Accord d'entreprise "ACCORD TELETRAVAIL" chez DIAM BOUCHAGE (Siège)

ACCORD TELETRAVAIL

Entre :

L’Unité Economique et Sociale DIAM BOUCHAGE composée des sociétés suivantes :

• La société DIAM BOUCHAGE, société par actions simplifiées, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Perpignan sous le numéro B 410 107 882, dont le siège social est situé Espace Tech Ulrich – 66400 CERET (SIRET 410 107 882 00012)

• La société DIAM France, société par actions simplifiées, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Perpignan sous le numéro B 800 891 004, dont le siège social est situé Espace Tech Ulrich – 66400 CERET (SIREN 800 891 004)

• La société SETOP, société par actions simplifiées, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Perpignan sous le numéro B 484 981 469, dont le siège social est situé Espace Tech Ulrich – 66400 CERET (SIRET 484 981 469 00063) 

Toutes trois représentées par , en qualité de DRH Division Bouchage, dûment habilitée par les trois sociétés aux fins des présentes ;

Ci-après la « Société » ou « l’entreprise » ;

D'une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES DIAM BOUCHAGE :

• L'organisation syndicale FORCE OUVRIERE représentée par Monsieur en sa qualité de Délégué syndical

• L’organisation syndicale CONFEDERATION GENERALE DU TRAVAIL, représentée par Monsieur , en sa qualité de Délégué syndical

D'autre part,

Ensemble ci-après « les parties »,

Il a été conclu l’accord collectif suivant :

Préambule

Après la crise sanitaire du Covid-19, le télétravail régulier est devenu une demande croissante des salariés souhaitant pouvoir bénéficier de ce nouveau mode de travail de manière plus fréquente, ce que les parties à la négociation ont accompagné en signant deux accords successifs à durée déterminée, sur l’encadrement de cette pratique.

Avec le recul nécessaire, il est donc aujourd’hui décidé de poursuivre la pratique du télétravail dans le cadre d’un nouvel accord, cette fois-ci à durée indéterminée, et qui permette la pratique d’un dispositif télétravail homogène, adapté aux réalités opérationnelles de l’entreprise, et répondant aux aspirations des salariés.

CECI AYANT ETE PREALABLEMENT RAPPELE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

1. Définitions du télétravail

Selon l’article L. 1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le télétravail peut ainsi être régulier ou occasionnel, ou encore mis en œuvre en cas de situations particulières exceptionnelles (comme lors de périodes de confinement général, épisodes climatiques exceptionnels, pandémies, pics de pollution…).

Le cas échéant, le présent accord ne fait pas obstacle à la possibilité pour l’entreprise, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menaces d'épidémie, ou en cas de force majeure, d’instaurer le télétravail comme aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Dans de telles circonstances exceptionnelles, le télétravail pourra être imposé par l’entreprise par dérogation au principe de volontariat, y compris pour les salariés non éligibles au télétravail en application du présent accord, et le télétravail pourra être pratiqué à hauteur de 5 jours par semaine.

De même, le présent accord ne fait pas obstacle à la possibilité pour l’entreprise, pour tenir compte de situations individuelles exceptionnelles, de mettre en place avec l’accord des intéressés, le télétravail dans des conditions différentes de celles prévues ci-après (par exemple en cas d’aménagement du poste de travail sur préconisation du médecin du travail, ou encore pour la mise en place du télétravail pour les collaborateurs en situation de handicap et pour les collaboratrices enceintes ayant déclaré leur grossesse).

Le télétravail ne doit pas être pratiqué pendant les périodes de suspension du contrat de travail (congés payés, arrêt maladie …), puisqu’il correspond toujours à du temps de travail effectif.

Le salarié exerce son télétravail depuis son domicile habituel, étant précisé que ce lieu doit permettre au salarié de bénéficier d’un environnement de niveau de sécurité adéquat, notamment en termes de conformité électrique, et garantissant la confidentialité des dossiers traités.

Sauf circonstances exceptionnelles et avec un accord préalable du N+1 et du service RH, le lieu du télétravail doit permettre au collaborateur de rejoindre son lieu de travail dans les locaux de l’entreprise dans la journée, sur simple demande de la Direction, et ne peut en aucun cas conduire à remettre en cause l’affiliation du salarié à la législation de sécurité sociale française.

