Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en place du télétravail" chez MATY (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

ENTRE :

L’entreprise MATY dont le siège social est situé au 05 Boulevard John F. Kennedy à BESANCON, représentée par ………………………… agissant en vertu des pouvoirs dont il dispose,

Ci-après dénommée la société ; ET

• L’organisation syndicale CFDT, représentée par ………………., en sa qualité de

Délégué Syndical ;

• L’organisation syndicale FO, représentée par ………………….., en sa qualité de Délégué Syndical ;

PREAMBULE :

Suite à l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, les parties ont décidé de conclure le présent accord sur la mise en place du télétravail.

Le présent accord prime sur toutes dispositions conventionnelles de branche ou interprofessionnelles portant sur le télétravail.

La crise sanitaire COVID 19 a permis à la Direction et aux collaborateurs d’expérimenter le télétravail.

Fort de cette expérience, la SAS MATY a la volonté – en accord avec les partenaires sociaux - de développer ce nouveau mode de travail qui responsabilise les salariés et établit un rapport de confiance entre le manager et le salarié, condition sine qua none de son bon fonctionnement.

Les bénéfices escomptés seraient:

• D’améliorer la qualité de vie au travail, la santé et le bien-être des salariés.

• D’apporter un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et une moindre exposition au risque d’accident de trajet.

• De simplifier l’organisation et responsabiliser les salariés.

• D’améliorer la performance des collaborateurs grâce à une meilleure concentration.

L’ambition de l’Entreprise vise à responsabiliser, simplifier et innover pour améliorer la performance collective.

Cet accord provient d’une attente forte des salariés souhaitant bénéficier d’une organisation du travail plus souple et de la volonté de la Direction de développer de nouveaux modes d’organisation du travail. A ce titre, il s’agit d’une démarche cohérente des initiatives qui contribue pleinement à renforcer la confiance accordée aux collaborateurs.

Cet accord veille à ce que le télétravail préserve un lien fort entre les salariés concernés et leur équipe de travail et permette de préserver la continuité des activités professionnelles, que ce soit pour travailler, se réunir et échanger à distance, et n’ait pas pour conséquence de mettre à l’écart le télétravailleur de la communauté de travail.

ARTICLE 1 : Le télétravail : notions

1. - Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ses locaux de façon volontaire, en utilisant exclusivement les technologies de l’information et de la communication de l’entreprise. Les situations de travail « nomade » avec l’utilisation des technologies de l’information et de la communication, notamment comme les déplacements professionnels, ne relèvent pas de la définition du télétravail.

Le télétravail peut être régulier ou occasionnel. Il est effectué sur les jours ouvrés de la semaine.

Le télétravail « régulier » se caractérise par un nombre de journées entières effectuées de manière régulière, sur plusieurs mois consécutifs.

Le télétravail « occasionnel » est effectué de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps.

2. – Définition du télétravailleur

Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l’entreprise qui effectue du télétravail au sens de la définition donnée à l’article 1.1.

ARTICLE 2 : Eligibilité et modalités d’organisation

1. Critères d’éligibilité liés au salarié

Le travail à distance occasionnel ou régulier est ouvert aux salariés qu’ils soient en contrat à durée indéterminée ou déterminée, quel que soit leur temps de travail et leur catégorie d’emploi.

Sont exclus du dispositif les salariés en contrats d’apprentissage, de professionnalisation et toutes autres formes de contrats dits « aidés » ainsi que les stagiaires (conventions de stage). En effet, ces contrats et conventions nécessitant un accompagnement et une formation adaptée, ils sont donc, par nature, incompatibles avec le dispositif du télétravail volontaire.

2. – Critères d’éligibilité liés au poste

La possibilité de télétravailler est ouverte aux seuls postes et activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail. Ainsi, un emploi requérant une présence physique permanente ou importante, l’usage d’équipement uniquement disponible dans l’entreprise et/ou associés à des impératifs de sécurité, ne pourront être concernés.

Ainsi, les services pouvant avoir accès au télétravail sont les suivants :

• le service achats,

• le service relation clients,

• le service marketing,

• le service informatique,

• l’encadrement des services de production (uniquement ouvert au télétravail occasionnel),

• la Direction réseau bijouteries,

Cette liste, qui est donnée à titre indicatif, n’est pas exhaustive et pourra être amenée à évoluer.

