Accord d'entreprise "¨PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL" chez POLYCLINIQUE BORDEAUX NORD AQUITAINE

PROTOCOLE D’ACCORD PREÉLECTORAL

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection des membres de la délégation du Comité Social et Economique au sein de l’entreprise, ci-après dénommée :

SA Nouvelle Polyclinique Bordeaux Nord Aquitaine, siégeant 15 à 35 rue Claude Boucher – 33000 Bordeaux, SIRET 403 149 685 00014 représentée par Madame Elodie VIDAL, Directrice des Ressources Humaines,

et :

les organisations syndicales ci-dessous énumérées prises en la personne de son représentant qualifié :

• L’organisation syndicale C.G.T

Représentée par Mme Isabelle LARROQUET - Déléguée syndicale

• L’organisation syndicale C.F.D.T

Représentée par Mme Sylvie CABANEL – Déléguée syndicale

Est intervenu l’accord préélectoral ci-dessous en vue de l’élection du Comité Social Economique de la Polyclinique Bordeaux Nord Aquitaine.

Ces élections sont organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités définies ci-après :

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS :

La date des élections pour le premier tour de scrutin est fixée :

• Le vendredi 12 avril 2019

Au cas où le quorum ne serait pas atteint ou si tous les sièges n’auraient pas été pourvus au premier tour, il y aura lieu de procéder à un second tour.

A la demande des organisations syndicales en raison du calendrier des vacances scolaires il a été décidé de rallonger le délai entre le 1^er et le 2^nd tour. Ainsi, le 2^nd tour aura lieu le :

• Le vendredi 03 mai 2019

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par voie électronique,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 : SALARIES MIS A DISPOSITION et CALCUL DES EFFECTIFS :

La situation des salariés mis à disposition au regard des élections professionnelles dans l’entreprise utilisatrice est désormais régie par le Code du Travail (articles L2314-18-1 et L 2324-17-1). Sont concernés par ces mesures, les salariés du G.I.E GBNA, du G.I.E 246, du G.I.E. LOGHOS et de l’entreprise COFELY qui travaillent dans les locaux de PBNA.

A/ Electorat des salariés mis à disposition :

Les salariés des entreprises mis à disposition peuvent décider d’être électeurs dans leur entreprise utilisatrice pour l’élection du Comité Social et Economique dès lors :

- qu’ils sont présents dans les locaux de l’entreprise,

- et qu’ils y travaillent depuis au moins 12 mois continus.

Ces conditions s’apprécient à la date du 1^er tour de scrutin.

B/ Calcul des effectifs :

A la date du 1^er tour de scrutin, l’effectif de PBNA est de 715.6 salariés équivalent temps plein (E.T.P), l’effectif du GIE GBNA et du G.I.E 246 est de 43.33 salariés équivalent temps plein, l’effectif du GIE LOGHOS est de 111.84 salariés équivalent temps plein, l’effectif de l’entreprise COFELY est de 4 salariés équivalent temps plein, l’effectif des intérimaires est de 0.25 ETP ;

Au total, l’effectif équivalent temps plein est de 875.02

Ainsi, d’après les règles de décompte des effectifs :

• Le nombre de sièges à pourvoir pour les membres du Comité Social et Economique est de :

• Quinze sièges pour les titulaires.

• Quinze sièges pour les suppléants.

ARTICLE 3 : DUREE DES MANDATS :

Il est convenu avec accord des parties que les élections sont prévues pour une durée de trois ans.

Un accord d’entreprise réduisant la durée des mandats à trois ans a été signé avec l’organisation syndicale représentative.

ARTICLE 4 : REPRESENTATION DES ELECTEURS DANS LES COLLEGES et REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES COLLEGES :

Nombre de collèges : le personnel est réparti en trois collèges :

• Le premier collège comprenant les Employés et Ouvriers ; il est composé de 341.40 ETP salariées femmes et de 61.62 ETP salariés hommes.

• Le deuxième collège comprenant les ingénieurs, Chefs de service, Techniciens, Agents de Maîtrise et assimilés ; il est composé de 319.25 ETP salariées femmes et de 75.18 ETP salariés hommes.

• Le troisième collège comprenant les Cadres ; il est composé de 47.68 ETP salariées femmes et de 29.89 ETP salariés hommes.

Nombre de sièges pour les membres du Comité Social Economique : compte tenu de l’effectif actuel, le nombre de sièges à pourvoir étant de quinze pour les titulaires et quinze pour les suppléants, ils seront répartis à raison de :

• Sept sièges titulaires et sept sièges suppléants pour le premier collège (85% femmes – 15% hommes).

