Accord d'entreprise "Accord relatif aux principes et à la mise en œuvre du télétravail" chez CAPSUGEL PLOERMEL (Siège)

Accord relatif aux principes et à la mise en œuvre du télétravail NextPharma Ploërmel

ENTRE :

La Société NextPharma Ploërmel, Société par actions simplifiée au capital de 63 664 679 euros dont le siège social est situé Z.I. de Camagnon, à PLOERMEL (56800), inscrite au RCS de Vannes sous le numéro 402 011 175, représentée par ###, agissant en qualité de Directeur de site, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

ET :

Monsieur ###, agissant en qualité de Délégué Syndical CGT,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Un accord relatif au télétravail a été conclu au sein de l’entreprise le 07 novembre 2018. Le télétravail apparaît comme un axe de modernisation de l’organisation du travail, permettant ainsi une meilleure articulation avec la vie personnelle. Depuis la pandémie de Covid-19, bousculant le fonctionnement classique du télétravail, il a été décidé par l’ensemble des parties de réétudier les modalités de recours au télétravail.

Les parties rappellent également leur volonté de maintenir le lien entre la Société et les salariés au plus près des activités, de valoriser l’esprit d’équipe et de veiller au bon usage des outils de communication numériques.

Le télétravail permet également de faciliter le maintien dans l’emploi des salariés en situation de handicap ou en état de grossesse.

Cet accord s’inscrit en outre dans la continuité des actions menées en termes de responsabilité sociale de l’entreprise, ainsi que dans la démarche d’amélioration continue de la qualité de vie au travail déployée par NextPharma Ploërmel.

Les parties se sont donc réunies pour procéder à la révision de l’accord initial et conclure le présent accord. L’objet de cet accord est d’adapter le cadre collectif aux usages de l’entreprise tout en sécurisant et encadrant le recours au télétravail au sein de la Société.

Article 1 – Principes et Définition du télétravail

Article 1.1 – Définition du télétravail

Au sens de l’article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Article 1.2 – Conditions d’éligibilité

Les parties maintiennent que le télétravail implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance et est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome, sans qu’il puisse en résulter une quelconque perturbation dans le fonctionnement des activités de l’entreprise et/ou de ses équipes.

Le dispositif de télétravail est ouvert à tous les salariés de l’entreprise, dans le respect néanmoins des prérequis suivants :

• Exercer une activité à temps plein ou à temps partiel au moins égal à 80%

• Avoir au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise

• Avoir entre 3 et 6 mois d’ancienneté dans le poste, à l’appréciation de la hiérarchie selon la typologie de poste

• Appartenir à un service ou une équipe dont l’activité est compatible avec le télétravail 

• Exercer ses fonctions habituelles en utilisant les outils de communication numériques

• Faire preuve d’une d’autonomie suffisante dans le poste.

Dans le cadre du télétravail, n’est pas autorisée la sortie de documents BPF (Bonnes Pratiques de Fabrication) pharmaceutiques, conformément aux exigences réglementaires.

Par ailleurs, pourront être notamment refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de la Société

• Qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique (pas d’accès internet, domicile inadapté, par exemple).

Une vigilance élevée sera accordée, dans le respect des critères énoncés ci-dessus, aux situations dans lesquelles il est justifié de difficultés particulières telles que :

• La situation de handicap reconnu

• Les problématiques de santé, dûment identifiées par le service de santé au travail

• L’état de grossesse et le retour de congé de maternité.

Afin de diminuer le temps passé dans les transports et en vue de favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, pour les salariées en état de grossesse déclaré et en faisant la demande expresse, il pourra être décidé, d’un commun accord entre la salariée et la Direction, de la mise en œuvre du télétravail nonobstant les conditions d’éligibilité visées ci-dessus.

Pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, en convention « CIFRE » ainsi que les stagiaires.

Article 1.3 - Principe de double volontariat

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double-réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. L'employeur peut proposer un passage en télétravail aux salariés mais il ne peut pas les y contraindre.

Il est cependant rappelé qu’en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection du salarié (article L.1222-11 du Code du travail).