Aucune indemnité, ni prime, ne seront versées dans le cadre du télétravail, dans la mesure ou le salarié dispose d’espace de travail à sa disposition dans les locaux de l’entreprise.

2. Postes et critères d’éligibilité

Le présent accord s’applique sur les établissements de l’entreprise, uniquement pour les personnels en CDI depuis plus de 4 mois, et seulement dans certains services :

- Sont exclus les CDD et intérimaires, les alternants, les stagiaires, les salariés à temps partiel dont la durée de travail est inférieure à 80% de la durée légale applicable, le télétravail n’apparaissant pas dans ces cas précis compatible avec l’intégration au sein de la communauté de travail et le maintien d’une proximité avec les autres collègues de travail, qui sont essentiels pour la bonne exécution du contrat.

- Les postes concernés sont tous les postes administratifs dont l’activité peut être exercée à distance, sans entraver la bonne marche du service.

- Ne sont pas éligibles au télétravail les activités qui nécessitent d’assurer un accueil physique des clients ou du personnel (poste de garde, standard), les activités techniques nécessitant l’utilisation d’outils ou de matériel particulier, notamment pour les essais ou les contrôles, ou dont la nature des tâches requiert une présence physique sur site (technicien R&D, technicien Maintenance, technicien Travaux Neufs, AQP, support informatique).

• La compatibilité du télétravail doit être vérifiée avec :

• La bonne marche du service ; à cet égard, il appartient au manager d’apprécier si le télétravail n’est pas de nature à entrainer une désorganisation du service

• L’autonomie du salarié à son poste

• Le métier et la nature des tâches exercées, et les besoins en matériels (autre que la téléphonie et l’ordinateur)

• Le lieu du télétravail qui doit répondre à certaines exigences en terme notamment d’hygiène et de sécurité, respect de la confidentialité, et usage optimal des ressources informatiques de l’entreprise.

3. Principe de volontariat et procédure de recours au télétravail

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique par le biais du formulaire de demande joint en annexe 1 de cet accord. Ce formulaire de demande est nécessaire d’un point de vue juridique, et ne sera à adresser qu’une seule fois, pour obtenir un accord de principe au télétravail. Ensuite les demandes de journée de télétravail seront adressées via le workflow de notre outil de gestion des temps Octime.

A réception du formulaire de demande initiale, le manager dispose d’un délai de 15 jours maximum pour accepter ou refuser le principe du télétravail, en fonction de la nature des activités, et en accord avec le département des RH. Le refus sera motivé.

4. Retour à une situation sans télétravail ou suspension du télétravail à l'initiative de l'employeur

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu à l’initiative de l’entreprise et sans préavis en cas de problèmes techniques ou de force majeure. Cette suspension pourra également intervenir temporairement en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité ou à la réalisation d’un projet nécessitant la présence physique du collaborateur, en France ou à l'étranger, et moyennant un préavis d’information de 15 jours. Par ailleurs, si le manager n’est pas satisfait du travail fourni par son collaborateur en télétravail, il aura également la possibilité de le suspendre, sans préavis, et d’en expliquer les raisons objectives à l’intéressé.

Pour finir, en cas d’absence imprévue d’une ou de plusieurs personnes dans un service, le manager pourra suspendre les jours de télétravail prévus sur cette période, car le fonctionnement des services prime sur le télétravail.

5. Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Les collaborateurs volontaires au télétravail et pour lesquels le principe en aura été accepté pourront télétravailler à hauteur de 0 à 2 jours par semaine maximum, et un jour maximum par semaine pour les salariés à temps partiel dont la durée de travail est au moins égale à 80% de la durée légale applicable.

Sous réserve des dispositions ci-après, afin de permettre aux salariés éligibles de bénéficier d’une souplesse dans l’exercice de leur activité et de rendre compatible l’organisation du télétravail avec les besoins de l’entreprise, les jour de télétravail sont flexibles d’une semaine sur l’autre.