Aussi, les salariés intéressés doivent faire preuve d’autonomie professionnelle dans l’exécution de leur travail et avoir la capacité à travailler à distance et de manière individuelle. L’autonomie s’apprécie notamment au regard de la capacité à réaliser la quasi-totalité de ses activités sans aide ni soutien quotidien et via les outils informatiques ; à gérer son temps, prioriser ses différentes tâches ; alerter rapidement son manager des difficultés rencontrées.

Ainsi, ils doivent avoir une bonne connaissance de leur poste de travail et savoir gérer leur temps de travail. Ces critères sont appréciés par le responsable concerné.

En cas de changement ou d’évolution du poste de travail, et sous réserve que ce dernier soit éligible, l’accès ou la poursuite du télétravail sera soumis à l’appréciation du responsable concerné.

Si le télétravail est refusé au collaborateur, le manager devra motiver sa décision par écrit.

3. Critères d’éligibilité liés au lieu de travail

Le télétravail doit s’effectuer au domicile du collaborateur, disposant d’une connexion internet et d’un réseau de téléphonie accessible, équipé d’une installation électrique conforme à la règlementation en vigueur et sur la base d’une attestation sur l’honneur écrite par le salarié.

Il devra également fournir l’attestation d’assurance habitation multirisques certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle au domicile.

En tout état de cause, ce lieu dédié à l’exercice du télétravail devra être correctement éclairé et permettre d’accueillir le matériel nécessaire pour l’activité du télétravailleur.

En cas de circonstances exceptionnelles telles qu’être auprès d’un parent malade, le télétravailleur pourra exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile. Pour des raisons de sécurité les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées.

4. – Modalités d’organisation

Le télétravail pourra s’exercer de manière régulière ou occasionnelle.

1. Nombre de jours de travail

• Télétravail régulier

Tout télétravailleur devra être présent sur site deux jours minimum par semaine.

Ainsi, le télétravail sera limité à trois journées par semaine et s’effectuera par journée entière indépendamment du nombre d’heures prévu par le contrat de travail.

Le collaborateur pourra prendre des congés annuels ou repos sur tout ou partie de la journée télé travaillée.

Pour concilier les rites et rythmes de l’équipe avec l’organisation du travail à distance et assurer une continuité de service efficiente, le télétravail sera en priorité exercé sur des jours fixes. Cependant, certains postes rendant impossible la mise en place de jours fixes, la convention de télétravail pourra établir un roulement avec des jours mobiles. Le manager pourra déterminer qu’une journée dans la semaine et/ou une période limitée dans l’année (justifiée par l’activité), ne soit pas ouverte au travail à distance.

• Télétravail occasionnel

Lorsque le service revêt une particularité telle que le télétravail régulier ne peut être envisagé ou si le salarié ne souhaite pas télétravailler de manière régulière, le télétravail occasionnel pourra être envisagé dans la limite de 10 jours par an. La planification se fera en accord avec le manager.

Comme pour les télétravailleurs réguliers, le télétravailleur occasionnel devra être présent sur site deux jours par semaine, qu’il s’agisse d’un salarié à temps plein ou à temps partiel.

En cas de circonstances exceptionnelles (grève des transports, intempéries…) le manager pourra autoriser un salarié à travailler à distance même s’il ne bénéficie pas de convention, sous condition qu’il réponde aux critères d’éligibilité.

2. Planification des jours de télétravail sur la semaine

Le télétravailleur et le responsable concerné devront définir ensemble le ou les jours de la semaine qui seront en principe effectués en télétravail.

La répartition des jours de télétravail pourra faire l’objet de modification ponctuelle notamment en cas de présence nécessaire du salarié sur le site de l’établissement.

Le télétravailleur et le responsable concerné pourront dans ce cas modifier par un écrit (exemple : par courriel, sms, messagerie instantanée…) les jours convenus de télétravail, en respectant un délai de prévenance fixé à 48h, sauf circonstances exceptionnelles avec accord du télétravailleur.

