, les parties ont convenu d’envisager ensemble les moyens de faire évoluer le dialogue social au sein de l’entreprise, tout en privilégiant une approche adaptée à l’organisation de l’entreprise, dans l’esprit de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, et en réaffirmant et renforçant les moyens et garanties des représentants du personnel.

Elles ont également souhaité permettre une représentation temporaire des anciens salariés de la filiale CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST transférés au 1^er octobre 2021 au sein de la Société, dans l’attente de l’organisation des prochaines élections professionnelles, auxquelles ils pourront participer.

Elles se sont rencontrées au cours de réunions de négociation.

Il est rappelé que toute disposition conventionnelle relative aux anciennes instances représentatives du personnel (délégués du personnel, comité d’entreprise, CHSCT) a cessé de produire effet à compter de la date du premier tour des élections des membres du CSE, soit le 11/01/2019.

1. Composition et fonctionnement du CSE de la société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST

Article 1. Niveau de mise en place et composition du CSE

Les Parties rappellent que, lors de la première mise en place du CSE en décembre 2019, un CSE unique couvrant l’ensemble de l’entreprise a été mis en place.

Les parties conviennent de pérenniser cette solution, qui apparaît comme la plus adaptée au regard de l’organisation de la Société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST, notamment en matière de gestion du personnel.

Le CSE de la Société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST est composé de l’employeur et d’une délégation du personnel dont les membres sont élus pour 4 ans.

Article 2. Fonctionnement du CSE

1. Rôle du CSE

Le CSE a pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production, notamment au regard des conséquences environnementales de ces décisions.

Il est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise ainsi que leurs conséquences environnementales et est également compétent dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.

En sus des attributions générales décrites ci-avant, sont dévolues aux membres titulaires du CSE des missions spécifiques, à savoir notamment l’exercice des fonctions de secrétaire ou de trésorier ou membre du bureau du CSE, ou la mission de référent en matière de harcèlement moral ou sexuel et d’agissements sexistes.

2. Président du CSE

Le CSE est présidé par un représentant de la société, dûment mandaté et assisté éventuellement de trois collaborateurs ayant voix consultative, dans les conditions fixées par le code du travail. Il peut être assisté de tout responsable en charge d’un sujet à l’ordre du jour.

Il est entendu que les représentants de la direction des ressources humaines appartenant à une société du groupe sont invités de droit aux réunions du CSE.

3. Bureau du CSE

Le bureau du CSE est constitué :

• D’un secrétaire ;

• D’un secrétaire adjoint ;

• D’un trésorier ;

• D’un trésorier adjoint.

Ils sont élus parmi les membres titulaires du CSE.

• Secrétaire et secrétaire adjoint du CSE

Le secrétaire du CSE a pour missions principales :

• D’arrêter conjointement avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du CSE ;

• D’établir le procès-verbal des réunions ;

• D’assurer les liaisons avec les tiers (inspecteur du travail, etc.), les membres du CSE et la Direction ;

• De veiller à la bonne exécution des différentes décisions prises par le CSE ;

• D’assurer la liaison entre les salariés et le CSE ;

• De s’occuper de la correspondance du CSE ;

• De s’occuper des attributions en matière de santé, sécurité et des conditions de travail.

Le secrétaire adjoint prend en charge les missions du secrétaire lorsque celui-ci est absent ou indisponible et peut l’assister dans la réalisation de ses prérogatives. Il est le secrétaire de la commission SSCT prévue à l’article 6.

• Trésorier du CSE

Le trésorier du CSE a pour mission principale de gérer les comptes du CSE et d’assurer la transparence desdits comptes, étant précisé qu’une comptabilité doit être tenue dans les conditions fixées aux articles L.2315-64 et suivants du code du travail.

Le trésorier doit notamment :

• Ouvrir et gérer les comptes bancaires du CSE ;

• Régler les factures du CSE, gérer ses ressources et son patrimoine et archiver les documents comptables ;

• Gérer la dotation de fonctionnement du CSE ;

• Etre l’interlocuteur privilégié de l’expert-comptable du CSE ;

• Préparer le rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière visé à l’article L.2315-69 du code du travail ;

• Présenter, un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le CSE et l'un de ses membres ;

• Assurer que les comptes annuels du CSE soient portés à la connaissance des salariés par tous moyens.

Le trésorier adjoint prend en charge les missions du trésorier lorsque celui-ci est absent ou indisponible et peut l’assister dans la réalisation de ses prérogatives.

4. Réunions du CSE

Le CSE se réunit au moins 6 fois par an sur convocation du président, dans le cadre de réunions ordinaires.

A compter de l’année 2022, les dates des 6 réunions annuelles de l’année n+1 sont définies par le président du CSE et communiquées lors de la dernière réunion du CSE en décembre de l’année n.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir sur convocation du président ou sur demande écrite signée de la majorité des membres titulaires, accompagnée du projet d’ordre du jour.

Le temps passé par les membres du CSE aux réunions convoquées par la Direction est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord.

Les convocations aux réunions du CSE sont adressées par tout moyen écrit (courriel, courrier, etc.), accompagnées des ordres du jour au moins trois jours avant la tenue des réunions, sauf urgence ou délai plus court prévu par les dispositions législatives en vigueur.

Les suppléants assistent aux réunions uniquement en l’absence du titulaire. Tout titulaire qui se trouverait dans l’impossibilité d’assister à une réunion du CSE devra en avertir un suppléant et s’assurer de sa présence à ladite réunion.

Assistent en outre avec voix consultative aux réunions du CSE portant en tout ou partie sur des questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail :

• Le médecin du travail,

• L'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail.

L’inspecteur du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités, pour leur part :

• A l'initiative de l'employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel du CSE, aux réunions du CSE portant en tout ou partie sur des questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail,

• Aux réunions du CSE consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d'au moins huit jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

Il est rappelé que l'employeur informe annuellement l'agent de contrôle de l'inspection du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins quinze jours à l'avance la tenue de ces réunions.