Ces jours de télétravail ne sont pas fractionnables à la ½ journée, et ne devront pas être accolés à des jours fériés ou des ponts, sauf dérogation express donnée par la direction en cas de circonstances particulières. Ils ne seront ni reportables ni cumulables d’un mois sur l’autre. Ils seront fixés d’un mois sur l’autre au sein du service d’un commun accord avec le manager, avec possibilité de les modifier en cas de circonstances exceptionnelles, moyennant un délai de prévenance de 48h, par le biais de notre logiciel de gestion des temps de travail, qui requiert la validation du manager.

Pour l’établissement de ce planning mensuel, les managers veilleront à équilibrer les demandes sur les différents jours de la semaine, pouvant accepter plusieurs personnes en télétravail simultanée, sous réserve d’un nombre minimum de personnes présentes dans le service pour en assurer le bon fonctionnement. Ils auront également la faculté de se réserver des journées sans télétravail, au besoin.

6. Lieu du télétravail et assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié ;

Le salarié doit informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile, et devra fournir à l’employeur une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile et l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail. Dans le formulaire de demande initiale de télétravail, le salarié attestera sur l’honneur des bonnes conditions de sécurité et d’hygiène de l’espace dédié au télétravail (espace suffisant et agencé en poste de travail, conformité électrique, lieu propice à la concentration et au respect de la confidentialité, garantie d’une connexion internet avec un débit suffisant…)

Dans le cas éventuel d’un surcoût de la police d’assurance, lié au télétravail, l’entreprise en couvrira la moitié, sur présentation d’un justificatif de l’assurance.

Le justificatif d’assurance devra être renouvelé annuellement.

En cas de changement de domicile, le salarié devra adresser à l’entreprise un nouveau justificatif d’assurance et une nouvelle attestation sur l’honneur.

En cas de sinistre, de panne, de problèmes de réseau, ou de dysfonctionnement des équipements mis à sa disposition, le salarié doit en aviser immédiatement son manager. Si les perturbations constatées ne permettent plus l’exercice du télétravail, la journée de travail sera alors effectuée dans les locaux de l’entreprise.

Pour rappel, et sauf accord préalable et dérogatoire de la direction, le lieu du télétravail doit permettre au collaborateur de rejoindre son lieu de travail dans les locaux de l’entreprise dans la journée, sur simple demande de la Direction et ne peut en aucun cas conduire à remettre en cause l’affiliation du salarié à la législation de sécurité sociale française.

7. Organisation – Contrôle du temps et de la charge de travail

Au cours du télétravail, le salarié conserve son rattachement hiérarchique habituel.

Le télétravail ne modifie en rien la durée du travail et l’horaire de travail habituel des salariés, étant rappelé que le temps de travail effectif correspond au temps que le collègue consacre effectivement et exclusivement à l’exercice de ses fonctions.

La disponibilité des salariés en télétravail, leur connexion internet, leur charge de travail, les délais d’exécution, et les résultats attendus des salariés en télétravail sont identiques à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’entreprise.

Le manager des télétravailleurs devra effectuer avec chacun d’entre eux un point régulier sur les modalités de suivi et l’évaluation de la charge de travail, et notamment lors de l’entretien annuel.

Pour le personnel badgeant habituellement et afin de pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximum de travail, le télétravailleur indiquera ses heures de début et de fin de travail en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail (octime) installé sur son ordinateur. Aucune heure supplémentaire ne sera admise en télétravail, sauf dérogation expresse accordée en amont par le N+1 et les RH.

Pour les salariés dont la durée de travail est décomptée en jours, la journée de télétravail donnera lieu au décompte d’une journée travaillée.

8. Détermination des plages horaires

Les salariés en télétravail veillent à respecter les durées maximales quotidiennes de travail (10 heures), et les temps de repos obligatoires (11 heures de repos entre 2 jours de travail).

Durant les jours de télétravail, les salariés restent joignables pendant les heures normales de travail, par les moyens mis à leur disposition.

Le salarié pourra être contacté par l’employeur, son manager, ses collègues, ou tout autre tiers, durant les plages horaires habituelles d’exécution de sa prestation de travail au sein de son établissement. En cas de manquement de connexion réitéré lors de ces plages horaires, et sans justification, l’entreprise se réserve le droit de suspendre le télétravail, et de prendre toute sanction conforme au règlement intérieur en vigueur.