La journée de télétravail non effectuée pourra être reportée ou annulée selon les besoins du service. En cas de report, la journée de télétravail devra être effectuée sur la semaine de ladite modification ou la semaine suivante. Le report ne pourra toutefois pas entraîner un dépassement du seuil de trois jours hebdomadaire de télétravail.

ARTICLE 3 - Condition de mise en œuvre du télétravail

1. Volontariat, demande du salarié

Le travail à distance est soumis au volontariat du salarié. Ainsi, le salarié doit exprimer formellement sa volonté par écrit sans que cela ne puisse lui être imposé.

Le manager disposera d’un délai de deux semaines pour donner une réponse écrite en accord avec le service des ressources humaines.

Il ne s’agit pas d’un droit ouvert automatiquement au salarié, celui-ci devant réunir les conditions d’éligibilité afin d’en bénéficier (cf. article 2).

Le refus de la Société sera motivé si le salarié occupe un poste éligible au télétravail, ou si la demande émane d’un travailleur handicapé, ou d’un travailleur proche aidant mentionné à l’article L113-1-3 du Code sociale et de l’action des familles.

2. Convention de passage en télétravail

Le passage en télétravail s’accompagne de la signature préalable d’une convention au contrat de travail valant avenant. Il ne pourra s’exercer que dans le lieu mentionné dans la convention.

La convention fixera notamment les conditions de réversibilité, les jours de télétravail ainsi que les plages horaires pendant lesquelles les salariés pourront être joints.

3. – Matériel

Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat, le salarié devra s’assurer des moyens de connexion en son lieu de télétravail. Il s’agit là d’une condition préalable pour bénéficier du télétravail.

La société Maty souhaite privilégier le matériel professionnel. Ainsi, pour les collaborateurs n’étant pas équipés d’un ordinateur portable professionnel dans les locaux de l’Entreprise, la société mettra à disposition des collaborateurs des ordinateurs portables en prêt. Le télétravailleur utilisant ce matériel s’engageant à en respecter les conditions d’utilisation.

Si au vu d’une activité spécifique un collaborateur souhaite utiliser son ordinateur personnel, il pourra être autorisé à le faire. Néanmoins, une vérification préalable de conformité sera réalisée par le service informatique.

L’Entreprise ne prendra pas à sa charge les frais d’aménagement et de mise en conformité du domicile, ni de mobilité, ni du matériel informatique et télécommunication.

L’entreprise ne prendra en charge aucun remboursement de frais professionnel au motif,

• D’une part, que des locaux et matériels professionnels sont mis à la disposition des salariés au siège de l’entreprise,

• D’autre part, que ce mode d’organisation du travail est mis en place à l’initiative des salariés.

Les télétravailleurs bénéficiant de matériel appartenant à l’entreprise s'engageront à informer leur assureur du fait qu'ils travaillent à leur domicile avec du matériel appartenant à leur employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant ledit matériel.

Pour maintenir un lien avec le reste de l’équipe, un outil de communication instantanée sera installé sur chaque ordinateur.

4. Service de santé

Le service de santé au travail restera à disposition du télétravailleur pour toute question ou démarche relative à l’aménagement de l’espace en question afin de limiter les risques pour sa santé physique et psychologique.

La liste des salariés en situation de télétravail sera mise à disposition du médecin du travail.

5. Utilisation des équipements

Le service informatique reste accessible à distance au télétravailleur en cas de difficultés liées à l’utilisation des équipements dont il dispose. Si besoin, les réparations seront effectuées par la société s’il s’agit d’un équipement professionnel. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion internet, le télétravailleur devra en aviser le responsable concerné dans les meilleurs délais. Il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques. L’utilisation du matériel informatique à domicile doit se faire dans le respect de la charte informatique.

6. Période d’adaptation :

Pour un recours au télétravail régulier, une période d’adaptation d’1 mois est aménagée pendant laquelle chacune des parties peut mettre un terme à cette forme d’organisation du travail en respectant un délai de prévenance de 3 jours ouvrés. Le salarié retrouve alors son poste dans les locaux de l’entreprise.