5. Déroulement des réunions

Par principe, les réunions du CSE se tiendront dans les locaux de la Société situés à Lisieux puis, après le déménagement du plateau technique, à Pont l’Evêque. Il pourra être fait recours à la visioconférence, ou à tout autre canal de réunion sur décision du président dans les conditions prévues au point 4 de l’article 3.

6. Procès-verbal

Un procès-verbal de chaque réunion sera établi par le secrétaire de l’instance dans les quinze jours suivant la tenue de la réunion et transmis pour observations aux autres membres de l’instance, dont son président, dans ce délai, ou bien, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion. Le délai de transmission est réduit à 3 jours dans le cadre de la consultation du CSE sur un projet de restructuration avec compression des effectifs.

Il est entendu que, pour des nécessités de bon fonctionnement de l’entreprise, la Direction pourra exceptionnellement demander la rédaction d’un extrait de procès-verbal dans un délai maximal d’une semaine. Cet extrait de procès-verbal sera soumis pour approbation aux autres membres de l’instance, dont son président, lors de la prochaine réunion du CSE.

Après approbation par tout moyen probant (échanges de courriels, courrier, adoption en réunion plénière), le procès-verbal pourra être diffusé auprès des salariés de la Société au moyen d’un envoi par courriel en utilisant leur adresse électronique professionnelle et pourra être affiché sur les panneaux dédiés à cet effet, dans les conditions décrites par l’article 3.8 infra.

En cas de désaccord persistant sur les modalités de rédaction du procès-verbal, la Direction ou l’un des membres de l’instance en désaccord pourra demander que sa position écrite soit jointe au procès-verbal et diffusée avec le procès-verbal.

7. Délais impartis au CSE pour émettre son avis

Pour l’ensemble des consultations pour lesquelles la loi n’a pas fixé de délai spécifique pour le CSE pour rendre son avis, les parties conviennent des modalités suivantes.

Sans préjudice de délais de consultation plus courts qui viendraient à être prévus par les dispositions légales applicables, notamment en cas de circonstances exceptionnelles, les parties conviennent par le présent accord que le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s’il ne s’est pas prononcé à l’expiration d’un délai de 15 jours. Ce délai de consultation court à compter de la communication par la Société des informations prévues pour la consultation ou de l’information par cette dernière de leur mise à disposition dans la BDESE (Base de données économiques sociales et environnementale).

Au demeurant, le CSE peut décider de rendre son avis à tout moment, y compris lors de la première réunion d’information portant sur le thème de consultation, dès lors qu’il s’estime suffisamment informé.

Les informations prévues pour la consultation seront remises aux membres du CSE ou mises à disposition dans la BDESE, au plus tard lors de la première réunion de consultation.

Lorsqu’à l’occasion d’une consultation, le CSE aura recours à l’assistance d’un expert, le délai ci-dessus sera porté à un mois.

Article 3. Les moyens du CSE

1. Budget des activités sociales et culturelles (ASC)

Le budget ASC est égal à 1% de la masse salariale de la Société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST.

La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée (notamment les indemnités de licenciement légale ou conventionnelle, les indemnités versées à l’occasion d’une rupture conventionnelle ou d’une transaction, les indemnités compensatrices de préavis et de congés payés). Les sommes effectivement distribuées aux salariés lors de l’année de référence en application d’un accord d’intéressement ou de participation ne sont pas incluses dans la masse salariale brute.

2. Budget de fonctionnement

Au regard de l’effectif actuel de la Société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST, le budget de fonctionnement du CSE est de 0,2% de la masse salariale.

La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L.242-1 du code de la sécurité sociale, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée (notamment les indemnités de licenciement légale ou conventionnelle, les indemnités versées à l’occasion d’une rupture conventionnelle ou d’une transaction, les indemnités compensatrices de préavis et de congés payés). Les sommes effectivement distribuées aux salariés lors de l’année de référence en application d’un accord d’intéressement ou de participation ne sont pas incluses dans la masse salariale brute.

3. Transfert du budget de fonctionnement vers le budget destiné aux activités sociales et culturelles (et vice versa)

En cas de reliquat budgétaire, les membres du CSE peuvent décider, par une délibération, de transférer une partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget destiné aux activités sociales et culturelles (et vice versa), dans les conditions et limites fixées par le législateur.

4. Local du CSE

Le CSE dispose d’un local mis à sa disposition. Ce local est aménagé et doté du matériel nécessaire à son fonctionnement, à savoir :

• Un bureau ;

• Deux chaises ;

• Un meuble de rangement ;

• Une ligne téléphonique fixe ;

• Un ordinateur fixe ;

• Une clé 4G .

A la date des présentes, ce local est situé sur le site de Lisieux, au sein du laboratoire Victor Hugo. Les parties conviennent que la localisation de ce dernier pourra évoluer sous réserve d’un délai de prévenance de 30 jours minimum.

En outre, les membres du CSE pourront utiliser le fax et le photocopieur de la Société pour leur besoin de fonctionnement, et ce, en fonction des heures d’ouverture des bureaux concernés.

Par ailleurs, la Société met à disposition du CSE, en fonction de ses besoins, une salle de réunion adéquate.

5. Les informations et consultations récurrentes du CSE

   5.1 Périodicité des consultations récurrentes

• Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

Les parties conviennent que les procédures d’informations-consultations au titre des orientations stratégiques de l’entreprise auront lieu tous les trois ans.

• Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise

Les parties conviennent que les procédures d’informations et consultations au titre de la situation économique et financière de l’entreprise auront lieu tous les trois ans.

• Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

Les parties conviennent que les procédures d’informations et consultations au titre de la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi auront lieu tous les trois ans.

2. Contenu des consultations récurrentes

Il est convenu entre les parties que le CSE aura librement accès, via la BDESE mise en place dans les conditions prévues au point 7 de l’article 3 ci-dessous, aux informations requises afin de pouvoir se prononcer dans le cadre de chacune des consultations obligatoires :

• Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

• Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise

• Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

  6. Recours à la visioconférence

Par principe, la tenue des réunions du CSE requiert la présence physique des membres.

Cependant, pour des raisons pratiques liées à l’éloignement des sites de la Société, et dans un souci de préservation de l’environnement, le recours à la visioconférence pourra être utilisé de façon systématique à l’initiative du Président pour réunir le CSE.