Article 1.4 – Principe d’accord mutuel

La mise en œuvre du télétravail est le fruit d’un accord entre le salarié, sa hiérarchie et le Directeur des Ressources Humaines. Ainsi, elle suppose que la demande du salarié ait été expressément acceptée par le manager et le Directeur des Ressources Humaines.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Article 2 - Télétravail régulier

Article 2.1 - Nombre de jours

Afin de préserver le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail ne pourra conduire le salarié à être présent dans l’entreprise moins de 2 journées complètes par semaine.

Pour l’appréciation de cette limite, les déplacements professionnels ponctuels sont assimilés à une journée de présence dans les locaux de l’entreprise.

Pour un salarié à temps plein, le télétravail est possible dans la limite de 3 jours par semaine. Pour les temps partiels supérieurs ou égaux à 80%, la limite est de 2 jours par semaine.

Les jours de télétravail pourront faire l’objet de modifications temporaires dans le cadre d’impératifs liés à l’activité du service ou d’un commun accord entre le salarié et sa hiérarchie. Dans ce cas, le jour initialement fixé en télétravail pourra être reporté sur un autre jour de la même semaine.

Il est précisé que peuvent être accolés aux journées de télétravail tout motif d’absence (exemple : congés payés, jours RTT, jours de repos, récupérations…), l’accord quant à ces journées d’absences restant soumis à l’approbation du responsable hiérarchique direct.

Nonobstant les jours de télétravail fixés, le salarié s’engage à effectuer tout déplacement professionnel rendu nécessaire pour les besoins de sa mission (audits, réunions, formation en présentiel, etc.).

En période de congé ou d’arrêt de travail, le télétravail sera suspendu.

Article 2.2 – Enveloppe de « jours libres »

Le salarié en télétravail régulier aura la faculté de positionner 12 jours supplémentaires de télétravail dans l’année, en accord avec sa hiérarchie, sous réserve d’être présent au moins 2 jours par semaine sur le site.

Article 2.3 – Durée du télétravail

Le dispositif de télétravail est conclu pour une durée maximale de 12 mois. Il pourra être renouvelé, après un retour d’expérience effectué au cours d’un entretien spécifique, et après nouvel accord entre le salarié, la hiérarchie et le service Ressources Humaines.

Article 2.4 – Procédure d’examen des demandes de télétravail régulier

Le salarié intéressé par le télétravail adresse un formulaire de demande (en annexe) à son responsable hiérarchique qui le transmettra au service Ressources Humaines.

Ce dernier examinera la demande, à l’aide d’une grille d’analyse spécifique (grille en annexe), au regard des caractéristiques du poste, du niveau de maîtrise et d’autonomie du salarié, de l’organisation de son service, du nombre de télétravailleurs réguliers au sein du service ainsi que des caractéristiques des locaux dédiés au télétravail.

Une réponse motivée sera apportée par la hiérarchie au salarié dans un délai d’un mois à compter de la réception de sa demande.

En cas d’acceptation, le Directeur des Ressources Humaines et le salarié signeront un avenant au contrat de travail afin de préciser les conditions de mise en œuvre individuelle du télétravail (jour(s) de la semaine dédié(s) au télétravail, adresse du lieu où s’exerce le télétravail, etc.).

Article 2.5 – Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié ainsi qu’à son manager d’évaluer ce nouveau mode d’organisation du travail, la mise en œuvre individuelle du télétravail fera l’objet d’une période probatoire de 3 mois.

Au cours de cette période, le salarié en situation de télétravail et le manager pourront mettre fin au télétravail sous réserve de notifier cette décision par écrit et d’observer un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord différent des parties.

Article 2.6 – Réversibilité et reconduction

La situation de chaque salarié en situation de télétravail sera analysée par la hiérarchie et le salarié concerné à l’échéance de la période fixée. Dans ce cadre, le dispositif pourra, le cas échéant, être reconduit dans les mêmes termes, sauf impératif lié à l’évolution du poste occupé et de l’organisation de l’équipe.

Il pourra par ailleurs être mis fin de façon anticipée à la situation de télétravail sous réserve d’en informer l’autre partie en observant un délai de prévenance de 1 mois, hors situation d’urgence dument appréciée par le service Ressources Humaines. Cette décision devra être motivée.

