Accord d'entreprise "Accord relatif à l'adoption du vote électronique" chez SARTHE HABITAT (Siège)

Entre :

L'OPH SARTHE HABITAT, situé 158 Avenue Bollée au MANS, représenté par Monsieur , Directeur Général,

Et

L'Organisation syndicale représentative ci-dessous désignée :

- La CGT, représentée par, déléguée syndicale,

Les parties signataires conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

Dans le cadre :

- de la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique _N°2004-575 du 21 juin 2004 ;

- du décret 2007-602 du 25 avril 2007 et de l'arrêté du Ministère de l'Emploi, de la Cohésion Sociale

et du logement en application de ce décret,

- de la délibération n^° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de L'Informatique et

des Libertés formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique,

Les parties signataires du présent accord ont étudié l'opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les processus de vote, notamment les élections du Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l'appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l'OPH SARTHE HABITAT, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l'organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d'augmenter le niveau de participation,

• d'inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

ARTICLE 1- PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le système de vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du vote électronique permettront de respecter les principes suivants :

• S'assurer de l'anonymat et de la sincérité du vote,

• S'assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 2 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION

Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de l'OPH SARTHE HABITAT appelé à voter aux élections professionnelles du Comité Social et Economique.

ARTICLE 3 — DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE Les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s'entendre comme l'utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Le vote par internet constituera le moyen de vote prioritaire. Cependant, le vote par correspondance pourra le cas échéant être proposé à certains électeurs, conjointement ou non au vote par internet. Cette modalité de vote sera intégralement gérée par le prestataire extérieur retenu par I'OPH SARTHE HABITAT suivant les étapes ci-après : envoi du matériel de vote par correspondance, réception des votes et intégration de ceux-ci après la clôture du vote électronique, si le salarié n'a pas déjà voté électroniquement (vérifié par la liste d'émargement).

Le système de vote électronique devra donc permettre l'intégration du vote « papier» par correspondance, le cas échéant.

ARTICLE 4 — MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties signataires conviennent que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par I'OPH SARTHE HABITAT.

L'OPH SARTHE HABITAT prendra donc contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du code du travail, ainsi que de l'arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d'accord préélectoral, le cas échéant.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Etablissement des fichiers

Le vote par voie électronique a lieu dans le respect des dispositions de la loi n^° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. En conséquence, les données qui pourront être enregistrées (et leurs destinataires) dans le cadre de la mise en oeuvre des élections par vote électronique sont ceux définis à l'article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007.

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Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place par le « prestataire fournisseur» retenu.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en oeuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6

janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en oeuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CN IL.

Information et formation

Tous les moyens seront mis en oeuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 5 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Protocole d'accord pré-électoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signataires engageront une négociation en vue de la conclusion d'un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l'entreprise.

Modalités relatives à l'ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture des bureaux de vote, de n'importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de mission ou de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront informés par courrier postal par le prestataire des dates et heures relatives à l'ouverture et à la fermeture des bureaux de vote et de la possibilité de voter par correspondance. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d'accord pré-électoral.

Au cours de la journée de vote, des e-mails de rappel seront envoyés au personnel de Sarthe Habitat.

Caractéristiques du matériel de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié. Cependant, ces professions de foi devront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. En conséquence, les professions de foi seront limitées à deux pages maximum format A4.Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité. Les professions de foi seront stockées sur le même serveur informatique, afin d'éviter des dysfonctionnements d'affichage entre l'une ou l'autre profession de foi.

Le « prestataire fournisseur » reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats dans l'ordre où elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le « prestataire fournisseur» veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockées sur le même serveur informatique, afin d'éviter des dysfonctionnements d'affichage entre l'un ou l'autre logo.

Afin de limiter les erreurs, le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Z Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d'accès personnels au serveur de vote, constitués d'un code d'identification personnel et d'un mot de passe générés de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur »,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d'envoi seront définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.

L'électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Une fois connecté, pour chaque élection, l'électeur se verra présenter les bulletins de vote le concernant,

compte tenu de son établissement et son collège d'appartenance.

L'électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne

électronique.

Un récépissé de vote pourra être envoyé à l'adresse mail du choix de chaque électeur.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d'accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote, selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d'émargement et le taux de participation.

Z Assistance aux électeurs

Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales que recevront les électeurs, pendant la période du scrutin les électeurs auront la possibilité de joindre un centre d'appel permettant de les assister au cours des opérations de vote.

Z Clôture du scrutin

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2321-18 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin (à la date et heure prévues par le protocole d'accord pré-électoral), le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés informatiquement, automatiquement.

Z Opérations de dépouillement

Le dépouillement se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les

membres du Bureau de Vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l'exactitude des

données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

ARTICLE 6 — DUREE DE L'ACCORD Le présent accord est conclu pour le scrutin organisé le 6 décembre 2018 (1' tour) et le 20 décembre (2n^a-tour, le cas échéant) pour les élections du Comité Social et Economique.

Il entre en vigueur le ^ter juillet 2018.

ARTICLE 7 — REVISION DE L'ACCORD

Le présent accord pourra faire l'objet d'une négociation de révision dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Cette négociation de révision sera systématiquement ouverte si la demande en est faite par la Direction. La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée motivée aux autres parties.

Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitution. Dans un délai maximum d'un mois à compter de la demande de révision, les parties se rencontreront pour examiner les conditions de conclusion d'un éventuel avenant de révision.

Si la demande de révision est motivée par une modification des dispositions légales, réglementaires ou de la convention collective nationale de branche mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s'engager dans les 2 mois suivant la publication de l'arrêté d'extension, du décret ou de la loi.

Toute modification fera l'objet d'un avenant dans les conditions et délais prévus par les articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

ARTICLE 8 — DEPOT DE L'ACCORD

Le présent accord donnera lieu à dépôt en un exemplaire sur support papier au Greffe du Tribunal de Prud'hommes du Mans, conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur (article D2231-2 du Code du travail).

Conformément au décret n°2016-1417 du 20 octobre 2016, deux versions du présent accord seront déposés sur une plateforme de téléprocédure du ministère du travail (un exemplaire en format pdf et un exemplaire en format docx).

ARTICLE 9 — NON CONSERVATION DES DONNES PAR LE PRESTATAIRE Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Fait au Mans, le 12 juin 2018.

en 5 exemplaires originaux, dont un remis à chaque partie signataire.

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