7. BDESE

1. Organisation de la BDESE

Les parties s’accordent sur le fait que la base de données économiques, sociales et environnementale sera mise en place pour le second semestre 2022. Elles précisent par ailleurs que cette dernière entrera dans le cadre d’un projet organisé au niveau du réseaux Cerballiance.

Elle portera sur les thèmes suivants :

• Investissement social,

• Investissement matériel et immatériel,

• Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise,

• Fonds propres et endettement,

• Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants,

• Activités sociales et culturelles,

• Rémunération des financeurs,

• Flux financiers à destination de l'entreprise,

• Conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise.

En revanche, il est convenu qu’elle ne portera pas sur la sous-traitance, ni sur les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Pour l’année 2022, la BDESE comportera uniquement les données relatives à l’année en cours. Pour l’année 2023, elle portera sur l’année en cours et l’année précédente. A compter du 1^er janvier 2024, elle portera sur les deux années précédentes et l’année en cours.

La BDESE fera figurer les informations directement ou par référence à des documents disponibles avec indication de la source.

Elle servira de base aux consultations récurrentes et ponctuelles, étant précisé que les informations communiquées via la BDESE se suppléeront à celles dont la communication est prévue par les dispositions supplétives du code du travail relatives aux consultations et informations récurrentes.

Enfin, les documents de présentation remis, le cas échéant, aux membres du CSE préalablement ou lors d’une réunion d’information et/ou de consultation seront intégrés dans la BDESE, à l’exception des éléments obligatoires, remis lors de la consultation du CSE donnant lieu à des votes sur les personnes physiques (licenciement par exemple). Ces derniers continueront à être adressés sous la forme habituelle.

Sous cette réserve, il ne pourra pas être imposé à la société de communiquer les données et informations requises autrement que par leur mise à disposition dans la BDESE.

La société informera par courriel les personnes concernées de la mise à disposition des informations requises, ce qui constituera le point de départ des délais de consultations fixés au point 7 de l’article 2.

2. Accès

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les délégués syndicaux accèderont à la BDESE, étant précisé que chaque utilisateur sera personnellement responsable de l’utilisation qui en est faite. L’accès ne devra en aucun cas être communiqué à un tiers ou à un membre de la Société non reconnu comme utilisateur de la base de données.

La BDESE pourra être hébergée auprès d’un prestataire extérieur à l’entreprise, spécialisé dans ce domaine et choisi par le service informatique de la Société.

Par principe, les documents contenus dans la BDESE seront consultables et non imprimables. Seuls les documents concernant le fonctionnement du CSE et répondant aux obligations légales d’information et de consultation seront imprimables, sous la responsabilité des membres élus ou désignés.

3. Obligation de discrétion 

Il est rappelé que les membres du CSE et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDESE revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la société.

Dans le souci de favoriser la gestion de cette confidentialité eu égard à la multiplicité des informations communiquées, il est expressément convenu que tout document figurant dans la BDESE sera réputé confidentiel pour une durée de 3 ans sauf précision différente de l’entreprise pour un document spécifique.

En conséquence, les membres du CSE et les délégués syndicaux devront s’interdire de communiquer en interne comme en externe un document figurant dans la BDESE sans l’accord exprès écrit de la Direction.

8. Modalités de communication du CSE

L’affichage des communications s’effectue librement sur les panneaux réservés à cet effet.

A chaque implantation de nouvelles unités dans le cadre du développement de l’entreprise, la pose d’un tableau d’affichage, réservé aux publications du CSE sera effectuée.

Compte tenu de l’organisation de la Société, la Société accepte que le CSE procède à la diffusion du procès-verbal de ses réunions, dûment approuvé dans les conditions décrites à l’article 2.6. supra, auprès des salariés de la Société par envoi par courriel sur leur adresse électronique professionnelle.

En outre, la Société accepte d’assurer le routage électronique et l’affichage des communications pour le compte des membres du CSE. Les communications concernées sont celles qui ont vocation à être affichées sur les panneaux réservés à cet usage, à l’exclusion de tout autre.

Les membres du CSE s’engagent à faire un usage raisonnable de ces communications, dans leur fréquence comme dans leur contenu. Si tel n’était pas le cas, la direction se rapprocherait du membre concerné afin de lui faire part de son appréciation de la situation en lui demandant de faire le nécessaire pour y remédier. Si le désaccord persistait, la direction notifierait la fin du routage par ses soins, laissant alors au membre du CSE le soin de procéder à ses communications par les voies traditionnelles.

Les communications du CSE doivent émaner de personnes dûment accréditées pour le représenter.

1. Organisation du circuit d’information

Afin de faciliter la communication, il est convenu que toutes les communications du CSE seront adressées sous forme de courriel à un point d’entrée de la DRH dont l’adresse de messagerie sera communiquée par ailleurs.

A ce courriel, sera jointe la feuille de communication sous la forme d’un fichier PDF.

Ce courriel devra comporter :

• L’origine et le nom de son ou de ses auteurs ;

• Les destinataires souhaités : l’ensemble des salariés.

Il sera alors routé au plus tard dans les cinq jours ouvrés, par le point d’entrée DRH vers les destinataires.

Le Biologiste responsable du site concerné procédera à l’impression du document et à son affichage sur le panneau réservé à cet usage.

L’envoi au point d’entrée de la DRH vaudra « information concomitante » de la Direction.

2. Liberté d’expression

La liberté d’expression des membres du CSE s’exerce dans les limites suivantes :

• Les communications devront être conformes à l’objet et aux attributions des membres du CSE ;

• Les communications devront être le fait du secrétaire du CSE ou d’un membre du bureau dûment habilité ;

• Le contenu devra respecter les principes applicables à la presse en matière de liberté d’expression.

3. Libertés individuelles

Les membres du CSE et les délégués syndicaux s’interdisent d’adresser des communications directement sur les adresses de messagerie professionnelle des salariés, à l’exception des communications qui concernent les activités sociales et culturelles du CSE ainsi que les procès-verbaux des réunions du CSE.

Dans le cadre de ces communications, les membres du CSE devront se conformer aux dispositions du règlement général du Parlement européen du 27 avril 2016 et de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978.