En cas de changement de poste ou d’organisation du temps de travail d’un salarié en situation de télétravail, la possibilité de poursuivre le télétravail sera examinée au regard des conditions d’éligibilité définies à l’article 1.2.

Article 3 - Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel peut être envisagé et mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin temporaire correspondant à une situation particulière, inhabituelle ou imprévisible.

Le salarié remplissant les conditions de l’article 1.2 ci-dessus pourra, après acceptation de sa hiérarchie, recourir au télétravail de manière occasionnelle dans la limite de 2 jours par mois et 24 jours par an. Il est précisé que les dispositions relatives au télétravail occasionnel ne s’appliquent pas aux salariés en situation de télétravail régulier.

Dans ce cadre, le salarié adressera sa demande à sa hiérarchie en respectant un délai de prévenance raisonnable, sauf circonstances exceptionnelles et/ou accord de sa hiérarchie.

Le télétravail occasionnel ainsi que ses modalités devront être formalisés via le système de Gestion des Temps par le salarié, validé ou refusé électroniquement par la hiérarchie.

Article 4 - Modalités d’organisation communes au télétravail régulier et au télétravail occasionnel

Article 4.1 - Lieu à partir duquel s’exerce le télétravail

Le télétravail s’exerce depuis un lieu extérieur à l’entreprise, unique et fixé par avance, préférentiellement le domicile du salarié.

Il pourra éventuellement être fixé en un autre lieu, comme une résidence secondaire ou un centre d’affaire dédié au télétravail, sous réserve qu’il offre des garanties suffisantes, notamment en termes de sécurité informatique et de confidentialité des informations.

Article 4.2 - Temps de travail

Le salarié en situation de télétravail reste soumis à son régime habituel en matière de temps de travail (horaire fixe, horaire variable, forfait jours). Le personnel soumis à un décompte horaire individuel devra ainsi déclarer à son manager ou via le système de gestion des temps les heures effectuées lors des périodes de télétravail.

Le salarié en situation de télétravail s’engage à rester joignable dans le cadre de ses plages horaires de travail habituellement effectuées dans les locaux de l’entreprise afin de répondre aux sollicitations et aux éventuelles urgences.

Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours peuvent être contactés sur les plages suivantes : pas avant 08h30 et pas après 18h30.

Il est rappelé que les dispositions relatives au repos quotidien et hebdomadaire demeurent applicables dans le cadre du télétravail.

Il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors de ses plages horaires de travail. Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par la Société. Il est rappelé que les télétravailleurs ne sont pas tenus de répondre au téléphone ou aux e-mails en dehors de leurs horaires habituels de travail. A ce titre, les parties rappellent qu’une charte sur le droit à la déconnexion a été publiée/mise à disposition à l’attention du personnel.

Article 4.3 - Modalités d’exercice du télétravail

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail, et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

L’activité exigée du télétravailleur est équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant exclusivement dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en télétravail bénéficie d’un entretien annuel avec son responsable hiérarchique portant notamment sur les conditions d’activité. A cette occasion, le responsable hiérarchique vérifie que la situation de télétravail n’a pas d’impact négatif sur les missions confiées au salarié, ni sur le fonctionnement du service.

Article 4.4 - Environnement de travail

Le salarié éligible au télétravail a la responsabilité de créer à son domicile, ou au sein du lieu où il souhaite exercer le télétravail, un environnement favorable au travail, en termes de confort, de concentration et de sécurité (espace, luminosité, absence de nuisances sonores, etc.). Par exemple, le télétravail est incompatible avec une garde d’enfant, le salarié devant être pleinement concentré sur ses tâches, comme il le serait sur site.

Préalablement au passage en télétravail, le salarié doit remettre au Directeur des Ressources Humaines une attestation sur l’honneur quant à la compatibilité technique, organisationnelle et électrique de son lieu de télétravail.

Tout salarié en situation de télétravail se verra enfin remettre un guide pratique d’aménagement d’un bureau, et bénéficiera d’un accompagnement sous forme d’une information/formation dédiée.