ARTICLE 4 - Règles de fonctionnement de télétravail

4.1. Fonctionnement du service

Le manager doit nécessairement veiller à ce que la présence et le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service ainsi que l’organisation de l’équipe.

Le télétravail ne doit en aucun cas conduire à une absence totale des collaborateurs au sein du service.

4.2 – Principe de réversibilité

Le télétravailleur, comme le responsable concerné, peuvent décider d’y mettre fin, de le suspendre ou de le modifier à tout moment. Ce pourra être notamment le cas lorsque sera identifiée une modification des conditions d’éligibilité.

Suspension du télétravail : Le télétravailleur, comme le responsable concerné, peuvent décider de suspendre le télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d’accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit (exemple : par courriel, lettre…). En cas de suspension, le responsable concerné doit motiver sa décision. En cas de raisons liées à la sécurité de l’information, l’employeur peut suspendre le télétravail sans délai de prévenance.

Modification du télétravail : Le télétravailleur, comme le responsable concerné, peuvent décider d’un commun accord de modifier l’un des éléments essentiels du télétravail définis dans le formulaire de demande (par exemple une réduction ou augmentation des jours de télétravail, la modification du lieu de télétravail) en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d’accord entre le télétravailleur et le responsable concerné par un écrit (exemple : par courriel, sms, messagerie instantanée…).

Cessation du télétravail : Le télétravailleur, comme le responsable concerné, peuvent décider de mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d’accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit (exemple : par courriel, sms, messagerie instantanée…). En cas de cessation, le responsable concerné doit motiver sa décision. En cas de raisons liées à la sécurité de l’information, l’employeur peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance.

ARTICLE 5 – Temps et charge de travail

1. - Durée de travail applicable et modalités de contrôle du temps de travail

Comme tout salarié, le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, accords collectifs et règles applicables au niveau de l’entreprise

La journée de télétravail est accomplie dans le cadre de l’amplitude des horaires de l’entreprise, pour les salariés qui ne sont pas soumis au forfait jours

Pour chaque journée en télétravail, le collaborateur devra effectuer une demande préalable auprès de son manager (via ADP) comme il le ferait pour un autre motif d’absence. Le temps de travail théorique sera incrémenté automatiquement.

Le manager veillera à respecter les règles applicables en matière de durées maximales du travail, de modalités de décompte et de respect des repos quotidien et hebdomadaire.

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’augmenter la charge de travail habituelle du salarié ou de compromettre la bonne exécution du travail.

2. - Fixation de plages horaires d’accessibilité

Le manager fixera, en concertation avec le salarié, les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur pourra être contacté, celles-ci devant être en correspondance avec l’horaire habituel de fonctionnement du service, être à l’intérieur des horaires d’ouverture de l’établissement et tenir compte de la catégorie professionnelle du salarié concerné selon l’accord RTT en vigueur au sein de l’entreprise.

Elles seront précisées dans ce cadre dans la convention de passage en télétravail.

3. - Modalités de décompte du temps de travail

Pour tout télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures, la journée de télétravail sera considérée comme une journée de travail standard de 7 heures pour un salarié à temps plein, ce temps sera incrémenté automatiquement dans la gestion des temps.

Pour les cadres, les journées de télétravail feront l’objet d’une validation automatique sur la base d’une journée catégorielle moyenne, soit 8 heures.

4. - Suivi individuel

Chaque année, l’EAP permet au manager d’aborder notamment les conditions d’activité, la charge et l’organisation du travail du salarié télétravailleur.

A tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le télétravailleur ou le responsable concerné.

ARTICLE 6 - Prise en compte de situations particulières et temporaires

En dehors de toutes contraintes liées à la sécurité de l’information, des dérogations exceptionnelles aux dispositions du présent accord (par exemple le nombre de jours en télétravail…) sont possibles dans les situations suivantes sous réserve que le poste soit éligible au télétravail. Il appartiendra au médecin du travail, et au responsable hiérarchique d’en étudier la mise en œuvre.

• Pour raisons médicales en cas de préconisation du médecin du travail dans le cadre d’un maintien ou retour à l’emploi.