Les messages qui seront envoyés aux salariés par le CSE devront comporter, en bas de page, la formule « si vous ne souhaitez plus recevoir de communications de notre part, merci de nous le faire savoir. Vos données personnelles seront effacées de notre fichier ». Si le salarié en manifeste le souhait, le CSE s’oblige à détruire ses coordonnées de son fichier.

Enfin, le CSE s’interdit de communiquer les coordonnées des salariés à quelque tiers que ce soit ou à en faire un usage autre que celui entrant dans sa vocation et ses attributions.

Le CSE veillera à assurer la confidentialité de ses fichiers de données personnelles et à n’en réserver l’accès qu’aux membres du CSE dûment habilités par celui-ci. Il s’ensuit qu’en fin de mandat, les membres du CSE s’interdisent de quelque manière que ce soit et pour quelque motif que ce soit, de conserver ces données personnelles.

4. Protection de la marque

Le CSE est libre d’utiliser un logo de son choix sous réserve de ne pas utiliser celui de la Société ou du groupe auquel elle appartient.

Article 4. Les heures de délégation des institutions représentatives du personnel

1. Crédit d’heures de délégations des représentants du personnel

Chaque membre titulaire du CSE dispose d’un crédit d’heures mensuel tel que déterminé par le protocole d’accord préélectoral ou, à défaut, par les dispositions légales en vigueur.

Lorsque le membre du CSE est un salarié soumis à un forfait annuel en jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat.

2. Modalités relatives aux crédits d’heures

1. Décompte des heures de délégation

Les crédits d’heures sont, sauf stipulation différente, des crédits d’heures mensuels. Ils correspondent à un nombre d’heures maximal que le titulaire du mandat peut utiliser autant que de besoin. 

Par exception, pour les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE, ce crédit peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Pour l'utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe la direction au plus tard 8 jours avant la date prévue de leur utilisation.

En outre, les membres du CSE peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent.

La répartition des heures entre les membres du CSE ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire en application de l’article R. 2314-1.

Les membres titulaires du CSE concernés informent l'employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation. L'information de l’employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux.

2. Prise des heures de délégation

Les crédits d’heures sont pris sur le temps de travail.

La prise des heures de délégation en dehors des heures de travail, qui ne saurait être qu’exceptionnelle, ne peut conduire à un dépassement de la durée hebdomadaire applicable dans l’Entreprise, ni déroger au repos quotidien et hebdomadaire.

Afin que le Responsable hiérarchique puisse prendre les dispositions éventuelles que cette absence nécessiterait, chaque Représentant du Personnel devra l’en informer et ce 48 heures à l’avance, sauf circonstances exceptionnelles.

A cette fin, chaque membre utilisant des heures de délégations dans le cadre du CSE doit remplir et remettre à son responsable un bon de délégation selon le modèle en annexe¹ mentionnant l’heure de début puis le compléter avec l’heure de fin. Ce système de bons de délégation pourra évoluer vers une gestion informatisée.

Il est rappelé que la saisie de ces bons de délégation n’est pas un moyen de contrôle de l'activité des représentants du personnel. Ils doivent permettre d'une part, aux représentants du personnel, d'exercer totalement leurs prérogatives et, d'autre part, à la direction d'assurer la bonne gestion administrative des heures de délégation et en particulier, d'en garantir le paiement.

3. Paiement des heures de réunion

Lorsqu’ils participent à une réunion organisée à l’initiative de la Direction, les Représentants du Personnel et les salariés présents dans le cadre des réunions de négociation, se verront payer les heures passées en réunion, comme temps de travail. La rémunération est faite sur la base du temps normalement travaillé.

Le temps passé aux réunions convoquées par la Direction, ne s’impute pas sur les crédits d’heures éventuels, sauf stipulation différente.

Article 5. Frais de déplacement des institutions représentatives du personnel

1. Généralités

Les représentants du personnel sont habilités à se rendre au siège ainsi que dans les locaux des différents sites appartenant à la Société.

A cette occasion, le représentant du personnel se fait connaître auprès du responsable du site sur lequel il se rend.

Le représentant du personnel, à l’exclusion de toute personne n’ayant pas cette qualité, peut se déplacer librement sur les différents sites, durant les heures de travail, ou au siège de la Société aux heures d’ouverture des bureaux, pour y prendre tout contact nécessaire à l’accomplissement de sa mission. Le représentant du personnel doit alors respecter les règles de sécurité et d’hygiène en vigueur sur les sites sur lesquels il se rend.

La Direction du site veille à faciliter cette mission et ces contacts. Pour sa part, le représentant du personnel s’efforce de ne pas gêner le fonctionnement du site ni le traitement des analyses et d’exercer sa mission hors de la vue et de l’écoute des clients et correspondants du Laboratoire.

Les déplacements en train et en transports en commun doivent être privilégiés chaque fois que le trajet le permet.

2. Frais de déplacement des membres du CSE

Les déplacements des membres du CSE pour se rendre aux réunions convoquées par l’employeur sont pris en charge par la Direction sur présentation des justificatifs y afférents.

Les frais exposés lors des déplacements de toute autre nature, nécessaires au fonctionnement du CSE, sont pris en charge par celui-ci dans le cadre de son budget de fonctionnement.

3. Frais de déplacement des Représentants de proximité (RDP) pour se rendre aux réunions du CSE

Les frais exposés lors des déplacements de toute autre nature, nécessaires au fonctionnement des RDP, et lors de leurs déplacements en vue d’assister aux réunions du CSE dans les conditions fixées par le présent accord, sont pris en charge par la Direction sur présentation des justificatifs y afférents.

Article 6. Les commissions du CSE

1. La mise en place d’une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Une commission santé, sécurité et conditions de travail est mise en place au sein du CSE en vue de traiter les questions relatives à la santé et à la sécurité au travail.

• Composition

La commission est composée de 3 membres, dont au moins un représentant du deuxième collège. Le secrétaire adjoint du CSE est le secrétaire de la commission SSCT.

Les membres de la CSSCT sont désignés par une résolution du CSE adoptée à la majorité des membres présents parmi ses membres titulaires ou suppléants, pour une durée prenant fin avec celle des mandats des membres élus du comité.