Article 4.5 - Equipement du salarié en situation de télétravail

Le salarié en situation de télétravail se verra attribuer un ordinateur doté des outils nécessaires à l’accès sécurisé au réseau informatique à distance.

Le matériel mis à la disposition du salarié en situation de télétravail est à usage strictement professionnel par l’entreprise, reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail.

Le salarié prend soin des équipements qui lui sont confiés. Il est rappelé que la Société assure une assistance technique externalisée aux salariés, notamment pour tout ce qui relève des problématiques informatiques.

En outre, le salarié devra s’assurer de bénéficier d’une connexion internet sécurisée à haut débit.

Dans le cas d’une indisponibilité de ces connexions, pour quelque raison que ce soit, le salarié en situation de télétravail devra en informer immédiatement son manager, le dispositif de télétravail étant alors suspendu jusqu’à complet rétablissement des moyens de communication.

Article 4.6 - Assurance du salarié en situation de télétravail

Il est de la responsabilité du salarié en situation de télétravail de garantir que le contrat d’assurance habitation qu’il a souscrit couvre une activité professionnelle à son domicile. Ce dernier communiquera à NextPharma Ploërmel une attestation en ce sens délivrée par l’organisme assureur.

Article 4.7 - Protection des données

Le salarié en situation de télétravail doit utiliser le matériel informatique mis à sa disposition par l’entreprise dans le parfait respect de la Charte d’utilisation des ressources informatiques en vigueur au sein de NextPharma Ploërmel, ainsi que des règles adoptées pour son application.

Le respect des exigences de sécurité et de confidentialité étant d’autant plus impérieux compte tenu de l’exercice des fonctions en dehors des locaux de l’entreprise, le salarié en situation de télétravail devra prendre les mesures nécessaires afin d’empêcher l’accès de tiers non autorisés aux données professionnelles qu’il détient.

Article 5 - Modalités d’organisation propres au télétravail régulier

Article 5.1 – Equipement supplémentaire

Le salarié en situation de télétravail régulier (au minimum 1 jour par semaine) se verra attribuer un ordinateur portable, une station d’accueil et un écran dédié. Il sera soumis aux mêmes obligations que l’article 4.5.

La Société participera à hauteur de 70€ maximum à l’achat d’une chaise ergonomique, sur présentation de facture, dès lors que le salarié est au minimum 2 jours par semaine en télétravail.

Article 5.2 – Participation financière

Le salarié en situation de télétravail au minimum 1 jour par semaine percevra une indemnité forfaitaire mensuelle ayant pour objet de compenser les frais liés à la réalisation par le salarié de sa prestation de travail en télétravail. Elle correspondra à 10 euros bruts par mois pour 1 jour de télétravail par semaine, 20 euros bruts par mois pour 2 jours de télétravail par semaine et 30 euros bruts par mois pour 3 jours de télétravail par semaine.

Article 6 – Accompagnement et sensibilisation

Pour permettre la bonne appréciation par chacun des contraintes et des opportunités liées au télétravail, un guide méthodologique relatif aux bonnes pratiques de gestion du télétravail est mis à disposition des managers et des salariés en situation de télétravail.

En outre, le service Ressources Humaines se tient à disposition des salariés en situation de télétravail et des managers afin de faciliter la prise en compte de ces nouvelles situations de travail.

Article 7 – Droits et devoirs du salarié

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant exclusivement dans les locaux de l’entreprise.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en situation de télétravail.

L’employeur et le CSE peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du salarié et en sa présence.

L’espace de travail depuis lequel s’exerce le télétravail est un lieu de travail selon les jours et horaires convenus entre le salarié et l’employeur. Tout accident survenu au salarié sur le lieu où est exercé le télétravail pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

Dans le cadre de l’évaluation des risques professionnels, il sera tenu compte des risques liés au télétravail.

Article 8 – Rôle des représentants du personnel et suivi de l’accord

Chaque année, il sera présenté au CSE le nombre de demandes de passage en télétravail régulier et le nombre de salariés en situation de télétravail.