• En cas de grossesse, à partir du troisième mois jusqu’au départ en congé maternité après accord de la hiérarchie et sur avis favorable du médecin du travail ou généraliste.

• En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace sanitaire, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

ARTICLE 7 - Le statut social du télétravailleur

7.1- Egalité de traitement du télétravailleur

Le passage au télétravail ne modifie que la manière dont le travail est effectué et n’affecte en rien le statut de salarié du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés n’étant pas en télétravail.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise.

Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels, et est soumis aux mêmes politiques d’évaluations que les autres salariés de l’entreprise.

Le télétravailleur a le même accès à la formation, et aux possibilités de développement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, une demande de télétravail à l’initiative du salarié qui serait refusée ne pourra pas être un motif de rupture du contrat de travail et ne pourra pas avoir d’influence sur son évolution de carrière. L’entreprise reste le lieu de travail de référence pour les télétravailleurs.

2. - Exercice des droits collectifs

Au même titre que l’ensemble des salariés, le télétravailleur bénéficie notamment de l’accès aux informations syndicales, de la participation aux élections professionnelles, et peut contacter les représentants du personnel.

3. - Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail s’appliquent aux télétravailleurs.

Aussi, le télétravailleur bénéficie de la même couverture que les autres salariés. De ce fait, il doit donc informer dès que possible le responsable concerné ainsi que le service des Ressources Humaines de la survenance d’un accident, dans les mêmes conditions que l’ensemble des salariés, et dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Pendant les suspensions de son contrat de travail (arrêts maladie, congés…), le salarié en télétravail ne devra pas travailler.

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident, le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

Le salarié doit respecter les mêmes obligations quant au délai d’information et à la fourniture des éléments de justification de sa situation.

Tout accident survenu à la fois lors des plages horaires de télétravail et sur le lieu de télétravail est considéré, jusqu’à preuve du contraire, comme un accident de travail.

Dans un tel cas, le salarié doit informer ou en faire informer l’entreprise par tout moyen le jour même et au plus tard dans les 24 h, sauf en cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime, et en justifier dans les 48 heures.

Le traitement de cet événement se fera dans les mêmes conditions que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise. A ce titre, l’information sera faite aux membres du CSE et l’accident pourra donner lieu à une enquête de l’employeur et, le cas échéant, à une suspension temporaire du télétravail.

ARTICLE 8 : Accompagnement de la mise en œuvre du télétravail

Afin de préparer le changement d’organisation du travail et le changement personnel, une action de sensibilisation sur les bonnes pratiques en matière de télétravail sera réalisée pour permettre aux salariés et aux managers de s’y préparer.

Ainsi, chaque salarié recevra un guide de bonnes pratiques rappelant les droits et les devoirs des salariés télétravailleurs, l’organisation de l’espace de travail à domicile.

ARTICLE 9 : Protection des données

Protection des données propres à l’entreprise

Le salarié s’engage à respecter les mesures de sûretés et de confidentialité de l’entreprise, à savoir notamment :

• la non-divulgation des mots de passe à des tiers ou à des salariés non habilités ;

• le respect du matériel informatique fourni par l’entreprise ;

• le respect du cryptage des données via le système en vigueur ;

• d’une manière générale, le respect des dispositions prévues par la charte informatique ainsi que des règles mises au point par la Société, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données.

Le salarié veillera, en particulier, à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès à son matériel informatique et/ou aux données professionnelles.

Protection des informations personnelles au télétravailleur

L’entreprise ne communiquera à l’extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie personnelle du télétravailleur, notamment son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel, etc.

ARTICLE 10 - Durée – Révision -

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans. Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et publicité. Il pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions légales.

ARTICLE 11 -Suivi de l’accord

Au vu de la nouveauté du dispositif, les parties signataires se réuniront chaque semestre pour faire un bilan des différents éléments du présent accord.

ARTICLE 12 - Dépôt et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur. Un exemplaire original de l’accord sera remis aux parties signataires. Une information sera donnée au personnel et le présent accord sera mis à disposition des salariés.

Fait à Besançon le 07 MAI 2021,

Pour la société MATY

Pour le syndicat CFDT

Pour le syndicat FO