La commission est présidée par l’employeur ou son représentant. Ce dernier pourra, s’il l’estime nécessaire, inviter à la commission des experts et techniciens appartenant à l’entreprise qui disposeront d’une voix consultative.

• Fonctionnement

Par délégation, le CSE confie à la présente commission une partie de ses attributions en matière d’hygiène, de santé, sécurité et conditions de travail en vue de la préparation des réunions du CSE consacrées aux questions entrant dans ce champ, à l’exception de ses attributions consultatives en la matière et de la possibilité de recourir à un expert.

A ce titre, la commission sera notamment en charge de :

• L’analyse des risques professionnels ainsi que des effets de l’exposition à ces risques, notamment pour les femmes enceintes,

• Faciliter l’accès des femmes à tous les emplois,

• Faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle,

• Susciter toute initiative et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, harcèlement sexuel et des agissements sexistes.

Il est expressément rappelé que, conformément aux dispositions de l’article L. 2315-38 du Code du travail, la CSSCT ne peut pas être consultée aux lieu et place du CSE et ne dispose pas de la possibilité de recourir à un expert.

La commission SSCT se réunit au moins quatre fois par an à l’occasion des réunions prévues à l’article L.2315-27 alinéa 1^er du Code du travail, à l’initiative de la direction ou à celle de la majorité de ses membres.

L’ordre du jour est élaboré conjointement entre le président de la commission ou une personne ayant qualité pour représenter la direction et le secrétaire de la commission, ce dernier devant communiquer par courriel au président de la commission les points qu’il souhaite voir inscrire à l’ordre du jour au moins 10 jours avant la date limite fixée pour l’envoi de l’ordre du jour, que les parties conviennent de fixer à 5 jours francs au moins avant la date de chaque réunion (sauf circonstances exceptionnelles).

Le secrétaire de la commission est en charge de rédiger le procès-verbal de la réunion, dans les conditions prévues pour la rédaction des procès-verbaux des réunions du CSE.

Sont informés et invités aux réunions de la commission CSSCT le médecin du travail, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent de prévention de la CARSAT.

L’employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du comité. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.

• Formation des membres de la CSSCT

Les membres de la délégation du personnel du CSE bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail dans les conditions déterminées par le Code du travail.

Cette formation est prise en charge par l’employeur et le temps de formation n’est pas déduit du crédit d’heure de délégation.

2. Les autres commissions du CSE

Les parties conviennent de ne pas créer d’autres commissions que la commission SSCT.

2. Mise en place pour le mandat en cours de représentants de proximité auprÈs du PERSONNEL TRANSFÉRÉ AU 1^er octobre 2021

Article 7. Mise en place de représentants de proximité (RDP)

1. Principe et nombre de RDP

Jusqu’au terme du mandat en cours des membres du CSE, les Parties conviennent d’assurer une représentation du personnel qui a été transféré dans le cadre de la fusion intervenue au 1^er octobre 2021 entre (anciennement) CERBALLIANCE NORMANDIE et sa filiale CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST.

A cette fin, les parties conviennent de la mise en place de 4 représentants de proximité (2 titulaires, 2 suppléants) pour assurer la représentation du personnel transféré (à savoir les sites de Coutances, Grandville, Carentan, Saint-Lô, Falaise, Vire et Cherbourg).

2. Désignation des RDP

Ces représentants de proximité seront désignés parmi les anciens membres élus du CSE de la Société absorbée, volontaires pour occuper cette fonction. A défaut d’ancien membre titulaire du CSE volontaire, ils seront désignés parmi les salariés transférés volontaires, ayant au moins un an d’ancienneté à la date du transfert.

Cette désignation se déroulera dans un délai de 2 mois à compter de la signature du présent accord, et sera portée à l’ordre du jour d’une réunion du CSE. Le CSE procèdera, en amont de la réunion, à un appel à candidatures auprès des salariés transférés, dont la liste lui sera fournie par la Société.

L’élection aura lieu à la majorité des membres du CSE présents.

Les RDP seront désignés pour une durée qui prendra fin avec celle du mandat des membres du CSE en cours à la date de signature du présent accord. Toutefois, de manière anticipée, le CSE pourra décider, à tout moment en cours de mandat, du remplacement d’un RDP et procéder à la désignation de son remplaçant, selon le même mode opératoire que celui décrit ci-avant.

De même, si un RDP cesse ses fonctions ou démissionne de son rôle de représentant de proximité avant la fin du mandat en cours des membres du CSE, il sera remplacé lors de la réunion ordinaire suivante du CSE, selon le même mode opératoire que celui décrit ci-avant.

Le mandat des RDP ne sera pas renouvelé à la suite des premières élections professionnelles organisées au sein de la Société après la signature du présent accord, étant donné que les salariés transférés auront pris part à ces élections.

Article 8. Attributions, moyens et fonctionnement des RDP

1. Missions

Le représentant de proximité représente une interface entre les salariés du périmètre auquel il est rattaché (à savoir les sites ayant fait l’objet d’un transfert dans le cadre de la fusion intervenue au 1^er octobre 2021) et les membres du CSE. Ils permettent une représentation de proximité pour recueillir les questions locales.

Le représentant de proximité aura pour mission de :

• Etre l’interlocuteur du personnel de son périmètre pour :

  • Les problématiques locales, en particulier en matière de santé, sécurité et conditions de travail ;

  • Et les réclamations individuelles ou collectives locales, relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise ;

• Les relayer au CSE, d’une part, et à la Direction, d’autre part, selon les modalités prévues ci-dessous.

Le RDP fera ainsi office de relai :

• d’une part entre le CSE et les salariés du périmètre auquel il est rattaché ;

• d’autre part entre la Direction et les salariés du périmètre auquel il est rattaché.

Les parties conviennent que le représentant de proximité échangera avec la DRH, ainsi qu’avec les salariés de son périmètre et le CSE par tous moyens.

Les RDP titulaires seront également invités à chaque réunion du CSE. En cas d’empêchement, ils pourront se faire remplacer par un RDP suppléant. Les heures passées en réunion en application du présent paragraphe seront considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation.