De manière générale, les salariés en télétravail doivent également respecter les modalités du droit à la déconnexion, en vigueur dans l’entreprise, et qui sont rappelées en annexe 2 de cet accord.

9- Equipements de travail – Fourniture du matériel

L‘employeur met à disposition des salariés les outils informatiques et téléphoniques nécessaires à l’exercice du télétravail.

Un accès à distance au réseau interne de l’entreprise et aux applications de l’entreprise est prévu, étant précisé qu’il revient au salarié de s’assurer de disposer d’une connexion adéquate à internet pour un travail efficace.

La totalité de ce matériel mis à disposition demeure l’entière propriété de l’entreprise et doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel, en conformité avec la Charte informatique de l’entreprise. Le salarié ne peut utiliser un autre matériel que celui fourni par l’entreprise.

Le salarié en télétravail est responsable de l’intégralité du matériel mis à disposition, et des données qui y sont stockées. Il s’engage à respecter les règles de confidentialité et de sécurité, en cours dans l’entreprise. Plus généralement, il se doit de protéger son outil de travail et de sécuriser son travail afin de s’assurer que les informations traitées demeurent confidentielles et éviter tout accès à ces informations, par un tiers.

En cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol, le salarié bénéficie de la même assistance informatique que les salariés travaillant dans les locaux. En outre, l’entreprise se réserve le droit à tout moment de demander au salarié en télétravail la restitution du matériel en prêt.

10. Prise en charge des frais liés au télétravail

Le télétravail n’engendre aucune indemnité, prime ou dédommagement, compte tenu qu’il est basé sur le volontariat du salarié, et dans la mesure où le salarié dispose d’un espace de travail dans les locaux de l’entreprise.

11. Egalité de traitement

Le salarié en télétravail bénéficie de l’ensemble des droits et avantages légaux et conventionnels applicables aux salariés de l’entreprise, placés dans une situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

12. Préservation de la relation de travail et conservation du lien avec les instances représentatives du personnel

Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation du salarié à la vie de l'entreprise. Ainsi, les parties signataires réaffirment leur volonté de maintenir le lien entre l’entreprise et les salariés au plus près des activités et de poursuivre la valorisation de l’esprit d’équipe.

Le manager veille à assurer un contact régulier avec les salariés en situation de télétravail et à maintenir le lien social avec le reste de l'équipe.

Par ailleurs, les salariés en télétravail ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, s’agissant de leurs relations avec les représentants du personnel.

13. Santé et Sécurité

Le salarié en télétravail s’engage à respecter sur son lieu de télétravail, les règles d’hygiène et de sécurité dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise. Le salarié doit informer immédiatement et au plus tard dans les délais légaux prévus, de tout arrêt de travail ou accident survenu, à l’occasion de l’exécution exclusive de ses fonctions professionnelles. L’entreprise se réserve le droit de contester tout accident du travail déclaré, en dehors des plages horaires habituelles et lors de tâches non relatives à sa fonction.

14. Protection des données et confidentialité des informations

L’ensemble des règles définies au sein de l’entreprise en matière de sécurité et de confidentialité des données, telles que fixées notamment par le règlement intérieur d’entreprise et ses annexes en vigueur (notamment la Charte Informatique), sont applicables dans le cadre du télétravail.

A ce titre, les informations obtenues ou recueillies dans le cadre professionnel ont un caractère confidentiel et ne peuvent être utilisées à des fins personnelles.

L’entreprise prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection des données utilisées et traitées à des fins professionnelles par le collègue.

De son côté, le salarié en télétravail est responsable de l’intégrité des données qu’il utilise dans l’exercice de ses fonctions et de leur non-divulgation dans son environnement personnel.

Ainsi, le salarié en télétravail doit prendre toutes les précautions pour assurer la confidentialité et l’intégrité des informations qui lui sont confiées, ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, oralement ou sur tout support (papier ou électronique). Il doit notamment procéder à des sauvegardes régulières, prendre toutes mesures de sécurité empêchant tout accès aux données enregistrées, veiller à ne pas jeter de documents confidentiels et les ramener au sein de l’entreprise en vue de leur destruction.