• Sept sièges titulaires et sept sièges suppléants pour le deuxième collège (81% femmes – 19% hommes).

• Un siège titulaire et un siège suppléant pour le troisième collège

(62% femmes – 38% hommes).

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES / LISTES ELECTORALES :

Les conditions d’électorat et d’éligibilité pour les membres du Comité Social et Economique sont celles prévues par les articles L 2314-18, L. 2314-23 et L. 2314-25 du Code du travail.

La Direction établira par collège, la liste des électeurs et des personnes éligibles comportant, nom, prénom, date d’entrée, emploi, âge et éligibilité des électeurs.

Ces listes seront affichées par la Direction dans tous les vestiaires de l’établissement et dans tous les services administratifs le lundi 11 mars 2019 ainsi que sur l’Intranet.

Une liste mise à jour sera affichée dans les mêmes conditions le mardi 26 mars 2019.

Si les salariés constatent une erreur les concernant sur ces listes, ils doivent se rapprocher du service des Ressources Humaines afin que les vérifications et modifications éventuelles soient faites (n°05.56.17.33.41).

Tous litiges relatifs à ces listes est du ressort du juge d’instance qui doit être saisi dans les 3 jours suivants la date de publication des listes.

Conformément à l’article L. 2324-6 du Code du Travail, les Organisations Syndicales s’engagent, dans la mesure du possible, à rechercher les voies et moyens d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidatures.

Dans cette optique, les Organisations Syndicales devront mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour présenter des listes de candidatures avec une proportion de femmes et d’hommes conforme à leur part dans le corps électoral.

ARTICLE 6 : DEPOT DES LISTES DE CANDIDATURES :

Les organisations syndicales représentatives, seules habilitées à présenter des candidats au premier tour communiqueront leurs listes de candidats au plus tard le mercredi 20 mars 2019 à 16H00. Ces listes devront parvenir à la Direction de l’établissement par lettre recommandée ou remise contre récépissé ou à l’adresse mail suivante : e.vidal@bordeauxnord.com

Ces listes seront établies pour les élections des titulaires et des suppléants.

Ces listes seront portées à la connaissance du personnel par affichage dans tous les services de l’établissement ainsi que sur l’Intranet au plus tard le jeudi 21 mars à 17h00.

En cas de second tour, les candidatures devront être communiquées et, le cas échéant, renouvelées pour celles qui auraient été présentées au premier tour, à la Direction au plus tard le mercredi 17 avril 2019 à 16h00 dans les mêmes conditions de dépôt que pour le premier tour.

Ces listes seront portées à la connaissance du personnel dans chaque service ainsi que sur l’Intranet le jeudi 18 avril 2019 à partir de 10h00.

ARTICLE 7 : PROPAGANDE ELECTORALE :

Les organisations syndicales admises à présenter des candidats au premier tour de scrutin assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise. Ils devront déposer la profession de foi en même temps que les listes de candidatures sous format PDF ou format papier.

Les organisations syndicales signataires de ce présent protocole auront la possibilité par voie d’affichage de diffuser un tract d’appel à candidature, auprès de la Direction qui se chargera de l’affichage.

ARTICLE 8 : VOTE ELECTRONIQUE :

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Sa mise en œuvre est confiée à la Société Kercia Solutions, 30 chemin du vieux Chêne 38240 Meylan.

ARTICLE 9 : MODALITES DU VOTE ELECTRONIQUE :

Article 9.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (titulaires et suppléants de son collège).

Par un simple clic, l'électeur peut basculer d'une présentation de liste à l'autre. Le choix d’une liste lui permet de visualiser le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. L’électeur a la possibilité de rayer un ou plusieurs noms sur la liste.

Article 9.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 9.3 : Matériel de vote – codes de vote confidentiels

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Etablissement.

Ces codes sont valables pour les deux tours et permettront à l’électeur de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Chaque électeur devra également s’identifier en saisissant son année de naissance (4 chiffres) communiquée par l'établissement.

Article 9.4 : Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera le 27 mars 2019 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront jointes à ce courrier les explications nécessaires au vote électronique ainsi que les modalités pratiques du vote.

Article 9.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales (Articles R2314-15 ET R2324-11 du Code du Travail), le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site par voie électronique. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote de chaque collège.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de la Direction qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux ou les délégués de liste, qu’ils soient à l’intérieur ou à l’extérieur de l’établissement, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement,

• en cas de second tour, les délégués de listes non formés au 1^er tour bénéficieront de la même formation.