2. Crédit d’heure

Chaque représentant de proximité titulaire dispose d’un crédit de 7 heures de délégation par trimestre afin de pouvoir exercer ses attributions.

Les heures pourront être reportées sur l’année civile et reparties entre les RDP titulaires et avec les RDP suppléants. Cette règle ne peut toutefois conduire un même RDP à disposer, dans le trimestre, de plus de 10 heures de délégation.

Pour l'utilisation des heures ainsi reportées ou réparties, le représentant informe la direction au plus tard 8 jours avant la date prévue de leur utilisation. L'information de l’employeur se fait par un document écrit précisant l’identité du ou des RDP concernés ainsi que le nombre d'heures reportées ou mutualisées pour chacun d'eux.

L’utilisation par le RDP de son crédit d’heures de délégation est soumise aux règles prévues à l’article 4 ci-avant, notamment en ce qui concerne l’utilisation des bons de délégation.

3. DISPOSITION FINALES

Article 9. Substitution

Il est expressément convenu que le présent accord se substitue à tout accord, disposition conventionnelle, usage, engagement unilatéral ou pratique mise en place antérieurement par quel que mode que ce soit, et qui aurait le même objet.

Article 10. Suivi de l’accord et clauses de rendez-vous

Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du code du travail, les parties conviennent de se rencontrer dans l’année suivant la signature de l’accord pour faire le bilan de l’application des stipulations du présent accord.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des stipulations du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai raisonnable afin d’adapter lesdites stipulations.

Article 11. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prend effet à la date de sa signature.

Il est conclu pour une durée indéterminée, à l’exception de son Chapitre II qui restera en vigueur pour la durée du mandat des membres du CSE en cours à la date de signature du présent accord.

Article 12. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par la loi.

Ainsi, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord et signataires ou adhérentes du présent accord ;

• A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord.

Article 13. Notification, publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Société et non signataires de celui-ci.

Conformément à l’article L.2231-6 du Code du travail, l’accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé auprès de la DREETS à l’adresse : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Il sera également déposé au Greffe du Conseil de prud’hommes de Lisieux.

Les parties sont informées qu’en application des dispositions des articles L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires, sera rendu public et versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable (il s’agit aujourd’hui de legifrance.gouv.fr.).

Toutefois, les parties sont informées qu’elles peuvent acter qu'une partie de l'accord ne doit pas faire l'objet de cette publication par décision motivée et signée par la majorité des organisations syndicales signataires de l’accord.

Cet acte, ainsi que la version intégrale de l'accord et la version de l'accord destinée à la publication, sont joints au dépôt prévu à l'article L. 2231-6 du Code du travail.

Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.

En cas de révision, il sera procédé aux formalités précédemment évoquées.

Fait en 4 exemplaires

A Lisieux,

Le 25 NOVEMBRE 2021,

Pour la Société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST

Laetitia LEVASSEUR, DRH

L’Organisation syndicale UNSA, Monsieur LARCHER Remi, Délégué syndical,

L’Organisation syndicale CFDT, Monsieur HALBERDA Maryan, Délégué syndical,

ANNEXES

ANNEXE 1 | CHARTE D’UTILISATION DE LA BDESE DE LA SOCIETE CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST

PREAMBULE

Le dispositif de la Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) a pour objet de faciliter l’exploitation et l’appropriation par les représentants du personnel des informations économiques et sociales concernant l’entreprise permettant de partager avec l’employeur une vision des orientations stratégiques de l‘entreprise.

La BDESE doit permettre de :

• Remettre dans leur contexte les résultats de l’entreprise et sa situation économique et sociale,

• Mieux comprendre et partager les orientations stratégiques de l’entreprise et la déclinaison de leurs impacts organisationnels et financiers,

• Présenter les impacts de ces orientations sur la répartition de la valeur créée entre les parties prenantes.

La circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014 relative à la BDESE précise que « Cet objectif partagé par le législateur vise à changer le mode de relation entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’entreprise, et à terme plus simple ».

Aussi, l’article L. 2312-36 du code du travail fixe les grands principes de constitution et de fonctionnement de la BDESE qui est le support des consultations récurrentes du comité social et économique sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sa situation économique ainsi que sa politique sociale.

La BDESE étant par essence le réceptacle d’un certain nombre d’informations économiques et sociales sensibles, le législateur rappelle que l’accès à la BDESE s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion pour ses utilisateurs.

La Société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST est convaincue que ce dispositif est une opportunité pour des relations sociales plus dynamiques et des échanges constructifs, le succès du dispositif étant néanmoins conditionné par la mise en place d’une relation de confiance entre ses utilisateurs, représentants du personnel et employeur.

La présente charte est un code de déontologie formalisant les règles légales et de sécurité relatives à l’utilisation de la BDESE, rappelant la nécessité pour tous de respecter la législation et les droits des tiers et informant des dispositifs de surveillance des systèmes dans le respect de la vie privée des salariés.

Tout manquement, selon sa gravité, est susceptible d’entraîner pour l’utilisateur des sanctions disciplinaires telles que prévues par le règlement intérieur de l’entreprise, et ce sans exclusion d’éventuelles actions pénales ou civiles à son encontre.

Avant son entrée en vigueur, la présente charte a été soumise à l’avis des représentants du personnel.

CHAPITRE 1 : REGLES GENERALES D’UTILISATION

1. Champ d’application

La présente charte s'applique à l’ensemble des utilisateurs de la BDESE tels que définis par la loi, à savoir :

• Les représentants du personnel élus et désignés au comité social et économique,

• Les délégués syndicaux.

Sont concernés les représentants du personnel tant titulaires que suppléants.

Les modalités d’utilisation de la base doivent permettre à ces représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences respectives.

Il est précisé que les représentants de section syndicale n’ont pas accès à la BDESE.

La présente charte s’applique le cas échéant à tout prestataire extérieur ayant accès aux données de la BDESE. Tout prestataire extérieur devra s’engager à respecter les obligations incombant aux utilisateurs de la BDESE.

2. Accès à la BDESE

Dès l’entrée en vigueur de la présente charte, chaque représentant du personnel et tout nouveau représentant du personnel s’en verra remettre un exemplaire.