15. Durée de l’accord et suivi

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur après achèvement des formalités habituelles de dépôt et de publication.,

Afin d’assurer un suivi de la situation de télétravail, les parties décident de la mise en place d’une commission ad-hoc (2 télétravailleurs, 2 managers, 2 membres élus titulaires du Comité Social et Economique + les Délégués syndicaux signataires et RH) qui évaluera annuellement la pratique du télétravail.

16. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé pendant sa durée d’application, selon les modalités et conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires applicables.

Toute demande de révision devra être adressée aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen permettant de conférer date certaine à la demande et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois suivant la réception de la demande de révision.

Les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, à la date qui aura été expressément fixée dans l’avenant de révision, ou à défaut, à compter du lendemain du dépôt légal de l’accord de révision.

Les dispositions du présent accord demeureront applicables jusqu’à l’entrée en vigueur de l’avenant de révision et, dans l’hypothèse où la négociation de l’accord de révision n’aboutirait pas, elles seront maintenues.

17. Règlement des litiges

Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les huit jours suivant une demande écrite et motivée pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre collectif né de l’application du présent accord.

La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée.

Jusqu’à l’issue de la ou des réunions de règlement des litiges définies ci-dessus, les parties signataires s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

18. Publicité et dépôt de l’accord

Conformément à l’article L. 2231-5 du code du travail, l’accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Un exemplaire du présent accord sera également remis au Comité Social et Economique et aux délégués syndicaux.

En outre, le texte de l’accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés et de tout nouvel embauché au sein de la Société, conformément aux articles L. 2262-5, R. 2262-1 et R. 2262-3 du Code du travail.

Par ailleurs, les formalités de dépôt du présent accord seront effectuées par l’entreprise qui :

- Déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr;

- Déposera un exemplaire du présent accord auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Perpignan, accompagné des pièces listées aux article D.2231-6 et D.2231-7 du Code du travail.

Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

A Céret, le 05 juillet 2023

Pour l’UES DIAM BOUCHAGE Pour l’organisation syndicale FO

Directrice des Ressources Humaines Délégué syndical

Pour l’organisation syndicale CGT

Délégué syndical

ANNEXES A L’ACCORD TELETRAVAIL

ANNEXE 1 : FORMULAIRE DE DEMANDE DE TELETRAVAIL

A transmettre complété et signé au service RH

Je déclare avoir pris connaissance de l’accord Télétravail et souhaite pouvoir m’inscrire dans ce dispositif.

Signature du collaborateur :

Lieu de télétravail :

Pièce obligatoire à communiquer avant la date de début du télétravail : une copie de la police d’assurance multirisque habitation du collaborateur.

J’atteste sur l’honneur des bonnes conditions de sécurité et d’hygiène de l’espace dédié au télétravail à mon domicile (espace suffisant et agencé en poste de travail, conformité électrique, débit internet suffisant, lieu propice à la concentration et au respect de la confidentialité …).

Je m’engage à respecter mes obligations professionnelles dans le cadre du télétravail, conformément à l’accord Télétravail, ainsi que mon droit à la déconnexion.

Date et signature du collaborateur

Pour approbation, Date et signature du N+1

Pour validation, Date et signature DRH

ANNEXE 2  : DROIT A LA DECONNEXION ET REGULATION DE L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES ( extrait de l’accord Egalite QVT en vigueur)

L’usage des outils numériques de communication peut engendrer pour leurs utilisateurs certains désagréments qui pourraient être évités.

Les parties présentes à la négociation s’accordent donc pour réfléchir aux bonnes pratiques à mettre en application dans l’utilisation des outils numériques, dans l’intérêt de la qualité de vie au travail, de la santé et de la sécurité des salariés, et donc dans l’intérêt de tous.

Les mesures ci-dessous sont destinées à préserver au mieux la vie privée et personnelle des collaborateurs et à respecter leurs temps de repos et de congés afin qu’ils puissent appréhender pleinement leur droit à la déconnexion.

Rappel : L’utilisation professionnelle des outils numériques mis à disposition des collaborateurs par l’employeur s’effectue par principe sur le temps de travail.