Article 9.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 9.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique gratuit d’assistance accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24

(n° 0800 10 12 30), permettant une mise en relation avec le prestataire, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Tout électeur constatant ne pas avoir reçu les codes confidentiels permettant le vote électronique devra appeler ce numéro vert afin que sa demande soit étudiée. Il se verra, délivrer les codes de connexion, après vérification par le prestataire.

Tout salarié contactant ce numéro vert devra répondre à une question secrète afin de respecter la sécurité du système de vote.

La question retenue est : le lieu de naissance du salarié.

ARTICLE 10 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR VOIE ELECTRONIQUE

Les périodes et plages horaires de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Pour le 1^er tour de scrutin :

Du 5 avril 2019 à 10h00 au 12 avril 2019 à 14h00.

Pour le 2^nd tour de scrutin :

Du 26 avril 2019 à 10h00 au 3 mai 2019 à 14h00.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Deux postes en libre-service seront mis à disposition des salariés dans les bureaux suivants :

• bâtiment administratif : salle de formation – 1^er étage à côté du local du C.H.S.C.T (09h00 – 17h00)

• bâtiment de médecine : bureau au rez-de-chaussée entre le bureau de la Direction des Soins et le local courrier (en continu)

L’ensemble du personnel a accès à un poste informatique au sein de son service et pourra ainsi se connecter avec son identifiant et son code sur le site du vote électronique lui permettant d’effectuer ses votes par voie électronique.

Le site de vote est accessible de n’importe quel outil informatique connecté.

ARTICLE 11 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSIONS DE SURVEILLANCE

La commission de surveillance est constituée des membres du bureau de vote et d’un représentant de la direction.

Chaque bureau de vote, du collège concerné, sera composé de trois électeurs : un président et deux assesseurs désignés par la Direction en accord avec les organisations syndicales, au plus tard le mardi 12 mars 2019, sur la base du volontariat et présents le jour du scrutin.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois par bureau de vote dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis technique du représentant du prestataire, et information des délégués de liste par le président du bureau de vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale, des membres du bureau de vote et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix.

ARTICLE 12 : ATTRIBUTION DES SIEGES :

D’après l’article R2324-18 et suivants du Code du Travail, les sièges seront attribués aux listes respectives par application de la règle du quotient électoral. Si aucun siège n’a été pourvu par application du quotient ou bien si il reste des sièges à pourvoir, ceux-ci seront attribués selon le système de la plus forte moyenne. Lorsque deux listes obtiennent la même moyenne, le siège restant est attribué à la liste qui a obtenu le plus grand nombre de voix.

Concernant la désignation des élus, elle se fera dans l’ordre de présentation de la liste sauf si le nombre de ratures faites sur le nom d’un candidat est égal ou supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle il figure. Dans ce cas, la désignation s’effectue en fonction du nombre de voix obtenues par chaque candidat.

ARTICLE 13 : DEPOUILLEMENT :

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs, proclame les résultats et signe les cerfas.

ARTICLE 14 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• carence de candidat au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 15 : PUBLICATION DES RESULTATS :

Les résultats des élections seront affichés dans les services et sur l’Intranet le jour même du dépouillement, soit le 12 avril 2019 pour le 1^er tour et le 3 mai 2019 pour le 2^nd tour.

Les procès-verbaux seront envoyés au plus tard le lendemain aux organisations syndicales représentatives signataires, ainsi qu’à la DIRECCTE (2 exemplaires) et au CTEP, TSA 79104 - 76934 ROUEN CEDEX 9

ARTICLE 16 : CLAUSES NON PREVUES :

En ce qui concerne les clauses non prévues dans le présent protocole, les parties signataires se reporteront aux termes de la loi et du Code électoral.

ARTICLE 17 : VALIDITE DU PROTOCOLE :

Le présent protocole vaudra pour l’élection dont le premier tour est fixé au vendredi 12 avril 2019 et le second tour éventuel au vendredi 3 mai 2019.

Fait à Bordeaux le 12/02/2019,

en 5 exemplaires.

Pour la Polyclinique Bordeaux Nord Aquitaine

Elodie VIDAL, D.R.H.

Pour la délégation C.G.T.

Isabelle LARROQUET, Déléguée syndicale

Pour la délégation C.F.D.T.

Sylvie CABANEL, Déléguée syndicale