L’activation de l’accès à la BDESE est conditionnée par la signature de la présente charte, par laquelle l’utilisateur reconnait en avoir pris connaissance et s’engager à en respecter toutes les dispositions.

1.2.1. Confidentialité des paramètres d’accès

La BDESE est accessible aux représentants du personnel sur le poste de travail du représentant du personnel et/ou les postes informatiques mis à leur disposition dans les locaux de l’entreprise, grâce à un réseau informatique interne sécurisé.

La mise en œuvre concrète de cet accès aux informations contenues dans la base de données se traduit par l’ouverture d’un compte nominatif pour chaque destinataire, dans le système informatique de l’entreprise.

L’accès aux informations contenues dans la BDESE est ainsi protégé par des paramètres de connexion comprenant :

• un identifiant qui permet aux représentants du personnel d’être reconnus par le système informatique lors de la connexion ;

• un mot de passe personnel non modifiable ;

• un lien de partage envoyé à chaque utilisateur sur sa messagerie professionnelle.

Pour accéder à la base de données, l’entreprise communique à chaque représentant du personnel les éléments ci-dessus.

Les droits d’accès à la base de données fournis par l’entreprise sont strictement personnels et ne peuvent en aucun cas être transmis, communiqués, même temporairement, à une autre personne, salarié ou non de l’entreprise, y compris si cette personne a elle-même accès à tout ou partie de la base de données. Ces paramètres sont personnels à chaque représentant du personnel et doivent être gardés confidentiels. Le représentant du personnel doit être le seul à connaître son mot de passe. Si le représentant du personnel a des raisons de penser que ses identifiants, code d’accès, sont connus par d’autres personnes que lui-même, il le signale par tout moyen et dans les meilleurs délais à l’administrateur de la base de données (ou « au DSI ») qui lui en communiquera de nouveaux.

Afin de protéger au mieux l’accès à la base de données, l’entreprise se réserve la faculté de modifier à tout moment tout ou partie des paramètres ou modalités d’accès ci-dessus. Ces modifications seront faites de telle sorte que les représentants du personnel concernés ne seront pas empêchés d’accéder à la base de données.

Ils doivent être saisis à chaque accès et ne pas être conservés en mémoire dans le système informatique.

Lorsqu’il quitte son poste de travail, le représentant du personnel doit verrouiller ou fermer les sessions ouvertes afin de ne pas laisser les informations disponibles sans identification.

De même, en cas d’absence, même temporaire, il est impératif que le destinataire des informations verrouille l’accès qui lui est confié ou l’accès à son propre matériel, dès lors que celui-ci contient des informations à caractère confidentiel.

Des consignes de sécurité complémentaires pourront être élaborées par le service informatique de l’entreprise afin de recommander les bonnes pratiques en la matière.

1.2.2. Fin de l’accès aux informations contenues dans la BDESE

Au lendemain de la fin de son mandat, le compte permettant l’accès aux informations de la BDESE par le représentant du personnel, sera clos par le service informatique de la Société.

Le représentant du personnel concerné ne pourra donc plus accéder aux données de la BDESE.

CHAPITRE 2 : DROITS ET DEVOIRS DES UTILISATEURS

1. Accès personnel et incessible

Tout utilisateur de la BDESE dispose d'un droit d'accès à la base de données. Tout utilisateur est personnellement responsable de l’utilisation qui en est faite.

Ce droit d'accès est strictement personnel et incessible.

Les informations d’accès ne doivent en aucun cas être communiquées à un tiers ou à un membre de la Société non reconnu comme utilisateur de la base de données.

2. Obligation générale de discrétion

Dans un but de transparence à l’égard des élus et de promotion d’une utilisation responsable et sécurisée des informations contenues dans la BDESE, la mise à disposition de ces informations implique une exigence générale de discrétion.

Il est rappelé que les membres du CSE et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDESE revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la société.

Les représentants du personnel ne peuvent divulguer aux salariés de l’entreprise que les informations strictement nécessaires à l’exercice de leur mandat et en aucun cas les informations présentées comme confidentielles ou privilégiées tel qu’indiqué à l’article 2.3.

Le respect de cette obligation de discrétion est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les représentants du personnel et la direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

L’obligation de discrétion s’étend également aux différents experts qui assistent les représentants du personnel lors de leurs réunions et qui pourraient, à cette occasion, prendre connaissance des informations contenues dans la BDESE.

Les membres du service informatique, qui assurent la gestion du réseau interne sécurisé à travers lequel sont accessibles les informations contenues dans la BDESE, sont également tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations dont ils pourraient avoir connaissance dans l’exercice de leur mission.

3. Informations confidentielles

Lorsque certains documents, ou informations sont confidentiels, un filigrane « confidentiel » apparaîtra sur la page, ou sur les parties du document ou sur les données concernées. Seront précisées par l’employeur la durée de confidentialité de ces informations.

La confidentialité s’étend aux personnes appartenant à l’entreprise, aux experts mandatés le cas échéant par les instances représentatives du personnel et plus généralement à tout tiers.

Pour rappel, une information est confidentielle si sa divulgation est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.

La confidentialité de certaines informations sensibles contenues dans la base de données joue un rôle essentiel dans la conduite de l’activité de l’entreprise.

Ainsi, certaines informations sensibles et stratégiques doivent être maintenues secrètes tant que la direction n’aura pas estimé opportun de les divulguer.

La révélation d’informations confidentielles, qui présentent un enjeu stratégique, peut considérablement nuire à la Société. Ainsi, le comportement raisonnable des personnes pouvant prendre connaissance de ces informations est un prérequis nécessaire à leur utilisation optimale, dans l’intérêt des salariés, de la direction, et plus généralement, dans l’intérêt global de l’entreprise.

4. Interdiction de copier les informations contenues dans la BDESE

Il est interdit aux représentants du personnel de copier, par quelque moyen que ce soit, les fichiers informatiques ou données contenant les informations relatives à la BDESE, que celles-ci soient ou non confidentielles.

Il leur est notamment interdit de connecter un matériel externe sur le réseau sans autorisation et permettant la sauvegarde des informations qui y sont contenues, ou de faire des captures d’écran ou des photographies de ces mêmes informations permettant d’en conserver une trace écrite et facilement accessible à des tiers.