Pour les équipements nécessitant une connexion aux serveurs de l’entreprise pour accéder au réseau et aux courriels, il n’existe pas d’obligation de connexion hors du temps de travail.

Gérer au mieux l’envoi de ses messages électroniques

• Envoi d’un message

Il est recommandé de s’interroger sur la pertinence du canal utilisé :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard des autres outils de communication : face à face, téléphone …

• Favoriser les échanges directs lorsque les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés, lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation, ou lorsque l’échange devient conflictuel.

En outre, il est également recommandé aux collaborateurs de s’interroger sur les destinataires principaux du message :

• Utiliser des objets de courriel courts et explicites ;

• Cibler de façon précise les destinataires du message et inclure des formules de politesse ;

• Penser au temps pris par les destinataires à lire leurs messages, s’assurer de l’adéquation entre le niveau de compréhension du message et les destinataires;

• L’utilisation intégrale de la liste de destinataires de l’expéditeur n’est pas nécessaire dans la réponse de participation à une réunion, et le calendrier outlook doit être privilégié pour organiser les réunions.

  • Moment d’envoi du message

Il est demandé aux collaborateurs de s’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message (éviter les envois pendant les réunions, sur les déjeuners de travail, etc).

La messagerie électronique permet de consulter en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rendant plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre. Il est donc recommandé d’utiliser le mode d’envoi différé.

On pourra aussi préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et les envoyer pendant les heures habituelles de travail.

• Contenu du message

Il est rappelé aux collaborateurs qu’un courriel doit être concis, de sorte à permettre une prise de connaissance aisée y compris en situation de mobilité, et une impression papier, si besoin est, sur une seule page.

Un courriel ne saurait se substituer à une note ou une fiche exposant une problématique ou le résultat d’une analyse complexe.

En outre, les collaborateurs sont appelés à demeurer courtois, écrire intelligiblement et ne mettre en copie que les personnes directement concernées.

Limiter sa dépendance au média

• Limiter le nombre d’interruptions

Il est recommandé aux collaborateurs de :

• désactiver les alertes sonores et visuelles d’arrivée de nouveaux messages ;

• se réserver, par demi-journée, 1 à 3 plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages.

• Limiter l’accessibilité « à tout prix »

En cas d’absence du bureau, les collaborateurs sont invités à :

• actionner le « gestionnaire d’absence du bureau » ou déléguer leur messagerie afin d’éviter les relances pour non-réponse lors des périodes de congés de plusieurs jours ;

• ne pas utiliser le « gestionnaire d’absence du bureau » pour des absences de courte durée (1 ou 2 journées), cela accentue l’obligation que l’on se donne de répondre aux sollicitations dans la journée ;

• indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message indiquant l’absence du bureau ;

• Ne pas créer de sentiment d’urgence, se laisser et laisser aux autres le temps de répondre aux messages.

Lors des réunions de travail, il est demandé aux collaborateurs de n’utiliser les moyens de communication (portable, mails, etc) qu’en cas d’urgence.

Il est rappelé à tous les collaborateurs que les courriels réceptionnés en dehors des horaires de travail et dans tous les cas, après 20h en semaine, le week-end ou pendant une période de congés du destinataire (réception d’un message d’absence), ne sont pas présumés être lus.

L’exemplarité de l’encadrement / du personnel encadrant

Chaque manager est le premier garant de l’équilibre de vie et de la cohésion de son équipe. Il ou elle doit :

• Incarner, par ses comportements, l’esprit d’équipe, le respect, les qualités d’écoute, de réalisme et de professionnalisme qu’il ou elle souhaite inspirer à ses collaborateurs ;

• Valoriser dans son discours et faciliter par ses pratiques l’équilibre de vie et le bien-être au travail ;

• Prendre en compte les particularités de chacun tout en veillant à la cohésion du groupe.

Le personnel encadrant s’assure par son exemplarité au respect du droit à la déconnexion des salariés. Il encourage ses collaborateurs à respecter leurs temps de repos y compris lorsqu’ils utilisent leurs outils numériques professionnels.

En cas de circonstances particulières, nées de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe seront évidemment mises en œuvre.