Article 9 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il peut être dénoncé à tout moment par les parties signataires, sous réserve d’un préavis de trois mois. La dénonciation est alors portée à la connaissance des autres parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Conformément à l’article L.2261-10 du Code du travail, cet accord reste valable jusqu’à l’entrée en vigueur d’un nouvel accord ou à défaut, pendant une durée d’un an à compter du dernier jour du délai de préavis.

Il pourra être révisé à tout moment par les parties signataires et/ou par les organisations syndicales représentatives de salariés qui auront adhéré dans les conditions en vigueur. L’avenant sera négocié, conclu et fera l’objet d’un dépôt conformément aux dispositions en vigueur.

Article 10 – Dépôt et publicité

Le présent accord est établi conformément à l’article L. 2221-1 et suivants du Code du travail, en nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires et pour le dépôt auprès de la DREETS de Vannes et du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Vannes.

Le présent accord sera publié conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Ploërmel, le 01^er avril 2022.

Pour les Organisations Syndicales : Pour la Direction :

CGT :

M. ### – Délégué Syndical ###

Formulaire de demande de passage en télétravail régulier à remettre au responsable hiérarchique

Nom : ____________________________________________________________

Prénom : ____________________________________________________________

Fonction : ____________________________________________________________

Département : ____________________________________________________________

Ancienneté dans l’entreprise : ____________________________________________________________

Ancienneté sur le poste : ____________________________________________________________

Taux d’activité : □ Temps complet □ Temps partiel >= 80% □ Temps partiel < 80%

Souhaits en matière de télétravail

Journée proposée : □ Lundi □ Mardi □ Mercredi □ Jeudi □ Vendredi

Localisation souhaitée : □ Résidence habituelle □ Centre d’affaire dédié □ Résidence secondaire

Date de début souhaitée : ___________________________________________________________________

Equipement actuel

Disposez-vous d’un ordinateur portable professionnel ? □ Oui □ Non

Poste de travail compatible technique (conformité électrique, etc.) □ Oui □ Non

Date Signature

Demande du salarié à son responsable hiérarchique via le formulaire ci-dessus
Le responsable hiérarchique en informe son manager direct
Examen de la demande par le responsable hiérarchique et son manager direct, avec le Directeur des Ressources Humaines
Acceptation		Refus
Contrôle des conditions relatives au domicile et à la possibilité technique d’exercice du télétravail au domicile		Communication au salarié des motifs de refus
Si ces conditions sont réunies, signature d’un avenant au contrat de travail

Grille d’analyse préalable à la mise en œuvre individuelle du télétravail

Le ……..…………, Monsieur/Madame ………….……………………………………., (poste de l’intéressé(e))……………………………………………….........., a fait connaître son souhait de bénéficier du dispositif de télétravail. Son manager et le Directeur des Ressources Humaines se sont rencontrés le ………… afin d’analyser la demande de l’intéressé(e) au regard des critères régissant le télétravail chez NextPharma Ploërmel. Leur entretien a conduit à l’analyse suivante :

Aspects à analyser	Commentaires	Compatibilité
Le demandeur exerce-t-il une activité à temps plein ou à temps partiel au moins égal à 80% ?
Le demandeur a au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise et 3 mois dans le poste
L’organisation du service permet-elle le télétravail ?
Les caractéristiques du poste sont-elles compatibles avec le télétravail ?
Le niveau d’autonomie du demandeur est-il suffisant ?
Le lieu duquel s’exercerait le télétravail satisfait-il aux exigences liées au télétravail ?
Existe-t-il une situation particulière telle que décrite à l’article 1.2 ?
Combien y a-t-il à ce jour de télétravailleurs dans le service ?

Aucun des critères énoncés ci-dessus ne doit avoir donné lieu à des doutes quant à la possibilité du télétravail.

Décision : Acceptation Refus

Si acceptation, et sous réserve de la fourniture des attestations nécessaires (assurance et attestation sur l’honneur), et de la signature du formulaire de confirmation :

Jour(s) de la semaine choisi(s)	Date de début	Date de fin (1 an après)

Date :

Le Directeur des Ressources Humaines Le Responsable Hiérarchique