Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AUX MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE" chez DIEBOLD NIXDORF (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AUX MODALITES D’ORGANISATION

DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La Société Diebold Nixdorf SAS dont le siège est situé au 6, avenue Morane Saulnier, 78140 Vélizy Villacoublay, immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro B410383533 et représentée par XXX, en sa qualité de Vice-Présidente, dûment habilitée aux fins des présentes

ci-après désignée « l’Entreprise »,

d’une part,

ET :

La seule organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise, CFDT, représentée par XXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale

ci-après désignée le « Syndicat »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Vu les dispositions législatives et règlementaires actuellement en vigueur visées ci-dessous :

• l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ;

• la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;

les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections du Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer le processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment de :

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• Faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;

• Obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés rapidement ;

• Augmenter le niveau de participation ;

• Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT CONVENUES CE QUI SUIT :

Les parties signataires ont convenu au recours exclusif au vote électronique.

Les modalités de recours à ce vote sont décrites ci-après, notamment dans le cahier des charges en annexe du présent accord.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition au sein de l’Entreprise qui réuniraient les conditions pour pouvoir y voter) appelés à voter aux élections du Comité Social et Economique de la société Diebold Nixdorf SAS.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le personnel pourra ainsi voter par Internet sur le lieu de travail ou à distance.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la Direction.

Le fournisseur prestataire devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté de vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote électronique (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique.

Le cahier des charges sera mis à la disposition des salariés sur l’Intranet The Exchange de l’entreprise.

Le système de vote électronique du fournisseur prestataire devra avoir été audité et l’audit mis à la disposition de la Cnil.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux tels que « le fichier des électeurs » et « le contenu de l’urne électronique » seront établis dans le respect des dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement des votes, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui devront être conservées sous scellés et ne seront utilisées qu’en cas de force majeure) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Section 3.04 Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés par le prestataire après la décision de clôture du dépouillement jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Section 3.05 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Section 3.06 Expertise indépendante et formalités

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront informées de la déclaration au registre des activités de traitement des données personnelles

Section 3.07 Information des salariés et formation des membres de la délégation du personnel

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   4. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

5. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

6. Caractéristiques du site du vote

Le Prestataire assurera la programmation du site du vote et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié, des listes de candidats et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms de candidats sera intégrée dans le moyen de vote électronique.

7. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• par courrier si ce procédé est retenu par le protocole d’accord préélectoral :

• l’adresse du serveur de vote

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote

Ou

• par courriel si ce procédé est retenu par le protocole d’accord préélectoral :

• L'adresse du serveur de vote

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote.

L’électeur connecté sera ensuite invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par mail ou via un serveur vocal.

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

L’identifiant personnel et le mot de passe doivent rester strictement confidentiel.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera donc au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe, préalablement reçu par courrier ou par courriel, SMS. La saisie de l’identifiant et du mot de passe vaut signature de la liste d’émargement dès réception des votes.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée, via une donnée secrète à saisir.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

8. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux des clés de déchiffrement reçues par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès­ verbal.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

5. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles organisées de 2022. Il cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail. Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Vélizy-Villacoublay, le 22 juin 2022

en 4 exemplaires originaux

Pour la Direction, Pour l’Organisation Syndicale CFDT