Les représentants du personnel peuvent néanmoins faire des impressions des documents sur lesquelles apparaîtront en filigrane leur nom, la date et l’heure d’impression.

En outre, le document imprimé comportant des informations confidentielles sera revêtu de la mention « confidentiel » ou selon le cas « information privilégiée ». Le représentant du personnel doit s’engager à ne pas le divulguer aux tiers.

5. Interdiction de modifier les informations contenues dans la BDESE

Les représentants du personnel ne peuvent modifier, de quelque manière que ce soit, notamment par adjonction ou suppression de données, ou par ajout de commentaires, les fichiers informatiques contenant les informations relatives à la BDESE.

6. Utilisation responsable

Chaque utilisateur doit adopter une attitude responsable et respecter les règles définies sur l'utilisation des informations mises à disposition dans la BDESE et notamment :

• Respecter l'intégrité et la confidentialité des données. Cette règle s’applique tant pour le traitement des informations que pour leur communication interne et externe ;

• Respecter le droit de propriété intellectuelle : non reproduction et/ou non diffusion de données soumises à un droit de copie non-détenu ;

• Ne pas masquer son identité ou usurper celle d’un autre.

Les droits d’accès peuvent être modifiés ou retirés à tout moment, selon les besoins du service, et prennent fin lors de la cessation du mandat.

CHAPITRE 3 : DROITS ET DEVOIRS DE L’ENTREPRISE

L’entreprise doit veiller à mettre à jour régulièrement les informations de la BDESE et à la rendre accessible en permanence à ses utilisateurs.

L’accès à la BDESE est possible 24h sur 24, 7 jours sur 7, sous réserve des périodes d’indisponibilités liées à la maintenance des systèmes informatiques.

En ce sens, la société s'engage à :

• Mettre à disposition les informations nécessaires au bon déroulement de la mission des utilisateurs.

Dès lors, les informations contenues dans la BDESE seront régulièrement mises à jour en fonction des périodicités prévues par le Code du Travail.

Les destinataires de la BDESE seront informés de la mise à jour informatique par l’envoi, sur leur messagerie électronique professionnelle, d’une alerte « Mise à jour de la Base de données économiques et sociales » indiquant la catégorie ou la référence du document mise à jour

• Informer les utilisateurs des diverses contraintes d'exploitation (interruption de service, maintenance) de la BDESE susceptibles d'occasionner une perturbation.

• Définir les règles d'usage de la BDESE et veiller à leur application.

CHAPITRE 4 : PORTEE DE LA BASE DE DONNEES UNIQUE

1. Un objectif de meilleur partage de l’information

L’objectif affiché de la BDESE est de sortir du caractère formel actuel du processus d’information-consultation et permettre un meilleur partage de l’information, plus simple et plus participatif.

La mise en place de cette BDESE permet notamment de repenser la manière dont toutes les informations qui sont aujourd’hui communiquées au CSE sont présentées et agencées, en classant et en regroupant ces informations.

2. Articulation entre BDESE et information consultation du CSE

En application de la loi, la mise à disposition actualisée sous la BDESE des informations précisées dans le Code du Travail vaut communication aux membres du CSE lorsque :

• Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour au moins dans le respect des périodicités prévues dans le Code du travail,

• L’employeur met à disposition des membres du CSE les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail.

Le représentant du personnel doit avoir été informé de la mise à jour selon les modalités prévues à la présente charte.

En revanche, s’agissant des informations nécessaires à la consultation du CSE concernant des évènements ponctuels, les consultations du CSE concernées continuent de faire l’objet de l’envoi des rapports et informations requis, sauf mise à disposition dans le cadre de la BDESE.

 

CHAPITRE 5 : CONTROLE

L’utilisateur est informé que sont enregistrés la durée, la date et l’heure de connexion à la BDESE ainsi que les documents consultés, téléchargés et imprimés.

Les contrôles qui conduiraient à l’enregistrement de données à caractère personnel se feraient conformément à la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 modifiée suite à l’entrée en vigueur du RGPD.

CHATPITRE 6 : SANCTIONS

Tout utilisateur ne respectant pas les règles définies dans la présente charte est passible de sanctions disciplinaires proportionnelles à la gravité des manquements constatés par l’entreprise, telles que prévues par le règlement intérieur de l’entreprise.

La loi, les textes réglementaires et la présente charte définissent les droits et obligations des utilisateurs de la BDESE.

Tout utilisateur de la BDESE de l’entreprise n'ayant pas respecté la loi pourra être poursuivi pénalement.

CHAPITRE 7 : PUBLICITE ET ENTREE EN VIGUEUR DE LA CHARTE

La présente Charte est communiquée, lors de sa prise de mandat, à tout représentant du personnel ou toute personne concernée.

Il est précisé que la présente Charte devra être acceptée lors de la première connexion à la BDESE pour pouvoir y accéder. Par ailleurs, elle pourra être consultée à tout moment dans l’espace dédié à la BDESE.

Toute clause qui deviendrait contraire aux dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles applicables à l’entreprise du fait de l’évolution de ces dernières, serait nulle de plein droit.

Fait à Lisieux, le 25/11/2021

Pour la Direction de la société CERBALLIANCE NORMANDIE OUEST

Laëtitia LEVASSEUR, Directrice des ressources humaines

L’Organisation syndicale UNSA, Monsieur LARCHER Remi, Délégué syndical,

L’Organisation syndicale CFDT, Monsieur HALBERDA Maryan, Délégué syndical,

ANNEXE 2 : Trame de bon de délégation

BON DE DELEGATION
Nom : ______________ Prénom : ______________	Mois de : ____________
Au titre du mandat de : □ Membre titulaire du Comité social et économique □ Membre suppléant du Comité social et économique □ Délégué syndical □ Représentant de proximité
Date de prise des heures de délégation : __/__/__ Heure de départ : _______ Heure de retour : _______
Date d’envoi du bon de délégation par courriel au supérieur hiérarchique : __/__/__ (La date du courriel auquel est attaché le présent bon faisant foi)

Fait à […], le ...

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1. Annexe : bon de délégation↩